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Proposal for an inventory control system for the company Luatec S.A. From the city of Guayaquil
Proposta de um sistema de controle de estoque para a empresa Luatec S.A. Da cidade de Guayaquil
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Correspondencia: aj.zamora@istvr.edu.ec
Ciencias Econmicas y Empresariales
Artculo de Investigacin
* Recibido: 23 de junio de 2023 *Aceptado: 12 de julio de 2023 * Publicado: 01 de agosto de 2023
- Egresada, Instituto Superior Tecnolgico Vicente Rocafuerte, ISTVR, Ecuador.
- Subcoordinador de Carrera y Docente de Contabilidad, Instituto Superior Tecnolgico Vicente Rocafuerte ISTVR, Ecuador.
Resumen
El presente trabajo e investigacin se establece por otorgar a la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil una solucin respecto a los problemas suscitados en sus procesos de control de inventarios, que han sido ocasionados regularmente por diversos factores, ocasionando retrasos en los procesos. Con el objetivo general de Proponer un sistema de control de inventario para la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil. El diseo de investigacin del presente proyecto de investigacin tiene un enfoque cualitativo, con investigacin de tipo documental, descriptiva y analtica. Con ayuda de la aplicacin de encuestas y de una investigacin documental logra cumplirlos objetivos planteados. En la propuesta se propusieron actividades de ayuda para la sistematizacin del sistema de control de inventario, otorgndole un mejor desempeo al sistema de control de inventarios. En conclusin, mediante la aplicacin de actividades para mejor manejo del control de inventarios y la correcta distribucin de funciones dentro de la empresase puede evitar problemas con los inventarios y los retrasos y prdidas de ventas que estos ocasionan.
Palabras clave: Control; Inventario; Sistema.
Abstract
The present work and investigation is established to grant the company LUATEC S.A., from the city of Guayaquil, a solution regarding the problems that arise in their inventory control processes, which have been regularly caused by various factors, causing delays in the processes. With the general objective of Proposing an inventory control system for the company LUATEC S.A. from the city of Guayaquil. The research design of this research project has a qualitative approach, with documentary, descriptive and analytical research. With the help of the application of surveys and documentary research, it manages to meet the objectives set. In the proposal, support activities were proposed for the systematization of the inventory control system, giving a better performance to the inventory control system. In conclusion, through the application of activities for better inventory control management and the correct distribution of functions within the company, problems with inventories and the delays and sales losses that these cause can be avoided.
Keywords: Control; Inventory; System.
Resumo
O presente trabalho e investigao se estabelece para outorgar empresa LUATEC S.A., da cidade de Guayaquil, uma soluo em relao aos problemas que surgem em seus processos de controle de estoques, que tm sido causados regularmente por diversos fatores, ocasionando atrasos nos processos. Com o objetivo geral de Propor um sistema de controle de estoque para a empresa LUATEC S.A. da cidade de Guayaquil. O delineamento da pesquisa deste projeto de pesquisa tem abordagem qualitativa, com pesquisa documental, descritiva e analtica. Com a ajuda da aplicao de inquritos e pesquisa documental, consegue cumprir os objetivos traados. Na proposta, foram propostas atividades de apoio sistematizao do sistema de controle de estoque, dando um melhor desempenho ao sistema de controle de estoque. Em concluso, atravs da aplicao de atividades para uma melhor gesto do controle de estoque e a correta distribuio de funes dentro da empresa, podem ser evitados problemas com estoques e os atrasos e perdas de vendas que estes causam.
Palavras-chave: Controle; Inventrio; Sistema.
Introduccin
El tema referente a la sistematizacin del control de inventario para la entrada y salida de mercadera; es uno de los principales esquemas de gestin empresarial que se realizan en las organizaciones para mantener un control directo de todas aquellas acciones que se realizan con la mercadera. Las organizaciones buscan mantenerse en el mercado es cada vez es ms competitivo; por lo tanto, deben enfrentarse a las necesidades internas que posee; entre las principales es el control y manejo del inventario para que se note calidad y precios bajos; la actividad ingreso y salida de mercadera est relacionada por la administracin del inventario.
