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Sistematizaci�n de tesorer�a en las empresas

 

Treasury systematization in companies

 

Sistematiza��o da tesouraria nas empresas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: alopez@unach.edu.ec

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

* Recibido: 30 de enero de 2024 *Aceptado: 22 de febrero de 2024 * Publicado: �05 de marzo de 2024

 

       I.          Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

     II.          Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

   III.          Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

  IV.          Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.

 

Resumen

El presente estudio, sobre la Sistematizaci�n de Tesorer�a Empresarial, fue realizado de las diferentes experiencias e investigaciones obtenidas en empresas comerciales, con la finalidad de establecer los distintos procesos como gesti�n de la unidad o �rea de tesorer�a, basados en sistemas de gesti�n de tesorer�a como: La instalaci�n del software empresarial, formulaci�n y ejecuci�n presupuestaria, recaudaci�n del efectivo por ventas, facturaci�n por compra de bienes y servicios, pago de n�minas de personal, programaci�n de pagos y devoluci�n de garant�as a proveedores; y, arqueo de caja y bancos; indudablemente que,� estos procesos pueden ser desarrollados minuciosamente; ya que por falta de espacio se tuvo que resumirlos.

Palabras Clave: Sistematizaci�n; software; presupuesto; ventas; arqueo de caja y bancos.

 

Abstract

The present study, on the Systematization of Business Treasury, was carried out from the different experiences and research obtained in commercial companies, with the purpose of establishing the different processes such as management of the treasury unit or area, based on treasury management systems such as : The installation of business software, budget formulation and execution, collection of cash from sales, billing for the purchase of goods and services, payment of personnel payrolls, payment scheduling and return of guarantees to suppliers; and, cash and bank accounting; Undoubtedly, these processes can be developed thoroughly; since due to lack of space they had to be summarize.

Keywords: Systematization; software; budget; sales; cash register and banks.

 

Resumo

O presente estudo, sobre Sistematiza��o da Tesouraria Empresarial, foi realizado a partir das diferentes experi�ncias e pesquisas obtidas em empresas comerciais, com o objetivo de estabelecer os diferentes processos como a gest�o da unidade ou �rea de tesouraria, com base em sistemas de gest�o de tesouraria como : Instala��o de software empresarial, formula��o e execu��o de or�amentos, arrecada��o de dinheiro de vendas, faturamento de compras de bens e servi�os, pagamento de folha de pagamento de pessoal, agendamento de pagamentos e devolu��o de garantias a fornecedores; e contabilidade de caixa e banc�ria; Sem d�vida, estes processos podem ser desenvolvidos exaustivamente; pois por falta de espa�o tiveram que ser resumido.

Palavras-chave: Sistematiza��o; Programas; or�amento; vendas; caixa registradora e bancos.

 

Introducci�n

El manejo del dinero es muy complejo por lo dif�cil de su gesti�n, por encargo a terceras personas que lo custodien y por los riegos inherentes a su administraci�n.

Pese a las pol�ticas existentes y esfuerzos por prever con aproximaci�n los flujos de efectivo, en el momento de su utilizaci�n, tendr� diferencias puesto que, �tanto los clientes, proveedores de productos para la venta, como de fondos y responsables de sus operaciones, en ocasiones se producen desfaces que les obliga a incumplir con las recaudaciones y �sus pagos; de otra parte, este esquivo recurso en una econom�a que depende por igual del entorno mundial y de lo que se haga en el pa�s, es muy escaso y por tanto es indispensable un manejo austero acompa�ado de controles existentes debido a los riesgos de este cotidiano recurso.

Por lo tanto, los administradores del dinero, deben ser personas probas, la honradez en todos los actos y la transparencia en el manejo del efectivo que ser� una de las bases para el �xito de la empresa; razones estas por las cuales ha sido necesario sistematizar los procesos que se deben dar cumplimiento en todas las empresas, sean estas industriales, comerciales o de prestaci�n de servicios.

