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Actitudes y pr�cticas �ticas de la secretaria ejecutiva dentro de su ejercicio profesional del Gobierno Aut�nomo Descentralizado de Portoviejo

 

Ethical attitudes and practices of the executive secretariat within its professional exercise of the Decentralized Autonomous Government of Portoviejo

 

Atitudes e pr�ticas �ticas da secretaria executiva dentro do seu exerc�cio profissional do Governo Aut�nomo Descentralizado de Portoviejo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: zhely.zambrano@itsup.edu.ec

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 05 de julio de 2024 *Aceptado: 17 de agosto de 2024 * Publicado: �26 de septiembre de 2024

 

        I.            Instituto Superior Tecnol�gico Portoviejo, Carrera de Secretariado Ejecutivo, Ecuador.

      II.            Instituto Superior Tecnol�gico Portoviejo, Carrera de Electr�nica, Ecuador.

Resumen

El tema de las actitudes y pr�cticas �ticas de la secretaria ejecutiva dentro de su ejercicio profesional en el GAD Portoviejo es de gran importancia se observa que existe preocupaci�n por el desarrollo de estas actitudes y pr�cticas �ticas en la atenci�n y el trato al cliente y el personal que labora en la instituci�n. La integridad, el respeto, la imparcialidad, la confidencialidad, la responsabilidad y la transparencia son algunos de los principios �ticos fundamentales que deben guiar el desempe�o de la secretaria ejecutiva. El mantenimiento de actitudes �ticas por parte de la secretaria ejecutiva tiene un impacto significativo en el Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo esto fomenta la confianza y el respeto dentro de la instituci�n, lo que a su vez mejora la eficiencia y la efectividad de las operaciones diarias. Adem�s, una secretaria ejecutiva �tica sirve como modelo a seguir para otros empleados, promoviendo una cultura organizacional basada en el respeto y en la empat�a por los dem�s. El objetivo de estudio de este art�culo es explorar las actitudes y pr�cticas �ticas de las secretarias ejecutivas en el Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo. El estudio es de tipo bibliogr�fico documental y el m�todo deductivo a trav�s de un an�lisis cualitativo basado en un cuestionario donde se identifica la importancia de la �tica en la secretaria ejecutiva para mantener la integridad y la eficiencia dentro del GAD y en c�mo las normativas �ticas influyen en el desempe�o profesional de estas profesionales y en la gesti�n administrativa de la entidad.

Palabras clave: secretaria ejecutiva; actitudes �ticas; principios �ticos; eficiencia; eficacia.

 

Abstract

The theme of the ethical activities and practices of the executive secretariat within its professional practice in the GAD Portoviejo is of great importance if it is observed that there is concern about the development of these ethical activities and practices in care and in the treatment of clients and personnel who works at the institution. Integrity, respect, impartiality, confidentiality, responsibility and transparency are some of the fundamental ethical principles that must guide the performance of the executive secretary. The maintenance of ethical attitudes by the executive secretariat has a significant impact on the Autonomous Decentralized Government (GAD) of Portoviejo and is promoting trust and respect within the institution, which in turn improves their efficiency and effectiveness. daily operations. Furthermore, an ethical executive secretariat serves as a model to follow for other employees, promoting an organizational culture based on respect and empathy for others. The study objective of this article is to explore the activities and ethical practices of executive secretariats in the Autonomous Descentralized Government (GAD) of Portoviejo. The study is of a documentary bibliographic type and the deductive method through a qualitative analysis based on a questionnaire from which the importance of ethics in the executive secretariat is identified to maintain integrity and efficiency within the GAD and how ethical regulations influence in the professional performance of these professionals and in the administrative management of the entity.

Keywords: executive secretariat; ethical attitudes; ethical principles; efficiency; effectiveness.

 

Resumo

O tema das atitudes e pr�ticas �ticas da secretaria executiva dentro do seu exerc�cio profissional no GAD Portoviejo � de grande import�ncia observar que existe preocupa��o pelo desenvolvimento destas atitudes e pr�ticas �ticas na aten��o e no trato ao cliente e ao pessoal que trabalha na institui��o. A integridade, o respeito, a imparcialidade, a confidencialidade, a responsabilidade e a transpar�ncia s�o alguns dos princ�pios �ticos fundamentais que devem orientar o desempenho do secretariado executivo. A manuten��o de atitudes �ticas por parte do secretariado executivo tem um impacto significativo no Governo Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo, pois fomenta a confian�a e o respeito dentro da institui��o, para que uma vez melhore a efici�ncia e a efic�cia das opera��es di�rias. Al�m disso, um secretariado executivo �tico serve de modelo a seguir para outros colaboradores, promovendo uma cultura organizacional baseada no respeito e na empatia pelos mesmos. O objetivo do estudo deste artigo � explorar as atitudes e pr�ticas �ticas das secretarias executivas do Governo Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo. O estudo � do tipo bibliogr�fico documental e o m�todo dedutivo atrav�s de uma an�lise qualitativa baseada num question�rio onde se identifica a import�ncia da �tica no secretariado executivo para manter a integridade e a efici�ncia dentro do GAD e como as normativas �ticas que influenciam o exemplo profissional destes profissionais e na gest�o administrativa da entidade.