La administracin del inventario permite que todas las reas de una organizacin puedan maximizar los servicios a los clientes, adems de minimizar los costos por el mantenimiento, actualizacin, y ordenamiento o del inventario; debido a que se utilizan procesos de ahorro de recursos y a la vez del aprovechamiento de las funciones productivas en la organizacin al momento de mantener en orden la mercadera y evitando problemas de abastecimiento, reduccin de ganancia o mercado.
El control del inventario se lo aplica con el fin de mantener el correcto mantenimiento y almacenamiento, adems del registro de la mercadera y el conteo de los productos existentes. Por lo que el tema de control y manejo adecuado del inventario en la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil, requiere mejoras en la gestin de entrada y salida de inventario tomando en consideracin la emisin de la factura, orden de pedido al proveedor, entrega del producto terminado, entre otros detalles a considerar dentro del flujo o manejo de mercadera.
Las actividades tcnicas aplicada en la presente investigacin busca establecer una adecuada administracin y control de la mercadera con el fin de generar ahorros dentro de la organizacin, adems de contar con informacin relevante que va a permitir agilizar el movimiento del inventario y considerar todas aquellas anomalas que se presente para agilizar los posibles daos o robo dentro de las instalaciones.
A nivel mundial, las pequeas y medianas empresas prevalecen con problemas organizacionales y se ven obligadas a realizar cambios significativos en todas sus reas, por lo que la existencia de controles internos efectivos es fundamental para mejorar los procesos contables. Administrar y operar con la seguridad de que la informacin financiera obtenida es verificable, comprensible y confiable, reduciendo el riesgo de que cualquier circunstancia adversa afecte la rentabilidad econmica de la empresa.
De manera especfica, la importancia del control de inventario como cuenta principal para cualquier tipo de empresa comercial es indiscutible, ya que la rotacin de esas mercancas se convierte inmediatamente en efectivo una vez que se completa la venta de mercancas. Un sistema de inventario es una estructura utilizada para controlar el nivel de presencia y determinar la entrada y salida de mercancas (Asencio, 2017).
El sector comercial es de fundamental importancia para las economas de muchos pases en vas de desarrollo y actualmente muchas empresas pertenecientes a este sector estn desapareciendo del mercado debido a las persistentes prdidas de rendimiento por una mala gestin de inventarios En el contexto de Ecuador, por una gestin de inventarios insuficiente , muchas empresas del sector comercial tambin tienen problemas de esta naturaleza, lo que hace que las economas de estas entidades estn desequilibradas y la mayora de ellas no puedan permanecer en el mercado (Tenesaca & Maji, 2018).
Las empresas u organizaciones cumplen varios objetivos planteados, entre ellos, est el objetivo mayor, el que mantiene en pie a la empresa, que es el hecho de vender. Para poder tener ventas ptimas, uno de los factores es tener en stock los productos que el cliente necesita, adems de la agilizacin del proceso de inventario de estos productos para que puedan ser ofertados.
La empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil presenta diversos problemas con respecto al control de inventarios. Entre los problemas que ms resaltan, estn: el jefe de tienda es el encargado es de manejar inventarios semanal, quincenal y mensual, problemas diarios, manejo de buffer (entrada y salida de facturas), despachar mercadera de esta y otras tiendas, tomar firmas de ventas a crdito y contado, arqueos de caja semanal. Al poseer otras responsabilidades con respecto a la funcin del cargo, se suelen descuidar las actividades de control de inventario, que pueden ocasionarse por un grave retraso en este sistema; que, si no se trata cuando es debido, puede traer consigo varios problemas.
Debido a problemas como la falta de bodeguero que agilice el proceso de ingreso y salida de inventario, o el ingreso de las guas cmo tal. Adems de que la entrega de regalos y artculos promocionales no posea un lmite en el que el cliente puede acercarse a retirarlos, causa retrasos en el control de inventarios de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil que es objeto de estudio.