 

Metodolog�a

�Enfoque cualitativo: es una v�a de investigar sin mediciones num�ricas, tomando encuestas, entrevistas, descripciones, puntos de vista de los investigadores, reconstrucciones los hechos, no tomando en general la prueba de hip�tesis como algo necesario. Se llaman hol�sticos porque a su modo de ver las cosas las aprecian en su totalidad, como un TODO, sin reducirlos a sus partes integrantes. Con herramientas cualitativas intentan afinar las preguntas de investigaci�n. En este enfoque se pueden desarrollar las preguntas de investigaci�n a lo largo de todo el proceso, antes, durante y despu�s. EL proceso es m�s din�mico mediante la interpretaci�n de los hechos, su alcance es m�s bien el de entender las variables que intervienen en el proceso m�s que medirlas y acotarlas. Este enfoque es m�s bien utilizado en procesos sociales��(Hern�ndez Sampiere, 2014).

 

 

 

Resultados

El presente estudio se bas� en el m�todo cualitativo, debido a que se centr� especialmente en los procesos tomados mediante encuestas, entrevistas, descripciones, reconstrucciones los hechos en forma hol�stica porque a modo de ver las cosas las aprecian en su totalidad debiendo concentrarse especialmente en la intervenci�n de los procesos de tesorer�a del negocio.

Como parte importante de la presente investigaci�n, relacionada a la sistematizaci�n de experiencias,� se basa en lograr distintos objetivos y utilidades; para as� comprender profundamente nuestras experiencias y poderlas mejorar, luego de revisar el tema a desarrollarse, es necesario compartir en grupo, para de esta manera, descubrir ciertos errores,� y poder superar obst�culos y dificultades o equivocaciones repetidas, de tal forma de tomar en cuenta en el futuro; para intercambiar y compartir nuestros aprendizajes� con otras experiencias similares, que nos permite a su vez, ir m�s all� de un intercambio anecd�tico, haciendo m�s cualitativo; de esta manera, contribuir a la reflexi�n te�rica con conocimientos surgidos directamente de las experiencias, lo que permite aportar un primer nivel de teorizaci�n que ayude a vincular la pr�ctica con la teor�as; y de esta manera, incidir en pol�ticas y planes a partir de aprendizajes concretos que provienen de experiencias reales.

Asimismo, fue necesario recurrir a conceptualizaciones te�ricas seg�n se presenta de varios autores como:�

Sistematizaci�n. �La manera m�s sencilla, breve y clara de definir la sistematizaci�n consiste en afirmar que se trata de �una reflexi�n (auto-)cr�tica sobre la experiencia�. Aun cuando esta reflexi�n no es nada �sistem�tica� y tampoco intencionada siquiera, esta disposici�n a sacar las lecciones de nuestras experiencias cotidianas, incluso de las m�s triviales, constituye indudablemente el punto de partida de la sistematizaci�n. As�, una de las formas fundamentales del aprendizaje, el tanteo y error, descansa fundamentalmente en una actitud sistematizadora: ir descartando progresivamente componentes que resultan infructuosos mientras se va reteniendo y perfeccionando los que parecen llevar exitosamente al resultado esperado. Para empezar a aclararnos lo que se entiende por sistematizaci�n, vale la pena remontarnos al concepto de �sistema�. Su origen sem�ntico nos remite al griego, descomponi�ndose en la preposici�n sin y el verbo instanai, lo que significa poner junto o conjuntar, entendiendo que nos referimos a un conjunto de elementos vinculados entre s�, que presentan una unidad funcional y tienen un m�nimo de orden. Desde all�, Mario Espinoza V. (2001, 5) propone una definici�n de sistema como: un conjunto de cosas, ideas o acciones que se vinculan y ensamblan entre s� por alguna suerte de correspondencia e interrelaci�n. En otras palabras, el sistema supone una totalidad cuyas partes mantienen cierta disposici�n org�nica en interacci�n pues, de otra manera s�lo tendr�amos un �conglomerado�: colecci�n o reuni�n de elementos a lo sumo ordenados, pero no propiamente articulados. Este autor subraya todav�a que el vocablo �sistema� expresa una constancia objetiva, f�ctica, en cuanto que tal conjunci�n de partes interconectadas existe en la realidad, es un hecho. En cambio, como veremos m�s adelante, el concepto de �sistematizaci�n� denota algo din�mico y subjetivo: un acompa�amiento nuestro tendiente a identificar esta estructuraci�n preexistente, a atar cabos sueltos entre elementos cuyas articulaciones no se manifiestan a simple vista. Dicho de otro modo: el sistema es algo que se descubre, mientras la sistematizaci�n es algo que se construye. En fin, sistem�tica es la manera ordenada de hacer las cosas��(Van de Velde, 2015, p�gs. 15,16,17).

