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Las TIC en la gesti�n documental de las PYMES en los cantones de La Man�, Pujil� y Latacunga

 

ICT in document management of SMEs in the cantons of La Man�, Pujil� and Latacunga

 

As TIC na gest�o documental das PME dos cant�es de La Man�, Pujil� e Latacunga

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: antonny.vega9613@utc.edu.ec

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 13 de diciembre de 2024 *Aceptado: 24 de enero de 2025 * Publicado: �02 de febrero de 2025

 

        I.            Estudiante de la Universidad T�cnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador.

      II.            Estudiante de la Universidad T�cnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador.

   III.            Magister, Docente de la Universidad T�cnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador.

Resumen

La presente investigaci�n se realiz� en las PYMES de los cantones de La Man�, Pujil� y Latacunga, correspondientes a la provincia de Cotopaxi. El objetivo principal fue identificar la importancia que tiene el uso de las TIC en la gesti�n documental. Se aplic� una investigaci�n de enfoque cuantitativo, de car�cter descriptivo y de corte transversal; como t�cnica de investigaci�n se aplic� la encuesta que fue validad por expertos y como instrumento se utiliz� el cuestionario. La poblaci�n estuvo conformada por 71 personas que forman parte de las 5 PYMES seleccionadas bajo el muestreo no probabil�stico por conveniencia. Los resultados obtenidos se�alan que los encuestados en un 56,4% afirman no contar con respaldos de seguridad de la informaci�n repercutiendo en la perdida de la informaci�n, y en una toma de decisiones ineficaz, es por ello que es imperante la implementaci�n de Tic en las PYMES para generar ventajas competitivas y un mejor rendimiento. Estos resultados obtenidos reflejan las deficiencias existentes en las organizaciones y los principales motivos por los que se dan, es por ello que se sugieren estrategias que permitan mitigar dichas barreras, el uso de softwares libres y el almacenamiento en la nube son pr�cticas que ayudaran a mantener la informaci�n segura y ordenada, generando una mejor toma de decisiones y dando as� la posibilidad de expandir el rumbo de las organizaciones a nuevos mercados.

Palabras clave: TIC; PYMES; Gesti�n Documental; Competitividad.

 

Abstract

This research was conducted in SMEs in the cantons of La Man�, Pujil� and Latacunga, corresponding to the province of Cotopaxi. The main objective was to identify the importance of the use of ICT in document management. A quantitative, descriptive and cross-sectional research was applied; the survey was applied as a research technique that was validated by experts and the questionnaire was used as an instrument. The population consisted of 71 people who are part of the 5 SMEs selected under non-probabilistic convenience sampling. The results obtained indicate that 56.4% of respondents claim not to have information security backups, which results in the loss of information and ineffective decision making. This is why it is imperative to implement ICT in SMEs to generate competitive advantages and better performance. These results reflect the existing deficiencies in organizations and the main reasons why they occur, which is why strategies are suggested to mitigate these barriers; the use of free software and cloud storage are practices that will help keep information safe and organized, generating better decision-making and thus giving the possibility of expanding the direction of organizations to new markets.

Keywords: ICT; SMEs; Document Management; Competitiveness.

 

Resumo

Esta pesquisa foi realizada em PME dos cant�es de La Man�, Pujil� e Latacunga, correspondentes � prov�ncia de Cotopaxi. O principal objetivo foi identificar a import�ncia da utiliza��o das TIC na gest�o documental. Foi aplicada uma abordagem de investiga��o quantitativa, descritiva e transversal; O inqu�rito foi aplicado como t�cnica de investiga��o e validado por especialistas, e o question�rio foi utilizado como instrumento. A popula��o foi constitu�da por 71 pessoas que fazem parte das 5 PME selecionadas por amostragem n�o probabil�stica de conveni�ncia. Os resultados obtidos indicam que 56,4% dos inquiridos afirma n�o ter backups de seguran�a da informa��o, resultando numa perda de informa��o e numa tomada de decis�o ineficaz, pelo que a implementa��o das TIC � imperativa. Estes resultados obtidos refletem as defici�ncias existentes nas organiza��es e as principais raz�es pelas quais ocorrem, pelo que s�o sugeridas estrat�gias para mitigar estas barreiras, a utiliza��o de software livre e o armazenamento na nuvem s�o pr�ticas que ajudar�o a manter a informa��o segura e organizada, gerando melhores tomadas de decis�o. -cria��o e, assim, dando a possibilidade de expandir o rumo das organiza��es para novos mercados.

