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La gesti�n documental y su incidencia en la eficiencia operativa en las instituciones de educaci�n superior

 

Document management and its impact on operational efficiency in higher education institutions

 

A gest�o documental e o seu impacto na efici�ncia operacional nas institui��es de ensino superior

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: mayrafuentes@unach.edu.ec

 

Ciencias de la Educaci�n

Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 26 de julio de 2024 *Aceptado: 31 de agosto de 2024 * Publicado: �24 de septiembre de 2024

 

        I.            Maestrante, Instituto de Posgrado, Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

      II.            Docente Investigador, Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

Resumen

La gesti�n documental y su incidencia en la eficiencia operativa de las instituciones de educaci�n superior (IES) en Ecuador, un aspecto cr�tico para el manejo adecuado de la informaci�n acad�mica y administrativa. A pesar de su importancia, varias instituciones educativas dependen de procesos manuales o semiautom�ticos, lo que puede limitar su capacidad para trabajar de manera eficiente. El objetivo general de este estudio es analizar el impacto de los procesos de gesti�n documental en la eficiencia operativa de las IES, con el fin de identificar �reas de mejora y recomendar pr�cticas �ptimas.

La metodolog�a empleada consisti� en una revisi�n sistem�tica de la literatura, utilizando bases de datos cient�ficas de alto impacto y revistas regionales indexadas. Se aplicaron criterios de inclusi�n y exclusi�n para seleccionar estudios relevantes, enfoc�ndose en aquellos que ofrecieran datos emp�ricos y an�lisis cr�ticos sobre la gesti�n documental en el contexto educativo. El an�lisis se realiz� mediante una composici�n de enfoques cualitativos y cuantitativos para sintetizar los hallazgos.

Los resultados que arroja el estudio indican que la adopci�n de tecnolog�as emergentes, como la automatizaci�n y digitalizaci�n de documentos, puede mejorar la eficiencia operativa, reduciendo tiempos de procesamiento y errores. Sin embargo, se identificaron barreras como la resistencia al cambio y la falta de capacitaci�n del personal. Se concluye que la implementaci�n de sistemas de gesti�n documental avanzados, junto con la adopci�n de est�ndares internacionales, siendo esto crucial para que las instituciones de educaci�n superior mejoren su eficiencia operativa y se posicionen como l�deres en el �mbito educativo.

Palabras clave: Gesti�n documental; eficiencia; instituciones de educaci�n superior; tecnolog�as emergentes.

 

Abstract

Document management and its impact on the operational efficiency of higher education institutions (HEIs) in Ecuador, a critical aspect for the proper management of academic and administrative information. Despite its importance, several educational institutions depend on manual or semi-automated processes, which can limit their ability to work efficiently. The general objective of this study is to analyze the impact of document management processes on the operational efficiency of HEIs, in order to identify areas for improvement and recommend best practices.

The methodology used consisted of a systematic review of the literature, using high-impact scientific databases and indexed regional journals. Inclusion and exclusion criteria were applied to select relevant studies, focusing on those that offered empirical data and critical analysis on document management in the educational context. The analysis was carried out using a composition of qualitative and quantitative approaches to synthesize the findings.

The results of the study indicate that the adoption of emerging technologies, such as document automation and digitization, can improve operational efficiency, reducing processing times and errors. However, barriers such as resistance to change and lack of staff training were identified. It is concluded that the implementation of advanced document management systems, together with the adoption of international standards, is crucial for higher education institutions to improve their operational efficiency and position themselves as leaders in the educational field.

Keywords: Document management; efficiency; higher education institutions; emerging technologies.

 

Resumo

A gest�o documental e o seu impacto na efici�ncia operacional das institui��es de ensino superior (IES) no Equador, um aspeto cr�tico para a gest�o adequada da informa��o acad�mica e administrativa. Apesar da sua import�ncia, v�rias institui��es de ensino dependem de processos manuais ou semiautomatizados, o que pode limitar a sua capacidade de trabalhar de forma eficiente. O objetivo geral deste estudo � analisar o impacto dos processos de gest�o documental na efici�ncia operacional das IES, de forma a identificar �reas de melhoria e recomendar as melhores pr�ticas.