��Qu� es y qu� no es sistematizaci�n de experiencias? �El prop�sito de introducir esta pregunta en los aspectos conceptuales de la sistematizaci�n de experiencias, es clarificar el alcance de este proceso, m�s all� de la recolecci�n, el ordenamiento y la clasificaci�n de datos e informaci�n respecto a una pr�ctica realizada. Se trata de un proceso m�s complejo, que involucra la reconstrucci�n hist�rica y social en la que intervienen diferentes actores inmersos en un contexto social espec�fico y que orientan el desarrollo de la pr�ctica, motivados por intereses comunes y colectivos; generalmente en el marco de una instituci�n determinada��(P�rez de Maza, 2016).

�Sistematizaci�n. Toda������� sistematizaci�n es en esencia un proceso de aprendizaje y construcci�n de conocimiento desde la pr�ctica. No es un conocimiento acad�mico, aunque eso no le quita valor. Es lo que se viene a llamar la pr�ctica reflexiva, es decir, un nivel de conocimiento que toda persona y colectivo acumula y que da sustento a sus decisiones y quehacer cotidiano. La sistematizaci�n���������� busca� en esencia, descubrir conocimiento, procesar lo colectivamente para extraer�� todas las lecciones y aportes posibles.������� Es en este sentido que la sistematizaci�n se concibe����������� como un m�todo central de las��������� organizaciones���������� que aprenden. Para entender la importancia de la sistematizaci�n, repasemos primero c�mo aprenden las personas y los colectivos, y qu� papel juega en ese aprendizaje la experiencia pr�ctica. Aunque muchas veces asumimos que la teor�a y la pr�ctica son dos dimensiones opuestas, lo cierto es que sus v�nculos son muy fuertes. La teor�a se alimenta de la pr�ctica y viceversa, aunque no�������� de cualquier pr�ctica; se alimente de una pr�ctica que se ha sometido al an�lisis, a la reflexi�n��(Cendales & Torres , 2017, p�g. 6).

Proceso. �Seg�n (Moratto, 2007). �� Es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso �nico y estructurado con organizar, ejecuci�n, control e interrelaci�n entre las funciones��. Seg�n (maikari95, 2012). ��La determinaci�n del conjunto de pasos a seguir para lograr un objetivo, todo esto basado en una investigaci�n y con la elaboraci�n de un plan detallado de acciones a realizar�

�El contexto de la gesti�n de la tesorer�a. La tesorer�a dentro del �mbito del cash management. El cash management es aquella parte de la ciencia de los negocios dedicada al aspecto �monetario� de los mismos. Se trata de observar todo negocio como flujo de dinero, con independencia del producto que fabrica o el servicio que ofrece.� Vistos como flujos de dinero que entran y salen de la empresa, los negocios son todos muy parecidos. A todos se les pueden aplicar unos principios universales que contempla el cash management, y que son los siguientes: Hay que tratar de que los flujos de entrada de dinero, resultado de las ventas de la empresa, lleguen a las cuentas bancarias de la empresa de la forma m�s r�pida y a la vez mejor controlada posible. Hay que controlar los flujos de salida, es decir, los pagos, de forma que su realizaci�n no genere costes innecesarios, que se adapten en el tiempo a los flujos de entrada, que se disponga de la m�xima flexibilidad que sea posible negociar con los acreedores; y que, los instrumentos de pago y las condiciones de pago sean congruentes con la pol�tica de compras y las posibilidades de cr�dito que ofrezca el sector en que se est� comprando. Hay que gestionar activamente la liquidez que se maneja como consecuencia de las operaciones que debe realizar la empresa. La liquidez, que puede ser faltante un d�a y sobrante al siguiente, se debe optimizar en un triple sentido: primero, no mantener saldos ociosos (es decir, sin rentabilidad alguna o produciendo una rentabilidad por debajo de otras mejores alternativas); segundo, no pagar intereses y comisiones de descubiertos muy superiores a otras alternativas de financiaci�n; y tercero, evitar que, de forma simult�nea, se est�n utilizando cr�dito (a intereses l�gicamente altos) a la vez que por otro lado se mantengan saldos excedentarios (sin invertir o invertidos a intereses m�s bajos)��(Las gestiones de la tesorer�a, 2014, p�gs. 11,12,13).