Palavras-chave: secretariado executivo; atitudes �ticas; princ�pios �ticos; eficiencia; efic�cia.

 

 

 

Introducci�n

En el contexto del desarrollo organizacional, la figura de la secretaria ejecutiva emerge como un pilar fundamental para el funcionamiento eficiente y �tico de las instituciones, ya que en el trabajo de ellas recae una gran responsabilidad de asistencia, compromiso y confidencialidad, en particular, dentro del Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo, el rol de la secretaria ejecutiva no solo implica habilidades administrativas y de gesti�n, sino tambi�n una profunda responsabilidad �tica que gu�a sus pr�cticas profesionales.

Las secretarias ejecutivas desempe�an un papel crucial en la administraci�n p�blica, especialmente en las entidades gubernamentales como el Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo. Su funci�n va m�s all� de las tareas administrativas, implicando un conjunto de responsabilidades que requieren un comportamiento �tico ejemplar. Este art�culo analiza las actitudes y pr�cticas �ticas de las secretarias ejecutivas en el contexto del GAD Portoviejo, con el fin de destacar su repercusi�n en la eficiencia y la integridad institucional.

El ejercicio profesional de la secretaria ejecutiva en instituciones p�blicas, como el Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo, implica no solo la competencia t�cnica y organizativa, sino tambi�n la adopci�n de actitudes y pr�cticas �ticas que aseguren una gesti�n transparente, responsable y comprometida con los principios del servicio p�blico. Las actitudes �ticas se refieren a los valores y principios que gu�an la conducta profesional, mientras que las pr�cticas �ticas son las acciones concretas que reflejan estos valores en el d�a a d�a laboral (Gonz�lez & Velasco, 2019).

Dentro de la administraci�n p�blica, el rol de la secretaria ejecutiva es crucial, ya que act�a como intermediaria entre los directivos y la estructura organizacional, gestionando informaci�n sensible y procesos de alta relevancia. Por esta raz�n, la conducta �tica de estas profesionales es esencial para el buen funcionamiento institucional y la confianza p�blica (Moreno & Ram�rez, 2020). En este sentido, las secretarias ejecutivas deben observar principios de imparcialidad, integridad y responsabilidad en cada una de sus funciones (Vargas & Mart�nez, 2021).

En el contexto del GAD de Portoviejo, la �tica profesional se torna a�n m�s relevante, ya que estas instituciones p�blicas se enfrentan al desaf�o constante de garantizar la transparencia y la eficiencia en la gesti�n de recursos y la implementaci�n de pol�ticas p�blicas. La adopci�n de pr�cticas �ticas no solo garantiza el cumplimiento de normativas legales, sino que tambi�n fortalece la legitimidad del GAD ante la ciudadan�a (Rodr�guez & Paredes, 2022). Estudios recientes han se�alado que la percepci�n de la ciudadan�a respecto a la �tica en la administraci�n p�blica est� estrechamente relacionada con la actuaci�n �tica de los empleados, incluidos los de niveles operativos, como las secretarias ejecutivas (Guzm�n & Vera, 2023).

En este marco, la secretaria ejecutiva del GAD de Portoviejo debe ser un ejemplo de conducta �tica, reflejando los valores de la instituci�n y promoviendo una cultura organizacional basada en el respeto y la honestidad. Su capacidad para gestionar informaci�n confidencial, coordinar actividades y mantener la organizaci�n de manera eficiente hace que su rol sea cr�tico para el funcionamiento �ptimo de las instituciones gubernamentales, las profesionales del (GAD) de Portoviejo, no solo desempe�an funciones administrativas, sino que tambi�n son responsables de mantener altos est�ndares de �tica y profesionalismo.

Este estudio es relevante porque no solo proporciona una visi�n detallada sobre c�mo se implementan las pr�cticas �ticas en un contexto espec�fico, sino que tambi�n ofrece recomendaciones para fortalecer la formaci�n �tica y el apoyo institucional para las secretarias ejecutivas. En un momento en que la transparencia y la responsabilidad en el sector p�blico son cada vez m�s exigidas por la sociedad, comprender y mejorar las pr�cticas �ticas en roles clave como el de la secretaria ejecutiva es crucial para avanzar hacia una administraci�n p�blica m�s eficiente y confiable.

