Control de inventarios y su incidencia en el proceso contable en una empresa de agroqu�micos del cant�n La Man�

 

Control of inventories and their incidence in the accounting process in an agrochemical company in the canton of La Man�

 

Controle de invent�rios e sua incid�ncia no processo contabil�stico em uma empresa de agroqu�micos do cant�o La Man�

 

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Zaida Nicole Masapanta-Guerrero ^I zaida.masapanta3215@utc.edu.ec �https://orcid.org/0009-0009-6401-2223

 

Rosa Marjorie Torres-Briones ^III rosa.torres@utc.edu.ec �https://orcid.org/0000-0001-5661-3605

Viviana Katherine Mu�oz-Guevara ^II viviana.munoz4928@utc.edu.ec https://orcid.org/0009-0001-3258-8406

 

Brenda Elizabeth O�a-Sinchiguano ^IV brenda.ona@utc.edu.ec https://orcid.org/0000-0002-3939-1059

 

Correspondencia: �zaida.masapanta3215@utc.edu.ec

 

Ciencias Econ�micas y Empresariales

�Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 30 de abril de 2024 *Aceptado: 15 de mayo de 2024 * Publicado: 24 de junio de 2024

 

I.               Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

II.             Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

III.          Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

IV.          Universidad T�cnica de Cotopaxi, Ecuador.

 

 

Resumen

El control de inventarios en las empresas cumple un rol de gran importancia, por ende, deben mantener un control de inventarios �ptimo, para un desempe�o de las operaciones, por ello la presente investigaci�n ha sido desarrollada con la finalidad de analizar el control de inventarios y su incidencia en el proceso contable de la Empresa Herrera y Asociados del Cant�n La Man�, Provincia de Cotopaxi. La metodolog�a empleada en la investigaci�n fue cualitativa, cuantitativa, de campo, descriptiva con dise�o no experimental con una poblaci�n de siete colaboradores internos, los instrumentos de recolecci�n de datos se aplicaron con el prop�sito de evidenciar la importancia de un buen control de inventarios tanto f�sico como sistem�tico. Entre los principales resultados obtenidos en el estudio, se destaca que la Empresa cuenta con un sistema de facturaci�n denominado Morfeus 1.0 para el control de las diferentes funciones, entre ellas el manejo y control de inventarios, en donde el inventario se clasifica por c�digos y seg�n facturas emitidas y recibidas, sin embargo, al momento de proceder con el despacho de mercader�a, el sistema refleja una informaci�n que no corresponde con las existencias que se encuentran en f�sico, presentando falencias en las ventas, por lo que es fundamental el planteamiento de pol�ticas que promuevan el eficiente control y manejo de inventarios tanto para la compra y venta, con el uso de las tarjetas K�rdex en el cual est� establecido las cantidades m�ximas y m�nimas del inventario, el cual ayudara a no tener acumulaci�n de stock en bodega; de tal manera que para la empresa es fundamental mantener un inventario eficaz con el fin de poder hacer frente a la demanda de los consumidores, permitiendo identificar el o los productos que generan mayor utilidad, para llevar una contabilidad productiva reflej�ndose en el proceso contable, obteniendo resultados favorables.

Palabras clave: Control de inventarios; Incidencia; Proceso contable.

 

Abstract

Inventory control in companies plays a very important role, therefore, they must maintain optimal inventory control for operational performance, which is why this research has been developed with the purpose of analyzing inventory control and its impact on the accounting process of the Herrera y Asociados Company of the La Man� canton, Cotopaxi Province. The methodology used in the research was qualitative, quantitative, field, descriptive with a non-experimental design with a population of seven internal collaborators, the data collection instruments were applied with the purpose of demonstrating the importance of good inventory control, both physical as systematic. Among the main results obtained in the study, it stands out that the Company has a billing system called Morfeus 1.0 for the control of different functions, including inventory management and control, where the inventory is classified by codes and according to invoices issued and received, however, at the time of proceeding with the dispatch of merchandise, the system reflects information that does not correspond to the stocks that are physically present, presenting shortcomings in sales, which is why the formulation of policies is essential that promote efficient control and management of inventories for both purchase and sale, with the use of K�rdex cards in which the maximum and minimum quantities of inventory are established, which will help to avoid stock accumulation in the warehouse; in such a way that for the company it is essential to maintain an effective inventory in order to be able to meet consumer demand, allowing the identification of the product or products that generate the greatest utility, to maintain productive accounting reflected in the accounting process, obtaining favorable results.

Keywords: Inventory control, incidence, accounting process.

 

Resumo

O controle de estoque nas empresas desempenha um papel muito importante, portanto, devem manter o controle de estoque ideal para o desempenho operacional, por isso esta pesquisa foi desenvolvida com o objetivo de analisar o controle de estoque e seu impacto no processo cont�bil da Empresa Herrera y Asociados do Cant�o La Man�, Prov�ncia de Cotopaxi. A metodologia utilizada na pesquisa foi qualitativa, quantitativa, de campo, descritiva com desenho n�o experimental com uma popula��o de sete colaboradores internos, os instrumentos de coleta de dados foram aplicados com o prop�sito de demonstrar a import�ncia de um bom controle de estoque, tanto f�sico quanto sistem�tico. . Dentre os principais resultados obtidos no estudo, destaca-se que a Empresa possui um sistema de faturamento denominado Morfeus 1.0 para controle de diversas fun��es, incluindo gest�o e controle de estoque, onde o estoque � classificado por c�digos e de acordo com notas fiscais emitidas e recebidas, por�m, ao proceder ao despacho da mercadoria, o sistema reflete informa��es que n�o correspondem aos estoques que est�o fisicamente presentes, apresentando defici�ncias nas vendas, por isso � fundamental a formula��o de pol�ticas que promovam o controle e gest�o eficiente dos estoques tanto para compra e venda, com utiliza��o de cart�es K�rdex nos quais s�o estabelecidas as quantidades m�ximas e m�nimas de estoque, o que ajudar� a evitar ac�mulo de estoque no armaz�m; de tal forma que para a empresa � fundamental manter um estoque eficaz para poder atender a demanda do consumidor, permitindo a identifica��o do produto ou produtos que geram maior utilidade, para manter a contabilidade produtiva refletida no processo cont�bil, obtendo resultados favor�veis.