Control Interno. �De acuerdo al Diccionario de la lengua espa�ola de la Real Academia se considera que el t�rmino control tiene dos acepciones:� Inspecci�n, fiscalizaci�n, intervenci�n; y, Dominio, mando, preponderancia. El primer concepto podr�a asociarse con la auditor�a; la segunda acepci�n sobre dominio o mando, define con mayor precisi�n al control interno gerencial. Por ello, tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia, es tan dif�cil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que, a pesar de ser un ente de car�cter abstracto, su existencia no es negada. Controlar es una acci�n, pero en la medida en que sea tangible y el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el esp�ritu es inherente a nuestro cuerpo humano, el control es la organizaci�n como ente concreto y, espec�ficamente, a la administraci�n, personificada en sus �rganos de direcci�n y/o gerencia. En auditor�a, el t�rmino control interno comprende la organizaci�n, pol�ticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades, para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados. El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y econom�a. Una estructura de control interno s�lida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y econom�a en las operaciones de cada entidad��(Mel�ndez Torres, 2017, p�g. 20)

Arqueo de caja. �Proceso que reside en el an�lisis de las transacciones del efectivo, y que se lleva a cabo con el prop�sito de comprobar si las transacciones se realizaron bajo procedimientos adecuados y autorizados. De acuerdo a (Centeno, Garc�a, Ramos y Alfaro, 2014) en el arqueo de caja se detalla la recaudaci�n realizada durante un periodo de tiempo con el prop�sito de comprobar si lo que se encuentra en efectivo es igual a lo registrado. Mediante el arqueo de caja tambi�n es posible determinar si los controles internos se est�n realizando de forma adecuada. En base a lo mencionado, el papel que desempe�a la auditor�a se relaciona con la evaluaci�n de la informaci�n financiera disponibles en los estados financieros y documentos contables con el objetivo de emitir un informe que respalde la razonabilidad de dicha informaci�n (Gamboa, Hurtado, y Ortiz, 2017). Continuamente los arqueos de caja se ejecutan de manera sorpresiva por la persona responsable de caja, el objetivo de esto es el de identificar errores en el proceso que ocasiones faltantes o sobrantes en la cuenta respectiva (Chirinos, 2013)��(Salinas Guachizaca, 2018, p�g. 11)

De lo expuesto el objetivo del presente estudio,� es sistematizar los procesos de tesorer�a para las empresas sean estas industriales, comerciales o de prestaci�n de servicios, basada en experiencias con �enfoque cualitativo, debido a que se ha recopilado una serie de informaci�n producto de hechos� en la administraci�n de los recursos financieros, concretamente del dinero, del cual, se dispone de un grupo arm�nico de pol�ticas, procedimientos y documentaci�n de sustento que orienta el trabajo de los responsables del manejo de los recursos monetarios de las empresas, con la finalidad de asegurar la eficiencia e integridad del efectivo y el cumplimiento de las obligaciones pendientes dentro de los plazos planificados y programados.

Como objetivos, se ha considerado, establecer un grupo arm�nico de pol�ticas y normas de control interno del efectivo que aseguren su integridad; asegurar el cumplimiento de las normas tributarias y el pago oportuno de los valores retenidos en las ventas y del personal que labora en la entidad;� efectuar en el menor tiempo posible la captaci�n de recursos y la disponibilidad del efectivo para atender oportunamente los gastos e inversiones que demandan las actividades administrativas, comerciales y de producci�n de las empresas; y, disponer de un mecanismo de informaci�n que facilite el seguimiento y la toma de decisiones.