Por lo tanto, este estudio busca analizar las actitudes y pr�cticas �ticas de las secretarias ejecutivas dentro del GAD de Portoviejo, identificando los desaf�os y oportunidades para mejorar su desempe�o �tico en el �mbito p�blico. Se espera que los hallazgos contribuyan a una mayor comprensi�n de c�mo los valores �ticos se integran en la gesti�n diaria de las instituciones gubernamentales.

 

Materiales y m�todos

La metodolog�a que se aplico fue el m�todo deductivo porque a partir de un hecho en particular se permite obtener conocimientos generales; el cual se pudo identificar a trav�s de las encuestas se hizo un an�lisis cualitativo sobre las situaciones que se generan en base al problema planteado. Para esto se llev� a cabo un estudio descriptivo debido a que ayudo a deducir la informaci�n obtenida, adem�s se utiliz� como t�cnica la encuesta y como instrumento el cuestionario cuya poblaci�n de estudio estar� compuesta por todas las secretarias ejecutivas que trabajan dentro del Gobierno Aut�nomo Descentralizado (GAD) de Portoviejo. Se incluir�n en esta poblaci�n todas las personas que ocupan este cargo en las distintas dependencias o �reas del GAD, ya que se busca analizar las actitudes y pr�cticas �ticas en diferentes contextos de desempe�o dentro de la organizaci�n p�blica. La muestra estar� compuesta por 30 secretarias ejecutivas del GAD de Portoviejo que permitieron obtener los datos de la misma en un tiempo y espacio determinado.

 

Resultados

Pregunta 1. �Considera usted indispensable las pr�cticas �ticas dentro de la instituci�n? 

 

Tabla 1:Importancia de las practicas �ticas dentro del GAD Municipal de Portoviejo.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo

 

De acuerdo a los resultados de la primera pregunta, en su totalidad las encuestados manifiestan que si es indispensable las practicas �ticas dentro de la instituci�n para poder desempe�ar como secretarias.

Pregunta 2. �La empresa en la que usted labora tiene un c�digo de �tica que rige las actividades de la misma? 

 

Tabla 2: C�digo de �tica que rige en la Instituci�n donde labora.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo

 

En este cuadro se observa que un mayor porcentaje revela que la empresa si cuenta con un c�digo de �tica, mientras que un bajo porcentaje arroja que no conoce.

Pregunta 3. �La aplicaci�n de los principios �ticos en las empresas constituyen obst�culos para su desarrollo? 

 

Tabla 3: Principios b�sicos en la empresa que constituyen en obst�culos para el desarrollo.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo

 

En su totalidad las secretarias encuestadas concuerdan que la aplicaci�n de los principios �ticos no influye de manera negativa y no son obst�culos para su desarrollo personal ni laboral.

Pregunta 4. �Cu�les son los problemas �ticos, que, a su forma de ver, enfrenta m�s com�nmente la secretaria ejecutiva? 

 

Tabla 4: Problemas �ticos que enfrentan las secretarias ejecutivas

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo.

 

En un alto �ndice porcentual la formaci�n personal ha sido el problema �tico m�s com�n en las secretarias ejecutivas mientras que la presi�n de los jefes junto a su formaci�n profesional en un bajo �ndice manifiestan que es el problema que enfrentan las secretarias en su �mbito laboral.

Pregunta 5. �Considera necesario para las empresas tanto p�blicas como privadas, que las secretarias ejecutivas tengan un c�digo de �tica y lo aplique en su ejercicio profesional? 

 

 

 

Tabla 5: Aplicaci�n de un c�digo de �tica aplicable en el ejercicio profesional.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo.

 

Todas los encuestados tener un c�digo de �tica en la empresa y se lo aplique en el ejercicio profesional.

Pregunta 6. �Usted considera que el Departamento de Talento Humano del GAD Municipal Portoviejo debe realizar evaluaciones para medir las habilidades profesionales de las secretarias? 

 

Tabla 6: Evaluaciones por el GAD municipal de Portoviejo para medir las habilidades profesionales de las secretarias.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo.

 

Un gran porcentaje dice que si est� de acuerdo que se le hagan evaluaciones para medir las habilidades profesionales de las secretarias.

Pregunta 7. �Considera usted que los profesionales deben ser capacitados �ticamente en las �reas donde se desempe�an? 

 

Tabla 7: Capacitaci�n a los profesionales de manera �tica seg�n el �rea donde se desempe�an.