Palavras-chave: TIC; PME; Gest�o Documental; Competitividade.

 

Introducci�n

En la actualidad, las peque�as y medianas empresas (PYMES) enfrentan cambios significativos en el �mbito tecnol�gico, por tal motivo es necesario que las PYMES implementen estrategias innovadoras para mejorar la eficacia y eficiencia en la gesti�n documental. La implementaci�n de estrategias y Tecnolog�a de la Informaci�n y Comunicaci�n (TIC) es crucial para optimizar la calidad de la gesti�n documental en las organizaciones, lo cual favorecer� al fortalecimiento de la producci�n, comunicaci�n, competitividad y la inteligencia de negocios. En un estudio realizado por la C�mara de Comercio de Quito indica que �el 75% de las PYMES ecuatorianas han implementado nuevas tecnolog�as en sus operaciones, lo que les ha permitido mejorar su eficiencia operativa y posicionarse de manera m�s competitiva en el mercado� (C�mara de Comercio de Quito, 2023).

Seg�n Santos (2024) menciona que la gesti�n documental es un �rea estrat�gica en las organizaciones porque permite optimizar la eficiencia operativa, reducir tiempos de b�squeda, evitar duplicidades en los documentos, facilitar el acceso a datos precisos y verificables, y asegurar la transparencia y el cumplimiento normativo. Tambi�n, permite que la toma de decisiones sea de forma m�s �gil y basada en datos reales, lo que no solo mejora la eficiencia operativa sino tambi�n potencia la capacidad de adaptaci�n a cambios en el entorno facilitando as�, la innovaci�n y el crecimiento sostenible de la organizaci�n.

En el contexto de la gesti�n documental, existen normas y est�ndares de calidad, para Nino (2021), las normas ISO son normas y est�ndares de calidad que est�n conformadas de un conjunto de lineamientos estructurados para organizar y optimizar la gesti�n de una empresa en sus distintos �mbitos. De manera espec�fica, la normativa ISO 30300 proporciona mucho m�s que una serie de reglas, es un marco conceptual dise�ado para convertir a los sistemas de gesti�n documental (SGD) en aliados estrat�gicos de las organizaciones; esta norma asegura que cada documento y dato significativo contribuyan activamente al �xito y al crecimiento de las PYMES.

Es necesario entender que las TIC representan una ventaja competitiva para cualquier organizaci�n que las implemente, puesto que optimizan la forma en la que se gestiona la informaci�n y los procesos administrativos que se manejan dentro de la misma (Guaranda, 2021). La implementaci�n de TIC en las organizaciones permite mejorar la producci�n, mayor agilidad en los procesos y un buen servicio al cliente, adem�s, permiten automatizar tareas repetitivas, mejorar la comunicaci�n tanto interna como externa y garantizar el acceso inmediato a datos relevantes.

La aplicaci�n de TIC en las PYMES facilita el manejo de la informaci�n de forma r�pida, eficiente y segura, especialmente en la gesti�n documental, ofreciendo confianza en la protecci�n de los datos (Rodr�guez et al., 2020), es as� como la implementaci�n de soluciones digitales, como los (SGD) apoyados en la nube, aseguran el acceso a la informaci�n desde cualquier lugar y tambi�n ofrecen mecanismos confiables para la protecci�n de los datos. Adem�s, la gesti�n documental digitalizada disminuye significativamente los riesgos vinculados a la perdida de informaci�n, ya que ejecuta copias de seguridad autom�ticas y controles de acceso seguros.