Pol�ticas generales. (Fuente: Administraci�n de Tesorer�a por:�(Zapata S�nchez , 2012, p�gs. 2,3): El dinero que por cualquier motivo ingrese a la organizaci�n empresarial, ser� depositado de inmediato a la o cuentas bancarias aperturadas por el negocio; Todo pago se har� a trav�s de cheque girado nominalmente, con la firma del responsable de tesorer�a y de autorizaci�n correspondiente; Solo se pueden efectuar pagos en efectivo, utilizando el fondo fijo de caja chica y si existen la correspondiente autorizaci�n del directorio, el fondo rotativo, cuyo funcionamiento se regula a trav�s de los instructivos legalmente dispuestos; �Todo pago requiere de documentos fuente, los mismos que deben ser facturas, tiquetes de caja, cr�dito comercial y otros seg�n el correspondiente reglamento de comprobantes de venta y retenciones; Para el caso de adquisiciones de materiales o prestaci�n de servicios a personas naturales que no dispongan de facturas, se extender�n las liquidaciones de compras; Las recepciones de recursos monetarios por cualquier concepto fuera de la actividad del negocio, requieren de autorizaci�n y documentos fuente que dejen evidencia de estos hechos; Cada cierto tiempo, se efectuar�n arqueos de caja chica, caja principal, fondo rotativo, y cuentas bancarias, debidamente conciliados con intervenci�n de terceros y los responsables de los fondos; Los casos evidentes de uso indebido de dinero ser�n informados de inmediato a la Gerencia y Directorio de la empresa, a fin de que se disponga las acciones que conduzcan a la reposici�n y legales correspondientes; Los pagos de intereses y multas por mora tributaria y obligaciones ante el Instituto de Seguridad Social, ser�n declarados de cargo a los empleados responsables de retraso, salvo que se demuestre que no exista liquidez en la empresa; La entidad a fin de mantener un control adecuado de los ingresos, gastos e inversiones, debe disponer de planificaci�n anual, a fin de que se mantenga un control adecuado de las actividades empresariales fundamentalmente de su presupuesto; Todo desembolso de recursos debe estar acorde a la presupuestaci�n y de no existir el rubro correspondiente, requerir� de la autorizaci�n expresa de la autoridad superior; Las inversiones financieras inmediatas que sustenten en el flujo de caja deben ser efectuadas en productos seguros y empresas debidamente calificadas por la Superintendencia de Bancos; El financiamiento ante eventuales d�ficits de efectivo, ser� obtenido en las empresas del sistema financiero nacional u otras fuentes, bajo condiciones favorables al inter�s econ�mico de la Entidad; Indispensablemente debe prepararse el flujo de caja presupuestado, por per�odos que sean razonables, en cuya base se efectuar�n las captaciones y usos;� Los pagos menores efectuados en caja chica tambi�n requieren de facturas de venta, solo en caso de excepcionales se pueden sustentar con liquidaciones de compra; Ning�n otro funcionario que no sea responsable del manejo del efectivo o cuantas corrientes, no podr� oficiar de custodio del efectivo, excepto por caja chica; Se preferir� que todo el personal que labora en la empresa sea debidamente contratado de conformidad al C�digo de Trabajo en vigencia; y, Todos los d�as, los responsables del manejo de efectivo y cuantas bancarias, deben presentar a la Gerencia reportes del efectivo, que comprenden el saldo inicial, su movimiento y el saldo final, salvo los fines de mes que se presentar�n las correspondientes conciliaciones bancarias debidamente amparadas con los Estados de Cuentas Bancarias.� �����

