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An�lisis de las cuentas por cobrar y su incidencia en la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., de la ciudad de Guayaquil, a�o 2022

 

Analysis of accounts receivable and its impact on the profitability of the company SERIMTEC S.A., from the city of Guayaquil, year 2022

 

An�lise das contas a receber e seu impacto na rentabilidade da empresa SERIMTEC S.A., da cidade de Guayaquil, ano 2022

 

	Madeleyne Michelle Guarderas-Alvarado I mm.guarderas@istvr.edu.ec https://orcid.org/0009-0008-3414-3057� ��
	Jhonny Concha-Ram�rez II jconcha@istvr.edu.ec https://orcid.org/0000-0002-6031-5480

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: mm.guarderas@istvr.edu.ec

 

 

Ciencias Econ�micas y Empresariales ���

Art�culo de Investigaci�n

 

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* Recibido: 23 de junio de 2023 *Aceptado: 12 de julio de 2023 * Publicado: �01 de agosto de 2023

 

1. Egresada, Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte, �ISTVR�, Ecuador.
2. Docente, Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte, �ISTVR�, Ecuador.

Resumen

El presente estudio se centre en analizar como la gesti�n de las cuentas por cobrar puede afectar la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., entidad dedicada a distribuidor de productos de Informaci�n Tecnol�gica, lo que incluye: Equipos de computaci�n Servidores PCs y Port�tiles, componentes, perif�ricos, accesorios, productos para redes y equipos electr�nicos, especializado en la importaci�n r�pida de productos para reparaci�n de port�tiles, como: pantallas, inversores, bater�as, adaptadores de corriente, discos duros, memorias Y partes para Servidores, Impresoras y Plotters en la ciudad de Guayaquil, debido al tipo de actividad que maneja gestiona como modalidad de pago la concepci�n de cr�ditos a clientes, haciendo que sea indispensable contar con herramientas que le permitan una adecuada administraci�n de su cartera. Los problemas dentro de la entidad se denotan de falta de mecanismos para la recuperaci�n de la cartera de cr�ditos que podr�an afectar el rendimiento de liquidez del negocio, por lo cual, surgen la presente investigaci�n para profundizar como se administran estos recursos y la influencia que tendr�an dentro de la fase financiera del negocio al visualizar su representaci�n en los estados financieros. Como parte metodol�gica para describir el tipo de investigaci�n, el enfoque y los instrumentos de recolecci�n de datos a utilizar. Posteriormente, se presenta un an�lisis de resultado y el desarrollo de la propuesta del estudio. Como �ltimo punto, con la informaci�n conseguida se procede con el desarrollo de las conclusiones y recomendaciones.

Palabras clave: Rentabilidad; Cuentas; Cobro; Financiera; An�lisis.

 

Abstract

This study focuses on analyzing how the management of accounts receivable can affect the profitability of the company SERIMTEC S.A., an entity dedicated to the distributor of Technological Information products, which includes: Computer equipment Servers PCs and Laptops, components, peripherals , accessories, products for networks and electronic equipment, specialized in the rapid importation of products for laptop repair, such as: screens, inverters, batteries, power adapters, hard drives, memories and parts for Servers, Printers and Plotters in the city of Guayaquil, due to the type of activity that it manages, manages the conception of credits to clients as a payment method, making it essential to have tools that allow an adequate administration of its portfolio. The problems within the entity are denoted by the lack of mechanisms for the recovery of the credit portfolio that could affect the liquidity performance of the business, for which the present investigation arises to deepen how these resources are managed and the influence they would have. within the financial phase of the business by viewing its representation in the financial statements. As a methodological part to describe the type of research, the approach and the data collection instruments to be used. Subsequently, an analysis of the result and the development of the study proposal are presented. As a last point, with the information obtained we proceed with the development of the conclusions and recommendations.

Keywords: Profitability; Accounts; Payment; Financial; Analysis.

 

Resumo

Este estudo tem como foco analisar como a gest�o do contas a receber pode afetar a rentabilidade da empresa SERIMTEC S.A., entidade vocacionada para a distribui��o de produtos de Informa��o Tecnol�gica, que inclui: Equipamentos Inform�ticos Servidores PCs e Port�teis, componentes, perif�ricos, acess�rios, produtos para redes e equipamentos eletr�nicos, especializada na importa��o r�pida de produtos para reparo de notebooks, tais como: telas, inversores, baterias, adaptadores de energia, discos r�gidos, mem�rias e pe�as para Servidores, Impressoras e Plotters na cidade de Guayaquil, devido ao tipo de actividade que gere, gere a concep��o de cr�ditos a clientes como meio de pagamento, tornando-se imprescind�vel dispor de ferramentas que permitam uma adequada gest�o da sua carteira. Os problemas dentro da entidade s�o denotados pela falta de mecanismos de recupera��o da carteira de cr�dito que possam afetar o desempenho de liquidez do neg�cio, pelo que surge a presente investiga��o para aprofundar a forma como estes recursos s�o geridos e a influ�ncia que teriam. a fase financeira do neg�cio, visualizando sua representa��o nas demonstra��es financeiras. Como parte metodol�gica descrever o tipo de pesquisa, a abordagem e os instrumentos de coleta de dados a serem utilizados. Posteriormente, apresenta-se a an�lise do resultado e o desenvolvimento da proposta do estudo. Como �ltimo ponto, com a informa��o obtida procedemos ao desenvolvimento das conclus�es e recomenda��es.