Raz�n por la cual, cada vez m�s empresas, instituciones y emprendimientos est�n migrando hacia la documentaci�n digital para as� poder ahorrar recursos materiales y econ�micos conservando la informaci�n de forma segura y accesible (Lor�a et al., 2023), las organizaciones que adoptan esta transformaci�n experimentan una mejora significativa en la facilidad de acceso y la veracidad de los datos. Adem�s, al digitalizar los documentos, disminuyen significativamente las amenazas asociadas con el almacenamiento f�sico, como la perdida de la informaci�n debido a desastres naturales o el deterioro de archivos, avalando as� una preservaci�n digital m�s confiable y prolongada.

La transformaci�n digital conlleva una inversi�n inicial en infraestructura tecnol�gica, pero sus beneficios a largo plazo son indiscutibles. La optimizaci�n del flujo de trabajo, la minimizaci�n de costos operativos y el mejoramiento de la comunicaci�n interna enmarcan algunos de los resultados positivos que pueden esperarse de la correcta incorporaci�n de TIC en la gesti�n documental.

Es por ello que el presente estudio tiene como objetivo identificar la importancia que tiene el uso de las TIC en la gesti�n documental de las Peque�as y Medianas Empresas de los cantones de La Man�, Pujil� y Latacunga pertenecientes a la provincia de Cotopaxi, con el fin de entender como el uso de este recurso puede potenciar la eficiencia operativa, la seguridad de la informaci�n y aumentar la competitividad.

 

Fundamentos Te�ricos

Las PYMES

Las peque�as y medianas empresas (PYMES) se definen como empresas que tienen un tama�o limitado en cuanto a n�mero de empleados y volumen de ventas, caracter�sticas que les permiten adaptarse con mayor flexibilidad a los cambios del mercado. Sin embargo, tambi�n enfrentan desaf�os espec�ficos, como la falta de personal especializado y recursos limitados para invertir en tecnolog�a. La importancia de las peque�as y medianas empresas en los contextos econ�micos nacionales las convierte en buenas candidatas para estudios a trav�s de los cuales se pueda tener un mayor conocimiento sobre la cultura, funcionamiento y problem�ticas que las aquejan (Franco et al., 2021).

En los cantones de La Man�, Pujil� y Latacunga pertenecientes a la provincia de Cotopaxi las PYMES buscan mejorar su competitividad a trav�s de la implementaci�n de las TIC en los procesos administrativos y en la gesti�n documental, lo que les permite optimizar los recursos y responder r�pidamente a las demandas del mercado. Seg�n Guana et al. (2021), �Las TIC actualmente permean en distintos escenarios, por tanto, el sector productivo no es ajeno a reconocer su importancia para la optimizaci�n de recursos, el servicio al cliente y la generaci�n de rentabilidad.�

Las tecnolog�as de la informaci�n y la comunicaci�n (TIC)

Las TIC se han convertido en una herramienta clave para las organizaciones que desean mejorar la eficiencia, optimizar los procesos y asegurar una mejor calidad de vida mediante la toma de decisiones. En el contexto de la gesti�n documental, las TIC ofrecen herramientas que facilitan la administraci�n, almacenamiento, gesti�n y recuperaci�n de informaci�n de forma digital. Seg�n Guana et al. (2021), las TIC permiten a las PYMES desarrollar sistemas de gesti�n que automatizan tareas rutinarias y aumentan la accesibilidad de los documentos.

