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Aproximacin a la Normativa Legal para Gestin Documental:
Caso GAD Municipal Latacunga
Approach to the Legal
Regulations for Document Management: GAD Municipal Case Latacunga
Abordagem
Regulamentao Legal para a Gesto Documental: Caso GAD Municipal de
Latacunga
Correspondencia: diego.giron9130@utc.edu.ec
Ciencias Econmicas
Artculo de Investigacin
* Recibido:
31 de enero de 2025 *Aceptado:
17 de febrero de 2025 *
Publicado: 01 abril de 2025
I.
Administracin Pblica, Universidad Tcnica de Cotopaxi, Latacunga,
Ecuador.
II.
Administracin Pblica, Universidad Tcnica de Cotopaxi, Latacunga,
Ecuador.
III.
Administracin Pblica, Universidad Tcnica de Cotopaxi, Latacunga,
Ecuador.
IV.
Administracin Pblica, Universidad Tcnica de Cotopaxi, Latacunga,
Ecuador.
Resumen
Este trabajo
analiza y mejora la gestin documental del Gobierno Autnomo Descentralizado
(GAD) Municipal de Latacunga, Ecuador. Se realiz un estudio exhaustivo de la
normativa legal vigente, como la Constitucin y otras regulaciones, para
comprender los requisitos clave. Adems, se identificaron variables que
influyen en la satisfaccin del personal del GAD respecto a la gestin
documental, centrndose en la accesibilidad y eficiencia de los procesos. Como
resultado, se formul una ordenanza para el manejo de archivo interno,
reformando la Poltica Pblica existente. Esta ordenanza establece
lineamientos, procedimientos y responsabilidades, proponiendo el uso de cdigos
QR para facilitar el acceso y gestin de la informacin. Se evaluaron procesos
cumplidos y pendientes en la generacin de poltica pblica, ofreciendo una
visin del estado actual y reas de mejora en la gestin documental. La
investigacin presenta propuestas concretas y viables para optimizar la gestin
documental mediante tecnologas como los cdigos QR.
Palabras
claves: Gestin documental; Normativa legal; Cdigos QR; Poltica Pblica;
Tecnologas
Abstract
This paper
analyzes and improves the document management of the Decentralized Autonomous
Government (GAD) of the Municipality of Latacunga, Ecuador. An exhaustive study
of the current legal norms, such as the Constitution and other regulations, was
conducted to understand the key requirements. In addition, variables that
influence the satisfaction of GAD staff with respect to document management
were identified, focusing on the accessibility and efficiency of processes. As
a result, an ordinance for internal records management was formulated,
reforming the existing Public Policy. This ordinance establishes guidelines,
procedures and responsibilities, proposing the use of QR codes to facilitate
access and information management. Completed and pending processes in the
generation of public policy were evaluated, offering a vision of the current
status and areas for improvement in document management. The research presents
concrete and viable proposals to optimize document management through
technologies such as QR codes.
Keywords: Document
management; Legal regulations; QR codes; Public policy; Technologies
Resumo
Este trabalho analisa e melhora a
gesto documental do Governo Autnomo Municipal Descentralizado (GAD) de
Latacunga, Equador. Foi realizado um estudo abrangente das atuais
regulamentaes legais, como a Constituio e outras regulamentaes, para
compreender os principais requisitos. Alm disso, foram identificadas variveis
que influenciam a satisfao dos colaboradores do GAD no que
respeita gesto documental, com foco na acessibilidade e eficincia dos
processos. Como resultado, foi formulada uma portaria para a gesto dos
arquivos internos, reformando a Poltica Pblica existente. Esta portaria
estabelece orientaes, procedimentos e responsabilidades, propondo a
utilizao de cdigos QR para facilitar o acesso e a gesto da informao.
Foram avaliados processos concludos e pendentes na gerao de polticas
pblicas, oferecendo uma viso do estado atual e das reas de melhoria na
gesto documental. A investigao apresenta propostas concretas e exequveis
para otimizar a gesto documental atravs de tecnologias como os cdigos QR.
