Anlisis comparativo de chatbot para optimizar el rea de servicio al cliente en empresas de servicios

 

Comparative analysis of chatbots to optimize customer service in service companies

 

Anlise comparativa de chatbots para otimizar o atendimento ao cliente em empresas de servios

 

Jessica Johanna Plas-Burgos I
jessica.burgosp@ug.edu.ec
https://orcid.org/0009-0006-2328-0393
,Roberto Carlos Crespo-Mendoza II
roberto.crespom@ug.edu.ec  https://orcid.org/0000-0002-0824-5702
Dayanna Lidilia Cuadro-Chang III
dayanna.cuadroch@ug.edu.ec
https://orcid.org/0009-0006-5906-422X
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Correspondencia: jessica.burgosp@ug.edu.ec

 

Ciencias Econmicas y Empresariales

Artculo de Investigacin

 

 

* Recibido: 11 de diciembre de 2024 *Aceptado: 30 de enero de 2025 * Publicado: 06 de febrero de 2025

 

        I.            Universidad de Guayaquil, Guayaquil, Ecuador.

      II.            Universidad de Guayaquil, Guayaquil, Ecuador.

   III.            Universidad de Guayaquil, Guayaquil, Ecuador.


Resumen

El artculo nace como respuesta a la falta de atencin en el rea de servicio al cliente en empresas de servicios, entorno a la gestin de consultas. Esto por la sobrecarga de solicitudes a travs de medios convencionales como correos electrnicos y llamadas telefnicas. En base a esto se plante como objetivo proponer un chatbot que optimice el rea de servicio al cliente, mediante el anlisis de los requerimientos y necesidades de este. Para el estudio se utiliz la investigacin de tipo aplicada con un enfoque mixto. Se plante dos tipos de cuestionarios: uno dirigido a los clientes y otro enfocado en los trabajadores, todo esto mediante formularios electrnicos. Como resultado del anlisis se determin que el uso de un chatbot hbrido, como Drift, se presenta como la opcin ms completa para gestionar de manera adecuada. Adems, las herramientas analticas que proporciona permiten obtener mtricas para el adecuado control y seguimiento de los procesos en la atencin al cliente.

Palabras clave: Chatbot hbrido; gestin de consultas; servicio al cliente; inteligencia artificial.

 

Abstract

The article was born in response to the lack of attention in the area of ​​customer service in service companies, regarding the management of queries. This is due to the overload of requests through conventional means such as emails and phone calls. Based on this, the objective was to propose a chatbot that optimizes the customer service area, by analyzing the requirements and needs of this. For the study, applied research was used with a mixed approach. Two types of questionnaires were proposed: one aimed at customers and another focused on workers, all this through electronic forms. As a result of the analysis, it was determined that the use of a hybrid chatbot, such as Drift, is presented as the most complete option to manage appropriately. In addition, the analytical tools it provides allow obtaining metrics for the adequate control and monitoring of processes in customer service.

Keywords: Hybrid chatbot; query management; customer service; artificial intelligence.

 

Resumo

O artigo foi criado em resposta falta de ateno na rea do atendimento ao cliente nas empresas de servios, no que diz respeito gesto de consultas. Isto ocorre devido sobrecarga de pedidos por meios convencionais, como e-mails e chamadas telefnicas. Com base nisto, o objetivo foi propor um chatbot que otimizasse a rea de atendimento ao cliente atravs da anlise das exigncias e necessidades dos clientes. Para o estudo foi utilizada investigao aplicada com uma abordagem mista. Foram propostos dois tipos de questionrios: um dirigido aos clientes e outro focado aos trabalhadores, todos com recurso a formulrios eletrnicos. Como resultado da anlise, foi possvel determinar que a utilizao de um chatbot hbrido, como o Drift, se apresenta como a opo mais completa para uma gesto adequada. Alm disso, as ferramentas analticas que disponibiliza permitem obter mtricas para o adequado controlo e acompanhamento dos processos de atendimento ao cliente.

Palavras-chave: Chatbot hbrido; gesto de consultas; atendimento ao Cliente; inteligncia artificial.

 

Introduccin

El problema principal en el rea del servicio al cliente en empresas de servicios radica en el incremento de quejas por la falta de accin oportuna y los tiempos de respuesta lentos. Esto se debe a la sobrecarga de trabajo que enfrenta el personal, el cual gestiona solicitudes mediante canales tradicionales como llamadas telefnicas y correos electrnicos, dificultando una comunicacin eficiente y continua. A pesar de contratar personal durante los periodos picos, esta medida resulta insuficiente para manejar la alta carga laboral y mantener estndares aceptables de servicio. La situacin se vuelve compleja durante los feriados o das festivos, ya que la disponibilidad del personal se reduce significativamente, mientras el volumen de consultas se incrementa por la mayor actividad comercial generando desafos para las empresas de servicios.