La digitalizaci�n de la informaci�n es el proceso mediante el cual la informaci�n se convierte de formatos f�sicos (papel, archivos f�sicos) a formatos digitales. Este proceso no solo permite un importante ahorro de espacio f�sico, sino tambi�n una mayor velocidad de acceso y procesamiento de datos, favoreciendo as� la toma de decisiones basada en datos confiables y actualizados (C�mara de Comercio Soganoso, 2019). Las PYMES que apliquen la digitalizaci�n podr�n garantizar un manejo de informaci�n m�s segura, r�pida y eficiente; permitir� tambi�n, la conservaci�n y preservaci�n de la informaci�n desde el almacenamiento en la nube, de esta manera se puede mejorar la competitividad y optimizar los recursos reduciendo el tiempo y los costes asociados a la gesti�n de documentos f�sicos.

El almacenamiento en la nube representa una de las innovaciones m�s significativas en el campo de las TIC para la gesti�n documental, este tipo de almacenamiento permite a las PYMES almacenar grandes cantidades de datos en servidores externos accesibles desde cualquier lugar con conexi�n a Internet. Seg�n Flores y Guti�rrez (2022), el uso de la nube facilita la colaboraci�n entre diferentes �reas de la empresa y permite una gesti�n de la informaci�n m�s flexible y segura, ya que cuenta con seguridad y respaldo de datos avanzados.

 

Sistemas de Gesti�n Documental (SGD)

Los SGD, automatizan tareas relacionadas con la clasificaci�n, b�squeda y almacenamiento de documentos, reduciendo el tiempo dedicado a estas actividades y minimizando los errores humanos (Rodr�guez et al., 2021). Algunas plataformas de gesti�n documental incluyen programas de c�digo abierto, como Alfresco y Open KM, que permiten a las PYMES acceder a soluciones avanzadas sin incurrir en riesgos de perdida, duplicidad de informaci�n o costos elevados. Entre los principales beneficios que aporta la implementaci�n de un SGD est�n:

Beneficios:

�                    Reducci�n del uso de papel.

�                    Acceso m�s r�pido a la informaci�n.

�                    Mayor seguridad de los datos.

�                    Colaboraci�n m�s eficiente entre equipos.

�                    Ahorro de tiempo y costos operativos.

 

La Gesti�n Documental (GD)

La gesti�n documental es el proceso de organizar, controlar y mantener los documentos generados por una empresa. Este proceso permite a las PYMES asegurar un adecuado acceso a su informaci�n, mejorando as� la transparencia, eficiencia y seguridad en la administraci�n de los datos. En palabras de Corzo et al. (2024), la gesti�n documental se basa en principios de organizaci�n y gesti�n de archivos que garantizan la legitimidad y accesibilidad de la informaci�n, contribuyendo al cumplimiento de la normativa y a la eficiencia operativa de las empresas.

Por otro lado, la indexaci�n documental crea una ruta de acceso a los documentos en los gestores documentales, el principal objetivo de este campo es definir estructuras y t�cnicas de indexaci�n para almacenar y recuperar documentos de manera eficiente utilizando tanto el texto, referencias o c�digos (Cerdeira et al., 2008). La indexaci�n en la gesti�n documental mejora la forma de organizar y recuperar la informaci�n.

 

Metodolog�a

Para el desarrollo de la investigaci�n se aplic� el enfoque cuantitativo dado que permite obtener datos num�ricos y expresarlos en tablas y gr�ficos, esto permite medir c�mo las TIC se integra en la gesti�n documental de las PYMES. �La investigaci�n cuantitativa es un m�todo de investigaci�n que utiliza herramientas de an�lisis matem�tico y estad�stico para describir, explicar y predecir fen�menos utilizando datos num�ricos� (Sullca, 2021, p, 5).

Esta investigaci�n fue de car�cter descriptiva, la cual seg�n Caiza et al. (2022), �trata de detallar y describir las caracter�sticas m�s importantes del fen�meno de investigaci�n� en este caso en como las TIC influyen en la gesti�n documental de las PYMES y sin explorar los factores que los generan, y transversal por que los datos fueron recabados en un solo instante de la investigaci�n.