Palavras-chave: Rentabilidade; Contas; Pagamento; Financeiro; An�lise.�����������

 

 

Introducci�n

Las cuentas por cobrar representan uno de los problemas en las empresas que se dedican a la compra y venta de mercader�as, llevando esta situaci�n a un alto riesgo de incobrabilidad, por lo cual es necesario la aplicaci�n de procedimientos para otorgamiento de cr�ditos. En el mundo y en el Ecuador las peque�as, medianas y grandes empresas dependen del volumen de ventas, motivo por el cual en la actualidad se utilizan condiciones de pago por ventas realizadas para alcanzar un mayor n�mero de clientes.

Actualmente las empresas se encuentran con problemas de rentabilidad, que en su mayor�a son causados por una ineficiente administraci�n y gesti�n de cuentas por cobrar, lo que pone en riesgo la inversi�n realizada por los due�os de las empresas. Los diferentes procedimientos o pol�ticas de cobro que aplique una empresa son fundamentales para llevar un control oportuno, ya que ninguna empresa est� exenta de sufrir un desequilibrio financiero por causa de insolvencia y la falta de rentabilidad, todo producto de malas decisiones financieras.

Todas las compa��as deben tener una adecuada gesti�n en las cuentas por cobrar, es el caso de la empresa SERIMTEC S.A., de la ciudad de Guayaquil, que en la actualidad atraviesa problemas de rentabilidad para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. El principal motivo por lo cual se origina esto, es la falta de pago por parte de copropietarios o inquilinos de los inmuebles que administramos.

SERIMTEC S.A., fue fundada en 1990 con el nombre de Serimtec PC Ecuador es un distribuidor de productos de Informaci�n Tecnol�gica, lo que incluye: Equipos de computaci�n Servidores PCs y Port�tiles, componentes, perif�ricos, accesorios, productos para redes y equipos electr�nicos, especializado en la importaci�n r�pida de productos para reparaci�n de port�tiles, como: pantallas, inversores, bater�as, adaptadores de corriente, discos duros, memorias etc. As� como partes para Servidores, Impresoras y Plotters. Importaciones peri�dicas por v�a a�rea nos permiten brindar este servicio en un tiempo verdaderamente r�pido. Somos representantes de ventas, como nuestros representantes t�cnicos est�n siempre prestos a atenderle de la mejor manera, nuestro compromiso es brindar la mejor atenci�n a nuestros clientes.

El presente estudio se centre en analizar como la gesti�n de las cuentas por cobrar puede afectar la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., de la ciudad de Guayaquil, debido al tipo de actividad que maneja gestiona como modalidad de pago la concepci�n de cr�ditos a clientes, haciendo que sea indispensable contar con herramientas que le permitan una adecuada administraci�n de su cartera.

Los problemas dentro de la entidad se denotan de falta de mecanismos para la recuperaci�n de la cartera de cr�ditos que podr�an afectar el rendimiento de rentabilidad del negocio, por lo cual, surgen la presente investigaci�n para profundizar como se administran estos recursos y la influencia que tendr�an dentro de la fase financiera del negocio al visualizar su representaci�n en los estados financieros.

Una �ptima gesti�n de los recursos financieros para una empresa de comercializaci�n, reconoce aspectos importantes como: definir objetivos financieros, estrategias contables, y pol�ticas para cada secci�n de la empresa, dar� como resultado la estabilidad y la eficacia en las operaciones contables � financieras de la misma.

La empresa SERIMTEC S.A., de la ciudad de Guayaquil se encuentra en el mercado como importaci�n r�pida de productos para reparaci�n de port�tiles, como: pantallas, inversores, bater�as, adaptadores de corriente, discos duros, memorias etc. As� como partes para Servidores, Impresoras y Plotters. Importaciones peri�dicas por v�a a�rea nos permiten brindar este servicio en un tiempo verdaderamente r�pido.

Como se ha expresado, la inadecuada administraci�n de esta fuente de dinero generar�a perjuicios en el negocio, dado que, existen diversos riesgos con la concesi�n de cr�ditos como los riesgos de mora, incobrabilidad, entre otros que frenar�an la obtenci�n de ingresos en determinados periodos de tiempos, situaci�n que cambiar�a la estimaci�n de r�ditos de la empresa y no permitir� tener los rendimientos econ�micos esperados o proyectados en el periodo.