A falta de personal de bodega, el jefe de tienda se encarga del ingreso manual del inventario o de las guas de remisin, pero, por sus diversas obligaciones como jefe, este proceso suele retrasarse un tiempo no determinado, haciendo que surjan percances como fallas de inventario. Al obtener este problema, no se recibe mercadera y es devuelta a la bodega central, hasta que el problema sea solucionado. Todo esto, resulta en un errneo control de inventarios para la entrada y salida de mercadera de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil.
Entre los problemas que genera el retraso de control de inventario, estn: la falta de stock en la tienda que ocasiona prdida de la fidelidad de los clientes, fallas en el registro de inventario de productos, acumulacin de guas de remisin. No obstante, existe otro percance que altera el control de inventario, este se suscita, cuando los clientes no van a retirar sus regalos u obsequios durante un largo periodo de tiempo, haciendo que este, tenga que ser ingresado en el inventario. Una correcta sistematizacin del control de inventario ayuda a que los procesos de control de inventario no se retrasen y no ocasionen reduccin de las ventas en el almacn.
Por los motivos anteriormente expuestos, resulta necesario el diseo de un Sistema de Control de Inventarios en la entrada y salida de mercadera de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil, el mismo que le permita gestionar de una mejor manera la mercadera que se encuentra en stock y llevar un mayor control, el mismo que facilitar los procesos contables, administrativos y operacionales inmersos dentro de estos procesos.
Como objetivo de la investigacin es Proponer un sistema de control de inventario para la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil
Desde la perspectiva terica, el desarrollo de la presente investigacin tiene como propsito el identificar a travs de un estudio documental, cada uno de los constructos que servirn como base fundamental para la investigacin y la Sistematizacin de Control de Inventarios en la entrada y salida de mercadera de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil.
A partir del enfoque y metodologa de investigacin, el desarrollo sistemtico de la misma permitir se replicada en otras empresas, con la finalidad de observar la falta de una Sistematizacin del Control de Inventarios. De esta manera, debido a su similitud, se podrn contrastar los resultados obtenidos y evidencia, la importancia contar con la Sistematizacin del Control de Inventario para el rea contable, administrativa y operacional de una determinada empresa.
El desarrollo de la investigacin, desde el punto de vista prctico, permitir a la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil el gestionar de una mejor manera los recursos y llevar un control en la salida y entrada de mercadera. Los resultados obtenidos pondrn en evidencia la importancia de la Sistematizacin del Control de Inventario y ser utilizado en otras sucursales en donde no se haya implementado hasta la actualidad.
El diseo de un sistema de control de inventarios ayudar a otras empresas de la misma naturaleza a llevar una mejor sistematizacin del control de inventario, haciendo que el registro de inventario de las entradas y salidas sea asignado a una persona, por lo que esta persona ser la responsable, del buen manejo en el almacenaje de la mercadera.
Control interno. El control interno se refiere al seguimiento de los procedimientos de una organizacin, est diseado para fortalecer e impulsar el logro de objetivos, previniendo la prdida de recursos, reduciendo riesgos, mejorando la tica e incrementando la confianza en los inversionistas para invertir, este sistema es aplicable a todo tipo de negocio que quiera llevar el control de sus actividades de una forma correcta y ordenada. Segn Isaza (2019) el control interno es un sistema integrado por la estructura de la organizacin y el conjunto de acciones, mtodos, normas, principios, procedimientos y mecanismos de confirmacin y estimacin practicados por una entidad con el fin vigilar que todas las actividades se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales
El control interno es un conjunto de acciones, polticas y procedimientos que analizan el estado situacional de una empresa, con el fin de identificar cualquier tipo de falencia y al mismo tiempo las medidas correctivas para la toma de decisiones en beneficio de los objetivos institucionales planteados. Un eficiente sistema de control interno proporciona tranquilidad con relacin a la responsabilidad que tiene los directivos de la organizacin y el manejo de los recursos pblicos o privados de la organizacin.