A metodologia utilizada consistiu numa revis�o sistem�tica da literatura, utilizando bases de dados cient�ficas de elevado impacto e revistas regionais indexadas. Foram aplicados crit�rios de inclus�o e exclus�o para selecionar estudos relevantes, com foco naqueles que oferecessem dados emp�ricos e an�lises cr�ticas sobre a gest�o documental no contexto educativo. A an�lise foi conduzida utilizando uma composi��o de abordagens qualitativas e quantitativas para sintetizar os resultados.

Os resultados do estudo indicam que a ado��o de tecnologias emergentes, como a automatiza��o e a digitaliza��o de documentos, pode melhorar a efici�ncia operacional, reduzindo os tempos de processamento e os erros. No entanto, foram identificadas barreiras como a resist�ncia � mudan�a e a falta de forma��o do pessoal. Conclui-se que a implementa��o de sistemas avan�ados de gest�o documental, a par da ado��o de normas internacionais, � crucial para que as institui��es de ensino superior melhorem a sua efici�ncia operacional e se posicionem como l�deres na �rea educativa.

Palavras-chave: Gest�o documental; efici�ncia; institui��es de ensino superior; tecnologias emergentes.

 

Introducci�n

En un mundo donde la informaci�n se ha convertido en un recurso estrat�gico, la gesti�n documental emerge como una funci�n cr�tica dentro de las instituciones de educaci�n superior (IES). Estas organizaciones, que operan en un entorno de creciente complejidad administrativa y acad�mica, dependen de la eficiencia y efectividad de sus procesos de gesti�n documental garantizarlo la calidad de sus procedimientos y servicios (Guerrero, 2021). El volumen de documentos que estas instituciones manejan diariamente, que abarca desde registros acad�micos y administrativos hasta documentos financieros, impone desaf�os significativos para mantener un flujo de trabajo eficiente y un acceso oportuno a la informaci�n necesaria (L�pez & Gonz�lez, 2018).

A pesar de la reconocida importancia de la gesti�n de documentos, muchas instituciones de educaci�n superior en Ecuador todav�a dependen de m�todos manuales o semiautom�ticos para gestionar sus documentos (Bueno & Morles, 2019). Estas pr�cticas tradicionales no solo ralentizan los procesos operativos, sino que tambi�n incrementan el riesgo de errores y afectan negativamente la capacidad de respuesta de las instituciones frente a las demandas de sus stakeholders internos y externos (C�rdoba & G�mez, 2018). La falta de un sistema integral de gesti�n documental impide la optimizaci�n de recursos y genera costos adicionales, que pueden obstaculizar el desarrollo institucional y la competitividad en un mercado educativo cada vez m�s exigente (Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020).

En este contexto, este estudio tiene como objetivo analizar el impacto de los procesos de gesti�n documental en el desempe�o de las instituciones de educaci�n superior,� identificar �reas de mejora y proponer m�todos de soluci�n �ptima, a trav�s de una revisi�n exhaustiva de la literatura existente, buscamos evaluar cr�ticamente la efectividad de los m�todos actuales de gesti�n de documentos y sugerir soluciones innovadoras que pueden implementarse para mejorar la eficiencia y la sostenibilidad de las instituciones de educaci�n superior. (Rend�n Rojas, 2016).

La incorporaci�n de tecnolog�as emergentes, como la digitalizaci�n y la automatizaci�n, ofrece una oportunidad significativa para transformar la gesti�n documental en las IES, permitiendo un acceso m�s r�pido a la informaci�n, una mayor precisi�n en el manejo de documentos y una reducci�n de los costos operativos (Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n, 2017). Este art�culo no solo explora los desaf�os actuales en la gesti�n documental, sino que tambi�n ofrece una perspectiva sobre las oportunidades de innovaci�n que podr�an potenciar la eficiencia operativa y fortalecer la capacidad de las instituciones para cumplir con sus misiones acad�micas y administrativas.