Una referencia de las causas y efectos que pueden provocar una mala administraci�n de las cuentas por cobrar es la expresada por parte de Herrera y Gavil�nez (2018) que presentan la siguiente tabla:

 

 

 

 

 

 

 

Figura 1: Causas y efectos de una mala gesti�n de cuentas por cobrar

Fuente: Tomado de Herrera y Gavil�nez (2018)

 

Este contexto se plantea dentro de la empresa SERIMTEC S.A., que pertenece al sector de importaci�n r�pida de productos para reparaci�n de port�tiles y que se localiza en la ciudad de Guayaquil. Una de las fuentes de ingresos que tiene la entidad se vincula a operaciones de crediticia en las compras de sus clientes, la falta de medidas para recuperar estas fuentes de ingresos provoca impacto en la rentabilidad del negocio, por esto, el presente estudio pretender analizar la influencia que tienen estas cuentas dentro de la generaci�n de r�ditos del negocio. La problem�tica dentro de la organizaci�n se puede resumir, en principio, se hace una aproximaci�n a la falta de una estructura organizacional de �rea de cobranza dentro de la empresa que podr�a generar una duplicidad en las funciones de otros colaboradores y falta de especializaci�n en las labores para tratar las cuentas crediticias del negocio, adem�s de falta de lineamientos y controles que no permitir�n guiar y vigilar un correcto funcionamiento de estos activos, lo que terminar�a incidiendo en la rentabilidad de la entidad.

El objetivo general de la investigaci�n es Analizar las cuentas por cobrar y su incidencia en la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., de la ciudad de Guayaquil, a�o 2022, por lo tanto, genera tambi�n objetivos espec�ficos los cuales son: 1. Establecer un marco te�rico sobre la gesti�n de cr�ditos y cuentas por cobrar en las empresas, 2. Desarrollar una auditoria que permita identificar las caracter�sticas de la gesti�n de los procesos crediticios y contables de la entidad y 3. Examinar la incidencia de las cuentas por cobrar en los estados financieros de la empresa Estructuras Varias S.A.

Se justifica esta investigaci�n ya que se ha evidenciado la falta de control de otorgamiento de cr�dito por el respectivo departamento la cual afecta directamente la rentabilidad de la empresa, en nuestro tema de investigaci�n se concentra en las l�neas de cr�dito, siendo una parte fundamental para muchas empresas ya que muchas se paralizan por los sistemas de pol�ticas inadecuados, ineficientes, ya que a trav�s de ellas se pueden tomar decisiones tanto a cort� como a largo plazo, es uno de los m�todos que se utilizan para la oferta y demanda en un entorno de comercializaci�n, en la cual conlleva a diversificar sus fuentes de ingreso estableciendo aplazamientos de pago a sus clientes, de tal forma que los flujos de efectivo provenientes de las actividades ordinarias dependen exclusivamente de la forma de pago que se concedi�, es una de las figuras m�s riesgosas cuando no existe pol�ticas internas que estimulen el otorgamiento de cr�ditos. Partiendo de all�, a trav�s de esta investigaci�n se aportar�a a la aplicaci�n de enfoques te�ricos que se manejen actualmente.

La observaci�n y an�lisis de los procesos es necesario para estandarizarlos y lograr una buena gesti�n, con el prop�sito de lograr la optimizaci�n de los recursos con los que cuenta la empresa SERIMTEC S.A., en la ciudad de Guayaquil. La raz�n fundamental que conlleva a plantearse y desarrollar esta investigaci�n tiene que ver con las cuentas por cobrar, a fin de determinar su efecto sobre la rentabilidad. Esto con la finalidad de aplicar a tiempo las medidas correctivas necesarias, que permita contar con informaci�n suministrada por los estados financieros, garantizando que la misma sea clara, precisa y confiable para lograr las metas de la organizaci�n.

El trabajo de investigaci�n mediante la realizaci�n de un estudio centrado en el an�lisis de la gesti�n de las cuentas por cobrar y la incidencia en la rentabilidad de la empresa se puede generar conocimientos sobre la relaci�n que pueden tener estos recursos econ�micos dentro de las operaciones de una empresa, permitiendo el desarrollo de futuros estudios que quieran examinar una perspectiva similar a la planteada en la presente investigaci�n.

El estudio genera un aporte pr�ctico que consiste en brindar informaci�n sobre el estado actual de la empresa SERIMTEC S.A., en la ciudad de Guayaquil que les facilita a los directivos tener una visi�n de su situaci�n financiera, permitiendo la formulaci�n de decisiones en base a sus procesos crediticios, con esto reconocer� el impacto que tiene la administraci�n actual de estos recursos y se podr� formular estrategias que garanticen una correcta rentabilidad de su negocio.

Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar hacen referencia al pago de clientes derivado de procesos crediticios que ejecuta una empresa y fijados mediante pol�ticas crediticias, seg�n Ponce et. all., (2019), son los valores reflejados por parte de las operaciones de cr�ditos que brinda una entidad.

Para el autor Angulo (2018), las cuentas por cobrar son activos relativamente l�quidos, considerando que se convierten en efectivo dentro de un periodo de tiempo determinado; estas cuentas al ser registradas deben ser ajustadas a la realidad, no obstante que fiscalmente no sean deducibles como gasto.

De acuerdo con Guale (2019) los recursos corresponden a uno de los activos con mayor importancia en los negocios por ser la segunda cuenta con mayor liquidez que puede tener la empresa posterior al efectivo. En base a esto se entiende que corresponde a una de las fuentes de obtenci�n de dinero de mayor fluidez que puede tener una actividad econ�mica.

Para V�squez et al., (2021), mediante las cuentas por cobrar las empresas conservan un flujo de caja saludable, se entiende que son cuentas que representan recursos econ�micos, propiedades y derechos de las empresas que permite obtener un beneficio en un corto plazo y que depende de la correcta gesti�n de cobranza de una entidad

El objetivo de las cuentas por cobrar desde mi punto de vista seg�n Fabre & Tenesaca (2018), consiste en registrar todas las operaciones originadas por deudas de los clientes, principalmente, se utilizan como un atractivo de mercadeo para promover las ventas; y su gesti�n debe contribuir a elevar las utilidades y el rendimiento de la inversi�n, para ello, es necesario comparar los costos y los riesgos de la pol�tica de cr�dito con las utilidades que se espera podr�an generar; y si, el rendimiento de la inversi�n en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, se debe rechazar la inversi�n.

Gesti�n de cobranza. De acuerdo con los autores Ch�vez & Loconi, (2018), la gesti�n de cobranza se la conoce como la gesti�n de cobros de los derechos exigibles por temas de ventas, servicios prestados u otorgamiento de pr�stamos; tambi�n se la puede comprender como una herramienta relevante dentro de la administraci�n financiera para poder optimizar el capital de trabajo e incrementar el valor de la entidad, es imprescindible para reducir impactos negativos en la rentabilidad, liquidez y riesgo

Son los procesos que debe efectuar una empresa para contrarrestar el costo de otorgar cr�dito y el beneficio de este, para esto se conciben pol�ticas y medios de cobros estructurados conforme al giro del negocio. Por lo que se entiende como la administraci�n de los recursos l�quidos provenientes de brindar cr�ditos a clientes de la entidad. (Sedano, 2021).

Estados Financieros. Los estados financieros muestran los recursos o ganancias obtenidas durante las operaciones de la organizaci�n, los cambios clave que se han realizado en la estructura financiera de la entidad y el reflejo final de la entidad en efectivo e inversiones a corto plazo durante un per�odo predeterminado.

Los estados financieros ofrecen detalles sobre los activos que tiene, los resultados que ha producido, la rentabilidad que ha generado, las entradas y salidas de efectivo que ha experimentado, entre otros aspectos financieros. Estos n�meros se derivan del departamento de contabilidad de la recopilaci�n de datos de la empresa.

�         Estados financieros b�sicos.

�         Estados financieros proyectados.

�         Estados financieros auditados.

�         Estados financieros consolidados.

�         Estados financieros comerciales.

�         Estados financieros fiscales.

�         Estados financieros hist�ricos.

An�lisis financiero. Es un proceso de recopilaci�n, interpretaci�n y comparaci�n de datos cuantitativos y cualitativos (Matias Riquelme, 2018). Su prop�sito es tener un diagn�stico sobre el estado real de la compa��a para una adecuada toma de decisiones.

�         Evaluar los resultados de la actividad realizada

�         Poner de manifiesto las reservas internas existentes en la empresa

�         Aumentar la productividad del trabajo

�         Emplear de forma eficiente los medios que representan los activos fijos y los inventarios

�         Disminuir el costo de los servicios y lograr la eficiencia planificada

Los estados financieros son los diferentes documentos que una empresa debe preparar cuando termina su ejercicio contable, esto con el fin de conocer cu�l es su situaci�n financiera y los resultados econ�micos que ha tenido a lo largo de alg�n per�odo. (Jim�nez, 2020)

�Es un conjunto de t�cnicas y procedimientos que permiten analizar los estados financieros de una empresa para conocer su realidad econ�mica y c�mo se espera que evolucione en el futuro� (Lorezana, D., 2020).

Este an�lisis facilita realizar un diagn�stico preciso de la actualidad, detectar deficiencias y patrones negativos que ameritan la implementaci�n de acciones correctivas, as� como tomar acciones preventivas ante potenciales problemas en la operaci�n que puedan afectar el �mbito financiero de la empresa (Jim�nez, 2020), por medio del estadio de los estados financieros se podr� establecer el estado actual econ�mico de la empresa en la cual ser� fundamental para la toma de decisiones por el futuro de la empresa.