Palavras-chave: Gesto documental; Regulamentaes legais; Cdigos QR;
Polticas Pblicas; Tecnologias
Introduccin
La gestin
documental es vital en el mbito pblico por la gran cantidad de informacin
sensible manejada. En el Gobierno Autnomo Descentralizado (GAD) Municipal de
Latacunga, existen desafos significativos debido a la falta de una aproximacin
efectiva a la normativa legal vigente, lo que provoca deficiencias en la
organizacin y preservacin de documentos y el incumplimiento de disposiciones
legales. Esta investigacin analiza exhaustivamente la normativa legal
aplicable a la gestin documental en el GAD Municipal de Latacunga, evaluando
leyes, reglamentos y su cumplimiento en la prctica. Se identifican brechas
entre la normativa y la gestin actual, proponiendo recomendaciones para
mejorar la gestin documental y asegurar el cumplimiento normativo. El estudio
busca fortalecer las capacidades institucionales y promover una cultura de
gestin documental eficiente y transparente. Sus resultados sern relevantes
para el GAD de Latacunga y otras entidades pblicas con desafos similares, y
servirn de base para futuros trabajos acadmicos y mejoras en la gestin
documental pblica.
En el GAD
Municipal de Latacunga, la gestin documental enfrenta desafos significativos,
a pesar de contar con un marco normativo. Existen insuficiencias en la
organizacin, control y conservacin de documentos, y en el cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes. La falta de implementacin adecuada de la
normativa genera dificultades para acceder a informacin de manera oportuna,
falta de transparencia, y posible prdida o deterioro de documentos valiosos.
Otros problemas incluyen la falta de sensibilizacin sobre la importancia de la
gestin documental, ausencia de polticas claras, limitada capacitacin del
personal y restricciones tecnolgicas para manejar documentos electrnicos.
Segn estudios, aunque ha habido un aumento del 30% en la promulgacin de leyes
sobre gestin documental en Ecuador, persisten brechas significativas. Es
crucial realizar una investigacin exhaustiva para analizar la normativa,
identificar las brechas y proponer recomendaciones para mejorar la gestin
documental y preservar la memoria institucional del GAD Municipal de Latacunga,
entonces para interpretar la aplicacin de la normativa legal vigente sobre
gestin documental en el GAD Municipal de Latacunga, que proponga acciones de
mejora a su contexto en gestin documental y asegure su cumplimiento normativo.
Marco Terico
Antecedentes investigativos.
La gestin
documental en entidades gubernamentales es esencial para garantizar eficiencia,
transparencia y calidad en los servicios pblicos. Diversas investigaciones han
explorado aspectos como la organizacin y clasificacin de documentos, as como
la implementacin de herramientas tecnolgicas para mejorar la eficiencia
administrativa. (Padilla, 2021) se centr en
soluciones tecnolgicas para mejorar la gestin documental en una entidad
pblica, encontrando que el uso de software especfico podra aumentar la
eficiencia, logrando un 91.22% de satisfaccin entre los usuarios del archivo
central. Este estudio subraya la importancia de la tecnologa en la gestin
documental.
(Intriago & Villavicencio, 2019) evaluaron la percepcin de los empleados sobre la
organizacin de documentos en instituciones pblicas de Guayaquil y Quito.
Utilizando entrevistas y encuestas, encontraron que un 86% de los encuestados
consideraban crucial la organizacin documental para un seguimiento eficiente de
los trmites, proporcionando una visin sobre la importancia de una gestin
documental eficaz. (Rodriguez & Oscco, 2020) investig la implementacin de un sistema de gestin
documental en una entidad pblica, encontrando que dicho sistema permita un
trmite rpido y eficiente de pedidos, eliminando la necesidad de documentos
fsicos. Este estudio destaca cmo la tecnologa puede revolucionar la gestin
documental en organizaciones gubernamentales.
(Florian, 2022) explor la relacin entre la gestin documental y la
eficiencia en una institucin en Cuenca. Evalu la efectividad de un nuevo
sistema de gestin documental, sugiriendo que su implementacin podra mejorar
significativamente la respuesta a las solicitudes, alcanzando un 100% de
efectividad. Este estudio muestra cmo las prcticas de gestin documental
pueden impactar en la eficiencia operativa de una organizacin pblica. Estos
estudios subrayan la necesidad de sistemas modernos y herramientas informticas
para una gestin documental eficaz, resaltando su impacto positivo en la
eficiencia operativa del sector pblico.
Gestin documental.
La gestin
documental en entidades gubernamentales es esencial para la eficiencia,
transparencia y calidad en los servicios pblicos. (Rodriguez & Oscco, 2020) destaca la rapidez y eficiencia en la gestin sin
necesidad de documentos fsicos. (Clemencia, 2010) resalta la gestin documental como centro de informacin
til para usuarios, mientras que (NGDAP, 2016) enfatiza la transparencia en los procesos administrativos.