Nota: Datos extra�dos de la encuesta a las secretarias ejecutivas del GAD Municipal de Portoviejo.

 

Este �ltimo cuadro podemos visualizar que todos los encuestados deben capacitarse en el �mbito �tico seg�n las �reas a desempe�arse dentro de una empresa.

 

Discusi�n

Por su parte en la Universidad T�cnica Particular de Loja concluye en la investigaci�n que la degradaci�n de los principios �ticos y la baja calidad del desempe�o profesional de las secretarias ejecutivas son originados porque el I. Municipio de Esmeraldas no cuenta con un C�digo de �tica. La falta de honestidad es un problema que desmoraliza la imagen personal y profesional de las secretarias del IME afectando en gran medida a la reputaci�n de la instituci�n y de ellas mismas.

La falta de aplicaci�n de principios �ticos ha causado desvalorizaci�n y desconfianza hacia las secretarias ejecutivas del IME complementado con la inestabilidad laboral, constituyendo obst�culos para el desarrollo propio de la instituci�n y por ende de la sociedad.

Bajo este mismo an�lisis en una investigaci�n realizada en la Universidad San Gregorio de Portoviejo mencionan que las secretarias de esa Instituci�n de educaci�n superior, tienen un perfil profesional que le permiten cumplir sus roles y funciones con responsabilidad, �tica, transparencia, eficacia, eficiencia que denotan en los resultados y en la satisfacci�n de los clientes tanto internos como externos.

Sus trabajos los realizan en raz�n de un protocolo de actuaci�n y normativas institucionales que le permiten cubrir las necesidades de sus usuarios y brindar las facilidades y atenciones que requieren por parte de ellas para los tramites educativos que buscan. Sostienen que la formaci�n y actualizaci�n deben ser uno de los componentes primordiales que garanticen buenos resultados, as� como el uso de nuevas herramientas tecnol�gicas de trabajo para agilitar los proceso.

Los estudiantes son los clientes de mayor afluencia, son quienes requieren de ellas una atenci�n oportuna, �gil, r�pida y fiable para que sus procesos se cumplan como lo establece, a veces el desconocimiento y la poca generaci�n de b�squeda de informaci�n hacen que se desesperen y promuevan en ellas un clima de estr�s laboral que luego con el pasar de los d�as se pasa, esto sobre todo cuando empieza o finaliza el ciclo escolar.

 

Conclusiones�

�         Algunos de los problemas laborales que surgen en el Gobierno Aut�nomo Descentralizado de Portoviejo se deben a la comunicaci�n deficiente que se da entre los funcionarios, puesto que ciertos desconocen los valores �ticos que se debe tener dentro de una organizaci�n dejando que el usuario quede insatisfecho al momento de prestar de sus servicios en dicha entidad.

�         Las pr�cticas �ticas en el entorno laboral son importantes no s�lo porque motivan a los empleados a comportarse �ticamente, sino tambi�n para hacer valer sus derechos dentro y fuera de la instituci�n, lo que tambi�n contribuye al buen desempe�o laboral, es por ello que las secretarias deben aplicar dichos valores para lograr la satisfacci�n del usuario y el �xito organizacional.

�         La capacitaci�n constante en el �mbito de relaciones personales, control de emociones y expresiones entre compa�eros y atenci�n al cliente son factores importantes para que el usuario se sienta c�modo y satisfecho por la atenci�n brindada.

�         Es de gran importancia establecer pol�ticas comunicacionales y �ticas que ayuden a sus funcionarios a mantener una comunicaci�n eficiente entre ellos y los usuarios para evitar inconvenientes que perjudiquen el ambiente laboral y la imagen de la Empresa.

 

Referencias

      1.            Gonz�lez, M., & Velasco, R. (2019). �tica y responsabilidad en la administraci�n p�blica: Un an�lisis de los principios fundamentales. Editorial Jur�dica Nacional.

      2.            Guzm�n, F., & Vera, A. (2023). Percepci�n ciudadana de la �tica en la administraci�n p�blica. Revista de �tica y Gobierno, 12(3), 55-72.

      3.            Moreno, J., & Ram�rez, P. (2020). El papel de la �tica profesional en el desempe�o de los empleados p�blicos. Universidad del Desarrollo Humano.

      4.            Rodr�guez, L., & Paredes, S. (2022). Transparencia y �tica en la gesti�n p�blica de los gobiernos locales. Editorial Futuro, 78-89.

      5.            Vargas, E., & Mart�nez, A. (2021). �tica profesional y su impacto en el sector p�blico. Ediciones Gubernamentales.

 

 

� 2024 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).