Otras pol�ticas que se deben tomar muy en cuenta en la sistematizaci�n de tesorer�a, es aquella interpretaci�n critica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucci�n, descubre o explicita la l�gica del proceso vivido en ellas; �La Sistematizaci�n de experiencias produce conocimientos y aprendizajes significativos que posibilitan apropiarse de los sentidos de las experiencias, comprenderlas te�ricamente y orientarlas hacia el futuro con una perspectiva transformadora. Se puede sistematizar las experiencias con distintos objetivos y utilidades con el prop�sito de mejorar la administraci�n de los recursos financieros, que en muchas empresas no han sido tomadas en cuenta, como: Verificar los productos previa la entrega en las ventas, mediante la etiqueta, calidad y cantidad; Verificar los documentos de adquisiciones de materiales y servicios que tengan su recepci�n debidamente registrada por el bodeguero o guardalmac�n; Las recaudaciones en caja por la venta de productos, deber� efectuarse en efectivo, tarjetas de cr�dito o d�bito, cheques o transferencias bancarias;

Registro inmediato de todas y cada una de las operaciones ejecutadas en Tesorer�a, mediante el sistema computarizado de Contabilidad; Dep�sito diario de las recaudaciones en las cuentas bancarias, valores en efectivo o cheuques por los montos exactos que haya sido el total de las transacciones; Mantener un Fondo Rotativo, para distribuci�n de efectivo a las diferentes cajas recaudadoras de almac�n de ventas; A m�s del sistema de archivos que cuente la Unidad de Contabilidad; la Unidad de Tesorer�a, debe mantener archivos especializados de facturas de venta y compras, tiques de ventas, contratos de adquisiciones de bienes y servicios, planillas, certificados, garant�as de contrataciones, documentaci�n de respaldo, entre otros; El representante de Tesorer�a, que puede ser denominado como Cajero General, Pagador, Tesorero o Administrador de Caja, debe participar en el Comit� de Adquisiciones de bienes y servicios sin derecho a voto, con el prop�sito de conocer todos y cada uno de los antecedentes de las adquisiciones por este organismo interno; Efectuar los pagos de las n�minas del personal que labora en la empresa, mediante dep�sitos bancarios individuales; y entre otras pol�ticas; �Todos y cada uno de los funcionarios de Tesorer�a deben rendir cauciones para respaldar cualquier da�o financiero a la empresa; y, Auditor�a Interna debe intervenir constantemente en la ejecuci�n de arqueos de Caja y Bancos;

En el caso de no existir ninguna dependencia de Auditor�a, la Gerencia autorizar� la intervenci�n del jefe de la Unidad de Contabilidad a fin de que realice los arqueos respectivos.

Basado en el sistema de gesti�n de tesorer�a, se procedi� a establecer cada uno de los procesos sistematizados de mayor importancia en el desarrollo empresarial que posteriormente se presenta en los correspondientes cuadros de exposici�n.

A continuaci�n, se presenta en resumen el Sistema de gesti�n de Tesorer�a de una Empresa Comercial, que se da mucha importancia por cuanto, se puede contar con informaci�n oportuna de la disponibilidad del efectivo, a fin de poder cumplir con las obligaciones inmediatas, garantizando la buena utilizaci�n de los fondos, evitando que �stos sean ociosos o falte dinero para el cumplimiento de obligaciones �y no recurrir endeudamientos innecesarios.

 

Cuadro No 1

Fuente: Elaborado por Autor

Lo importante en toda empresa es la formulaci�n de un Plan Anual, que indudablemente incluye el correspondiente presupuesto, esta informaci�n como se lo califica en una nave, es la br�jula para que el piloto pueda dirigirla con seguridad a su destino; igualmente, el Gerente de toda empresa debe contar con estas referencias, cuya informaci�n b�sica es el monto de inversi�n, su financiaci�n, establecimiento de los ingresos y egresos, flujo de caja, an�lisis de sensibilidad y estados financieros proyectados, plan que debe ser cumplido por la m�xima autoridad y jefes departamentales, con el apoyo de todo el personal administrativo, de producci�n y comercializaci�n de la organizaci�n; por lo que se expone en el siguiente cuadro el proceso de formulaci�n y ejecuci�n presupuestaria y el personal que debe responsabilizarse en su formulaci�n y cumplimiento. �

La importancia que se debe dar al cumplimiento del Presupuesto, es lograr los objetivos planificados, los cuales que est�n dirigidos en alcanzar la comercializaci�n de sus productos y recaudar los valores correspondientes.