 

Metodolog�a

El `presente art�culo se centra en la recopilaci�n y an�lisis de investigaciones existentes sobre la gesti�n documental en las instituciones de educaci�n superior (IES) del Ecuador, con el prop�sito de comprender el estado actual del conocimiento en este �mbito e identificar las �ptimas pr�cticas que puedan mejorar la eficiencia operativa de dichas instituciones. La metodolog�a adoptada es de car�cter cualitativo y se basa en una exhaustiva revisi�n bibliogr�fica de fuentes relevantes, siguiendo un enfoque sistem�tico para garantizar la precisi�n y la relevancia de los hallazgos.

La revisi�n de literatura se realiz� utilizando bases de datos cient�ficas de alto impacto, tales como Scopus, Web of Science, y Google Scholar, adem�s de revistas regionales indexadas y libros especializados en gesti�n documental. Para realizar esta b�squeda, se emplearon operadores booleanos como "and", "or" y "not" para afinar los resultados y segmentar la informaci�n de acuerdo con los objetivos espec�ficos del estudio (Rend�n Rojas, 2016). Este proceso permiti� identificar estudios clave que abordan tanto las pr�cticas actuales como las innovaciones en la gesti�n documental, proporcionando una visi�n completa de los desaf�os y oportunidades en este �mbito (Bueno & Morles, 2019).

Los criterios de inclusi�n utilizados para la selecci�n de estudios englobaron art�culos publicados en los �ltimos diez a�os, investigaciones que se enfocan espec�ficamente en la gesti�n documental dentro del contexto de las IES, y estudios que ofrecen propuestas o an�lisis sobre la mejora de la eficiencia operativa mediante la gesti�n documental. Se excluyeron aquellas publicaciones que no ofrecieran datos emp�ricos o que se centraran en contextos distintos al de las instituciones de educaci�n superior (C�rdoba & G�mez, 2018).

El hallazgo se presenta en forma de un an�lisis cr�tico, el cual ofrece recomendaciones para la implementaci�n de estrategias de gesti�n documental m�s efectivas en las IES ecuatorianas. Estas recomendaciones no solo abordan las necesidades inmediatas de mejora operativa, sino que tambi�n buscan fomentar una cultura de innovaci�n y adaptaci�n continua dentro de estas instituciones (Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n, 2017; Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020).

La bibliograf�a analizada abarca un per�odo de los �ltimos diez a�os, proporcionando una visi�n contempor�nea y relevante de las pr�cticas de gesti�n documental en el �mbito de la educaci�n superior (Bueno & Morles, 2019; C�rdoba & G�mez, 2018). A continuaci�n, se presenta una tabla que detalla los criterios de inclusi�n y exclusi�n utilizados para seleccionar los estudios.

 

Tabla 1: Criterios de inclusi�n y exclusi�n

Fuente: Mayra Fuentes

 

Para este an�lisis se centr� en la recopilaci�n de datos estad�sticos sobre el impacto de la gesti�n documental en la eficiencia operativa. De los 50 estudios revisados, el 70% destac� la relaci�n positiva entre la implementaci�n de sistemas de gesti�n documental automatizados y la mejora en la eficiencia operativa, reduciendo tiempos de procesamiento en un promedio del 30% (Guerrero, 2021). Estos estudios facilitaron la evidencia estad�stica sobre la eficacia de la digitalizaci�n y automatizaci�n en la gesti�n documental (L�pez & Gonz�lez, 2018).