Palavras-chave: Controle de estoque; Incid�ncia; Processo cont�bil.

 

Introducci�n

El manejo adecuado de inventarios es fundamental para el �xito tanto operativo como financiero de cualquier empresa que comercie con bienes o servicios, asegurando la disponibilidad de productos para satisfacer la demanda de los clientes, sino que tambi�n influye directamente en la rentabilidad y eficiencia de las operaciones comerciales. Es esencial llevar un control preciso de los inventarios, ya que esto refleja el crecimiento de la empresa en su contabilidad a trav�s del manejo adecuado de cada uno de los elementos que la componen (Rodr�guez, 2023).

Actualmente, la Empresa Herrera y Asociados ha enfrentado desaf�os en la gesti�n de sus inventarios, lo cual ha afectado su proceso contable y, por ende, su situaci�n econ�mica., es crucial conocer con precisi�n la cantidad de productos en stock, identificando la acumulaci�n de productos obsoletos para evitar p�rdidas financieras importantes. Estos problemas no solo han impactado la satisfacci�n del cliente, sino tambi�n han dificultado la capacidad de la empresa para aumentar sus ingresos y mantener su competitividad en el mercado, por lo tanto, es vital abordar estos problemas mediante un an�lisis del control de inventarios y su influencia en el proceso contable, para implementar medidas correctivas efectivas. (Quad Minds, 2022).

Los inventarios son los bienes o productos que una empresa tiene para su actividad, con el objetivo de satisfacer la demanda de los clientes y obtener ganancias, para la Empresa Herrera y Asociados, los inventarios son un activo tangible de gran importancia, por lo tanto, es crucial llevar a cabo un control de inventarios adecuado y claro, que permita conocer los productos disponibles y aquellos con mayor demanda por parte de los clientes. Esto ayuda a determinar la cantidad de productos necesarios y facilita la toma de decisiones basadas en los resultados contables, un buen control de inventarios tambi�n ayuda a reducir gastos, que aumentan dependiendo de la cantidad de art�culos almacenados, por tanto, es fundamental saber c�mo gestionar los inventarios de manera efectiva generan procesos din�micos que permiten establecer un direccionamiento real.

La presente investigaci�n tiene como objetivo analizar el control de inventarios y su incidencia en el proceso contable, por ello mediante la informaci�n de campo, se determina la incidencia que tiene el mal manejo del control de inventarios en el proceso contable, en base a los instrumentos utilizados para la recolecci�n de datos, siendo esencial la descripci�n e interpretaci�n con la finalidad de presentar informaci�n real de la situaci�n mediante la observaci�n.

 

Marco Te�rico

Contabilidad

Cervantes (2019), la contabilidad es un sistema que se encarga de registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones financieras de una empresa o entidad, su principal objetivo es proporcionar informaci�n precisa y confiable sobre la situaci�n econ�mica y financiera de la organizaci�n, as� como sobre sus resultados operativos. A trav�s de la contabilidad, se registran todas las transacciones comerciales y financieras de la empresa, como compras, ventas, ingresos, gastos, inversiones y financiamiento, estos registros son utilizados para elaborar estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, los cuales son fundamentales para la toma de decisiones internas y externas de la empresa.

Para Guti�rrez (2020), la contabilidad es la rama de la econom�a financiera que produce informaci�n cuantitativa de manera sistem�tica, estructurada y expresada en unidades monetarias, acerca de las transacciones que realizan diversidades entidades econ�micas orientadas al desarrollo de una entidad para generar procesos eficientes que vayan a dar respuestas adecuadas a todos los procesos que conforman una entidad propia en base a las estructuras que la componen.

La contabilidad es una disciplina imprescindible en el mundo empresarial que se encarga de registrar, analizar y presentar la informaci�n financiera de una entidad, estableciendo m�todos y pr�cticas para la correcta toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones, mediante la visi�n clara de la situaci�n econ�mica de la empresa, generando beneficios directos para el crecimiento empresarial lo cual fomenta alternativas de desarrollo al optimizar recursos de manera eficiente para establecer acciones integral a nivel colectivo.

 

 

Proceso contable

El proceso contable es el ciclo que ocurre entre la ocurrencia, el registro y el procesamiento de las operaciones financieras que se realizan en una empresa, es decir se trata de una secuencia de actividades que conlleva el registro detallado de c�mo se reciben, se cobran y se pagan bienes y servicios en una organizaci�n, que parten desde el registro inicial, con lo que empieza la empresa el ejercicio econ�mico y con las respectivas transacciones hasta los estados financieros. El proceso contable es el conjunto de pasos que se siguen para registrar, clasificar, resumir e interpretar las transacciones financieras de una empresa, este proceso es vital para mantener un registro ordenado y preciso de todas las operaciones comerciales y financieras de la organizaci�n (Lifeder, 2022).

Vanessa (2019), denomina ciclo o proceso contable al conjunto de registros efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza y se procesan dentro de la empresa y que afectan a su patrimonio en un ejercicio econ�mico. El proceso contable es una serie de pasos interrelacionados que permiten mantener un control adecuado de las operaciones financieras de una empresa y proporcionar informaci�n �til y confiable para la toma de decisiones.

Es el ciclo que se lleva a cabo cuando las empresas realizan operaciones financieras, se trata de una secuencia de actividades mediante un registro secuencial y detallado, que servir� para conocer en qu� estado se encuentra la empresa y si genera rentabilidad, sirve tambi�n de herramienta fundamental para la toma de decisiones por parte de los directivos con medidas correctivas que ayuden al crecimiento de la empresa.

 

Etapas del proceso contable

Durante el ejercicio econ�mico se deben elaborar distintos documentos que se integraran en los libros contables los cuales son:

 

Estado de situaci�n inicial

De acuerdo con L�pez (2020), el estado de situaci�n inicial o balance inicial es el que se realiza al comienzo del ciclo contable de una empresa, este balance explica de una forma resumida la situaci�n inicial de la empresa a nivel financiero y patrimonial. El estado de situaci�n inicial, tambi�n conocido como balance de apertura, es un documento contable que muestra la situaci�n financiera de una empresa en un momento espec�fico, generalmente al inicio de un periodo contable. Este estado refleja los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa en ese momento.