 

Cuadro No 2

Fuente: Elaborado por Autor

 

Con el prop�sito de mantener un control integral del movimiento financiero, es recomendable que las empresas cuenten con un Software para realizar un seguimiento de los problemas contables, con informes espec�ficos, para obtener mayor control sobre el manejo del efectivo, sistema inform�tico que garantice una gesti�n contable efectiva, que aumente la velocidad y eficiencia en el departamento de contabilidad mediante la automatizaci�n de sus procesos.

 

Cuadro No 3

Fuente: Elaborado por Autor

Todo empresario debe dar mucha importancia al sistema de recaudaciones y manejo del efectivo, que es la base m�s importante de todo negocio el �dinero�, que debe estar en manos de personas probas, pero no solamente honradas; sino, eficientes, eficaces y efectivas en todo sentido, que garanticen los movimientos de valores, no solamente del efectivo, sino de especies valoradas en general; que concuerden con exactitud con los registros establecidos en Tesorer�a como en Contabilidad.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuadro No 4

Fuente: Elaborado por Autor

 

La facturaci�n que son documentos conocidos normalmente como documento de �ndole comercial, que es la prueba del acto de comprar y vender un bien o servicio, debiendo tener validez de orden legal y fiscal, que adem�s comprueba las transacciones ejecutadas por Tesorer�a, Contabilidad (para los registros) y Auditor�a (para comprobar su legalidad e ingresos y egresos de recursos).

 

Cuadro No 5

Fuente: Elaborado por Autor

Los roles de pago o n�mina es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y deducciones. Las n�minas son una parte importante a la hora de llevar la contabilidad del negocio; que, para su elaboraci�n se requiere del control de asistencia del personal que deba cumplir un horario establecido de conformidad al contrato de trabajo debidamente registrado en el Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos.

 

Cuadro No 6

Fuente: Elaborado por Autor

 

Toda vez que se adquieren bienes y servicios en mayor cuant�a o ejecuci�n de obras, siempre se legaliza estas transacciones mediante contratos, que naturalmente han sido adjudicados a los mejores postores, contratos que mantienen una formulaci�n de pagos con anticipos y toda vez que se van cumpliendo se justifican mediante informes, planillas y� facturas; pero para el cumplimento de la obligaci�n y valores recibidos, el contratista, debe presentar garant�as que por lo regular hoy en d�a se lo realiza con garant�as de empresas aseguradoras; que luego de haberse finiquitado el contrato, este documento debe ser devuelto al contratista; raz�n �sta por la cual, �existe un proceso hasta mantener en archivos especiales toda la documentaci�n.�

 

 

 

Cuadro No 7

Fuente: Elaborado por Autor

 

Es muy importante que toda empresa disponga de un Manual de Normas de Control Interno, debido a que el mismo, especifica las obligaciones que tiene cada uno de los empleados y funcionarios que cumplir en los diferentes procesos administrativos y en este caso m�s a�n, por cuanto el manejo del dinero es la raz�n de la existencia de la organizaci�n; adem�s de los procesos expuestos en el cuadro siguiente, se debe mantener un ambiente de control en todo su sentido, evaluando los riesgos de desviaciones del dinero, mantener siempre comunicaci�n por parte de los responsables, supervisi�n o monitoreo permanente, se cuente con el debido plan de negocios, estar pendiente sobre los pagos duplicados, verificaci�n del cumplimiento de los clientes con sus obligaciones para con� la empresa, se cumpla con el pago oportuno de las obligaciones tributarias y patronales con el IESS o retenciones judiciales a sus trabajadores, �que se establezcan prioridades de cobros o pagos, se mantenga los registros inmediatos, se deposite diariamente los valores recaudados, ejecutar acciones relacionadas con la transparencia de las actividades de cada uno del personal de tesorer�a y financiera en general; entre otras normas.