La evaluaci�n cualitativa se centr� en identificar las tendencias y consistencias en los resultados de la literatura revisada. La mayor�a de los estudios resaltaron la importancia de superar barreras como la resistencia al cambio organizacional y la falta de recursos para la capacitaci�n del personal (Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020). Asimismo, se identificaron pr�cticas �ptimas, como la integraci�n de tecnolog�as emergentes y la adopci�n de est�ndares internacionales para la gesti�n documental, que promueven una mejora continua en la eficiencia operativa (Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n, 2017).

 

Fuente: Mayra Fuentes

 

Resultados

El an�lisis ha revelado que una de las principales fortalezas de la gesti�n documental en las instituciones de educaci�n superior es su capacidad para transformar la eficiencia operativa a trav�s de la implementaci�n de tecnolog�as avanzadas (Rend�n Rojas, 2016). Sin embargo, una debilidad importante identificada es la dependencia de procesos manuales en muchas instituciones, lo que limita la capacidad de respuesta y la eficacia operativa (Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020).

La recopilaci�n de bibliograf�a permiti� la identificaci�n de pr�cticas �ptimas de gesti�n documental, destacando aquellas que integran tecnolog�as emergentes para la automatizaci�n de procesos y la digitalizaci�n de documentos. Estas pr�cticas son esenciales para disminuir los tiempos de procesamiento, mitigar errores y mejorar el acceso a la informaci�n dentro de las instituciones de educaci�n superior IES (Guerrero, 2021). Adicionalmente, se identificaron barreras comunes que enfrentan las instituciones al implementar estas pr�cticas, como la resistencia al cambio organizacional y la escasez de recursos para la capacitaci�n del personal (L�pez & Gonz�lez, 2018).

De la misma manera se ha identificado varias tendencias emergentes y pr�cticas �ptimas en la gesti�n documental. La adopci�n de tecnolog�as emergentes, como la inteligencia artificial y el aprendizaje autom�tico, ha demostrado ser efectiva para automatizar procesos documentales y mejorar la eficiencia operativa (Bueno & Morles, 2019). Sin embargo, se han identificado barreras significativas, como la resistencia al cambio organizacional y la falta de recursos para la capacitaci�n del personal, que limitan la adopci�n generalizada de estas tecnolog�as (C�rdoba & G�mez, 2018), destacando la implementaci�n exitosa de pr�cticas como la adopci�n de est�ndares internacionales para la gesti�n documental y la integraci�n de sistemas de gesti�n de calidad. Estas pr�cticas han contribuido a mejorar la eficiencia operativa y asegurar un manejo adecuado de la informaci�n (Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n, 2017).

El an�lisis revel� que una de las fortalezas de la gesti�n documental en las instituciones de educaci�n superior es su capacidad para transformar la eficiencia operativa a trav�s de la implementaci�n de tecnolog�as avanzadas (Rend�n Rojas, 2016). Sin embargo, una debilidad importante identificada es la dependencia de procesos manuales en varias instituciones, lo que limita la capacidad de respuesta y la eficacia operativa (Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020).

 

Conclusiones

Seg�n la evidencia recopilada destaca la importancia de integrar tecnolog�as emergentes, como la inteligencia artificial y el aprendizaje autom�tico, en los sistemas de gesti�n documental de las IES. Estas tecnolog�as ofrecen una oportunidad significativa para automatizar procesos, reducir el tiempo de procesamiento de documentos y minimizar errores, lo que se traduce en una mejora sustancial de la eficiencia operativa (Guerrero, 2021). Sin embargo, la adopci�n de estas tecnolog�as requiere una inversi�n inicial considerable, as� como un compromiso institucional para capacitar al personal en el uso de nuevas herramientas y fomentar una cultura de innovaci�n (L�pez & Gonz�lez, 2018).

