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Control interno en las entidades p�blicas y su incidencia en la gesti�n administrativa en el Ecuador. Per�odo 2014-2018

 

Internal control in public entities and its impact on administrative management in Ecuador. Period 2014-2018

 

O controle interno nas entidades p�blicas e seu impacto na gest�o administrativa no Equador. Per�odo 2014-2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: sguillen1@hotmail.com

 

Ciencias Econ�micas y Empresariales

Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 07 de febrero de 2024 *Aceptado: 11 de marzo de 2024 * Publicado: �26 de abril de 2024

 

        I.            Universidad Estatal de Milagro, Ecuador.

      II.            Universidad Estatal de Milagro, Ecuador.

   III.            Universidad Estatal de Milagro, Ecuador.

 

 

Resumen

La presente investigaci�n tiene como objetivo determinar a las dimensiones del control interno en entidades p�blicas y la incidencia en la gesti�n administrativa en el Ecuador. Los materiales utilizados fueron encuestas a servidores p�blicos a nivel nacional, se us� una metodolog�a un estudio descriptivo transversal, para reflejar los resultados, se hizo una escala de las respuestas que se aplicaban a la pregunta de los �tems que compon�an el factor a evaluar, para la tabulaci�n se tomaron solo las respuestas viables, aquellos �tems que no aplicaban, se los descart� del promedio.� Los resultados fueron analizados uno a uno de forma descriptiva. La poblaci�n analizada fue de 384 entrevistados, ya que para el n�mero de instituciones existentes se volver�a finita a nivel nacional, con probabilidad de �xito del 0.5%, nivel de confianza del 95% y con un margen de error del 5%. As� mismo, se form� 3 grupos de indicadores de gesti�n para el presente trabajo. Adem�s de haber utilizado el sistema IBM en SPSS. El resultado de la investigaci�n es la correlaci�n existente entre los indicadores del control interno en las instituciones del estado y la ponderaci�n de los servidores p�blicos de su percepci�n de la gesti�n y el correcto control en el ejercicio funcional de su entorno laboral.

Palabras Clave: Control interno; Gesti�n administrativa; Administraci�n p�blica.

 

Abstract

The objective of this research is to determine the dimensions of internal control in public entities and the impact on administrative management in Ecuador. The materials used were surveys of public servants at the national level, a cross-sectional descriptive study methodology was used to reflect the results, a scale was made of the responses that were applied to the question of the items that made up the factor to be evaluated, to For the tabulation, only viable responses were taken; those items that did not apply were discarded from the average. The results were analyzed one by one in a descriptive manner. The population analyzed was 384 interviewees, since the number of existing institutions would become finite at the national level, with a probability of success of 0.5%, a confidence level of 95% and a margin of error of 5%. Likewise, 3 groups of management indicators were formed for this work. In addition to having used the IBM system in SPSS. The result of the research is the correlation between the indicators of internal control in state institutions and the weighting of public servants of their perception of management and correct control in the functional exercise of their work environment.

Keywords: Internal control; Administrative management; Public administration.

 

Resumo

O objetivo desta pesquisa � determinar as dimens�es do controle interno nas entidades p�blicas e o impacto na gest�o administrativa no Equador. Os materiais utilizados foram pesquisas com servidores p�blicos em n�vel nacional, utilizou-se uma metodologia de estudo descritivo transversal para refletir os resultados, foi feita uma escala das respostas que foram aplicadas � quest�o dos itens que compunham o fator a ser avaliados, para a tabula��o foram retiradas apenas respostas vi�veis ​​aqueles itens que n�o se aplicavam foram descartados da m�dia; Os resultados foram analisados ​​um a um de forma descritiva. A popula��o analisada foi de 384 entrevistados, uma vez que o n�mero de institui��es existentes se tornaria finito a n�vel nacional, com probabilidade de sucesso de 0,5%, n�vel de confian�a de 95% e margem de erro de 5%. Da mesma forma, foram formados 3 grupos de indicadores de gest�o para este trabalho. Al�m de ter utilizado o sistema IBM no SPSS. O resultado da pesquisa � a correla��o entre os indicadores de controle interno nas institui��es estatais e a pondera��o dos servidores p�blicos sobre sua percep��o de gest�o e controle correto no exerc�cio funcional de seu ambiente de trabalho.

Palavras-chave: Controle interno; Gest�o administrativa; Administra��o p�blica.