 

 

Cuadro No 8

Fuente: Elaborado por Autor

 

Una de las diligencias importantes que se debe llevar a cabo cada cierto tiempo, es los arqueos de Caja y Bancos, debido a que es la base medular para la existencia de la empresa, es el dinero, el capital de trabajo, en definitiva se le puede catalogar como el coraz�n de la organizaci�n, que debe estar latiendo permanentemente esto es el efectivo con el cual se compra y se vende los productos que fabrica o comercializa la empresa; es por eso que, se debe efectuar este tipo de proceso, en nuestra figura, se lo hace con Auditor�a Interna, debido al tama�o de la empresa; pero en todo caso, si se trata de un peque�o o mediano establecimiento, lo debe realizar el propietario, que o es otra cosa que contar el dinero recaudado diariamente, compar�ndolo con las ventas o adquisiciones de mercader�a u otras razones, por esa lo tanto, el Proceso de Arquero de Caja y Bancos es de vital importancia en toda entidad.

 

 

 

 

 

 

Cuadro No 9

Fuente: Elaborado por Autor

 

Discusi�n y Conclusi�n

Discusi�n

�La sistematizaci�n se hace para producir conocimiento �til Quien hace sistematizaci�n piensa que se puede aprender de la pr�ctica y que ese conocimiento obtenido ayudar� a mejorar esa pr�ctica. Dir�amos que nos planteamos sistematizar especialmente cuando entendemos que en una determinada experiencia o proceso hay una riqueza oculta o no exprimida en t�rminos de conocimiento �til para el futuro y que la cantidad y calidad de ese conocimiento esperado nos hacen prever como deseable o rentable la sistematizaci�n (desde todos los puntos de vista, l�gicamente no s�lo el econ�mico). Ghiso dir� que la sistematizaci�n �descubre los pedazos de los discursos y de las acciones que hab�an sido acallados, permitiendo abrir las compuertas que reprim�an y concentraban la informaci�n sobre las decisiones y operaciones, dejando brotar lo que es posible comprender, comunicar, hacer y sentir� (Ghiso, 1998: 5)��(Fantova, 2018, p�g. 3).

Un sistema de gesti�n de tesorer�a es un programa inform�tico proporcionado por una empresa de software que ayuda a automatizar procesos de tesorer�a repetitivos y, a menudo, manuales. Gracias a la automatizaci�n de dichos procesos, directores financieros y tesoreros pueden tener una mayor visibilidad sobre la tesorer�a y la liquidez de la empresa, a la vez que pueden controlar las cuentas bancarias, cumplir con las normativas y gestionar las transacciones financieras y la banca interna.

Conclusi�n

Existen una serie de elementos componentes propios (internos) del sistema de tesorer�a de toda empresa. Tales elementos est�n en permanente interacci�n directa entre ellos, determinando una respuesta inmediata en el sistema. Por tanto, el nivel de acoplamiento entre estos elementos debe ser �ptimo, para producir informaci�n confiable y �til, logr�ndose as� la efectividad deseada y el prop�sito del sistema de informaci�n de tesorer�a. Estos elementos que debemos denominarlos como procesos, son esencialmente, el manejo del efectivo con la demostraci�n l�gica de solvencia, custodio e integridad, procesos sistem�ticos que se deben cumplir en cada uno de los movimientos relacionados a los ingresos y egresos de los recursos financieros, contando con un sistema de control mediante la instalaci�n de un Software integral de Contabilidad Financiera, un Presupuesto anual, registros adecuados y oportunos de la recaudaci�n del efectivo sea por ventas y cobranzas de toda �ndole, �una facturaci�n debidamente aprobada �por compra de bienes y servicios, pago oportuno de sueldos y salarios mediante dep�sitos a las cuentas de cada uno de sus servidores, contar con programas de pagos y devoluci�n de garant�as a los proveedores �luego de haber cumplido con sus obligaciones contractuales, todos y cada uno de estos procesos garantizan con claridad lo que debe efectuar el personal de tesorer�a empresarial

 

Referencias

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Hern�ndez Sampiere, R. (2014). Metodolog�a de la investigaci�n. M�xico DF.: McGRAW-HILL.

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