Es esa parte del proceso de gesti�n y planificaci�n estrat�gica de una empresa que tiene que ver con asegurar los fondos necesarios para respaldar las operaciones comerciales que ayudan a la empresa a alcanzar los objetivos a corto, mediano y largo plazo descritos en el plan. (Matias Riquelme, 2018).

Seg�n las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC1, 2018):

La situaci�n financiera y el rendimiento financiero de una entidad se representan sistem�ticamente en los estados financieros. Los estados financieros est�n dise�ados para brindar informaci�n sobre la posici�n financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una entidad, de modo que puedan ser utilizados por una amplia gama de usuarios para ayudarlos a tomar decisiones sobre sus futuros financieros. Los estados financieros tambi�n reflejan los resultados de la gesti�n de la administraci�n de los recursos que le han sido confiados. Los estados financieros dar�n informaci�n sobre los siguientes aspectos de una entidad para lograr este objetivo:

�         Activos

�         Pasivos

�         Patrimonio

�         Ingresos y gastos, en los que se incluyen las ganancias y p�rdidas

�         Aportaciones de los due�os

�         Flujos de efectivo

 

Ratios Financieros

La relaci�n entre dos variables se conoce como ratio o raz�n financiera. Los �ndices en las empresas se utilizan para entender c�mo analizar un balance. La salud financiera de la empresa puede determinarse relacionando dos variables del balance o cuenta de resultados, que revelen una buena (o mala) gesti�n. La identificaci�n de tendencias tambi�n se beneficia de la comparaci�n de �ndices financieros de varios per�odos de tiempo. Gracias a su an�lisis, se pueden anticipar problemas y encontrar soluciones r�pidas. (Holded, 2021). Las ratios financieras indicaran a la empresa de c�mo esta econ�micamente ante las dem�s cuentas y poder buscar soluciones a posibles problemas que reflejen en el futuro o que se est�n afrontando.

Rentabilidad. Seg�n Garc�a (2019), �el t�rmino rentabilidad se refiere a los beneficios conseguidos o que pueden obtenerse procedentes de una inversi�n realizada con anterioridad�. Esta definici�n es fundamental en cualquier �mbito empresarial ya que da a conocer la capacidad que necesitar� la empresa para obtener sus recursos financieros. Es necesario para la continuidad del negocio estudiar la rentabilidad constantemente, y sobre todo en las situaciones actuales donde muchas empresas han tenido un gran impacto en sus ingresos.

En el an�lisis de la rentabilidad se pueden diferenciar dos grupos de ratios. Por un lado, los que intentan determinar la rentabilidad econ�mica del propio negocio, y por otro, los que intenten establecer la rentabilidad financiera, o lo que es lo mismo, la que obtiene el accionista (Rodas Cerd�n, M., 2018).

La rentabilidad econ�mica alude a la relaci�n entre los beneficios antes de impuestos y los activos totales, mientras que la rentabilidad financiera es la relaci�n entre el beneficio neto y los capitales propios. �La idea de rentabilidad financiera est� relacionada con los beneficios que se obtienen mediante ciertos recursos en un periodo temporal determinado.

Tambi�n conocido como ROE por la expresi�n inglesa return on equity, suele referirse a las utilidades que reciben inversionistas� (Matias Riquelme, 2018).

Los indicadores de rentabilidad son aquellos que miden la efectividad de las operaciones con relaci�n a los ingresos, costos y gastos de la empresa. Seg�n (Ramos Villamarin, J., 2019) estos indicadores se detallan a continuaci�n:

 

 

Fuente: (Ramos Villamarin, J., 2019).

Nota. La figura muestra los indicadores de rentabilidad necesarios para realizar en la empresa.

Figura 2: Indicadores de rentabilidad

 

Materiales y M�todos

La metodolog�a es el enlace de procesos y herramientas necesarias, por el cual, se desempe�a el proyecto investigativo, considerando que el mismo contenga fundamento filos�fico y cient�fico. Por ende, el complemento de esta investigaci�n consisti� en la verificaci�n de un m�todo oportuno de investigaci�n que se empleen llegar a una conclusi�n.

Seg�n Hern�ndez (2018), el enfoque a usar en la investigaci�n es el enfoque mixto (cuantitativo y cualitativo) considerando que se promueve una revisi�n de datos cuantitativos provenientes de estados financieros de la empresa objeto a estudio, adem�s, cualitativo por indagar de las caracter�sticas de gesti�n mediante una auditoria sustentada en herramientas como ficha de observaci�n y entrevista con el personal, lo que dar� una visi�n completa sobre la administraci�n de las cuentas por cobrar y la influencia que tendr�an en los cr�ditos de la entidad..