 

Introducci�n

Actualmente el control interno de las entidades p�blicas se elabora en base a los reglamentos y normativas establecidas por el estado (Reglamento General a la Ley Org�nica del Servicio P�blico, 2011), estandarizando as� el modelo de gesti�n y los formatos de control de cada entidad, sin considerar los diferentes cargos y actividades alineadas a su planificaci�n anual.

El problema se plantea ante la premisa de que la estandarizaci�n de ciertas actividades de los servidores no permite que se refleje las actividades reales, por ende, la evaluaci�n de las gestiones planificadas no siempre es verdadera.� Es por ello que se busca a trav�s de los componentes del control interno y su correcta aplicaci�n en la entidad p�blica en anterior menci�n, nos planteamos las interrogantes:

�         �Cu�les son las dimensiones del control interno en entidades p�blicas y la incidencia en la gesti�n administrativa?

�         �Existen antecedentes te�ricos y emp�ricos que relacionen al control interno y la gesti�n administrativa de entidades p�blicas?

�         �Cu�l es el efecto de la gesti�n administrativa bajo la aplicaci�n del control interno de los empleados gubernamentales?

El control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la direcci�n de todo tipo de organizaci�n, obtenga una seguridad razonable para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y est� en capacidad de informar sobre su gesti�n a las personas interesadas en ella (Cabrera & Pereda, 2019); Por lo que nuestros objetivos son:

�         Determinar a las dimensiones del control interno en entidades p�blicas y la incidencia en la gesti�n administrativa.

�         Establecer los antecedentes te�ricos y emp�ricos que relacionen al control interno y la gesti�n administrativa de entidades p�blicas.

�         Investigar el efecto de la gesti�n administrativa bajo la aplicaci�n control interno de los empleados gubernamentales.

�         Definir los resultados de la correlaci�n de los indicadores en el control interno.

La Administraci�n P�blica es la instituci�n integrada por los organismos que conforman la rama ejecutiva del poder p�blico y por todos los dem�s organismos y entidades de naturaleza p�blica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestaci�n de servicios p�blicos del Estado (Fol, 2019); esta gesti�n debe regirse por los principios constitucionales y legales vigentes; adem�s, la rendici�n de cuentas correspondientes tiene como destinatario �ltimo a la sociedad civil considerada de manera integral, pues las instituciones p�blicas se crean para satisfacer necesidades generales de la sociedad, la cual tiene el poder supremo en una sociedad democr�tica (Mendoza et al., 2018).

El presente estudio se centra en el control interno, el mismo que facilita a que la empresa pueda lograr sus metas y objetivos, minimizando el factor riesgo a su vez genera confianza ante terceros, raz�n por la cual cada vez existen m�s empresas que lo implementan y con ello han facilitado y mejorado sus procesos internos (Ionela & Elena, 2020).

Motivo por el cual, la gesti�n administrativa representa un factor de mucha importancia para las empresas puesto que su incorrecta aplicaci�n puede traer m�ltiples consecuencias como las anteriormente mencionadas, adem�s pretende servir de gu�a al profesional Auditor proporcionando diversos enfoques que le permitan lograr estabilidad en las organizaciones con la ayuda del control interno a su vez conocer cu�n importante es este proceso para las organizaciones.

El seg�n trabajo en importancia y relaci�n con el tema planteado es el de Riso y Castellini, (2019) que se denominaba �Mala integraci�n entre las actividades de Gesti�n del Riesgo Operacional y el Sistema de Control Interno en los Municipios: un an�lisis del marco legislativo italiano�.

El trabajo mencionaba que en los �ltimos a�os la Administraci�n P�blica y, m�s espec�ficamente, los Municipios introducen en sus estrategias l�gicas de gesti�n del desempe�o para incrementar los servicios ofrecidos a la ciudadan�a y el correcto tratamiento de los bienes p�blicos. Adem�s, la salvaguarda del logro de los objetivos pasa tambi�n por las pr�cticas de gesti�n de riesgos y por la capacidad del Municipio de evaluar su riesgo y tratarlos con el fin de eliminar o reducir el impacto de eventos negativos graves (tambi�n llamados �riesgos operacionales�). Este trabajo tiene como objetivo sugerir una visi�n global sobre las pr�cticas de Gesti�n de Riesgos, con especial atenci�n a los Riesgos Operacionales, proporcionada por el Sistema de Control Interno de los municipios en el marco legislativo italiano. A trav�s de un an�lisis de contenido de las leyes y disposiciones legislativas adoptadas en el universo de la Administraci�n P�blica es posible comprender el grado de integraci�n entre las actividades previstas en el Sistema de Control Interno y las pr�cticas de Gesti�n del Riesgo Operacional. El trabajo busca sostener el debate sobre la introducci�n de l�gicas de riesgo dentro del Sistema P�blico de Control Interno para asegurar el logro de la meta y un correcto uso de los recursos p�blicos.� Su formato en el uso de COSO es muy particular y estas dimensiones fueron las que se utilizaron en la metodolog�a de esta investigaci�n en la editorial investigada.

