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Pol. Con. (Edición núm. 22) Vol. 3, No 8
Agosto 2018, pp. 126-141 ISSN: 2550 - 682X
DOI: 10.23857/pc.v3i8.601
Recepción: 01 / 03/ 2018
Aceptación: 15 / 05 / 2018
Publicación: 07 / 08 / 2018
Ciencias Administrativas Artículo Científico
La contabilidad gubernamental como herramienta de gestión en la administración pública
Government accounting as a management tool in public administration
A contabilidade governamental como ferramenta de gestão na administração pública
Walter M. Mendoza-Zamora I
Karina L. Santistevan-Villacreses II
karina.santiestevan@unesum.edu.ec
Geomayra K. Cevallos-Ponce III
Jenny E. Parrales-Reyes IV
Correspondencia: walter.mendoza@unesum.edu.ec
Magister en Gestión Empresarial, Ingeniero Comercial, Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa, Ecuador.
Magister en Docencia Mención Gestión en Desarrollo del Currículo, Diplomado en Autoevaluación y Acreditación Universitaria, Ingeniero Comercial, Docente Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa, Ecuador.
Economista de la Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa, Ecuador.
Magister en Docencia Universitaria e Investigación Educativa, Diplomado en Autoevaluación y
Acreditación Universitaria, Ingeniero Comercial, Profesor de Segunda Enseñanza Especialización Comercio y Administración, Docente Universidad Estatal de Sur de Manabí, Jipijapa, Ecuador.
Resumen
La contabilidad gubernamental ha experimentado un avance como herramienta estratégica en la administración de los recursos en el sector público, convirtiéndose en un eje fundamental en la constatación y el buen manejo de la información financiera en las instituciones públicas del estado ecuatoriano. El objetivo del presente trabajo es verificar la importancia de la contabilidad gubernamental en la gestión de la administración pública. Los resultados de la invetigación muestran que la aplicación de la contabilidad gubernamental dentro del sector público, permite mantener la rendición de cuentas, así como la supervición de los recursos. Con este fin se analizaron 10 artículos científicos y 150 sitios web. Cada uno de ellos se clasificó en relación al tema abordado y a la metodología utilizada, además se identificaron las características propias del artículo. Entre los principales resultados obtenidos, se señala: i) El escaso número de trabajos empíricos en contabilidad gubernamental como un mecanismo de ayuda para la gestión en la administración pública, ii) La importancia de la contabilidad gubernamental y su aplicabilidad como instrumento de gestión en las organizaciones públicas, de tal manera, la temática abordada no sitúa de manera preponderante en artículos, libros o revistas especializadas en contabilidad gubernamental.
Palabras claves: Desarrollo, instrumento, gobierno, recursos públicos y sector público.
Abstract
Government accounting has experienced an advance as a strategic tool in the administration of resources in the public sector, becoming a fundamental axis in the verification and good management of financial information in public institutions of the Ecuadorian state. The objective of this paper is to verify the importance of government accounting in the management of public administration. The results of the research show that the application of government accounting within the public sector allows maintaining accountability, as well as supervising resources. To this end, 10 scientific articles and 150 websites were analyzed. Each of them was classified in relation to the topic addressed and the methodology used, and the characteristics of the article were identified. Among the main results obtained, it is pointed out: i) The scarce number of empirical works in government accounting as an aid mechanism for public administration management, ii) The importance of government accounting and its applicability as a management tool in the public organizations, in such a way, the topic addressed does not place preponderantly in articles, books or journals specialized in government accounting.
Key words: Development, instrument, government, public resources and public sector.
Introducción.
La presente investigación se ha realizado con el fin de propiciar información relevante acerca de la contabilidad gubernamental y su vinculación con la administración pública en cuanto se refiere¬ a gestión de recursos.
La contabilidad gubernamental es aplicada en las organizaciones públicas donde están presente regulaciones jurídicas, normas, técnicas y/o prácticas administrativas que la singularizan; tales como el proceso jurídico de aprobación, programación y administración presupuestaria, el sistema legal de control fiscal, su tratamiento en las cuentas nacionales y otros. El sistema de Contabilidad Gubernamental debe estar estructurado sobre la base de una descentralización de los registros y de los datos para fines de agregación y consolidación, de acuerdo con la estructura organizacional del Estado, es decir, se estructura como un sistema integral, único y uniforme.