(Padilla, 2021) propone el uso de herramientas informticas como Orfeo,
que mostr un 91.22% de satisfaccin en eficiencia administrativa. (Huayapa Corrales, 2017) y (Terrero et al., 2017) subrayan la importancia de sistemas transparentes y
seguros, aunque identifican la necesidad de mejoras y un mayor conocimiento de
los sistemas informticos. (Germn & Mancera, 2013) y (Paz Enrique, 2017) enfatizan la transparencia y eficiencia con la
implementacin de sistemas de gestin documental, destacando la capacidad de
seguimiento eficiente de trmites. (Barros, 2024) identifica falencias y la necesidad de un sistema
informtico eficiente para cumplir con la normativa. (Giovanni & Logikard, 2020) y (Ledesma Ramos, 2022) destacan el control documental como esencial para
cualquier trmite, con una mayora de empleados reconociendo la importancia de
una gestin documental adecuada. (Hernndez & Lpez, 2020) aboga por la implementacin de un sistema digital, con un
90% de expertos apoyando su efectividad.
Gestin documental en el GAD
Municipal Latacunga.
La gestin
documental en el mbito gubernamental de Ecuador est regulada por un marco
normativo que garantiza transparencia y acceso a la informacin pblica. Segn (Aguirre Caspi & Gmez Herrera,
2023), el Cdigo Orgnico Administrativo (COA) y la Ley Orgnica de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica (LOTAIP) son fundamentales en
este aspecto. El COA, en su Artculo 60, obliga a las entidades pblicas a
aplicar estndares archivsticos, mientras que el Artculo 14 del Reglamento
General de la LOTAIP enfatiza la accesibilidad de la informacin para los
ciudadanos.
La Ley Orgnica
de Archivos (LOA) tambin es crucial. (Porras et al., 2022) seala que el Artculo 16 de la LOA establece pautas para
la conservacin de documentos segn su valor administrativo, legal e histrico,
y aboga por la creacin de comits de archivo para supervisar y asesorar en la
gestin documental. En el contexto del Gobierno Autnomo Descentralizado (GAD)
de Latacunga, las polticas de gestin documental son estratgicas para la
administracin, acceso y conservacin de documentos. (Florian, 2022) destaca la necesidad de adaptar estas polticas a las
necesidades especficas de cada entidad para lograr una administracin
eficiente y un acceso fluido a la informacin. La gestin documental de
Latacunga est coordinada por la Lic. Paola Morales, quien recopila informacin
de varios departamentos en colaboracin con el ejecutivo del departamento. Estas
polticas y normativas aseguran una administracin efectiva de documentos y
alineacin con los objetivos organizacionales, promoviendo la eficiencia
administrativa y optimizando la gestin documental en el GAD de Latacunga.
Almacenamiento de documentacin en
cdigos QR.
Los cdigos QR
se han convertido en una herramienta eficiente en la gestin documental,
permitiendo el almacenamiento y acceso gil a la documentacin electrnica. Son
matrices bidimensionales que pueden contener informacin variada, desde texto
hasta enlaces a recursos en lnea, y se pueden imprimir en papel u otros
materiales para facilitar su inclusin en la documentacin fsica. Los usuarios
pueden escanear estos cdigos con dispositivos mviles para acceder rpidamente
a la informacin almacenada. En la gestin documental, los cdigos QR vinculan
documentos fsicos con sus contrapartes electrnicas, facilitando el acceso y
seguimiento de la informacin. Se utilizan ampliamente en reas como la gestin
de inventarios, la publicidad y la promocin de productos y servicios.
Metodologa
En este estudio,
se adoptar un enfoque de investigacin cualitativa para explorar en
profundidad la aplicacin de la normativa legal vigente en la gestin
documental. Este enfoque cualitativo se selecciona especficamente debido a su
capacidad para capturar las percepciones, experiencias y significados
subyacentes relacionados con la gestin documental en el GAD Municipal de
Latacunga. El trabajo investigativo se llevar a cabo dentro de una de las 19
direcciones del municipio de Latacunga, especficamente en la direccin de
Avalos y Catastros. Se enfocar en un anlisis cualitativo detallado de los
procesos de gestin documental durante el segundo semestre del periodo 2022.
Enfoque cualitativo.