El control interno fue definido por primera vez en 1949 por el comit� American Institute of Accotans, el mismo se refer�a a un plan de organizaci�n y todas las medidas y sistemas coordinados que se adoptan en una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y confiabilidad de su contabilidad. Promover la eficiencia y eficacia de las funciones operativa y fomentar el cumplimiento leyes y normas aplicables y de las pol�ticas prescritas por la direcci�n, debido a que el mismo va m�s all� de los problemas relacionados de manera directa con los departamentos de contabilidad y finanzas (Cordov�s, 2019).

De acuerdo con Abril (2020) la importancia de mantener un correcto sistema de control depende de la complejidad de la organizaci�n entre m�s personas conformen la entidad existir�n m�s tareas encomendadas dentro de la empresa, de esta manera crece la importancia de efectuar constantemente un control interno con el fin de mantener la eficiencia de los procesos y se logren cumplir los objetivos establecidos al principio.

Por medio del control interno se eval�an los sucesos que pueden originar una desviaci�n del logro de los objetivos a trav�s de esto se establecen medidas para corregir las actividades afectadas para que posteriormente se cumplan de manera eficaz, esto se aplica a los funcionamientos en general de la organizaci�n, as� como tambi�n a las personas que est�n encargadas de dichos funcionamientos, englobando cada evento que se realice, adem�s, proporciona informaci�n confiable de los procesos aplicados dentro la organizaci�n, para as� tener el punto distinto de partida al realizar la planeaci�n nuevamente (Aguirre & Tibizai, 2020).

El control interno es un medio que la organizaci�n utiliza para cumplir un fin fijado, que es llevado a cabo por personas que est�n distribuidas en toda la organizaci�n, no trat�ndose �nicamente de procesos manejados por la organizaci�n (Alejos & Jeri, 2019).

Los departamentos que conforman la entidad tienen a la persona que mantiene el control interno de esa �rea, quienes deben suministrar informaci�n que apoyen a la consecuci�n de los objetivos establecidos por la alta direcci�n. Tambi�n aporta la seguridad del cumplimiento de los objetivos establecidos, manteni�ndolo como un prop�sito colectivo por parte de la organizaci�n (Aquino, 2019).

De acuerdo con varios autores (Dewi & Hoesada, 2020; Failoc Ch�vez & P�rez Astete, 2019; Ivanova, 2019) los objetivos que se establezcan dependen de la organizaci�n, se plantean considerando las necesidades y metas que desean cumplir, muchas veces se basan en proporcionan una gesti�n eficaz, presentar informaci�n financiera fiable a sus directivos entre otros y en conjunto presentan las siguientes premisas:

�         Preparar estados financieros confiables y oportunos.

�         Asegurar el uso correcto de los recursos de la organizaci�n.

�         Cumplir por parte de la organizaci�n de leyes gubernamentales.

�         Promover la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organizaci�n.

�         Proteger los activos de la organizaci�n de cualquier despilfarro o fraude que pueda ocurrir.

�         Mantener la calidad de gesti�n de la organizaci�n.

�         Evaluar la seguridad de la mejora continua de los procesos globales.

�         Incitar la cultura de control a nivel jer�rquico dentro de la organizaci�n.

Kabuye et al. (2019) mencionan que a trav�s del planteamiento de los objetivos el control interno busca que exista una seguridad razonable en sus procesos, por medio del adecuado manejo de las pol�ticas, reglamentos establecidos por la gerencia, quien se asegura que estos procesos se cumplan eficientemente. No se puede evitar los riesgos que se generen en la organizaci�n, pero el control interno establece medidas correctoras para que se puedan impedir futuras perdidas.

Unos de los libros de referentes te�ricos m�s importantes del siglo XX es el de Cal�s y Smircich (2019) quienes se apoyan mucho en Fayol (1925) que se�ala que la gesti�n administrativa se puede aplicar a toda organizaci�n humana y que los elementos que constituyen el proceso administrativo pueden ser encontrados en cualquier �rea de la empresa, es decir, que cada cual desempe�a actividades de planeaci�n, organizaci�n, etc. como actividades administrativas esenciales. Para esta investigaci�n se hace �nfasis en la delegaci�n de poder y autoridad.