Mar�n Pacheco y Palma Pachecho (2023), indican que el estado situaci�n inicial o financiero, tambi�n denominado balance general, este estado es b�sicamente un reporte en donde se visualiza la situaci�n econ�mica o financiera de una entidad en una determinada fecha perteneciente a un periodo contable especifico, a trav�s de este tipo de estado de situaci�n financiera se detalla la informaci�n relevante de los activos, pasivos y patrimonio de la entidad.

El estado de situaci�n inicial es un documento contable que refleja la situaci�n financiera de una empresa, en donde se puede observar las operaciones que han realizado durante un momento especifico o desde el inicio que empez� su actividad econ�mica la empresa, mediante este estado refleja de forma detallada la informaci�n de los activos, pasivos y el patrimonio.

 

Transacciones

Para Lucio Cruz (2022), las transacciones contables son eventos financieros que afectan los estados financieros de una empresa y que deben registrarse en su contabilidad, estas transacciones incluyen intercambio, movimiento o evento que tenga un impacto econ�mico en la empresa. Las transacciones son fundamentales para el funcionamiento de la econom�a y el comercio en una empresa, ya que son intercambios o acuerdos que se dan entre un vendedor y comprador, es decir, el intercambio de bienes o servicios a cambio de dinero, cada una de estas transacciones deben registrarse para llevar un control de cada una de las operaciones que se realizan.

 

Libro diario

De acuerdo con Borja (2021), el libro diario o libro de cuentas, es el documento que registra de manera cronol�gica de las transacciones econ�micas que se realiza en un negocio concreto en forma de asientos, en este libro se registran las ventas, gastos, movimientos en efectivo, inventario y deudas, debe ser llevado de manera clara, por orden de fecha, sin abreviaturas o s�mbolos que no sean precisos. El libro diario es un registro contable fundamental que recopila todas las transacciones financieras de una empresa en orden cronol�gico, durante el an�lisis del libro diario, se examinan detalladamente cada una de las entradas para verificar su precisi�n y completitud.

 

 

 

Mayorizaci�n

Indica S�nchez Ortega (2021), que la mayorizaci�n es la transferencia sistem�tica de valores que se encuentran en un libro de contabilidad siguiendo el cumplimiento de la disposici�n de n�meros, de manera que, si el valor es deudor, se debitar� de la cuenta correspondiente; tambi�n de la cuenta que est� en el pr�stamo, ir� al pr�stamo. La mayorizaci�n es una etapa crucial en el proceso contable, donde las transacciones registradas en el libro diario se transfieren al libro mayor, durante este proceso, cada cuenta contable es examinada y actualizada con todas las transacciones relacionadas, es un momento para verificar la precisi�n de los registros y asegurarse de que todas las transacciones est�n correctamente clasificadas y asentadas en las cuentas correspondientes.

La mayorizaci�n consiste en resumir de forma ordena y clasificada cada una de las transacciones financieras que se han registrado en el libro diario, para de esta forma identificar que cuentas han sido afectadas por cada transacci�n y as� poder saber sobre los saldos de cada cuenta que ha intercedido en el proceso contable.

 

Balance de comprobaci�n

De acuerdo con Llamas (2020), el balance de comprobaci�n o balance de sumas y saldos es un informe que recoge las posiciones deudoras y acreedoras de una empresa para verificarlas, mediante el balance se utiliza para comprobar que todos los saldos que se utiliz� durante el ejercicio econ�mico sean fiables. Un balance de comprobaci�n correctamente realizado mostrar� que los d�bitos son iguales a los cr�ditos, lo que indica que las transacciones han sido registradas correctamente y que los libros contables est�n en equilibrio, adem�s, el balance de comprobaci�n proporciona una visi�n general de la situaci�n financiera de la empresa en un momento dado, ayudando a los contadores y a la gerencia a evaluar la salud financiera de la empresa y a detectar posibles problemas que requieran atenci�n.

El balance de comprobaci�n es un documento que se lo utiliza para verificar de manera exacta los registros contables, de manera que los registros de d�bito y cr�dito se encuentren en un equilibro es decir que los saldos deudores sean iguales a los acreedores, de manera que se puede saber si han existido errores al momento de escribir cada una de las transacciones al libro diario.

 

Asientos de ajustes

Menciona Aguilar Pe�afiel y Ch�vez T�ala (2022), que los asientos de ajustes permiten registrar los hechos econ�micos realizados que no han sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la p�rdida del poder adquisitivo de la moneda. Existen transacciones que tuvieron lugar en periodos anteriores, pero que afectan de alguna manera periodos posteriores. Los asientos de ajuste son una parte fundamental del proceso contable que se realiza al finalizar un per�odo contable, generalmente al final del mes o del a�o. Estos ajustes son necesarios para reflejar correctamente los ingresos devengados y los gastos incurridos durante el per�odo contable, incluso si no se han registrado en el libro diario.

De acuerdo con Naveros (2023), los asientos contables son registros que reflejan las operaciones econ�micas realizadas por una empresa en un per�odo determinado, estos asientos son esenciales para poder elaborar los estados financieros, que son el reflejo de la situaci�n econ�mica y financiera de la organizaci�n. Durante el an�lisis de los asientos de ajuste, se revisan y se ajustan las cuentas para asegurar que los estados financieros reflejen con precisi�n la situaci�n financiera y los resultados operativos de la empresa. Esto incluye la contabilizaci�n de ingresos y gastos que a�n no se han registrado, como los ingresos devengados y los gastos prepagados.

 

Estados financieros

Seg�n Rafino (2021), los estados financieros y documentos son informaci�n econ�mica, de un individuo o entidad. Tambi�n conocido con el nombre de estados contables, estos informes exponen la situaci�n econ�mica en que se encuentra una instituci�n, como as� tambi�n sus variaciones y evoluciones que sufren durante un per�odo determinado.

Los estados financieros proporcionan informaci�n sobre la situaci�n financiera de la empresa, es en donde se demuestra de manera resumida los resultados financieros, flujos de efectivo y la situaci�n financiera de la entidad, los cuales sirven para saber c�mo esta financieramente la empresa y as� poder tomar decisiones que ayuden a su mejoramiento.