La presente
investigacin se aborda desde un enfoque cualitativo, el cual se elige debido a
su adecuacin a las caractersticas y objetivos de este estudio. Segn (Herrera, 2015), la investigacin
de tipo cualitativo se caracteriza por su renovado inters y su demanda en
diversas disciplinas, incluyendo sociologa, educacin, psicologa y ciencias
sociales. En este enfoque, se da prioridad a la comprensin profunda de los
fenmenos estudiados, centrndose en la interpretacin y anlisis de datos
cualitativos en lugar de mediciones numricas.
El enfoque
cualitativo permite explorar la complejidad de la gestin documental en el GAD
Municipal de Latacunga, as como comprender el contexto, las motivaciones y las
percepciones de los actores involucrados. En lugar de cuantificar la realidad,
se valora cmo es vivida y percibida por las personas y se presta atencin a
las ideas y sentimientos que subyacen a los actos humanos. Este enfoque resulta
especialmente adecuado para desentraar las particularidades de la gestin
documental en el contexto especfico del GAD Municipal de Latacunga.
Tipo de investigacin.
En el contexto
de la investigacin cientfica, se encuentran distintos enfoques metodolgicos,
cada uno de ellos adecuado para abordar diferentes propsitos y mtodos. Como
mencionan (Hernndez Sampieri et al., 2014), la investigacin cientfica representa un esfuerzo
dirigido a resolver problemas de conocimiento. (Cohen & Rojas, 2019) la definen como una actividad orientada a solucionar
problemas utilizando procesos cientficos. En el marco de esta tesis, se opta
por un enfoque de investigacin descriptiva.
Investigacin Descriptiva:
La investigacin
descriptiva, tambin conocida como investigacin diagnstica, es la eleccin
metodolgica adecuada para este trabajo debido a su capacidad para abordar
cuestiones de naturaleza social, como la gestin documental en el GAD Municipal
de Latacunga. Este enfoque se centra en la evaluacin y descripcin detallada
de caractersticas especficas de un fenmeno o situacin. Su objetivo
fundamental es comprender las situaciones predominantes y las actitudes
prevalecientes en un contexto particular.
En el caso de esta investigacin, se busca analizar la gestin
documental en el GAD Municipal de Latacunga y, ms concretamente, comprender
las razones subyacentes por las cuales se adopta esta prctica a pesar de los
desafos que puede presentar. A travs de la recopilacin de datos, la
exposicin y el resumen de la informacin y un anlisis meticuloso de los
resultados, se pretende identificar relaciones significativas entre variables y
extraer generalizaciones que aporten al conocimiento en esta rea. La
investigacin descriptiva tiene como objetivo central proporcionar una
descripcin precisa de un objeto de estudio, en este caso, la gestin
documental en el GAD Municipal de Latacunga. Este enfoque permite responder a
las preguntas "qu" y "dnde", generando datos de primera mano
que se utilizarn para realizar un anlisis detallado y presentar una visin
completa de los desafos y oportunidades que enfrenta en cuanto a su gestin
documental.
Mtodo de investigacin.
Mtodo inductivo:
En esta seccin,
se aplic el mtodo de investigacin inductivo, que se caracteriza por su
enfoque en el estudio de casos particulares para, posteriormente, derivar
conclusiones y patrones generales que ayuden a comprender un fenmeno
especfico. Este mtodo implica la observacin directa de fenmenos, la
experimentacin y el anlisis de las relaciones entre ellos. Como seala (Cohen & Rojas, 2019), el mtodo inductivo parte de la observacin detallada de
elementos individuales para obtener una comprensin ms profunda de un
conjunto. En el contexto de esta investigacin sobre la gestin documental en
el GAD Municipal de Latacunga, se utilizar el mtodo inductivo en conjunto con
entrevistas aplicadas en un focus group para determinar la calidad del servicio
y la satisfaccin del cliente interno. Este enfoque se emplear para recopilar
informacin detallada sobre los requisitos funcionales y no funcionales
necesarios para optimizar la gestin documental en esta institucin. Durante el
proceso, se analizarn casos especficos y se observarn las prcticas y
procedimientos actuales relacionados con la gestin documental en el municipio.
A travs de esta observacin detallada y las entrevistas, se buscar
identificar patrones, desafos comunes y posibles soluciones que puedan ser
aplicables en un contexto ms amplio. La induccin, en este sentido, implica
acumular conocimiento a partir de casos individuales y experiencias especficas
para obtener una comprensin ms completa de la gestin documental en el mbito
municipal. Este enfoque permitir identificar las necesidades y oportunidades
de mejora en la gestin documental y, a partir de ah, proponer recomendaciones
y acciones especficas que contribuyan al cumplimiento normativo y a la
eficiencia en la gestin documental del GAD Municipal de Latacunga.