La investigaci�n que se aplicar� es descriptiva porque permitir� tener una definici�n clara de los inconvenientes que pueden generar las cuentas por cobrar dentro de la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., as� como el contexto de gesti�n que se plantea en la organizaci�n.

Otro alcance que se desarrolla dentro del estudio es el exploratorio, se fundamenta por la necesidad de obtener datos de fuentes primarias sustentadas en t�cnicas de recolecci�n de datos como entrevista y ficha de observaci�n que se implementan como parte de una auditor�a interna de la gesti�n de empresa SERIMTEC S.A.

El universo de estudio se sustenta de un personal de 5 personas de planta donde 2 se encargan de las funciones de gesti�n de contabilidad y dan vigilancia a las cuentas por cobrar o cr�ditos de la organizaci�n. Al ser una empresa peque�a mayor cantidad de empleados, y contrata mayormente operativos bajo la modalidad de contrato por obra. Al no aplicarse un estudio estad�stico sustentado en encuestas no es necesario aplicar un muestreo en el estudio, mientras que para la entrevista se selecciona al contador de la empresa por ser el profesional encargado de dar vigilancia a las cuentas por cobrar de la empresa SERIMTEC S.A.

Las t�cnicas de recolecci�n de datos se utilizar�n como base para sustentar una auditor�a interna de la entidad SERIMTEC S.A., en este caso se ejecutan dos recursos que son la entrevista y la observaci�n como medios para recolectar datos de la auditoria de gesti�n de la organizaci�n en menci�n, estas se explican a continuaci�n.

La gu�a de entrevista corresponde a un cuestionario de preguntas abiertas que le dan la posibilidad de expresarse libremente al participante (Contador de la empresa SERIMTEC S.A.) en la respuesta de cada interrogante, ya que no se sujeta a una serie de opciones, la conformaci�n del cuestionario conlleva un total de 10 interrogantes.

La primera de las t�cnicas a utilizar son las entrevistas, estas se sustentan como la formulaci�n de un di�logo abierto con el contador de la entidad SERIMTEC S.A., para tener una perspectiva de c�mo se gestionan las cuentas por cobrar y, por ende, el cr�dito dentro de la organizaci�n, para la realizaci�n de esta t�cnica se formula una gu�a de entrevista.

Como parte de la auditor�a del proceso y caracter�sticas de la gesti�n de los cr�ditos y contabilidad de la entidad, que se convierte en uno de los objetivos a cumplir del estudio, se formula la ejecuci�n de la t�cnica de la observaci�n, mediante este recurso se generar� una visita t�cnica a las instalaciones de la empresa SERIMTEC S.A., para verificar si cumple con una serie de �tems relacionadas a dichos procesos y generar una reflexi�n sobre lo que se visualiza.

 

Resultados

En la examinaci�n se desarrollar� una presentaci�n y an�lisis sustentado en una auditor�a interna del proceso focalizada en dos instrumentos de recolecci�n de datos, que se complementaran con los resultados exhibidos en la parte financiera, para lo cual se conforma la siguiente finalidad:

 

 

 

Entrevista

1.      �C�mo estructura organizacionalmente los procesos contables, cr�dito y cobro de la empresa SERIMTEC S.A.?

La empresa se conforma en la actualidad de cinco empleados de planta, dos personas se encargan de llevar contabilidad y en la actualidad no se cuenta con un �rea designada para la parte de cr�dito y cobranza.

2.      �Qu� lineamientos plantea al momento de dar cr�ditos a clientes?

Los clientes contratan servicio por obra, se elabora plantilla para dicha obra y se formula el cobro, se brinda plazos de pagos con clientes que van de 15 a 30 d�as por cr�dito. A pesar de lo mencionado, la empresa suele tener flexibilidad en la negociaci�n de fechas de pago. Hay una cartera de clientes ya conformada, en el caso de clientes nuevos se revisa el perfil antes de generar el cr�dito.

3.      �C�mo estructura la fase de cobro de la empresa?

Se negoci� de forma previa el cobro a clientes de forma quincenal y mensual, existe poca flexibilidad en los plazos de cobro. Se brinda cr�dito directo y se informa v�a correo electr�nico de los valores a cancelar antes de la fecha de pago.

4.      �Qu� medidas implementa en caso de cuentas incobrable o morosidad de clientes?

Se comunica al cliente del retraso v�a correo electr�nico o contacto mediante una gesti�n de llamadas. No existe mayor disposici�n de medidas en la actualidad para gestionar la cartera de clientes en mora, esto tambi�n se debe porque no hay un departamento espec�fico o especializado en esta rama.

5.      �C�mo se ejecuta el registro de las cuentas por cobrar de la entidad?