Dado esto, la contabilidad gubernamental aporta con técnicas, métodos y normas que facilita el registro y regulan las transacciones que lleva a cabo la hacienda pública. Se ha destacado en los últimos años a la contabilidad gubernamental como “la disciplina que permite evaluar la gestión administrativa del estado tratado del estudio económico financiero de la hacienda pública”.
En la actualidad, la contabilidad gubernamental es considerada como un instrumento indispensable dentro del sector público, ya que permite observar los registros económicos con base legal de las transacciones efectuada, su objetivo es satisfacer las necesidades de información destinada al control para transparentar la información, una característica principal de la contabilidad gubernamental es el registro con base de devengado de las partidas presupuestarias del catálogo de cuentas estandarizado por el Estado.
Asimismo, la contabilidad gubernamental realiza el análisis de las operaciones financieras del estado, basándose en los principios de la contabilidad para mantener la credibilidad en la administración de los ingresos, gastos e inversiones públicas y un control de la economicidad y efectividad del uso de los recursos, presentando una información contable ordenada con los documentos que sustente el hecho económico de tal forma que facilite las tareas de control y auditoría interna y/o externa.
La contabilidad gubernamental como instrumento de información
Para poder dialogar sobre la contabilidad gubernamental como una fuente de información para la administración de recursos públicos, es necesario conocer acerca de la contabilidad gubernamental.
(Ecured, s.f.), afirma lo siguiente:
La contabilidad Gubernamental es el método que investiga sistemáticamente las operaciones que ejecuta las dependencias y entidades de la administración pública, además proporciona información financiera, presupuestal, programática y económica contable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los funcionarios de las entidades públicas, en sus distintos ámbitos y fases del proceso productivo.
(Ministerio de Economia, 2016): “La Contabilidad Gubernamental es la aplicación de un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos económicos que ocurren en una organización”
Partiendo de estas premisas, la contabilidad gubernamental es un instrumento que propicia a las entidades y dependencias de la administración pública información financiera dando a conocer el
manejo eficiente y eficaz de los recursos públicos aplicando los principios, normas y procedimientos
técnicos para un registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos económicos del patrimonio público para el control por parte de los órganos regulatorios como: La Contraloría General del Estado, la Procuraduría General del Estado, Ministerio Publico y la Comisión del Control Cívico de la Corrupción y de la Superintendencia.
(Ministerio de Economia y Finanzas, 2016), a través de la contabilidad se produce información financiera, patrimonial y presupuestaria que deberá ser confiable y oportuna destinada a fortalecer el proceso de toma de decisiones de las autoridades en cuanto al uso de los recursos otorgados por el Estado. Además sirve sustento para el control que ejerce la Contraloría General del Estado, Unidades de Auditoria Interna Institucionales y firmas privadas de auditoría.
La contabilidad gubernamental como parte del sistema interno es fuente de información financiera que permite evaluar y analizar el adecuado uso de cada uno de los recursos del sector público y a su vez dar a conocer al Ministerio de Economía y Finanzas y rendir cuenta a la sociedad y autoridad en cuanto a la gestión financiera y patrimonial a través de la entrega de la información producida en el proceso contables que transparenta el cómo se han administrados y utilizados los recursos públicos puesto a la disposición de los ciudadanos, al asumir funciones públicas.
La contabilidad gubernamental empieza con el proceso de recepción de la información, análisis de la documentación fuente, registro de los hechos económicos en la etapa de ejecución, y por último la elaboración de los estados financieros que transparentan la administración o uso que se ha dado a los recursos públicos.
Los documentos fuentes de la contabilidad gubernamental son todos aquellos que se utilizan para sustentar las áreas de fondos, bienes y presupuestos; sirven como elemento básico para recolectar información con la que se inicia el ciclo contable, (Instituto Electoral del Estado de Campecheb, s.f.)