Delegaci�n de poder y autoridad, es otra caracter�stica clave de la teor�a es la delegaci�n de poder y autoridad a los administradores de acuerdo con sus responsabilidades en la organizaci�n. Si no tiene el poder y la autoridad para participar en las tareas necesarias para lograr los objetivos espec�ficos que debe lograr, la organizaci�n no puede cumplir con su objetivo general (Tissera, 2017).

Las actividades de control; tales como pol�ticas y procedimientos adem�s de los que est�n incluidos en los otros cuatro componentes del control interno, que ayudan a asegurar que se toman las acciones necesarias para localizar los riesgos en el cumplimiento de los objetivos de la entidad; por lo general, �stos incluyen las siguientes actividades espec�ficas de control: separaci�n adecuada de las responsabilidades, autorizaci�n adecuada de las operaciones y actividades, documentos y registros adecuados, control f�sico sobre activos y registros y verificaciones independientes referentes al desempe�o (Viveros & Alshira, 2019), proceso dise�ado para proporcionar una seguridad razonable con respecto al cumplimiento de los objetivos de la administraci�n en las siguientes categor�as: confiabilidad de los informes financieros, eficacia de las operaciones y cumplimiento con las leyes y reglamentos (S�enz & Vargas, 2019).

 

 

Metodolog�a

Este fue un estudio descriptivo transversal, para reflejar los resultados, se hizo una escala de las respuestas que se aplicaban a la pregunta de los �tems que compon�an el factor a evaluar, para la tabulaci�n se tomaron solo las respuestas viables, aquellos �tems que no aplicaban, se los descart� del promedio. Los resultados fueron analizados uno a uno de forma descriptiva. La poblaci�n analizada fue de 384 entrevistados, ya que para el n�mero de instituciones existentes se volver�a finita a nivel nacional, con probabilidad de �xito del 0.5%, nivel de confianza del 95% y con un margen de error del 5%. As� mismo, se form� 3 grupos de indicadores de gesti�n para el presente trabajo. Adem�s de haber utilizado el sistema IBM en SPSS.

Los indicadores de estudio se muestran en la siguiente tabla:

 

 

 

 

Resultados

Las empresas guardan relaci�n directa en la comunicaci�n y ejecuci�n de integridad y valores �ticos con los Procesos de Gobernabilidad (Junta Directiva y Comit� de Auditor�a), por lo que se har�a una observaci�n en los incentivos y tentaciones y la comunicaci�n de lo que se hace en la planeaci�n estrat�gica y existe atenci�n a que las reuniones tengan un seguimiento y que sean comunicadas por actas al personal involucrado.

 

Tabla 1: Relaci�n de la Comunicaci�n, Ejecuci�n de Integridad y Valores �ticos con los procesos de gobernabilidad

La filosof�a es una de las funciones del ambiente de control mejor manejadas por la organizaci�n por lo que se encontr� que depende de la Relaci�n de la Comunicaci�n, Ejecuci�n de Integridad y Valores �ticos.

 

Tabla 2: Relaci�n de la Comunicaci�n, Ejecuci�n de Integridad y Valores �ticos con la Filosof�a de la Administraci�n y Estilo de Operaci�n

 

La estructura organizacional est� mayormente definida, lo que hay que hacer es trabajar en la divulgaci�n de los resultados y la evaluaci�n de desempe�o a los directivos, se podr�a utilizar una del tipo 360 de Jeff Ilmet (General Electric, 2020), por lo que se liga directamente con la Filosof�a de la Administraci�n y Estilo de Operaci�n.

 

Tabla 3: Relaci�n de la Estructura organizacional y la Filosof�a de la Administraci�n y Estilo de Operaci�n

 

Las pol�ticas y pr�cticas de Recursos Humanos es la principal variable de reflexi�n de la empresa, la contrataci�n es primordial para la empresa, los puestos de trabajo deben coincidir con los perfiles de los empleados para que los empleados nuevos mantengan un clima laboral en la empresa relacionado a su filosof�a de la administraci�n y el estilo de operaci�n.

 

Tabla 4: Pol�ticas y Pr�cticas de Recursos Humanos y Filosof�a de la administraci�n y estilo de operaci�n

 

Tabla 5: Pol�ticas y Pr�cticas de Recursos Humanos y Estructura Organizacional

 

Se observa una relaci�n directa de la estructura organizacional y las pol�ticas y pr�cticas de Recursos Humanos, esto permite que las selecciones de personal est�n ligados al perfil del empleado y que su evaluaci�n vaya acorde a su desempe�o.