 

Notas explicativas

Las notas a los estados financieros es brindar una estructura clara y entendible de las pr�cticas contables de una empresa, para que aquellos usuarios que los consultan puedan comprenderlos y analizarlas de manera correcta para la toma de decisiones (Eurinnova, 2022).

Las notas explicativas tambi�n cumplen un papel importante en la transparencia y el cumplimiento normativo. Ayudan a garantizar que la empresa cumpla con los principios contables y las regulaciones financieras aplicables, al proporcionar una explicaci�n clara de c�mo se han preparado los estados financieros y de cualquier informaci�n adicional relevante. En �ltima instancia, las notas explicativas contribuyen a mejorar la confianza y la credibilidad en la informaci�n financiera de la empresa, lo que es fundamental para mantener relaciones s�lidas con los stakeholders y para la toma de decisiones eficaz en beneficio de la empresa.

 

Inventarios

Para Guevara (2020), un inventario es una relaci�n de los bienes que se disponen, clasificados seg�n familias y categor�as y por lugar de ocupaci�n, este se realiza a trav�s de la contabilidad de la empresa, por lo que se habla de inventario contable; resulta de aumentar o disminuir el inventario cuando hay entradas o salidas.� Las diferencias en los inventarios pueden deberse a deterioros de mercanc�as, robos, errores administrativos, etc�tera.

Por ello la importancia del inventario f�sico radica en los siguientes puntos:

�         Permite verificar que lo anotado en los registros contables (presumiblemente digitalizados)

efectivamente exista.

�         Revela las p�rdidas por productos en mal estado, lo que es particularmente importante en el caso de los perecibles o perecederos.

�         La compa��a puede hallar bienes de capital obsoletos, como maquinaria antigua, a la cual se debe dar de baja.

Se define un inventario como la acumulaci�n de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o art�culos en mantenimiento) que posteriormente ser�n usados para satisfacer una demanda futura, la importancia del inventario radica en su capacidad para satisfacer la demanda del mercado de manera oportuna y eficiente. Por ejemplo, tener un inventario adecuado de materias primas garantiza que la producci�n pueda continuar sin interrupciones, lo que ayuda a cumplir con los pedidos de los clientes en el momento adecuado (Navarro, 2020).

Los inventarios son bienes tangibles destinados para la venta o para ser consumidos en la producci�n de bienes o servicios para la comercializaci�n, estos conforman los activos existentes en una empresa, llevar un registro de inventario de manera diaria es esencial para conocer la existencia de los productos en stock, sirve para el correcto proceso contable mostrando informaci�n concreta.

 

Control de inventarios

Para Herrera Pe�a (2022), el control de inventario ayuda a que la organizaci�n tenga un dominio eficiente en los procedimientos que intervienen con los productos que aportan un alto grado de rentabilidad a la empresa, por medio de t�cnicas que permiten minimizar las p�rdidas por ventas, desabastecimiento de art�culos demandados y bajo margen de ventas de ciertos productos.

El control de inventarios es gran importancia ya que ayuda a la empresa a llevar de forma controlada la cantidad de productos existentes para la venta y de esta manera conocer en qu� momento debe volver a comprar los productos para poder seguir ofreciendo a los clientes, sobre todo generando procesos claros que permitan manejar de manera adecuada cada uno de los procesos y que ayuden a la toma de decisiones de manera eficiente a fin de fortalecer la empresa.

 

Pol�ticas de inventarios

Se puede definir a las pol�ticas de inventarios como uno de los principios m�s fundamentales en la toma de decisiones dentro de una empresa o entidad, ya que al dise�arse una buena pol�tica contribuye al buen manejo de la administraci�n de los inventarios, la pol�tica de inventarios de una empresa es un aspecto crucial de su estrategia operativa y financiera, durante el an�lisis de esta pol�tica, se examinan diversos factores que determinan c�mo la empresa gestiona sus existencias de productos. Esto incluye la determinaci�n de los niveles �ptimos de inventario, considerando factores como la demanda del mercado, los tiempos de entrega de los proveedores, y los costos de almacenamiento (Salina Gonzaga, 2020).

De acuerdo al punto de vista de diferentes autores, se cuenta con dos sistemas b�sicos de registro y control de inventarios que son los siguientes:

�         Sistema de cuenta m�ltiple o inventario peri�dico

D�az (2019), se�ala que el sistema de inventario peri�dico o f�sico, es un m�todo utilizado por algunas empresas, para mantener un control de la mercanc�a y que recibe su nombre, debido a que se realiza cada determinado tiempo o per�odo, que puede ser un mes, un trimestre un semestre o un a�o, dependiendo de la decisi�n que tome la empresa, con respecto a esta funci�n, este se actualiza �nicamente al final de cada per�odo contable.

El sistema de inventario peri�dico es m�todo de valoraci�n de inventarios para su registro en los informes financieros, en el que se realiza un recuento f�sico del inventario a intervalos o per�odos espec�ficos. Este m�todo de contabilidad se caracteriza porque toma el inventario al comienzo de un per�odo (Corvo, 2021).

En base a la informaci�n expuesta, el sistema de inventario peri�dico se basa en la toma f�sica de inventarios el cual se lo realiza al cierre de los estados financieros, con la finalidad de aportar con informaci�n confiable para determinar con exactitud la cantidad disponible en una fecha determinada.

�                     Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo

El sistema de inventario permanente permite llevar el control de la mercanc�a existente en el tiempo que la organizaci�n lo requiera, mediante un control constante de K�rdex, en donde se registra cada unidad, el valor de compra, la fecha de adquisici�n, el valor de la salida y la fecha en que se retira del inventario, para as� conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo total por las ventas (Bautista Vargas y Ovalle Triana, 2019).

Un sistema de inventario perpetuo es un m�todo para administrar el inventario, este sistema de gesti�n de inventario permite registrar las transacciones en el tiempo real. Tanto las compras de inventario como las ventas, se actualiza cada vez que ocurre una transacci�n relacionada con las existencias (Melara, 2021).