Recepción de la información contable
(Maldonado, s.f.), la contabilidad gubernamental permite obtener información financiera consolidada además de diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración o en función de requerimientos específicos. Del mismo modo la información financiera se prepara a nivel institucional, sectorial y global; de la misma manera se presenta agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los resultados de gestión y de las cuentas de orden, así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros objetos de consolidación.
Análisis de la documentación fuente en la contabilidad gubernamental
Al obtener la información detallada sobre los movimientos que se han generado en favor de la sociedad, se necesita analizar la documentación que sustentará las transacciones que se cometieron tanto del pasado, presente y futuro, así como del coste que genero un asiento contable, teniendo en cuenta la importancia de los documentos soportes como fuente de información que respalde la actividad por la cual se generó un desglose del presupuesto asignado por el estado a las entidades del sector público.
Al describir lo más detallado posible se obtiene un análisis de la documentación por la cual, se desarrolló una operación en las instituciones públicas y tratar de comprender la extensa colección de hechos que contribuyen a cualquier tipo de análisis. También, al reunir información general se obtiene una perspectiva más amplia de las operaciones de las instituciones del sector público. Porque el análisis de la documentación fuente permite conocer de primera mano cual es el proceso que se va a realizar en una transacción y como este fue planteado dentro del presupuesto de la institución,
(Méndez & Palazon, 2015).
Registro de los hechos económicos del uso de los recursos públicos
Estos hechos económicos se deben registrar en el momento en que se genera una transacción y deben ser representado obligatoriamente, para que un hecho económico pueda ser reconocido se requiere de una definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, además estos hechos económicos garantizan una información contable ajustada a la realidad, confiable y ajustada para servir como sustento en la toma de decisiones, (Mila, 2010)
El registro de las transacciones realizadas por una institución del sector público deberá efectuarse con base al principio de devengado, el mismo que da fidelidad al acto suscrito con el objetivo de plasmar y transparentar el uso efectivo y eficaz de los recursos, dichos hechos económicos o transacciones deberán tener un impacto social el cual se avaluara con los documentos fuentes del acto.
Registros de los hechos económicos en la etapa de ejecución para el sustento de la transacción
Como es de conocimiento, los hechos económicos se encuentran planificados dentro del presupuesto que ha sido otorga al Estado para que se asigne recursos para la actividad a ejecutarse, al realizarse la actividad con el presupuesto, se genera un transacción que debe ser registrada en un asiento contable como constancia del hecho generado.
(Vásquez, Fresno, & Rabanal, 2006). El registro de los hechos económicos se lo realiza según las 2 fases de la contabilidad gubernamental siendo el procedimiento de contabilización de las operaciones.
Primera fase o contabilidad previa de los órganos gestores a través de las correspondientes oficinas de gestión. Se ejecuta mediante la captura en el sistema de propuestas de documentos contables que da a conocer sobre los recursos a utilizar.
Segunda Fase o contabilidad oficial, a realizar por los centros contables. Se efectúa mediante la validación en el sistema de las propuestas una vez fiscalizadas, posibilitando su transformación en documentos contables que apoya a la transacción una vez ejecutada.
Elaboración de estados financieros
(Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2012), describe que:
La contabilidad gubernamental constituye el proceso de registro sistemático, cronológico y secuencial de las operaciones patrimoniales y presupuestarias de las entidades y organismos del sector Público no Financiero, expresadas en términos monetarios, desde la entrada original a los registros contables hasta la presentación de los estados financieros; la centralización, consolidación y la interpretación de la información; comprende además los principios, normas, métodos y procedimientos correspondientes a la materia. La finalidad del componente de Contabilidad Gubernamental es establecer, poner en funcionamiento y mantener en cada entidad del Sector Público no Financiero un sistema único de contabilidad que integre las operaciones, patrimoniales, presupuestarias y de costos, para asegurar la producción de información financiera completa, confiable y oportuna, que permita la rendición de cuentas, la toma de decisiones, el control, la adopción de medidas correctivas y la elaboración de estadísticas. Estados Financieros:
Los entes financieros y unidades ejecutoras responsables de la administración de sus presupuestos, dispondrán de datos e información contable y presupuestaria individualizada, con los detalles que establecerá para el efecto el ente rector de las finanzas públicas.