Segn Estupian (2020) los componentes de control se describen como: el ambiente de control que hace referencia al gobierno corporativo, la organizacin y administracin, la evaluacin de riesgos son las valuaciones de riesgo como parte natural del proceso de planeacin, las actividades de control son las acciones realizadas en todos los niveles de la entidad en un ambiente tecnolgico, el sistema de informacin y comunicacin se refiere a la generacin de informacin relevante sobre el funcionamiento del control interno y finalmente el monitoreo son las actividades implantadas en los procesos mediante auditora interna o externa.
Dicho de otra manera, el autor expresa que, los componentes del control interno establecen lineamientos para el logro de los objetivos de la organizacin, proporcionando seguridad al lograr la fiabilidad de la informacin financiera, la eficiencia y eficacia de las operaciones y al cumplimiento de normas y leyes aplicables.
Segn Iturriaga et. all. (2019), hasta el ao 2017 la estructura del control interno se basaba nicamente en las polticas y procedimientos establecidos que brinden seguridad para lograr los objetivos especficos de una organizacin.
Fuente: (Iturriaga, T., Nigenda, M., Prieto, S. & Rojas, E., 2019).
Adaptado por el autor
Figura 1: Estructura del control interno.
Como conclusin de los modelos de COSO I, II, y III todo estudian el control interno y los posibles riesgos y respuestas, sea este de una empresa u organizacin de gobiernos corporativos, en este trabajo de investigacin se optar por el Modelo COSO I para el desarrollo del control interno de PYMEs en la ciudad de Guayaquil
Inventario. El inventario es un trmino que hace parte de la segunda variable considerada en el estudio, la cual guarda relacin con el sistema de control que se debe aplicar dentro de las empresas para mantener la organizacin de las mercaderas que existen como parte del inventario para uso y para la comercializacin, por lo tanto, se considera de relevancia exponer la conceptualizacin del inventario, como el principal registro utilizado en la prctica de las actividades comerciales, para lo cual, se ha considerado los criterios de diferentes eruditos concerniente a la variable en investigacin.
Otra conceptualizacin es la expresada por Caldentey (2017) quien manifiesta que, los inventarios hacen parte de las cuentas del activo fijo donde se presenta el conjunto de mercaderas o mercancas que una empresa ha adquirido con la finalidad de ejercer su actividad comercial de manera favorable, las cuales se realizan de manera peridica para evitar faltantes que impidan cumplir con el funcionamiento de la misma.
De acuerdo a lo descrito, el inventario se presenta como un componente de gran contribucin para la organizacin en general, ms an cuando la actividad de la misma, es la compra y venta de mercadera, en ese caso es el eje central de las actividades organizacionales, por lo cual se requiere mantener el volumen adecuado de existencias, para asegurar los ingresos que se han planificado alcanzar a travs de la actividad comercial, cumpliendo con su control en cuanto al almacenamiento y respectivo mantenimiento en bodegas.
Por otra parte, Zapata (2018) define los inventarios como aquellos bienes tangibles que existen dentro de una empresa, destinados para la comercializacin o para llevar a cabo actividades de produccin, sea cual sea el caso, es preciso contar con la cantidad suficiente evitando que su faltante cause paralizacin de la actividad productiva.
De manera que, los inventarios constituyen un componente de gran relevancia para la empresa, cumpliendo con la finalidad de servir de base y soporte de las actividades que se ejecuten dentro de la empresa, tanto para la comercializacin que implica la compra venta de los inventarios, as como tambin para las actividades productivas, es decir, el inventario constituye el activo circulante que hace parte importante de los sistemas de contabilidad, por lo tanto, es preciso que su gestin se ejerza de manera correcta convirtindolo en una herramienta administrativa y contable de control eficiente en las operaciones de la empresa.