El objetivo del estudio es proponer un chatbot que optimice el rea de servicio al cliente mediante el anlisis de las necesidades de este. Para lograrlo, es fundamental analizar el estado actual del servicio al cliente, identificando las fortalezas, debilidades y reas de mejora. Posteriormente se analizarn las diferentes opciones de chatbots disponibles en el mercado, con el fin de seleccionar la solucin que mejor se adapten a las necesidades del rea de servicio al cliente.

El estudio resulta crucial para optimizar la atencin al cliente, ya que busca facilitar la interaccin mediante un servicio mucho ms efectivo y gil en el acceso a la informacin y los servicios ofrecidos. Adems, contribuir a reducir los tiempos de respuesta y mejorar la gestin de consultas, lo que impactar positivamente en la percepcin del cliente. La implementacin de tecnologas modernas no slo beneficia a las empresas al incrementar su eficiencia operativa, sino que tambin promueve una cultura de atencin ms proactiva y orientada a la satisfaccin del usuario.

En la era digital donde la personalizacin son elementos clave en la atencin al cliente, la automatizacin de los servicios ha cobrado una relevancia sin precedentes. Las empresas que buscan optimizar los procesos de comunicacin con los clientes han recurrido a soluciones tecnolgicas como los chatbot, que combinan el aprendizaje automtico y la inteligencia artificial para ofrecer respuestas personalizadas en tiempo real.

La atencin al cliente es un pilar clave en las empresas de servicios, ya que impacta directamente en la lealtad y satisfaccin de los usuarios (Aguirre, 2022). A diferencia de las empresas que comercializan productos tangibles, las organizaciones de servicios dependen en gran medida de la interaccin con los clientes, ya que la percepcin del servicio recibido influye directamente en la decisin de continuar o no con la empresa. Por ello, optimizar los canales de atencin se convierten hoy en da en una prioridad estratgica.

El reconocimiento empresarial de los servicios de atencin al cliente ha impulsado la bsqueda de mayor eficiencia en los procesos, promoviendo la automatizacin y la digitalizacin, que hoy en da se ha convertido en objetivos clave para el diseo de servicios innovadores y rentables (Demarquet et al., 2021). Las organizaciones han incrementado sus inversiones en esta tecnologa, las cuales han evolucionado significativamente desde los sistemas de respuesta telefnica interactiva (Gallo et al., 2019). En este sentido, el mercado de soluciones tecnolgicas para la atencin al cliente es considerado un motor clave para el crecimiento de los ingresos y el desarrollo de servicios al cliente ms personalizados.

El chat y el viejo chat siguen siendo herramientas que mejoran la satisfaccin del cliente, ya que facilitan la comunicacin directa y permiten plantear soluciones rpidas y personalizadas. Por otro lado, los chatbot han llevado estas interacciones a un nivel superior, al posibilitar conversaciones ms complejas, gestionar transacciones y manejar eficientemente(Gil, 2022). Esto optimiza la experiencia del cliente con una atencin ms gil.

De acuerdo con Munera et al. (2022), los chatbot son programas informticos que usan procesamiento de lenguaje natural (PLN) y estn diseados para mantener conversaciones con humanos mediante texto o voz. Esta tecnologa es fundamental ya que permite que los chatbot comprendan y respondan efectivamente a las consultas de los usuarios. Su aplicacin es especialmente relevante en los servicios de atencin al cliente, donde facilitan la interaccin mucho ms rpida.

Segn Aquino y Adaniya (2018), los chatbot funcionan como agentes de conversacin automticos que interactan continuamente con los usuarios para ofrecer servicios informativos y automatizar tareas de soporte. En reas como el servicio al cliente, estos sistemas no solo permiten ahorrar tiempo al proporcionar respuestas inmediatas, sino que permiten la optimizacin de las respuestas que son frecuentes. Esto libera a los agentes humanos para que puedan concentrarse en resolver casos ms complejos, mejorando en general el rea de servicio al cliente.