El sistema de cuenta permanente consiste en controlar el movimiento de la cuenta de inventarios mediante el uso de tarjetas K�rdex, es un registro continuo para cada art�culo que posee la empresa, en el cual se registran los ingresos y egresos de las ventas, permitiendo conocer el valor exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

 

M�todos de valuaci�n de inventarios

Seg�n la investigaci�n en base a diferentes autores, los m�todos de valuaci�n o valoraci�n de inventarios son t�cnicas empleadas para elegir y aplicar una base determinada para estimar los inventarios en expresiones monetarias. Existen varios m�todos que pueden ser utilizados para tal efecto, entre ellos est�n los siguientes:

 

�                     M�todo del costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS)

�Tambi�n conocido como m�todo PEPS (Primeras en entrar, primero en salir), consiste que en el primer art�culo en entrar es el primero en venderse, y normalmente este tipo de m�todo se utiliza en art�culos perecederos, es decir que se pueden caducar o mercader�a de temporada puede pasar de moda evitando desvalorizaciones de productos. El proceso del m�todo PEPS se trata de tener un registro de entradas, salidas y existencias y en cada uno de ellos se divide en cantidad, precio y valor. Seg�n Donato Aguirre y Tabares D�az (2019) para obtener las existencias se multiplica la cantidad con el precio dando el valor total en existencias se debe multiplicar la cantidad con el precio dando el valor total en existencia, puesto que si es una venta se restar�a a la existencia y si es una compra se sumar� al resultado final que se encuentre en el registro, tal como se�alan.

El m�todo FIFO se refiere a que las primeras existencias que llegan al almac�n son las primeras que van a salir a la venta, este m�todo se lo utiliza porque hay productos o art�culos que pueden caducar y para ello es factible que salgan del almac�n antes de que llegue su fecha de vencimiento, lo cual resulta una perdida para la empresa, la aplicaci�n de este m�todo resulta factible para las empresas ya que los productos finales tendr�n un precio alto lo cual generara mayor ganancia para la misma.

�                     M�todo UEPS

�Consiste en que las existencias que han entrado de �ltimo en almac�n, son las primeras en salir. Con este m�todo, el coste de las mercanc�as vendidas es mayor y las existencias inventariadas est�n calculadas a precios m�s bajos, dando lugar a un menor beneficio, como resultado, el costo de los bienes vendidos es m�s alto y el valor de los productos en inventario se calcula a precios m�s bajos, lo que lleva a una disminuci�n en las ganancias, seg�n (Miravet Rodr�guez y Rodr�guez Cosme, 2020).

El m�todo LIFO tiene como teor�a en que aquellos �ltimos bienes que ingresan a bodega son los primeros en ser puestos a la venta, y se toma en cuenta que aquel costo unitario de los art�culos ingresados se les determine a las primeras ventas, en este m�todo tiene como ventaja es que su inventario ser� valorado con el costo m�s antiguo, seg�n (Marca Bueno, 2019).

El m�todo LIFO es b�sicamente lo contrario del m�todo FIFO ya que en este caso los �ltimos art�culos comprados son los primeros en ser vendidos, la aplicaci�n de este m�todo resulta beneficiosa ya que se lo aplica en aquellos productos que no tienen una fecha de caducidad ya que son art�culos no perecederos, el costo de los bienes vendidos es m�s alto y el valor de los productos en inventario se calcula a precios m�s bajos, lo que lleva a una disminuci�n en las ganancias.

�                     M�todo promedio ponderado

�Este m�todo se refiere a que para poder calcular el nuevo costo de las existencias que tienen una empresa en almac�n, si es una compra se suma las unidades de las existencias m�s las unidades que van a ingresar, como siguiente paso para obtener el costo total se suma el total del saldo final m�s el de la compra, y para sacar el valor nuevo del costo unitario se divide el costo total entre las unidades totales, seg�n (Trujillo Le�n, 2020).

El costo de promedio ponderado es sumar la cantidad de existencia que ya hay con la cantidad de unidades que se ha comprado para as� sacar el nuevo costo del producto dividi�ndolo en el total de unidades, utilizar este m�todo resulta beneficioso ya que se aplica un nuevo valor de venta a aquellos productos existentes en el almac�n. La ventaja clave de este m�todo radica en su capacidad para suavizar las fluctuaciones de precios y costos en el inventario. Al calcular un promedio ponderado, se asigna un costo unitario medio a todos los productos en existencia. Esto significa que, independientemente de cu�ndo se compraron o produjeron los productos, todos se valoran al mismo precio promedio.

 

Indicadores financieros

Sierra (2020), establece que los indicadores son unidades de medici�n que permiten evaluar el rendimiento de los procesos internos de la empresa, ya sea para medir la rentabilidad, productividad, calidad de servicio, gesti�n del tiempo, entre otros, se pueden utilizar indicadores como la producci�n por hora de trabajo o la eficiencia en el uso de los recursos para evaluar el rendimiento operativo y la utilizaci�n �ptima de los recursos disponibles. Adem�s, en lo que respecta a la calidad del servicio, los indicadores como el tiempo de respuesta al cliente o la tasa de satisfacci�n del cliente son cruciales para evaluar la calidad y la eficacia de los servicios ofrecidos a fin de consolidar cada uno de los procesos de acuerdo a la realidad y el entorno.

Los indicadores financieros son esenciales para las empresas ya que al realizar una comparaci�n entre razones financieras de per�odos distintos sirve para detectar tendencias y anticipar problemas, permitiendo buscar soluciones adecuadas a tiempo, de acuerdo a la informaci�n presentada la cual es de mayor utilidad. Un indicador financiero muestra una tendencia decreciente durante varios per�odos consecutivos, esto podr�a indicar un problema subyacente en el desempe�o financiero de la empresa, como una disminuci�n en la rentabilidad o un aumento en los costos. Al detectar estas tendencias a tiempo, la empresa puede tomar medidas proactivas para abordar los problemas antes de que se conviertan en problemas m�s graves. Esto puede incluir ajustes en las operaciones comerciales, cambios en las estrategias de precios, reducci�n de costos o inversi�n en �reas que necesiten mejoras.