El inventario es de gran importancia, porque constituye una parte fundamental de las empresas para llevar a cabo la actividad comercial o productiva a la que se dedican, por lo tanto, precisa que su gestin se realice de manera oportuna para satisfacer de manera correcta las necesidad que se puedan generar para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, siendo preciso mantener un control de las existencias de manera sofisticada y conocer las existencias y faltantes en el tiempo oportuno, con lo que se puede incluso mejorar la rentabilidad de la organizacin.
El inventario constituye un activo de gran relevancia en las empresas, porque es el capital a manera de materiales con los que se cuenta para llevar a cabo las actividades que le permiten a la alta gerencia planificar el desarrollo de sus actividades para el cumplimiento de los objetivos establecidos, tanto en lo correspondiente a la comercializacin como en las exigencias de la produccin (Catacora, 2018).
De hecho, el inventario cumple con la misin de mejorar los procesos internos, permitiendo que la gestin de compra venta se lleve a cabo de manera correcta, evitando las posibles demoras o faltantes que puedan perjudicar a la empresa, causando insatisfaccin en los clientes y lo que puede repercutir en los procesos de rotacin y por ende en la liquidez de la organizacin y en la rentabilidad, de modo que, el mantener un inventario de existencias debidamente controlado y organizado mejorar los procesos operativos y las ganancias obtenidas, las cuales se pueden conocer mediante la revisin peridica de los registros.
Control del inventario. El proceso que implica el control del inventario se encuentra ligado con la contabilizacin y los sistemas empleados para lograr mantener un tratamiento contable de las existencias de la empresa, para mantener un adecuado registro de las mismas no solo en la cuenta fsica sino tambin en la respectiva documentacin empleada, de modo que, el control de inventarios permite conocer en tiempo real el estado de la cuenta de mercaderas dentro de una compaa, siendo clave que se ejerza dicha inspeccin y verificacin para lograr mejorar los procesos internos, la optimizacin, la productividad y con esto la rentabilidad generada por la organizacin.
Como se ha mencionado, el control de los inventarios implica que una empresa cuenta con las existencias requeridas en todo momento, evitando faltantes que puedan demorar los procesos o causar insatisfaccin en los clientes que demandan un determinado producto, por lo tanto, mediante el control de las mercaderas es posible que se mejoren los procesos internos y se cumpla de manera peridica con el abastecimiento de los inventarios que se encuentran en mayor demanda y se disponen para la produccin, asegurando con esto la mayor rotacin de los productos una mayor rentabilidad.
Las empresas a nivel general requieren realizar el control de inventarios, para lo cual se precisa contar con diferentes medios para conseguirlo, como es el uso de sistemas que se incorporen de manera eficiente para lograr una gestin de manera adecuada en las mercaderas, de manera que se logre reducir las prdidas por daos, la reduccin de los costos por concepto de almacenamiento, adems puede optimizar el ciclo de comercializacin de compra venta de los productos, la planificacin de los ingresos mediante el flujo de caja presupuestado y es una importante herramienta para la identificacin de oportunidades de negocio.
De acuerdo a lo expresado, se puede identificar que el sistema de inventarios busca establecer un registro de las existencias de mercaderas que permita llevar un control de los bienes y el stock existente, manteniendo el registro de los movimientos para realizar el seguimiento de las compras, ventas, produccin y dems actividades que involucren el uso o comercializacin de las existencias, de manera que se mantenga el funcionamiento oportuno del sistema de control, por lo tanto, no basta con mantener un registro fsico, se precisa de un control mediante un sistema especializado para mejorar los procesos.
Lo expresado tiene relacin con lo manifestado por Caldentey (2017) quien indica que al implementar un sistema de control de inventarios es una opcin de gran aporte para la organizacin y planificacin de la empresa, ya que las ventajas que se obtendrn se orientan a la reduccin de gastos innecesarios, el control eficiente de las existencia, la satisfaccin de los clientes, evitar reclamos y quejas de los usuarios, entre otros problemas que se presentan cuando no existe una herramienta que mejore la gestin del inventario.