La evolucin de los chatbot comenz en 1960 fue el nacimiento de Eliza el primer programa de procesamiento del lenguaje natural. En los aos 70, Parry incorpor un modelo bsico de emociones y lgicas superando a Eliza, lo que lo hizo ms avanzo en trminos de interaccin. Con la llegada de la era del internet, los chats evolucionaron significativamente. Herramientas como AOL y MSN Messenger se convirtieron en pionera al integrar funciones de bsqueda. Entre 2010-2015 el aprendizaje automtico revolucion a los chatbot, dando lugar a asistentes virtuales como Siri (2011), Cortana (2014) y Alexa (2015). En el 2016 los chatbot se integraron en el mbito empresarial mediante plataformas como Facebook Messenger y WhatsApp permitiendo la automatizacin de la atencin al cliente (Arias-Chvez et al., 2024). En la actualidad el uso de la Inteligencia Artificial (IA) y el PLN han convertido a los chatbot en herramientas clave en sectores como la atencin al cliente, la educacin y la salud permitindoles comprender y responder a las necesidades de los usuarios (IBM, 2024).

Entre los tipos de chatbot ms destacados se encuentran: Chatbot basado en reglas, que son sistemas simples que operan mediante reglas y patrones predefinidos de conversacin. El funcionamiento es lineal que responden segn las opciones especficas que selecciona el usuario. Por otra parte, el chatbot basados en IA representan la evolucin tecnolgica ms avanzada. Utilizan el aprendizaje automtico y NLP para comprender las consultas y ofrecer respuesta ms contextuales y naturales a las consultas de los usuarios (Lucan & Roldan, 2023).

 

Metodologa

La investigacin aplic un enfoque mixto, que combina elementos cuantitativos y cualitativos, permitiendo la evaluacin y visin integral del problema. El primer elemento ayuda al anlisis de datos numricos (Vizcano et al., 2023). El segundo capta la percepciones u opiniones sobre la problemtica (Arias & Covinos, 2021). Juntos permiten obtener una compresin ms completa sobre la problemtica.

La investigacin fue de tipo aplicada, porque busca resolver problemas prcticos (Garritz, 2019). El estudio evalu cmo los chatbot pueden mejorar el servicio al cliente, optimizar procesos y aumentar la satisfaccin de usuarios.

El estudio utiliz un enfoque descriptivo para analizar los problemas actuales del servicio y evaluar el impacto de los chatbot en la atencin al cliente. Este enfoque permiti detallar las caractersticas del problema en la experiencia del usuario.

 

Tcnicas de investigacin

El enfoque documental permiti evaluar el estado actual del servicio al cliente y determinar las necesidades especficas. Este mtodo ofreci una visin detallada de las condiciones existentes, sirviendo como base para identificar reas que requieren atencin.

La revisin de literatura cientfica incluy el anlisis de artculos acadmicos y casos de estudio relacionado con el uso de chatbot en el servicio al cliente. Este proceso se fundament en la base terica del estudio proporcionando y de un soporte acadmico slido que respald la comprensin del tema.

El anlisis de contenido facilit la evaluacin de los datos obtenidos mediante el enfoque mixto. Este mtodo permiti interpretar de manera estructurada dicha informacin.

 

Instrumentos aplicados

Los instrumentos de recoleccin de datos fueron previamente validados por un experto para garantizar su fiabilidad. Para la investigacin se disearon dos cuestionarios especficos. El primer cuestionario, dirigido a los trabajadores del rea de servicio al cliente, incluy 14 preguntas de opcin mltiple, mientras que el segundo, aplicado a los clientes, const de 13 preguntas enfocada en su experiencia.

Adems, se llevaron a cabo entrevistas con agentes de ventas y servicio al cliente. Estas sesiones permitieron obtener informacin cualitativa basadas en las experiencias y necesidades reales de los participantes, ofreciendo un enfoque personal sobre el tema.

La revisin bibliogrfica tambin contribuy un papel clave en la investigacin. Este proceso permiti explorar teoras y experiencias previas relacionadas con la implementacin de chatbot e IA en servicio al cliente.

 

Anlisis de los instrumentos

Entrevista

Los resultados revelaron aspectos clave que impactan en la eficiencia y la experiencia del cliente. Se observ un volumen elevado de interacciones diarias entre 250 y 350, con significativa concentracin en consultas de los servicios empresariales. Esto evidencia la necesidad de automatizar procesos y gestionar solicitudes recurrentes en un menor tiempo optimizando la atencin al cliente. La actualizacin semanal de la base de conocimiento permite un flujo constante de informacin. Sin embargo, se destac la necesidad de una integracin fuerte para garantizar el acceso oportuno a los datos destacados.