Como t�cnica de investigaci�n se aplic� la encuesta y como instrumento el cuestionario que est� desarrollado con la escala de Likert y consta de 28 preguntas con 5 opciones de respuesta las cuales son; (totalmente de acuerdo, de acuerdo, indiferente, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo), dicho instrumento fue elaborado y validado mediante el m�todo �juicio de expertos� a 3 profesionales expertos en el �rea de TIC. El cuestionario se aplic� en el a�o 2024 a todos los trabajadores de cada una de las Pymes seleccionadas.

En la provincia de Cotopaxi, en los cantones de Latacunga, Pujil� y La Man� se obtuvieron 1952 PYMES, dato obtenido de la p�gina Superintendencia de Compa��as, Valores y Seguros. (2024) Directorio de Compa��as. Para la selecci�n de la muestra se emple� un muestreo no probabil�stico por conveniencia en donde �la muestra se elige de acuerdo a las necesidades del investigador, le permite elegir de manera arbitraria cu�ntos participantes puede haber en el estudio� (Gonz�lez, 2021). El muestreo por conveniencia permiti� desarrollar la investigaci�n en las empresas que decidieron participar en el estudio, dado que manejan un alto nivel de informaci�n y por ser destacadas en cada uno de sus cantones, lo que le dio un impacto m�s significativo a la investigaci�n.

La muestra que formaron parte de la investigaci�n corresponde al personal que labora en las PYMES de los cantones La Man�, Pujil� y Latacunga de la provincia de Cotopaxi a continuaci�n se muestra en la tabla 1, los nombres de las empresas y el n�mero de colaboradores que trabajan en cada una de ellas.

 

Poblaci�n y muestra

Tabla 1

Pymes de los cantones de La Man�, Pujil� y Latacunga
Nombres de las Pymes	����� Cantones	N�mero de Personas que Trabajan
ASOPROCANAN	La Man�	15
MANUDELI S.A.S	Pujil�	12
IZAELECTRIC S.A.S	Pujil�	13
SKINNY Corp. S. A	Latacunga	16
TEXAS FLOWERS S. A	Latacunga	15
Total		71

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nota: Poblaci�n encuestada en las 5 Pymes de los cantones La Man�, Pujil� y Latacunga de la provincia de Cotopaxi.

 

Resultados

Mediante los datos obtenidos en la investigaci�n, se seleccionaron aquellas preguntas que ten�an������ mayor relevancia y alcance con respecto a las TIC en la gesti�n documental de las PYMES, luego de realizar un an�lisis exhaustivo, los resultados demuestran el grado de aceptaci�n que tiene el uso de la tecnolog�a y los mayores desaf�os que enfrenten las entidades estudiadas.

 

Gr�fico 1: �Considera que los desaf�os tecnol�gicos en el manejo de informaci�n f�sica y digital dificultan la gesti�n documental en la PYME?

Nota: La gr�fica 1 detalla las personas que est�n de acuerdo de que los costos son altos en la optimizaci�n de procesos documentales f�sicos y digitales.

 

En la gr�fica 1, se observa que el 64% de los encuestados consideran que hay algunas barreras para la implementaci�n de las TIC en las PYMES entre esos se destaca la falta de conocimientos en el �rea de TIC, los costos de adquirir un sistema para optimizar los procesos internos de la organizaci�n, el desconocimiento de nuevas tecnolog�as, la innovaci�n, los altos costos de implementaci�n, Estos aspectos son los que han dificultado la implementaci�n de un Sistema de Gesti�n Documental (SGD).

 

Tabla 2: �Considera que la empresa tiene un sistema adecuado para realizar copias de seguridad de los documentos digitales?

Nota: la tabla 3 refleja la percepci�n sobre la adecuaci�n de los sistemas de copia de seguridad en las PYMES.