 

Metodolog�a

La metodolog�a que se emple� en el desarrollo de la presente investigaci�n es cualitativa y cuantitativa con un enfoque de estudio descriptivo con dise�o no experimental, lo cual consiste en describir la situaci�n real natural mediante la observaci�n, emple�ndose por medio de un cuestionario de preguntas para una poblaci�n determinada con el fin de recabar informaci�n relevante, del mismo modo se emple� el m�todo bibliogr�fico el cual sirve para extraer informaci�n de fuentes que tengan validez y confianza desde el punto de vista de diferentes autores, y finalmente se aplic� la investigaci�n de campo en donde se recolecta la informaci�n que permite la obtenci�n de datos de manera directa en relaci�n con un problema para describirlos e interpretarlos.

La recolecci�n de datos se obtuvo de la poblaci�n de la empresa que son 7 personas en total, para ello se aplic� encuestas para el personal operativo y entrevistas para el gerente y administrador las cuales est�n establecidas con preguntas abiertas y cerradas, esenciales para conocer el procedimiento que se realiza en los inventarios, los documentos contables y financieros en donde se registran cada una de las transacciones que realizan, para ello se aplic� un cuestionario con preguntas correctamente estructuradas que permitieron tener conocimiento sobre el control de inventarios y su incidencia en el proceso contable en Herrera y Asociados del Cant�n La Man�, Provincia de Cotopaxi.

La presentaci�n de los datos correspondientes a los estados financieros de la empresa de a�os 2022 y 2023 ofrece una valiosa oportunidad para realizar un an�lisis comparativo y evaluar la evoluci�n de la empresa a lo largo del tiempo. Al calcular los indicadores financieros, especialmente aquellos relacionados con el control de inventarios, es posible determinar c�mo este aspecto afecta los activos y pasivos de la empresa. Los indicadores financieros derivados de los estados financieros, como las ratios de rotaci�n de inventario, la rotaci�n de cuentas por cobrar y la rotaci�n de cuentas por pagar, proporcionan informaci�n valiosa sobre la eficiencia operativa y la gesti�n de recursos de la empresa.

 

Resultados

Los resultados obtenidos de la aplicaci�n de los instrumentos empleados en el presente estudio muestran para el an�lisis del control de inventarios y su incidencia en el proceso contable de la Empresa Herrera y Asociados, lo siguiente:

La empresa no cuenta con pol�ticas establecidas para el manejo y control de los inventarios, que promuevan el manejo eficiente de los mismos, generando as� debilidad para las empresas para hacer frente al requerimiento tanto de consumidores como proveedores.� La falta de directrices espec�ficas puede dar lugar a una gesti�n ineficiente de los inventarios, lo que puede resultar en problemas como exceso o insuficiencia de existencias. Por un lado, el exceso de inventario puede aumentar los costos de almacenamiento y reducir la liquidez de la empresa al inmovilizar capital en productos que no se est�n vendiendo. Por otro lado, la falta de inventario puede llevar a retrasos en la entrega de productos a los clientes y p�rdida de ventas. Adem�s, sin pol�ticas claras, la empresa puede tener dificultades para mantener una relaci�n equilibrada con sus proveedores, lo que podr�a afectar negativamente la capacidad de la empresa para obtener precios competitivos y t�rminos favorables

Parara controlar los productos en stock utiliza el sistema de inventario permanente, ya que permite la actualizaci�n continua del registro de inventario, adem�s se lleva un registro del inventario que ingresa y sale mediante tarjetas K�rdex, en donde se registra el valor de la salida correspondiente a cada unidad y la fecha en que se retira el producto. La Empresa Herrera y Asociados cuenta con un Sistema de Facturaci�n Morfeus 1.0 que sirve para el control de todas las operaciones que lleva a cabo la entidad, sin embargo, al proceder de acuerdo al requerimiento de compra de los clientes, en ciertas ocasiones el sistema refleja informaci�n diferente a las existencias que se encuentran en f�sico, perdiendo ventas y causando la insatisfacci�n del cliente, por su parte ocasiona la acumulaci�n de mercader�a obsoleta en bodega, incurriendo en el aumento de costos.

El representante legal de la empresa como los colaboradores internos reconocen la importancia de ejecutar un correcto control de inventarios el cual permite tener un registro detallado de la cantidad de productos que posee la entidad mejorando las ventas, y con el prop�sito de que el proceso contable mejore para as� poder solventar los productos que el cliente solicita, obteniendo beneficios de acuerdo al eficiente control de inventarios. A continuaci�n, se presenta los rubros de las cuentas del activo y pasivo corriente pertenecientes al Estado de Situaci�n Financiera de la Empresa Herrera y Asociados, periodo 2022-2023, para los respectivos c�lculos y an�lisis de los indicadores.

 

 

Tabla 1: Presentaci�n de los activos corrientes

ESTADOS DE SITUACI�N FINANCIERA
POR LOS A�OS 2022 Y 2023
EXPRESADO EN U.S.D.� ESTADOUNIDENSE
CUENTAS	2022	2023
ACTIVOS
CORRIENTES
Efectivo	63.358,00	66.525,90
Deudores comerciales y otras por cobrar	170.934,00	171.517,20
Inventarios de mercader�a	81.371,00	85.439,55
Gastos pagados por anticipado	15.175,00	15.933,75
TOTAL DE ACTIVOS CORRIENTES	330.838,00	339.416,40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Datos de la Empresa de HERRERA Y ASOCIADOS

Elaborado por: Autores del art�culo

En la tabla 1 mencionada anteriormente, se expresa la distribuci�n de los activos corrientes con los que la empresa contaba para los a�os 2022-2023.

 

Tabla 2: Distribuci�n de los pasivos corrientes.

ESTADOS DE SITUACI�N FINANCIERA
POR LOS A�OS 2022 Y 2023
EXPRESADO EN U.S.D.� ESTADOUNIDENSE
CUENTAS	2022	2023
PASIVOS
CORRIENTES
Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar	38.314,00	40.229,70
Cuentas por pagar diversas relacionadas	337.213,00	327.213,00
Vencimiento de obligaciones a corto plazo con instituciones	137.981,00	144.880,05
Obligaciones por beneficio a los empleados	6.432,00	6.753,60
TOTAL PASIVOS CORRIENTES	519.940,00	519.076,35

 

Fuente: Datos de la Empresa de HERRERA Y ASOCIADOS

Elaborado por: Autores del art�culo

 

En base a la informaci�n recopilada, se muestra en la tabla 2, los pasivos corrientes con los que la empresa contaba para los periodos contables 2022-2023.