Tcnica de investigacin.
Tcnica de entrevista:
En el marco de esta investigacin, se ha optado por el uso de la
tcnica de entrevista como un instrumento esencial para recopilar datos
cualitativos relacionados con la satisfaccin del cliente interno en el sector
de avalos y catastros del GAD Municipal de Latacunga. La entrevista se
presenta como una herramienta efectiva para obtener percepciones, opiniones y
experiencias de los funcionarios en relacin con la gestin documental. Esta
eleccin se justifica por la necesidad de recopilar datos subjetivos y valiosos
sobre cmo los empleados perciben la fiabilidad, sensibilidad y seguridad de
los servicios de gestin documental que se les proporcionan. Las entrevistas se
llevarn a cabo con una muestra representativa de 5 funcionarios (versionantes)
del rea de avalos y catastros, quienes tienen un conocimiento profundo de las
operaciones documentales dentro de la organizacin. Este enfoque permitir
obtener una perspectiva interna sobre la satisfaccin de los clientes internos,
ya que los funcionarios son usuarios directos de los servicios de gestin
documental. Las preguntas de la entrevista se estructurarn en torno a las
dimensiones clave de la satisfaccin del cliente, como la fiabilidad de la
informacin, la sensibilidad en el servicio y la seguridad de los datos, y se
formularn de manera que promuevan respuestas encaminadas a satisfacer los
objetivos planteados.
Tabla 1 Versionantes
|
Nombre |
Actividad |
||
|
Quimbita Chancusig Luis Anibal |
Libre nombramiento y reconocimiento |
Direccin de avalos y catastros |
Director (a) de avalos y catastros |
|
Peralvo Velasco Tania Alexandra |
Nombramiento provisional |
Direccin de avalos y catastros |
Analista 1 de avalos y catastros |
|
Prado Aulestia Mercedes del Rocio |
Cdigo de trabajo cambio de rgimen |
Direccin de avalos y catastros |
Ayudante de servicios administrativos |
|
Moscoso Zurita Maria Mercedes |
Nombramiento provisional |
Unidad de avalos y catastro urbanos |
Asistente tcnico 1 de avalos y catastro
urbanos |
|
Paredes Gavilanez Lourdes Catalina |
Nombramiento provisional |
Unidad de avalos y catastro rurales |
Asistente
tcnico 2 de avalos y catastro rurales |
En la seccin
presentada en la Tabla 1 se detallan los versionantes, es decir, las personas
que ocupan diferentes cargos dentro de la Direccin de Avalos y Catastros.
Cada versionante se enumera con su nombre completo, el tipo de nombramiento o
rgimen bajo el cual se encuentra, la unidad especfica en la que trabaja y el
cargo que ocupa. Este listado proporciona una visin general de la estructura
organizativa y del personal que forma parte de la direccin.
Resultados
Anlisis de resultados.
Se presentan los
hallazgos derivados de la recopilacin de datos y el procesamiento de la
informacin obtenida a travs de entrevistas aplicadas a los funcionarios del
rea de avalos y catastros en el GAD de Latacunga. Los datos recabados han
sido analizados a travs del modelo MAXQDA, con un enfoque en las dimensiones
de fiabilidad, sensibilidad y seguridad en la gestin documental. A lo largo de
este captulo, se explorarn las percepciones y expectativas de los
funcionarios respecto a la gestin documental, y se identificarn las brechas
entre lo que se espera y lo que se experimenta. Estos resultados proporcionarn
informacin esencial para comprender la calidad del servicio interno y proponer
mejoras en la gestin documental de la institucin. Se han explorado
minuciosamente tres dimensiones clave: fiabilidad, sensibilidad y seguridad en
la gestin documental del GAD de Latacunga. La dimensin de fiabilidad ha sido
evaluada a travs de la percepcin de los funcionarios sobre la consistencia y
precisin en la entrega de documentos, as como en la resolucin de problemas
relacionados con la gestin documental. Por otro lado, la dimensin de
sensibilidad se ha centrado en la capacidad de los departamentos de avalos y
catastros para mantener informados a los solicitantes sobre el estado de sus
trmites, lo que implica un enfoque proactivo y atento a las necesidades de los
usuarios internos. Finalmente, la dimensin de seguridad ha examinado la
confianza de los funcionarios en la custodia y manejo de la documentacin, as
como la seguridad de las instalaciones y tecnologas utilizadas en la gestin
documental. En lo que respecta a la dimensin de fiabilidad, los resultados
obtenidos a travs de la aplicacin del programa MAXQDA han arrojado un
panorama mixto. Si bien algunas respuestas indican que los documentos se
entregan en tiempo y forma, se han identificado desafos relacionados con la
resolucin de problemas. Algunos funcionarios expresaron inquietudes sobre la
eficacia en la gestin documental, lo que sugiere que existe margen para
mejorar la fiabilidad en la entrega oportuna de los documentos y la resolucin
efectiva de problemas. Esto indica que es esencial abordar estos aspectos para
fortalecer la percepcin de calidad en la gestin documental. En lo que respecta a la dimensin de
seguridad, se ha identificado una preocupacin significativa en los resultados.