El principal beneficio que se consigue mediante un sistema de control de inventarios dentro de la empresa es poder mantener el orden correcto y la administracin eficiente de las existencias, lo cual incide de manera directa en el desempeo organizacional y la generacin de ingresos y liquidez. Siendo vital el contar con un sistema de control de inventarios que se en enfoque en mantener un nivel ptimo de reduccin de gastos incensarios y la eficiencia de los procesos para mantener una compaa rentable.
Materiales y Mtodos
La metodologa es el enlace de procesos y herramientas necesarias, por el cual, se desempea el proyecto investigativo, considerando que el mismo contenga fundamento filosfico y cientfico. Por ende, el complemento de esta investigacin consisti en la verificacin de un mtodo oportuno de investigacin que se empleen llegar a una conclusin.
Se podra mencionar que el sistema metodolgico retoza un papel importante en sus interrelaciones que involucra el proceso de la investigacin. En ese aspecto, el planteamiento del problema y los objetivos guan el trabajo, mientras que la teora lo sostiene. La consistencia interna de una investigacin subordina en la fundamentacin terica.
El diseo considerado en la presente investigacin fue no experimental, definido como aquel estudio que evita la manipulacin deliberada de las variables (Escobar & Bilbao, 2020). En este caso, se ha considerado las variables del sistema de control e inventarios, por lo tanto, los hallazgos que se desprendieron del diagnstico efectuado no se alteraron y fueron descritos, de la misma manera que se observaron.
El tipo de investigacin es exploratorio, este tipo de investigacin aportar de forma muy significativa al permitirnos realizar un examen amplio de la problemtica a tratar, pues aqu podremos obtener datos muy relevantes que nos apruebe formular criterios de una forma consciente y fluida, y adems brindarnos la oportunidad de desarrollar nuevos mtodos a aplicar para la solucin del problema a examinar.
El tipo de investigacin a considerar es descriptivo, se analizar la situacin de la institucin, es decir, el origen del problema estudiado, sus diferentes caractersticas, de los empleados, sus actitudes y el desarrollo de sus actividades, entre otros.
Esta investigacin es de carcter cualitativo, se obtendr la informacin mediante entrevista al personal que labora en esta asociacin. Con base en el marco terico sobre el modelo COSO se ha llegado a la conclusin que ser el modelo COSO I el que se va a emplear para el llevar a cabo control interno de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil.
El mtodo de la investigacin para este trabajo es basado en el mtodo deductivo-inductivo, ya que se plantearon preguntas directrices, donde se hizo una observacin de los hechos y se procedi a realizar un estudio ms profundo de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil a travs de los inventarios y que por medio de ste mtodo se explicarn los problemas encontrados al realizar esta investigacin.
La poblacin de investigacin tambin se conoce como un conjunto de individuos u objetos, conocidos por tener determinadas caractersticas similares. En este anlisis de caso, la poblacin sujeta de estudio fue de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil que, de acuerdo a datos proporcionados por la misma empresa, existen alrededor de 16 trabajadores que se encuentran distribuidos en diferentes departamentos. La muestra es el subconjunto de la poblacin, para nuestro anlisis de estudio, hemos considerado que se tomar como muestra 4 personas con cargos medios y altos, y son: los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Bodega, importaciones y la Gerencia General de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil, quienes sern las personas que respondern las encuestas.
Para el clculo de la muestra, se aplicar el mtodo no probabilstico o no estadstico, se utiliz este mtodo porque la eleccin de los elementos fue a criterio personal, en funcin de las caractersticas de la investigacin. Para el desarrollo de nuestro anlisis de caso los instrumentos de recoleccin de informacin que se utilizarn son entrevistas.