A continuaci�n, se verifica las f�rmulas aplicadas para conocer la influencia del control de inventarios en el proceso contable, para ello se utiliza la liquidez corriente, prueba �cida, prueba defensiva y el capital de trabajo, tomando como referencia los a�os 2022-2023 de la Empresa Herrera y Asociados.

En base a los resultados obtenidos mediante la aplicaci�n de la f�rmula en la Empresa Herrera y Asociados en el a�o 2022 se obtuvo un valor de $ 0,64 de d�lar, lo que se entiende que la empresa no cuenta con la capacidad monetaria para poder cubrir sus obligaciones a corto plazo, esto debido a que no cumple con el par�metro de 1, lo que demuestra que la liquidez de la empresa es insuficiente para continuar con su actividad econ�mica.

En base al resultado obtenido en el a�o 2022 la Empresa Herrera y Asociados obtuvo un valor de $ 0,48 de d�lar, evidenciando que no cumple con las caracter�sticas del indicador, entendi�ndose que la empresa no cuenta con la capacidad de seguir realizando sus operaciones ya que se encuentra fuera de los l�mites de control, por lo que tiene que tener un control de sus inventarios para que de esta forma pueda venderlos.

Para el a�o 2022 la Empresa Herrera y Asociados obtuvo un valor de $ 0.12 de d�lar, por lo que la empresa no cuenta con la capacidad suficiente para poder cubrir sus obligaciones a corto plazo, de manera que esto le afecta a su econom�a ya que no est� en �ptimas condiciones para cubrir sus obligaciones, por lo tanto, la empresa no se encuentra dentro de los l�mites de control. La situaci�n tambi�n representa un riesgo significativo para la estabilidad financiera general de la empresa, ya que podr�a resultar en retrasos en los pagos, deterioro de las relaciones con los acreedores y, en �ltima instancia, incluso podr�a poner en peligro la viabilidad a largo plazo de la empresa. En resumen, la empresa se encuentra en una situaci�n cr�tica en la que necesita tomar medidas urgentes para mejorar su liquidez y evitar posibles consecuencias negativas a corto y largo plazo.

En el a�o 2022, el capital de trabajo para la Empresa Herrera y Asociados equivale en $ -189.102,00 lo que quiere decir que no cumple las caracter�sticas del indicador, debido a que tiene m�s deudas que solventar en comparaci�n a sus activos, sin poder ejecutar las funciones adecuadamente. Como resultado, la empresa se encuentra en una situaci�n precaria y no cumple con los est�ndares de control financiero, es fundamental que la empresa tome medidas correctivas urgentes para mejorar su situaci�n financiera y evitar posibles consecuencias adversas, como retrasos en los pagos, deterioro de la reputaci�n y problemas legales.

De acuerdo a los resultados obtenidos a trav�s de la f�rmula aplicada, la Empresa Herrera y Asociados en el a�o 2023 obtuvo un valor de $ 0.65 de d�lar, entendi�ndose que la empresa ha incrementado $ 0,01, es decir, que para este a�o tampoco tuvo la suficiente capacidad monetaria para cumplir con sus obligaciones a corto plazo ya que su liquidez es insuficiente.

Para el a�o 2023 en la Empresa Herrera y Asociados, se obtuvo un valor de $ 0,49 de d�lar, dando, as� como un incremento insignificante de $ 0,01 de d�lar, lo que quiere decir que la empresa no cumple con las caracter�sticas que establece el indicador y adem�s est� fuera de los l�mites de control, por lo que la empresa no tiene suficientes activos l�quidos para cubrir sus obligaciones a corto plazo, siendo necesario vender sus inventarios para as� obtener ingresos.

Para el a�o 2023 en la Empresa Herrera y Asociados se obtuvo un valor de $ 0,13 de d�lar, para este a�o existi� un incremento de $ 0,01 lo que significa que no fue un incremento mayor, por lo que para este a�o la empresa sigue sin tener la capacidad para poder cumplir con sus obligaciones a corto plazo.

Se evidencia que para el a�o 2023 la empresa obtuvo $ -179.659,95 lo que se da a entender que hubo una ligera baja de sus deudas, pero sin embargo a�n se encuentra en un punto neutro donde no cumple con los l�mites de este control, lo que quiere decir que la empresa no cuenta con el dinero suficiente para cubrir sus gastos que le permitan obtener ganancias.

 

 

 

 

 

Tabla N�3: Resumen de los c�lculos de los indicadores de liquidez por a�o

INDICADOR	PERIODOS
LIQUIDEZ	A�O 2022	A�O 2023
Liquidez corriente	0,64	0,65
Prueba �cida	0,48	0,49
Prueba Defensiva	0,12	0,13
Capital de Trabajo	-189.102,00	-179.659,95

 

 

 

 

 

 

Fuente: Datos de la Empresa de HERRERA Y ASOCIADOS

Elaborado por: Autores del art�culo

 

Seg�n los resultados obtenidos en base a los c�lculos aplicados para conocer la incidencia del control de inventarios en el proceso contable de la Empresa Herrera y Asociados, se destaca que para el a�o 2022 la empresa presentaba dificultades para hacer frente a obligaciones de corto plazo, por ello se encontraba en una situaci�n de riesgo, de acuerdo con el resultado obtenido que fue de 0,64 el cual est� por debajo del rango adecuado que es 1,00. Sin embargo, para el a�o 2023 la empresa ha incrementado 0,01, es decir, que para ese a�o tampoco tuvo una sostenibilidad adecuada.

La verificaci�n de resultados permiti� observar que en la prueba acida se consta de c�lculos menor a 1,00 correspondientes a ambos a�os, el cual es un rango �ptimo para la empresa, lo que quiere decir que la Empresa Herrera y Asociados, presenta dificultad con respecto a sus obligaciones y de los inventarios que posee. a dificultad se presenta en relaci�n con los inventarios. Aunque la empresa tiene una buena capacidad para cubrir sus deudas a corto plazo, tambi�n indica que tiene una cantidad significativa de recursos invertidos en inventarios. Esto sugiere que la empresa podr�a estar inmovilizando capital en inventarios en lugar de utilizarlo en �reas m�s productivas del negocio. Un exceso de inventario puede resultar en costos adicionales de almacenamiento y obsolescencia de productos, lo que reduce la rentabilidad de la empresa.