Aunque en general existe confianza en la custodia y manejo de la documentacin,
algunos funcionarios expresaron inquietudes sobre la seguridad de las
instalaciones y tecnologas utilizadas en la gestin documental. Esta
percepcin plantea la necesidad de abordar de manera efectiva las
preocupaciones de seguridad y garantizar que los usuarios internos se sientan
seguros y protegidos en lo que respecta a la integridad y confidencialidad de
los documentos y datos. Esta es un rea clave para mejorar la percepcin de
calidad en la gestin documental.
Anlisis de entrevistas
De acuerdo a los
resultados obtenidos en la aplicacin del software MAXQDA, para analizar
cualitativamente las respuestas entregadas por el director, as como por los
funcionarios se han identificado tres dimensiones clave en la percepcin de los
participantes respecto a la gestin documental en la Direccin de Avalos y
Catastros: fiabilidad, sensibilidad y seguridad. La dimensin de fiabilidad
aborda la confianza en la precisin y puntualidad de la informacin documental
proporcionada, mientras que la sensibilidad se refiere a la capacidad de
respuesta y comunicacin efectiva por parte de la institucin hacia los
usuarios internos y externos. El anlisis de la nube de palabras generada por
el software MAXQDA revela algunos trminos recurrentes y relevantes en el
contexto de la gestin documental y la seguridad de la informacin en el
departamento. Palabras como "documento", "seguridad",
"documental", "informacin" y "gestin" son
prominentes, lo que indica la centralidad de estos conceptos en las respuestas
recopiladas. Se destaca la frecuencia de trminos relacionados con la fiabilidad,
como "garantizar", "fiabilidad" y "error", lo que
sugiere una preocupacin por la precisin y confiabilidad de los documentos
gestionados. Adems, se observa la importancia otorgada a la gestin de los
plazos de entrega, representados por palabras como "plazo",
"trmite" y "acordar". La presencia de trminos como
"confidencialidad" y "solicitante" seala la atencin dada
a la proteccin de la informacin y las necesidades de los usuarios.
Tabla 2 Datos MAXQDA
Fiabilidad en gestin documental
La fiabilidad en
la gestin documental es un aspecto crucial para garantizar la integridad y
precisin de la informacin proporcionada. Segn Castillo (2020), la fiabilidad
se refiere a la capacidad de un sistema para ofrecer resultados consistentes y
precisos en diferentes situaciones. En el contexto de la Direccin de Avalos y
Catastros, esta dimensin se centra en la confianza de los usuarios internos y
externos en la exactitud y puntualidad de la informacin documental. Evaluar la
fiabilidad implica analizar tanto los procesos establecidos para garantizar la
calidad de los documentos como la percepcin de los usuarios sobre la veracidad
de la informacin proporcionada. En este sentido, se explorarn las prcticas y
procedimientos implementados en la gestin documental de la institucin, as
como las percepciones y experiencias de los funcionarios y usuarios en relacin
con la fiabilidad de la informacin entregada.