Se realiz un cuestionario de preguntas cerradas con eleccin mltiple que estarn dirigidas a los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Importaciones, Bodega y al Gerente General. Se opt por este mtodo por la precisin de obtener informacin y Entrevista: Se realiz un cuestionario de preguntas abiertas que va dirigida al Gerente General. Se utiliz este mtodo para poder acceder a informacin sin ninguna limitacin.
Para el procesamiento de datos de este estudio de caso se utilizar el mtodo de escalamiento de Likert, es el conjunto de afirmaciones que mide diferentes reacciones; este procedimiento ayuda a medir las variables por medio de escalas, las puntuaciones se las obtiene sumando cada uno de sus valores.
Resultados
Por medio de la metodologa cualitativa que se utiliz en este trabajo de investigacin se pudieron evidenciar los siguientes resultados:
Entre los resultados obtenidos mediante la entrevista que se le hizo al representante legal respectivamente de la empresa LUATEC S.A., se puede identificar que no existe un control interno correcto dentro de la organizacin, tampoco existe un manual interno dentro de todas las reas, lo que genera que no exista una supervisin adecuada de las actividades; se evidenci tambin que la problemtica existente se da porque la contabilidad es llevada externamente, esto genera inconformidad entre los socios.
A pesar de que mediante las entrevistas indican que se existe una estructura organizacional definida los mismos socios tambin indican que no existe un control interno administrativo que sea adecuado para el logro de los objetivos. Por medio de las entrevistas tambin s confirm la inexistencia de manuales calidad, de inventarios, de procedimientos y un sistema automatizado contable.
Razn por la cual el 68.75% de los socios considera que la implementacin de estos permitira cumplir los objetivos planteados como organizacin.
Se debe mencionar que al concluir las entrevistas, el 31,25% de los socios mencion que consideran que el logro de objetivos va mucho ms all de estas implementaciones, una de las sugerencias que ellos indicaron fue que se debe capacitar al personal constantemente y tambin en base a sus logros designarlos en sus puestos de trabajo; a pesar de que en esta pregunta solo el 25% de la poblacin indic que el personal no haba sido designado de forma adecuada, luego de la entrevistados mediante el mtodo de la observacin se pudo evidenciar que ste tambin es un punto importante de falencia que consideran los socios.
Discusin
Un sistema de control de inventario debe poseer las caractersticas de poder permitir el ingreso de cada mercadera con sus respectivas descripciones. Los parmetros para que un Sistema de Control de Inventario sea aplicado son la inclusin de los lineamientos para el manejo del Kardex, que contengan base de datos en donde se realicen los registros de entradas y salidas como tambin se realice la conciliacin de inventarios para detectar cualquier faltante.
Actualmente la contabilidad que se aplica en de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil se encuentra dentro de nmeros favorables, esto quiere decir que los problemas de control de inventarios no han llegado a afectar a la contabilidad de la tienda.
Implementar actividades para la sistematizacin del Control de Inventarios utilizados para la entrada y salida de mercadera es de gran relevancia, para obtener una mejora en el proceso de los datos de inventario, tanto fsicos como en el registro contable de inventario del almacn. Adicionalmente la limitacin de tiempo en el que los regalos y artculos promocionales de clientes pueden ser retirados, agiliza y organiza el ingreso de estos productos al inventario. A travs de un mejor manejo del control de inventarios y la correcta distribucin de funciones dentro del almacn se puede evitar problemas con los inventarios y los retrasos y prdidas econmicas y financieras que estos ocasionan.
Se propone un sistema de control interno de inventarios donde se determina con claridad las polticas generales para cada rea, procesos, flujogramas, indicadores de gestin, y normas generales para la toma fsica de inventario, ya que este sistema va permitir tener informacin clara y precisa para la toma de decisiones, aportando con la disminucin de riesgo en el control de inventario.