El contador y su asistente receptan cada orden de venta y cr�dito y los registran de forma f�sica y digital. Se lleva control mediante plantillas de Excel de cada cuenta contable para posteriormente elaborar el informe de los estados financieros de la organizaci�n. Para llevar los registros se toman en consideraci�n las NIIF, en este caso, la NIIF 9 para cuentas por cobrar. En cada estado se presenta el riesgo de incobrabilidad que puede generar la cuenta conforme a lo establecido por la ley.

6.      �C�mo miden el riesgo de incobrabilidad?

No se establecen medidas para analizar riesgo de incobrabilidad de los cr�ditos en la actualidad. Legalmente se debe registrar el 1% como provisi�n de incobrabilidad.

7.      �C�mo se conforma los procesos y pol�ticas para cuentas por cobrar?

En la actualidad no existe un manual completamente estructurado sobre polic�as o procesos a seguir. Sin embargo, se estipulan ciertas medidas a considera como los plazos mencionados y los avisos por correo y llamadas.

8.      �Qu� medidas de control existen para estos procesos (contable y de cr�ditos)?

El control contable se lleva a efecto mediante los estados e informes financieros de cada periodo. La parte de cr�ditos mediante revisi�n de plantilla de cartera de clientes para verificar deudores o retrasos en los plazos establecidos al brindar el cr�dito.

9.      �Qu� grado de afectaci�n genera en la rentabilidad el retraso de pago de clientes?

Afectar�a m�s del 50% de los ingresos esperados por la instituci�n, considerando que es uno de los mecanismos implementados para captar ingresos en la actualidad, adem�s, se ha convertido en una forma de convencer o captar al cliente al permitirles facilidad de pago, de forma preferencial los clientes utilizan este m�todo de pago.

10.  �Aplica indicadores financieros para tener una visi�n del rendimiento de las cuentas por cobrar?

Se implementan espor�dicamente, casi nunca, generalmente los an�lisis se fundamentan en los resultados de los estados financieros, por ejemplo, el balance de situaci�n inicial permite conocer el valor que se compone para este activo.

 

An�lisis de la entrevista

Los resultados de la entrevista permiten observar que la empresa es peque�a considerando que tiene poco personal dentro de planta, dentro de la conformaci�n de �reas para gestionar la parte de cr�ditos y contable, se expone que para la parte contable existen encargados de estas funciones, siendo dos los responsables de estas funciones, un supervisor y un asistente. Por su parte, en la parte de cr�ditos no existe un departamento especializado, estas funciones se a�aden a las labores de los contadores por tener conocimientos de las cuentas por cobrar, lo que hace que exista duplicidad de funciones y mayor carga.

Un aspecto destacable son los periodos de cr�ditos, estos son cortos, se promueve generalmente dos fechas de pagos para el cliente, en quincena y cada 30 d�as por servicio. En base a esto existe menos posibilidad de riesgo crediticio por parte de la entidad, sin embargo, se menciona una flexibilidad en la negociaci�n con clientes, siendo un aspecto que puede ser perjudicial porque demuestra una tendencia a no seguir una pol�tica preestablecida.

Dentro de los elementos perjudiciales esta falta de medidas para recuperar las cuentas en mora o en estado de incobrables, se expres� por el entrevistado que no se aplican estrategias en este sentido y que contablemente solo se provisiona el 1% del valor de cuentas por cobrar. En los procesos de control falta mayor especializaci�n considerando que el participante menciona que solo se ejecutan revisi�n de los estados financieros y de reportes de clientes en mora, este factor, aunque demuestra cierto grado de control se puede considerar insuficiente para tener una mejor visi�n que dar�an la ejecuci�n de indicadores de gesti�n.

En lo referente a la afectaci�n que pueden generar esta clase de operaciones en la rentabilidad del negocio se mencion� que los resultados ser�an altamente impactantes al considerar que se estar�a vulnerando a un activo que tiene una representaci�n mayor del 50%, por lo tanto, los retrasos, mora e incobrabilidad perjudicar�a la liquidez de la empresa SERIMTEC S.A.

Otra deficiencia se deriva de la falta de manuales internos donde se establezca una gu�a para la empresa SERIMTEC S.A., esto puede ser de ayuda para que el departamento tenga una mejor disposici�n en la ejecuci�n de cobros y no solo sujetarse a peque�as directrices como la relacionada al tiempo de pago y ejecuci�n de llamas y env�o de correos, y buscar mejores alternativas para garantizar los cobros de los cr�ditos concebidos por la organizaci�n a su cartera, sobre todo considerando la alta representaci�n que menciona el entrevistado con respecto a los ingresos.

 

An�lisis de la ficha de observaci�n

La observaci�n permiti� dejar varios datos relevantes sobre la gesti�n de la empresa SERIMTEC S.A., se confirman ciertas caracter�sticas descritas en la entrevista como la estructura organizacional para administrar estos procesos, que demuestra una falta de personalizaci�n de tareas en �reas espec�ficas para generar una labor m�s eficiente.