Figura 2 Grfica Estadstica Pregunta de
Entrevista 1
Al observar el
diagrama de pastel estadstico generado para la pregunta "Cmo perciben
la fiabilidad de los documentos que manejan en relacin con los plazos
acordados en su rea?" dentro de la dimensin de Fiabilidad en Gestin
Documental, se puede apreciar que las respuestas de los entrevistados varan en
cuanto a la percepcin de la fiabilidad de los documentos en relacin con los
plazos acordados. La mayora de los entrevistados indicaron niveles
relativamente bajos de fiabilidad en esta rea, con porcentajes que oscilan
entre el 1.31% y el 3.38%. Esto sugiere que existe una preocupacin comn en
torno a la confiabilidad de los documentos en relacin con los plazos
establecidos, lo que puede tener implicaciones significativas en la eficiencia
y la efectividad de la gestin documental en el departamento. Estos hallazgos
resaltan la importancia de abordar las preocupaciones relacionadas con la
puntualidad y la fiabilidad de los documentos para mejorar la calidad del
servicio y la satisfaccin de los usuarios internos y externos.
Figura 3 Grfica Estadstica Pregunta de Entrevista 2
Se evidencia una
diversidad en las respuestas proporcionadas por los entrevistados. Los
porcentajes varan desde el 1.03% hasta el 2.85%, lo que sugiere que hay
diferentes enfoques y procesos empleados para garantizar la ausencia de errores
en los documentos dentro del rea. Estos resultados destacan la importancia
atribuida por los entrevistados a la implementacin de procedimientos
especficos para asegurar la calidad y precisin de la informacin contenida en
los documentos. Adems, indican la necesidad de una atencin continua a los
procesos de control de calidad en la gestin documental para mejorar la
fiabilidad y confiabilidad de los documentos en el departamento.
Figura 4 Grfica estadstica pregunta de entrevista 3
Se observa que los entrevistados tienen
opiniones diversas sobre este aspecto. Los porcentajes fluctan entre el 1.31%
y el 2.80%, lo que sugiere que hay una variedad de percepciones en cuanto a la
fiabilidad de los documentos en relacin con los plazos acordados y la ausencia
de errores. Estos resultados indican que existe cierta ambigedad o falta de
consenso entre los entrevistados sobre la efectividad de los procedimientos y
controles establecidos para garantizar la fiabilidad de los documentos en el
rea. Es importante profundizar en el anlisis para comprender las razones
detrs de estas percepciones divergentes y considerar posibles acciones para
mejorar la confiabilidad de la gestin documental en el departamento.
Figura 5 Grfica estadstica pregunta de entrevista 4
Se observa que
los entrevistados tienen opiniones variadas sobre este aspecto. Los porcentajes
oscilan entre el 1.22% y el 2.38%, lo que indica que existe cierta diversidad
en la forma en que se mantiene informado a los usuarios internos sobre el
estado de los trmites relacionados con la gestin documental. Estos resultados
sugieren que puede haber diferencias en los mtodos utilizados o en la
efectividad de las comunicaciones internas en el departamento. Es fundamental
profundizar en el anlisis para comprender mejor cmo se estn abordando las
necesidades de comunicacin interna y considerar posibles mejoras para
garantizar una mayor sensibilidad en la gestin documental.
Figura 6 Grfica estadstica pregunta de entrevista 5
Se evidencia que
hay cierta consistencia en las respuestas proporcionadas por los entrevistados.
Los porcentajes oscilan entre el 1.31% y el 2.43%, lo que sugiere que la
mayora de los entrevistados estn implementando acciones similares para
garantizar la puntualidad y precisin de la informacin proporcionada a los
solicitantes. Estas acciones pueden incluir la verificacin meticulosa de los
documentos antes de su entrega, la revisin por parte de supervisores o directores,
y la utilizacin de sistemas o procedimientos especficos para mantener la
precisin de la informacin. Sin embargo, aunque existe cierta uniformidad en
las respuestas, es importante profundizar en el anlisis para identificar
posibles reas de mejora y asegurar una gestin documental an ms sensible a
las necesidades de los solicitantes.
Figura 7 Grfica estadstica pregunta de entrevista 6
Se observa que
la mayora de los entrevistados reportan un esfuerzo por mantener una
comunicacin abierta con los solicitantes. Los porcentajes fluctan entre el
1.41% y el 2.19%, lo que indica una cierta consistencia en las respuestas
proporcionadas. Este enfoque en la comunicacin abierta puede incluir la
disponibilidad para responder preguntas, proporcionar actualizaciones
peridicas sobre el estado de los trmites y establecer canales claros de
comunicacin entre el personal y los solicitantes. La importancia de esta
comunicacin transparente y fluida resalta la sensibilidad de la gestin
documental hacia las necesidades y expectativas de los usuarios internos y
externos. Sin embargo, es necesario seguir evaluando y mejorando estas
prcticas para garantizar una gestin documental cada vez ms sensible y
eficiente.