Para efectos de que la gestin de inventarios cuente con las herramientas necesarias que sustente una adecuada y eficiente aplicacin de los principios del control interno para el cumplimiento del COSO I, se requiere como mnimo de manuales de funciones, polticas y procedimientos, debidamente formalizados, y que contenga informacin apropiada, documentada y oportuna; sin embargo se pudo evidenciar que la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil no ha formalizado los manuales de funciones, polticas y procedimientos por parte de la Gerencia, que permita a los trabajadores saber con exactitud los procesos diseados para el cumplimiento eficiente de las operaciones que cada trabajador debe ejercer en cada actividad que realiza, ante esta situacin es mucho ms probable que se cumpla de forma ineficiente los procesos y actividades operativas.
Respecto a la situacin actual en cuanto a la gestin de inventarios de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil l realizar el anlisis de cada uno de los componentes del COSO I, se detect que cumple con el control interno en un 63%; sin embargo no cuentan con una clara percepcin de la efectividad e idoneidad de sus controles y procedimientos internos; por medio de la observacin directa de los procedimientos que se realizan en la empresa se pudo constatar que la empresa no realiza la evaluacin de sus indicadores financieros que permitan conocer la situacin real de la misma y por ende lo que atae con la gestin del inventario que ayude a identificar el por qu sus niveles de inventarios son muy altos. Sin embargo, cabe recalcar que, respecto al rea de bodega, los encuestados mayormente han manifestado conformidad con el desempeo de la misma.
Los beneficios que obtendr la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil al aplicar el control interno de forma eficiente, ser mejorar el desarrollo de las actividades por parte de sus colaboradores al tener una asignacin adecuada de sus responsabilidades. La empresa para complementar la eficiencia de su control interno y obtener mejores resultados deber implementar la revisin peridica de los indicadores financieros que ayudarn a tener un adecuado control de sus procesos y de la gestin de su inventario, de esta forma podr ampliar su visin y tendr informacin real y oportuna de la situacin de la organizacin. Al realizar el anlisis de los indicadores financieros se puede prevenir el exceso de inventario que es desfavorable para la empresa porque esto ocasiona costos por almacenamiento que se veran reflejados en los estados financieros.
Anexos
Anexo 1. Formato de Entrevista para los empleados de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil
1. Considera Ud. que el personal designado a las diferentes funciones es el adecuado para el puesto de trabajo?
Si
No
2. Considera Ud. que LUATEC S.A., tiene una estructura organizacional bien definida?
Si
No
3. Considera Ud. que LUATEC S.A., realiza supervisiones adecuadas de sus actividades?
Si
No
4. Considera Ud. que LUATEC S.A., capacita correctamente al personal para el cumplimiento de sus actividades?
Si
No
5. Considera Ud. que es adecuado el control interno administrativo en LUATEC S.A.,?
Si
No
6. Considera Ud. que es adecuado el control financiero en LUATEC S.A.?
Si
No
7. LUATEC S.A., tiene un manual de control interno en todas las reas?
Si
No
8. Considera Ud. que mediante la implementacin del control interno adecuado, manuales y un sistema automatizado contable LUATEC S.A., permitira cumplir los objetivos planteados como organizacin
Si
No
9. Qu problemtica o falencia considera que hay en la actualidad?
10. Qu informacin utiliza para tomar decisiones generales en LUATEC S.A.?
11. Considera Ud. que existe un control interno correcto en LUATEC S.A.?
12. Considera Ud. que hay un manual interno dentro de todas las reas?
13. Cree Ud. que las funciones estn correctamente delegadas a cada empleado de acuerdo a su capacidad?
14. Estara Ud. dispuesto a invertir en un nuevo modelo de control interno?
15. Qu problemtica o falencia considera que hay en la actualidad?
16. Cmo considera Ud. la gestin financiera de LUATEC S.A.?
17. Considera Ud. que existe un control interno correcto en LUATEC S.A.?
18. Considera Ud. que hay un manual interno dentro de todas las reas?
19. Cmo se presentan los estados financieros, la contabilidad e inventarios en la actualidad?
20. Considera Ud. que LUATEC S.A., est en condiciones para implementar un sistema automatizado contable?
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