De acuerdo a los resultados de la prueba defensiva se destaca que tanto para el a�o 2022 y 2023 la empresa solo tiene una diferencia del 0,01 dando a conocer que se encuentra en un rango de riesgo ya que no supera el par�metro establecido del 1,00 siendo incapaz de operar a corto plazo con sus activos, esto significa que la empresa no tiene suficientes activos l�quidos para pagar sus obligaciones a corto plazo, por lo que se presenta un problema de liquidez en la empresa.

Del mismo modo, en los resultados del capital de trabajo, se evidencia la poca liquidez que tiene la empresa siendo sus pasivos corrientes mayores que sus activos corrientes dando como resultado negativo para el a�o 2022 de $-189.102,00 pero para el 2023 es notable la mejor�a reduciendo la negatividad del capital de hasta $-179.659,95.

 

Discusi�n

Entre los resultados m�s relevantes en el estudio de la presente investigaci�n, se evidencia que, aunque la Empresa Herrera y Asociados, cuenta con un sistema que b�sicamente realizar todo tipo de requerimiento denominado Sistema de Facturaci�n Morfeus 1.0, el cual permite poder registrar todos los datos de los clientes que adquieren los productos y de igual forma al momento de que se compra productos a proveedores mediante facturas de compra y venta.� Sin embargo, a pesar de contar con un sistema de facturaci�n al proceder con el requerimiento de los clientes, el sistema refleja informaci�n diferente de las existencias que se encuentran en f�sico, perdiendo en ciertas �ocasiones ventas, adem�s existen art�culos en exceso, lo que ocasiona acumulaci�n de productos en bodega, generando m�s gastos para la empresa. En este sentido, el control de inventarios incide en el proceso contable de la empresa, a trav�s del manejo eficiente de los productos existentes en stock, ya que a trav�s del control de inventarios garantiza la capacidad de solventar las necesidades del cliente con respecto a los productos con mayor demanda. De acuerdo con Prudente (2020), el control de inventarios es fundamental para la empresa porque mediante este se tiene un orden, distribuci�n y abastecimiento correcto de los productos, el manejo de los mismos ha llevado a p�rdidas econ�micas.

Es por este motivo que se debe llevar un control riguroso que permita detectar faltantes de mercanc�as o producto que afecten la actividad econ�mica de la entidad, ya que el control de inventarios es el activo m�s representativo para la empresa.� Para D�az Yambela (2019), la gesti�n de inventarios es un manejo adecuado de la mercader�a que se dispone, observando condiciones b�sicas referentes al registro, compra, salida de inventarios, as� como tambi�n confirmar o verificar el tipo de existencias de la empresa, mediante un recuento f�sico de los materiales existentes.�� Menciona Pav�n et al. (2019), que la gesti�n del inventario se enfoca en la planeaci�n y control, sirve como una herramienta de soporte para que la empresa llegue a su prop�sito sin problemas; el control de inventarios puede ser implementado como recurso competitivo, su funci�n requiere de procedimientos para constatar mediante una orden de compra los productos solicitados, la recepci�n y almacenamiento de art�culos para el inventario, elaboraci�n del recibo de pago, contabilizaci�n y control.

Para la autora Salina Gonzaga (2020), las pol�ticas de inventarios son fundamentales para la toma de decisiones de la empresa, contribuyendo a buen manejo en la administraci�n de los inventarios. Por su parte los registros contables cumplen un eje esencial en el control de inventarios ya que mediante estos procesos se pueden llevar de manera ordenada un registro detallado de los ingresos y gastos que han incurrido en un periodo determinado, permitiendo establecer un control para los productos obsoletos y mejorando el rendimiento de la empresa (Vanessa, 2019).

Para las empresas, el manejo eficiente de los inventarios es un instrumento fundamental para garantizar la existencia de productos necesarios para el correcto funcionamiento de las operaciones de ventas, mejorando los procesos internos y la credibilidad en el servicio que brindan, un adecuado control contribuye a mejorar sus operaciones y optimizando recursos en base a la reducci�n de costos y crecimiento econ�mico ya que disminuye la acumulaci�n innecesaria de las mercanc�as. na gesti�n eficiente de inventarios contribuye a mejorar la eficiencia operativa al reducir los tiempos de espera y los costos asociados con el almacenamiento de inventario. Al evitar la acumulaci�n innecesaria de mercanc�as, las empresas pueden liberar capital que de otro modo estar�a inmovilizado en inventarios y utilizarlo en �reas m�s productivas, como la inversi�n en nuevos productos o la expansi�n del negocio.

El mal manejo de inventarios suele afectar principalmente al proceso contable, ya que al perder ventas y provocando la insatisfacci�n del cliente por la p�rdida de tiempo, influye en los ingresos de la empresa, por ello se debe analizar que para poder cubrir sus obligaciones con terceros a corto plazo. Para garantizar capacidad de solvencia para la empresa de acuerdo con el proceso contable, es necesario promover el uso eficiente de los recursos a trav�s de un control de inventarios �ptimo y eficaz, siendo una herramienta fundamental para las empresas que a diario buscan incrementar su rentabilidad.

 

Conclusiones

Los resultados alcanzados a trav�s de la investigaci�n realizada se denotan que es fundamental llevar un correcto control de inventario para que no afecte el proceso contable, debido a que son actividades que al no ejecutarse de manera correcta no se identificara la cantidad correcta de productos en inventarios y as� no se lograra solventar los registros econ�micos.

De acuerdo a las necesidades que se presentan es necesario que, al momento de establecer un eficiente manejo de los inventarios, se debe tomar en cuenta el uso de pol�ticas y de k�rdex para registrar las entradas y salidas de la mercader�a, para la respectiva presentaci�n de informaci�n y as� se pueda corroborar el correcto funcionamiento de las operaciones de ventas ejecutadas dentro de la empresa.

En base a los resultados obtenidos de la recolecci�n de datos, se constata que no hay unas pol�ticas que permitan saber el proceso que se debe seguir para realizar la toma f�sica de inventarios, compras y ventas, adem�s conocer el producto m�s representativo para de esta forma evitar p�rdidas que afecten la econom�a.

 

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