Figura 8 Grfica estadstica pregunta de entrevista 7
Se observa que
la mayora de los entrevistados reportan la implementacin de diversas medidas
de seguridad para proteger la integridad de la documentacin. Los porcentajes
oscilan entre el 1.54% y el 2.65%, lo que indica un nivel considerable de
consenso entre los entrevistados en cuanto a la adopcin de estas medidas.
Estas medidas pueden abarcar desde la asignacin de claves y usuarios
personales para acceder a los sistemas hasta el establecimiento de acceso
limitado a ciertos documentos y la creacin de copias de seguridad para
proteger contra posibles prdidas de datos. La adopcin de estas medidas
refleja el compromiso de los departamentos de Avalos y Catastros con la
seguridad y confidencialidad de la informacin, aspectos fundamentales para
garantizar la integridad de los documentos y la confianza tanto de los usuarios
internos como externos. Sin embargo, es importante seguir evaluando y
fortaleciendo continuamente estas medidas para adaptarse a los cambios en las amenazas
de seguridad y mantener la proteccin adecuada de la informacin.
Figura 9 Grfica estadstica pregunta de entrevista 8
La mayora de
los entrevistados reportan medidas implementadas para garantizar la seguridad
de las instalaciones y tecnologas. Los porcentajes oscilan entre el 1.65% y el
2.45%, lo que sugiere que existe un grado significativo de consenso entre los
entrevistados en cuanto a la importancia de este aspecto. Estas medidas pueden
incluir desde la instalacin de sistemas de seguridad fsica en las
instalaciones hasta la adopcin de protocolos de seguridad para proteger las
tecnologas utilizadas en la gestin documental, como firewalls y sistemas de
encriptacin de datos. La implementacin de estas medidas refleja el compromiso
de los departamentos de Avalos y Catastros con la proteccin de la
infraestructura y los recursos tecnolgicos utilizados en la gestin de
documentos. Sin embargo, es fundamental continuar evaluando y fortaleciendo
estas medidas para adaptarse a los cambios en las amenazas de seguridad y
garantizar la proteccin adecuada de las instalaciones y tecnologas contra
posibles riesgos.
Figura 10 Grfica estadstica pregunta de entrevista 9
Los
entrevistados consideran esencial seguir mejorando las medidas existentes o
implementar nuevas medidas para garantizar la integridad y confidencialidad de
la documentacin y los datos. Los porcentajes oscilan entre el 1.69% y el
2.12%, lo que indica que hay un consenso generalizado en cuanto a la necesidad
de fortalecer la seguridad en este aspecto. Estas medidas pueden incluir la
actualizacin de polticas de seguridad, la implementacin de controles de
acceso ms estrictos, la capacitacin del personal en prcticas de seguridad de
la informacin, entre otras. Este enfoque refleja una actitud proactiva por
parte de los departamentos de Avalos y Catastros hacia la proteccin de la
integridad y confidencialidad de la informacin, reconociendo la importancia
crtica de este aspecto en la gestin documental. Es fundamental que estas
medidas se implementen de manera continua y se adapten a las cambiantes
amenazas de seguridad para garantizar una proteccin efectiva de la
documentacin y los datos.
Conclusin
El diagnstico
exhaustivo de la normativa legal aplicable a la gestin documental en el GAD
Municipal de Latacunga ha permitido identificar una slida base legal que
respalda la creacin, organizacin, acceso, conservacin y disposicin de
documentos. Este marco normativo es fundamental para garantizar la integridad y
la legalidad de la documentacin electrnica.
El anlisis del marco legal en gestin documental del GAD Municipal de
Latacunga revela que, si bien existe una normativa slida, an existen brechas
significativas entre la teora legal y la prctica en la administracin de
documentos. Se ha identificado la necesidad de mejorar la implementacin y el
cumplimiento de las polticas y procedimientos documentales. Basndose en el
anlisis de la normativa legal, las variables identificadas y las herramientas
tecnolgicas disponibles, se han formulado propuestas concretas y viables para
mejorar la gestin documental en el GAD Municipal de Latacunga. Esto incluye la
integracin de una ordenanza para la implementacin de cdigos QR que facilite
el acceso a la informacin, la implementacin de capacitaciones especficas y
la optimizacin de los procesos existentes, lo que contribuir a un manejo ms
eficiente y efectivo de los archivos internos.
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