 

En la tabla 2, se puede evidenciar que las respuestas con mayor porcentaje est�n en las categor�as �Totalmente en desacuerdo� (43,7%) y �en desacuerdo� (12,70%) teniendo un total del (56,4%) evidenciando un panorama en el que las PYMES no cuentan con sistemas adecuados para realizar las copias de seguridad de los documentos digitales; esta situaci�n demuestra un alto riesgo de p�rdida de informaci�n, repercutiendo en la operatividad y sostenibilidad a mediano y largo plazo. Los factores determinantes para que se de estas situaciones se debe a la falta de acceso a herramientas modernas, la ausencia de pol�ticas internas y el desconocimiento t�cnico en la implementaci�n del servicio en la nube (Drive, OneDrive, Dropbox).

 

Gr�fico 2: �Considera que los gastos que se realicen en la implementaci�n de herramientas digitales para la gesti�n documental en las PYMES ser�a una inversi�n?

Nota: La gr�fica 2 detalla de las personas que est�n en desacuerdo a la implementaci�n de TIC

 

En relaci�n con el gr�fico 2, el 56% de los encuestados que son la mayor�a manifiestan que la mayor�a considera que los gastos asociados a la adopci�n de herramientas digitales de gesti�n de documentos, actualizaci�n y adquisici�n de software para la GD deben considerarse una inversi�n. Estas herramientas no s�lo simplificar�an la gesti�n de la informaci�n, sino que tambi�n permitir�an a las PYMES optimizar sus procesos internos, aumentar su competitividad en el mercado y adaptarse con �xito a las demandas del entorno digital actual.

 

Tabla 3: �Ha recibido capacitaci�n sobre el uso de TIC en la gesti�n documental?

Nota: la tabla 2 hace referencia al nivel de capacitaci�n recibida para el uso de Tic en la organizaci�n de documentos en las PYMES

 

En la tabla 3, se puede observar que los porcentajes de respuestas con mayor valor est�n en las categor�as �totalmente en desacuerdo� (40,8%) y �en desacuerdo� (21,1%), encontrando, por tanto, una tendencia desfavorable al momento de responder si han recibido capacitaciones sobre el uso de las TIC. Raz�n por la cual, estos resultados permiten deducir que existe limitaciones significativas en la formaci�n tecnol�gica del personal y esto se da por muchos factores como puede ser: falta de programas de capacitaci�n, limitaci�n econ�mica, resistencia al cambio, desmotivaci�n, entre otras cosas.

 

Discusi�n�

Los resultados que se obtuvieron reflejan que el 35,2% de los encuestados afirma contar con herramientas para realizar las copias de seguridad evidenciando un correcto cuidado de la informaci�n, no obstante el 56,4% de los mismos opina que no cuenta con las herramientas necesarias para realizar dichas copias; y a su vez un 61,9% de los mismos afirma no haber recibido capacitaciones sobre el uso de herramientas digitales, dando un panorama desfavorable en donde el riesgo de p�rdida de la informaci�n es demasiado alto, al igual que en el uso de las herramientas digitales, estas dificultades se presentan por distintos factores opacando el incre�ble potencial que tienen las TIC al momento de organizar, asegurar y tratar los datos esenciales de las PYME y tambi�n el c�mo estas pueden generar una ventaja competitiva y abrir el paso a nuevos mercados. Esto concuerda con estudios previos que destacan que el uso de las TIC es necesario para generar mayor competencia y tratar de menor manera los datos.

En un estudio realizado por Lira et al. (2021) se analiz� la influencia de las TIC en la competitividad de las PYMES en Aguascalientes, M�xico. en donde identificaron que las empresas con empleo medio o alto en TIC manifestaron mayores niveles de competitividad y adaptabilidad al mercado. Estos resultados proponen que invertir en capacitaci�n y en la aplicaci�n de sistemas tecnol�gicos modernos no solo mejora la forma de tratar los datos en la gesti�n documental, tambi�n aumenta la capacidad de las PYME para poder competir en nuevos mercados tanto nacionales como internacionales.