Los clientes mostraron una clara preferencia por la experiencia de comunicacin multicanal, utilizando plataformas como Likendln, email, entre otras. Esto subray la importancia de centralizar la comunicacin en un solo sistema que agilice las interacciones. Las mtricas solicitadas, como el anlisis predictivo y tracking del journey en datos, fueron identificadas como elementos clave para mejorar la gestin de consultas.

Finalmente, el presupuesto mensual de $100.00 y la disponibilidad de un equipo reducido, enmarca la necesidad de maximizar los recursos. Esto requiere la adopcin de tecnologas que no solo cumplan los estndares de seguridad y personalizacin, sino ofrecer opciones de personalizacin para satisfacer las necesidades del rea de servicio al cliente.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuestionarios

Trabajadores de servicio al cliente

 

Figura 1: Preguntas frecuentes de los clientes

 

 

Figura 2: Tiempo de respuesta

 

Figura 3: Volumen de consultas diario

 

 

 

Figura 4: Das de mayores consultas

 

Figura 5: Registro de consultas

 

Del anlisis general de cuestionarios aplicados a los trabajadores del rea de servicio al cliente, se observa que existe un compromiso significativo con la calidad del servicio, se identific reas de mejora como el volumen de consultas como punto clave. Asi mismo, se destaca la necesidad de optimizar los procesos que reduzcan la carga operativa y mejore la velocidad de respuesta. El uso de sistemas automatizados que ayuden en las tareas repetitivas y para enfocarse en casos ms complejos.


 

Clientes

 

Figura 6: Canales de comunicacin

 

Figura 7: Satisfaccin del cliente

 

Figura 8: Tiempo de espera para una respuesta

 

 

 

 

Figura 9: Tipos de consultas realizadas

 

Figura 10: Tipo de mtodo de comunicacin

 

Del anlisis general de las respuestas obtenidas a partir del cuestionario aplicado a los clientes, se evidencia como tendencia la preferencia por instrumentos novedosos y eficaces en la atencin al cliente, como lo son el chat en lnea y los asistentes virtuales. La gran parte de los clientes valora la rapidez y la disponibilidad del servicio 24/7, demostrando la clara necesidad de reducir los tiempos de espera y facilitar la resolucin de consultas simples de manera automtica.

Sin embargo, tambin se resalta la importancia de mantener un equilibrio entre la automatizacin y el trato humano. Al mismo tiempo, los resultados mostraron un nivel moderado de satisfaccin general, lo que recomienda oportunidades significativas de mejora en la personalizacin, precisin de las respuestas y resolucin completa de las consultas en el primer contacto.

 

Resultados y discusin

Resultados

Se exploran diversas opciones de chatbot, particularidades disponibles, requisitos establecidos, beneficios, como se muestra en la Tabla 1.

 

Tabla 1: Anlisis comparativo de chatbot

Caractersticas

Basado en Reglas

Con IA

Hbrido

1. Volumen y complejidad de consulta

 

 

 

Maneja consultas simples y repetitivas

     

     

     

Consultas complejas

X

     

                     

2. Base de conocimientos

 

 

 

Tamao de base de conocimientos

                     

     

     

Frecuencia de actualizacin

X

     

                     

Complejidad de la informacin

X

     

                     

3. Personalizacin y escalabilidad

 

 

 

Personalizacin de respuestas

X

     

                     

Facilidad para agregar funcionalidades

                     

     

     

Escalabilidad

X

     

     

4. Anlisis y reportes

 

 

 

Mtricas de satisfaccin

                     

     

     

Anlisis de conversaciones

X

     

     

Identificacin de temas frecuentes

                     

     

     

5. Costos y recursos

 

 

 

Costo inicial

     

X

                     

Recursos tcnicos necesarios

     

X

                     

Costos de mantenimiento

     

X

                     

6. Idiomas soportados

 

 

 

Capacidad multilinge

X

     

     

Calidad de traduccin

X

     

     

Manejo de modismos

X

     

                     

7. Seguridad y cumplimiento

 

 

 

Proteccin de datos

     

                     

     

Cumplimiento de regulaciones

     

                     

     

Autenticacin de usuarios

     

     

     

 

De acuerdo con los resultados de los cuestionarios y paralelamente con los tipos de chatbot se sugiere el chatbot hbrido por la alta demanda de consultas lo que ayudar en la gestin automatizada y para casos complejos el soporte o acompaamiento humano. Del mismo modo la seleccin garantizar un servicio de calidad que se alinee a las expectativas de los clientes.

Luego de analizar varias opciones comerciales de chatbot hbrido, se presentan las opciones que se ajustan a los requerimientos, necesidades identificadas en los cuestionarios y1 entrevista. en la tabla 2 se presentan algunas de las caractersticas de los chatbot seleccionados.