La elaboración de los estados financieros, muestra en resumen las transacciones realizadas por una entidad, debe ser de veraz y oportuna al momento de presentarse a órganos reguladores, es la información que revela la transparencia de las actividades que cumple una institución a lo largo del periodo fiscal de acuerdo a las encontradas en el presupuesto al cual fue asignado los recursos con la responsabilidad de que dichas actividades presupuestadas se hallan cumplido en su totalidad sin malversación de fondos.
La administración correcta de los recursos públicos
Los presupuestos del sector públicos dadas en los diversos organismos nacionales y seccionales deben estar basados en una buena planificación de distribución de los recursos en el período del ejercicio fiscal.
Dentro del contexto universal de la contabilidad gubernamental en la actualidad en el país existe un mejor control de los egresos del erario nacional a través del sistema SIFGE, lo cual permite un mejor seguimiento y evaluación.
Asimismo, se debe realizar una administración de los recursos públicos para maximizar los resultados con el mínimo de recursos, para evitar irregularidades y sanciones que involucren a los servidores públicos, sin embargo es la comunidad la que debe evaluar dicha administración. El uso de los recursos públicos no puede ser desperdiciado indiscretamente porque está basado en un conjunto de reglas y procedimientos donde se establecen que estos se presupuesten, se gasten y se controlen.
Importancia y objetivo de la contabilidad gubernamental
En la actualidad, se considera que la contabilidad gubernamental es un medio por el cual se obtienen información financiera, presupuestaria, programática y económica sobre el uso del aporte asignado para beneficio y desarrollo de la ciudadanía por parte del Estado. La contabilidad gubernamental no deja de ser una base de administración de los recursos, porque permite conocer los movimientos que genera una institución del sector público y tiene apoyo en leyes, normativas y principios que ayuda a la gestión eficiente, eficaz y proporciona calidad en los procesos que se ejecutan dentro de una administración y aporta información relevante para la toma de decisiones.
Objetivos:
Como toda ciencia, la contabilidad gubernamental facilita la recaudación de información para una oportuna toma de decisión, de tal manera, es necesario establecer los objetivos que se alcanzan al ser aplicada la contaduría pública.
Entre los objetivos más relevantes de acuerdo a (Andrade, 2009), tenemos:
Mostrar los resultados generados con la hacienda pública, a través de una redición de cuenta.
Analizar la eficiencia de la gestión y de la eficacia de los programas de una institución del sector público.
Asegurar el cumplimiento de la Ley en la ejecución Presupuestal y en general de las diferentes transacciones que realiza el ente gubernamental.
Orientar la gestión administrativa para asegurar el uso eficiente de los recursos del Estado.
Medir el avance y cumplimiento de las metas del Gobierno, así como la distribución e impacto social del origen y aplicación de los recursos públicos
Objetivo de la Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental
De los comentarios dados por el sitio web (Contabilidad.com.py, s.f.), se descartan los siguientes objetivos del sistema de la organización de la contabilidad pública:
Objetivo General
El objetivo fundamental del sistema debe ser producir información de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial que sirva para apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión pública y las acciones de control y auditoría gubernamental; y para dar a conocer al Congreso, a otras autoridades del Estado y a terceros interesados, el resultado alcanzado en la obtención y empleo de recursos públicos en función de los objetivos y metas predeterminadas.
Objetivos Específicos
Se identificarán como objetivos específicos del sistema, principalmente, los siguientes:
Producir información de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial, que sea útil para apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión pública en sus distintos niveles y las acciones de control y auditoría gubernamental; y para dar a conocer al Congreso, a otras autoridades del Estado y a terceros interesados, el resultado alcanzado en la obtención y empleo de los recursos públicos en función de los objetivos y metas previamente establecidos.
Asegurar que la información que se obtenga sea oportuna y confiable;
Integrar los sistemas presupuestarios, de tesorerías, de crédito público y otros que conforman la administración financiera.