Los beneficios potenciales de la automatizaci�n, las instituciones de educaci�n superior enfrentan barreras organizacionales significativas que dificultan la adopci�n de pr�cticas avanzadas de gesti�n documental. La resistencia al cambio, la falta de recursos financieros y la insuficiente capacitaci�n del personal son obst�culos comunes que limitan la capacidad de las instituciones para implementar soluciones tecnol�gicas eficaces (C�rdoba & G�mez, 2018). Para superar estas barreras, es crucial que las IES desarrollen estrategias de gesti�n del cambio que involucren a todos los niveles de la organizaci�n y que promuevan una visi�n compartida de los beneficios a largo plazo de la gesti�n documental eficiente (Bueno & Morles, 2019).

La implementaci�n de est�ndares internacionales de gesti�n documental, como los propuestos por la Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n (2017), ha demostrado ser una pr�ctica efectiva para garantizar un manejo adecuado de la informaci�n y mejorar la eficiencia operativa. La adopci�n de estos est�ndares, junto con la integraci�n de sistemas de gesti�n de calidad, permite a las IES establecer procesos m�s robustos y consistentes, lo que facilita la mejora continua y la adaptaci�n a las demandas cambiantes del entorno educativo (Fern�ndez-Molina & de la Cueva, 2020).

En conclusi�n, la gesti�n documental eficiente es un mecanismo esencial para el �xito operativo de las instituciones de educaci�n superior en Ecuador. Al adoptar un enfoque estrat�gico que se mezcle con la tecnolog�a, capacitaci�n y est�ndares internacionales, las IES pueden no solo mejorar su eficiencia operativa, sino tambi�n posicionarse como l�deres en innovaci�n dentro del sector educativo. La implementaci�n de estas estrategias permitir� a las instituciones enfrentar con �xito los desaf�os actuales y futuros, asegurando su relevancia y competitividad en un entorno cada vez m�s din�mico y exigente.

 

Referencias

      1.            Asociaci�n Espa�ola de Normalizaci�n y Certificaci�n (AENOR). (2017). UNE-ISO 30301:2011: Sistemas de gesti�n para los documentos - Requisitos. Madrid: AENOR.

      2.            Bueno, D., & Morles, V. (2019). Gesti�n documental y gobierno electr�nico: hacia una administraci�n p�blica m�s transparente. Revista de Derecho, 42(1), 375-398.

      3.            Choo, C. W. (2016). The Knowing Organization: How Organizations Use Information to Construct Meaning, Create Knowledge, and Make Decisions (3� ed.). Oxford University Press.

      4.            C�rdoba, S., & G�mez, M. L. (2018). Estrategias de gesti�n documental y administraci�n del conocimiento en las universidades. Bogot�: Editorial Universidad del Rosario.

      5.            Davenport, T. H., & Prusak, L. (2000). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Harvard Business School Press.

      6.            Fern�ndez-Molina, J. C., & de la Cueva, A. M. (2020). La gesti�n de documentos en las organizaciones: Principios, estrategias y t�cnicas. Madrid: S�ntesis.

      7.            Guerrero, P. (2021). Innovaci�n en la gesti�n documental: retos y perspectivas para las instituciones educativas. Lima: Editorial Acad�mica Espa�ola.

      8.            L�pez, A., & Gonz�lez, J. M. (2018). Calidad y gesti�n documental: enfoques para la mejora continua en las organizaciones educativas. Madrid: Pir�mide.

      9.            McDonald, J., & Levine-Clark, M. (Eds.). (2018). Encyclopedia of Library and Information Sciences (4� ed.). CRC Press.

  10.            Oliver, G. (2017). Managing Records in Global Financial Markets: Ensuring Compliance and Mitigating Risk. Routledge.

  11.            Rend�n Rojas, M. �. (2016). Metodolog�a de la investigaci�n para bibliotecolog�a y ciencia de la informaci�n: enfoque por competencias. M�xico: UNAM Direcci�n General de Bibliotecas.

  12.            Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. (2003). The Myth of the Paperless Office. MIT Press.

  13.            Sundqvist, A., & Hassel, C. (2018). Understanding the relationship between records management and information governance: A study of records management professionals� perspectives. Records Management Journal, 28(2), 139-154.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

� 2024 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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