 

Tabla 2: Anlisis de chatbots hbridos

Caractersticas

Drift

Intercom

Canales de integracin

Web, Email, WhatsApp, LinkedIn

Web, Email, Messenger

Automatizacin

Playbooks + IA conversacional

Reglas personalizadas + IA

Precios

Desde $40/mes

Desde $85/mes

Caractersticas IA

NLP avanzado

NLP avanzado, Machine Learning

Marketing

ABM, Pipeline automation

Campaas personalizadas

CRM

Integracin avanzada

Integracin avanzada

Anlisis

Anlisis avanzado

Anlisis avanzado + BI

Personalizacin

Alta

Alta

Soporte

24/7 Premium

24/7, dedicado

Seguridad

SOC 2, GDPR, HIPAA

SOC 2, GDPR, HIPAA

Casos de uso

Soporte al cliente, ventas, marketing

Soporte al cliente

 

Discusin

La seleccin de Drift como la mejor opcin para implementar un chatbot hbrido en la atencin al cliente evidencia avances importantes, como en el uso de herramientas tecnolgicas para optimizar los procesos de servicio al cliente. La decisin resalta por las caractersticas avanzadas, como la personalizacin basada en datos de comportamiento, la cualificacin de lead en tiempo real y las mtricas rastreables, son aspectos que coinciden con las tendencias actuales.

Investigaciones de campo destacan la importancia de la automatizacin inteligente para mejorar la experiencia del cliente mediante la personalizacin de interacciones basadas en datos previos de los usuarios (Teja & Krishna, 2024). Esto coincide con las capacidades de Drift, especialmente en la capacidad de cualificar leads en tiempo real, lo cual lo posiciona como una solucin efectiva.

En contraste, otros estudios que respaldan sistemas menos avanzados, pero ms econmicos, pueden sugerir una relacin costo-beneficio menos atractiva en pequeas empresas. Sin embargo, en un contexto empresarial, enfocado en maximizar el ROI, las capacidades de Drift demuestran resultados comprobados. Casos como los de Gong.io y Snowflake, que demuestran su eficacia en el crecimiento organizacional (Degna, 2022).

Segn la investigacin de Patil (2025), los chatbots que utilizan IA avanzada para analizar emociones y comportamientos de los usuarios, incrementan notablemente la satisfaccin y la retencin del cliente. Drift refleja esta tendencia al ofrecer interacciones ms inteligentes y humanas, alineadas con las expectativas modernas de los consumidores.

Finalmente, Oncioiu (2023) identifica la falta de integracin multicanal como una barrera en la adopcin de chatbots, Drift supera esta limitacin al proporcionar compatibilidad con LinkedIn, email y herramientas de videollamada. Esto facilita una experiencia fluida y centralizada para los usuarios en las reas de servicio al cliente.

 

Conclusiones

Drift, un chatbot hbrido, fue seleccionado como la opcin ms adecuada por su capacidad para automatizar consultas frecuentes y entregar asistencia personalizada, manteniendo altos estndares de servicio al cliente.

Entre las principales particularidades se destaca la disponibilidad de atencin 24/7, su capacidad para gestionar tareas repetitivas y analizar datos de manera efectiva. Este anlisis permite identificar reas de mejora, lo que favorece la reduccin significativa en los tiempos de atencin al usuario.

La combinacin de IA y tecnologas hbridas es clave para el desarrollo de servicios ms sostenibles y eficientes, alineados con la evolucin tecnolgica global.

El estudio presentado puede servir como base terica valiosa para las organizaciones que buscan mejorar los servicios mediante el uso de tecnologa moderna. Proporcionando un marco metodolgico que respalda la adopcin de soluciones innovadores en la atencin al cliente.

 

Referencias

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      8.            Demarquet, M., Chendraui, & Lorraine. (2021). Percepcin de la Calidad de Servicio y Satisfaccin del Consumidor en la Cmara de Comercio de Guayaquil. RES NON VERBA Revista Cientfica, 12(1), 90-106. https://revistas.ecotec.edu.ec/index.php/rnv/article/view/677/418

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  13.            Lucan, Y., & Roldan, W. (2023). Chatbot basado en inteligencia artificial para la educacin escolar. Horizontes Revista de Investigacin en Ciencias de la Educacin, 7(29), 1580-1592. http://www.scielo.org.bo/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2616-79642023000301580

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2025 por los autores. Este artculo es de acceso abierto y distribuido segn los trminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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