Descentralizar las funciones de contabilidad en cada unidad financiera institucional.
Establecer un marco doctrinario y normativo sustentado en la aplicación de los principios de contabilidad de general aceptación.
Facilitar el control de las operaciones y la simplificación de los procedimientos contable- administrativos.
Detalle de la integración contable de las operaciones financieras en el manejo de la obtención de resultado
La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos públicos.
La integración de la contabilidad presupuestaria y financiera en el sector público
Durante mucho tiempo, se ha comentado que se debe integrar en un solo registro, las transacciones de la contabilidad financiera y la contabilidad del presupuesto, pero se debe analizar en primera instancia de qué integración estamos hablando, integración de cuentas, integración de registros o integración de criterios de registro o de bases de registro; y un elemento fundamental que debemos analizar son las bases de registro de la ejecución presupuestaria, que las podemos conceptualizar como: “Es la base que se utiliza para realizar el registro de las transacciones
presupuestarias es decir cuando se registra el ingreso real y cuando el gasto real y para formular los presupuestos”.
Es fundamental manejar información de las distintas etapas de una transacción presupuestaria que van desde la apropiación, solicitud administrativa, orden de compra u orden de pedido, recibo de bienes, consumo de bienes y servicios, y el pago.
Consolidación de la información financiera
(Hernández, 2010) argumenta que:
Los estados financieros de los entes públicos deberán presentar de manera consolidada la situación financiera, los resultados de operación, el flujo de efectivo o los cambios en la situación financiera y las variaciones a la Hacienda Pública, como si se tratara de un solo ente público.
Conclusiones.
Tomando de referencia las diversas opiniones de autores en relacion a la tematica abordada, se procede a concluir que la contabilidad gubernamental, aporta de manera significativa a traves de resultados minuciosos al Ministerio de Economía y Finanzas permitiendo observar los movimientos económicos efectuados durante un año fiscal, ademas de vigilar que todo lo presupuestado haya sido invertido en las actividades planteadas en el Plan Operativo Anual de las Instituciones del Sector Público.
Por lo consiguiente, la administración pública, coadyuva a mejorar los procesos a ejecutar y que estan asignados desde la partida presupuestaria, correspondiente a las Instituciones del Estado
Ecuatorino, encargadas de la gestión hacia la consecucion de la eficacia, la eficiencia y economicidad de los recursos presupuestados a las entidades públicas.
Del mismo modo, la importancia de la contabilidad gubernamental reside en la información financiera, presupuestaria y programatica que permite tomar decisiones sobre lo presupuestado y la administración de los recursos, mejorando así de manera eficiente y a la vez manteniendo la economicidad o rendimiento económico, durante el ejercicio fiscal del capital presupuestado por la Hacienda Publica.
Por tal razon, es indispensable la gestión a traves de mecanismo de control por parte de los organos reguladores como son: la Contraloría Genereal del Estado, la Fiscalía General del Estado, la Subsecretria General del Estado, entre otras. Todo esto, con el fin de transparentar todas las actividades efectuadas con los recursos del Estado por las instituciones del sector público y realizar de manera periódoca la rendición de cuentas para conocimiento de la ciudadanía en general.
Los resultados de la invetigación muestran que la aplicación de la contabilidad gubernamental dentro del sector público, permite mantener la rendición de cuenta, así como la supervisión de los recursos, por ende, es un instrumento necesario para la constancia de información financiera, presupuestaria y económica. Para ser presentada al Ministerio de Economía y Finanzas con el fin propósito de efectuar la rendición global del Patrimonio General del Estado.
Referencias Bibliográficas
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Ministerio de Finanzas del Ecuador. (Septiembre de 2012). Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Recuperado de https://www.finanzas.gob.ec/wp- content/uploads/downloads/2012/09/CODIGO_PLANIFICACION_FINAZAS.pdf
Vásquez, A. A., Fresno, J. M., & Rabanal, J. M. (2006). Cuerpo de Gestión Administrativa, Especialidad Gestión Financiera de la Junta de Andalucía. Andalucia, España: MAD, S.L.
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