La comparaci�n entre ambas investigaciones destaca que la implementaci�n de las TIC es crucial para mejorar la eficiencia operativa y salvaguardar la integridad de los datos, tambi�n en la formaci�n continua para desarrollar las habilidades en el uso de las tecnolog�as y mejorar la competitividad y el posicionamiento de las PYMES. Esto subraya la urgencia de incorporar una visi�n estrat�gica que integre capacitaci�n, infraestructura tecnol�gica y gesti�n del cambio, permitiendo que las PYMES puedan prosperar en un entorno digital en constate evoluci�n.

 

Conclusiones

�         Los resultados de la investigaci�n reafirman que las TIC son esenciales para mejorar la gesti�n documental en las PYMES, aumentando la eficiencia operativa, el acceso a informaci�n en tiempo real y la seguridad. Sin embargo, la falta de conocimiento en tecnolog�as, el miedo al cambio y los altos costos de implementaci�n, dificultan que las PYMES adopten soluciones modernas para la gesti�n documental, es por ello que al implementar recursos y al establecer pol�ticas se genera una mayor facilidad de manejo de las TIC lo que conlleva a la modernizaci�n y a la eficiencia empresarial.

�         Existen distintas barreras que pueden opacar el incre�ble potencial que tiene la implementaci�n de TIC, el desconocimiento de las nuevas tecnolog�as es una de ellas adicional el costo de las mismas, para ello, es imperativo poner en marcha recursos y estrategias que faciliten el acceso a las TIC. Esto incluye incentivos econ�micos y la promoci�n de soluciones tecnol�gicas accesibles como el software de c�digo abierto. Estas medidas no s�lo reducir�an los obst�culos identificados, sino que tambi�n permitir�an a las PYMES aprovechar las TIC como instrumentos clave para mejorar su eficiencia operativa y la competitividad del mercado.

�         M�s del 56% de las PYMES no cuentan con sistemas adecuados para realizar copias de seguridad, exponi�ndolas a riegos representativos de perdida de informaci�n, para contrarrestar estos factores se propone la implementaci�n de soluciones como, hacer uso de servicios en la nube (Drive, OneDrive, Dropbox) y software especializado de licencia libre o gratuito que permita la automatizaci�n de los procesos de respaldo, mejorar la operatividad garantizando la seguridad de la informaci�n y fortaleciendo la competitividad.

�         El 61,9% de los encuestados afirman no haber recibido capacitaciones en TIC, lo que limita la capacidad de las PYMES para modernizar sus procesos y aprovechar las tecnolog�as disponibles. Por ello es muy importante motivar al empleado y desarrollar programas de capacitaci�n accesibles que ayuden a fortalecer las competencias digitales, permitiendo que las PYMES modernicen sus procesos, optimizar su eficiencia operativa y avanzar hacia una transformaci�n digital sostenible en la gesti�n documental.

 

Referencias

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  15.            Rodr�guez Cabrera, J. L., & colaboradores. (2021). Implementaci�n de un sistema de gesti�n documental para la optimizaci�n de procesos en la Universidad T�cnica del Norte. Universidad T�cnica del Norte. https://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/16349/2/04%20SOF%20058%20TRABAJO%20GRADO.pdf

  16.            Santos, C. (2024, 18 noviembre). Gu�a completa sobre la gesti�n documental: �qu� es y por qu� es vital? Transformaci�n Digital. https://aefp.org.es/guia-completa-sobre-la-gestion-documental-que-es-y-por-que-es-vital/?utm_source=chatgpt.com

  17.            Sullca, J. (2021). INVESTIGACI�N CUANTITATIVA [Universidad Nacional del Altiplano]. https://bit.ly/4anGfv1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

� 2025 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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