 

 

Tabla 6: Identificaci�n del riesgo y Evaluaci�n del riesgo

 

Se puede observar que la percepci�n de los empleados es muy relacionada en las variables de identificaci�n del riesgo para poder llegar a una correcta evoluci�n, esto permite que haya una retroalimentaci�n dentro de las instituciones p�blicas.

 

 

 

Tabla 7: Sistemas de control y pol�ticas de control

 

La relaci�n de las pol�ticas de control y los sistemas de control aplicados es muy susceptible a los servidores p�blicos, su percepci�n de estar ligados es m�nimo, se debe buscar fortalecer los sistemas en cumplimiento de las pol�ticas establecidas.

 

 

Tabla 8: Pol�ticas de control y procedimientos de control

 

La relaci�n de las variables de las pol�ticas de control y los procedimientos de control aplicados no fueron percibidos por los servidores de manera satisfactoria, aqu� se tiene que verificar que los procedimientos establecidos sean acordes a las pol�ticas.

Tabla 9: Asignaci�n de autoridad y responsabilidad � Compromiso para la competencia y procedimientos de control

 

No se reflejan incumplimientos de la empresa en las asignaciones de responsabilidad, pero se recomienda trabajar en la periodicidad de la revisi�n de los perfiles como ya se mencion� anteriormente y los controles de los horarios de trabajo que sean respetados en la entrada y en la salida a tiempo.

Tabla 10: Monitorizaci�n y Sistemas de control

 

Las percepciones de los servidores no ven una relaci�n compactada entre la monitorizaci�n y los sistemas de control aplicados, esto permite visualizar un riesgo del cumplimiento planteado en las organizaciones, es importante que las monitorizaciones de las actividades est�n sujetas a las respectivas pol�ticas y sistemas de control planteados.

Conclusiones

La relaci�n entre el control interno y la gesti�n administrativa de entidades p�blicas se muestra que guardan relaci�n con las variables evaluaci�n del riesgo, actividades de control, informaci�n y comunicaci�n, todas ellas en funci�n directa de la gesti�n administrativa de las empresas en relaci�n al control interno, as� mismo, al investigar el efecto de la gesti�n administrativa en el control interno se encontr� que el principal problema se encuentra en la falencia del seguimiento, control y gestiones para la mejora continua dentro de las instituciones. Si bien es cierto, las instituciones p�blicas han identificado el riesgo dentro de su gesti�n, �stos no consideran los cambios a nivel nacional, por lo tanto, las evaluaciones que se realicen no podr�n demostrar el riesgo real del cumplimiento de sus objetivos.

Las empresas publican el reglamento interno de trabajo, as� como un c�digo de conducta del empleado y el manual de funciones de cada uno, sin embargo, no se hace nada m�s sobre el reglamento, ni socializaciones, ni comparti�ndolo, ni actividades de lectura del mismo, en el mismo se habla de sanciones, pero no est�n establecidas.

La contrataci�n de los jefes y directores es por pol�tica de gobierno, no se aplica la meritocracia y la contrataci�n de los empleados no se ajusta al perfil del cargo en la mayor�a de los casos.� El control de funciones ha sido ineficiente a tal punto que nunca se ha sancionado a nadie, a pesar de haber descubierto sobrefacturaciones en contrataciones de servicios externos como p�ginas web y manejo de redes sociales. No se han revisado gastos ni cuentas de egresos similares debido a que est�n prohibidos hace un a�o. No se pueden dar, por pol�ticas de austeridad fiscal, ni incentivos ni promociones a los empleados.

La relaci�n entre el control interno y la gesti�n administrativa de entidades p�blicas se muestra que guardan relaci�n con las variables evaluaci�n del riesgo, actividades de control, informaci�n y comunicaci�n, todas ellas en funci�n directa de la gesti�n administrativa de las empresas en relaci�n al control interno.

Al investigar el efecto de la gesti�n administrativa en el control interno se encontr� que el principal problema se encuentra en la falencia del seguimiento, control y gestiones para la mejora continua dentro de las instituciones.

Si bien es cierto, las instituciones p�blicas han identificado el riesgo dentro de su gesti�n, �stos no consideran los cambios a nivel nacional, por lo tanto, las evaluaciones que se realicen no podr�n demostrar el riesgo real del cumplimiento de sus objetivos.

 

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