Como cualidad en la gesti�n de estos procesos se destaca el establecimiento de plazos en la concesi�n de cr�ditos bajo una perspectiva preestablecida, adem�s de la ejecuci�n de revisi�n del perfil del solicitante del cr�dito, convirti�ndose en fortalezas del modelo de negocio, no obstante, siguen siendo procesos b�sicos que deben ser ayudado con nuevos controles para optimizar la gesti�n de cr�ditos y disminuir los riesgos.

Tambi�n se observa una falta de indicadores de gesti�n para poder ejecutar una mejor valoraci�n del impacto de las cuentas en el negocio, a esto se le a�ade una falta de medidas para ejecutar cobros de los cr�ditos, lo que podr�a ocasionar que la empresa tenga una administraci�n deficiente de su cartera de cr�dito, por lo tanto, es una debilidad que se debe eliminar o disminuir por parte de los directivos de SERIMTEC S.A.,

 

An�lisis financiero de la empresa SERIMTEC S.A.

En el an�lisis financiero se usa los enfoques de valoraci�n del An�lisis Horizontal y Vertical, bajo esta perspectiva se har� una comparaci�n de los periodos del 2021 al 2022.

 

An�lisis horizontal de estados financieros 2021-2022

 

Figura 3: Estados de situaci�n financiera 2021-2022

Fuente: Superintendencia de Compa��as (2023)

Adaptado por la autora

 

Para la comparaci�n el periodo 2021 al 2022 el an�lisis horizontal permite observar que las Cuentas por Cobrar volvieron a tener una menor representaci�n monetaria con un valor de variaci�n de -$96.490,07, es decir, que hubo menor ventas a cr�ditos, lo que porcentualmente equivale a -35,40%, el dato positivo es que el efectivo se increment� con un 25,65%. No obstante, de lo mencionado, el total de activos vario en un -22,58% porque es la Cuenta por Cobrar la que mayor representaci�n en d�lares tiene dentro de los activos de la entidad, demostrando el grado de afectaci�n que tiene en la entidad.

Se observa que las deudas de corto plazo tambi�n tuvieron una reducci�n, por lo que, las Cuentas por Pagar fueron afectadas en un -29,51%, demostrando sinergia entre las obligaciones corto plazo que tiene la empresa y los ingresos de corto plazo que esperaba, es decir, hubo un equilibrio entre los ingresos y el endeudamiento de la empresa. Los resultados en utilidades obtenidos en estos periodos se pueden observar a continuaci�n.

 

Figura 4: Estado de Resultados de la empresa SERIMTEC S.A. (2021-2022)

Fuente: Superintendencia de Compa��as (2023)

Adaptado por la autora

 

Dentro del periodo 2022 se puede observar utilidades por parte de la empresa SERIMTEC S.A. en comparaci�n al 2021, esto se puede atribuir a factores como el incremento del efectivo, dentro del Estado de Resultados se observa una mejor�a de las ventas en un 2,03%, una variaci�n leve si se toma en consideraci�n que los costos incrementaron 31,88%, no obstante, los gastos disminuyeron en un -25,68%, lo que permiti� que la entidad obtenga mejores r�ditos.

 

An�lisis vertical de estados financieros 2021-2022

 

Figura 5: An�lisis Vertical - Estados de situaci�n financiera 2021-2022

Fuente: Superintendencia de Compa��as (2023)

Adaptado por la autora

 

En la comparaci�n de los periodos 2021 y 2022 se puede denotar que la representaci�n de Cuentas por Cobrar paso de 72,59% en el primer periodo a 60,57% en el segundo periodo que se referencia. No obstante, de la variaci�n, en ambos a�os se mantiene como el activo liquido de mejor posici�n por la liquidez que significa en rubro. En ambos periodos se puede visualizar que la representaci�n de deudas a corto plazo y el valor por cr�dito otorgado muestran un valor porcentual casi similar.

 

Figura 6: An�lisis Vertical - Estado de Resultados de la empresa SERIMTEC S.A. (2021-2022)

Fuente: Superintendencia de Compa��as (2023)

Adaptado por la autora

 

El Estado de Resultados de la empresa SERIMTEC S.A. permite observar que la representaci�n de costos incremento en el 2022, pasando de 42,32% a 54,70% en dicho periodo. Es decir, que el margen de ganancias se redujo, sin embargo, mantuvo una utilidad de $2.653,57 porque tuvo una reducci�n en los gastos que le permiti� tener un margen de ganancia en dicho periodo, sin embargo, dicho margen es de apenas un 2,39%, siendo una diferencia muy baja que puede ser afectable por la Cuenta por cobrar sobre todo al considerar los valores de ambos rubros, es decir, las cuentas por Cobrar del 2022 equival�an a $176.052,93 y la utilidad neta $2.653,57, por lo que el atraso en los valores de esta fuente de ingresos s� impactar�a a la utilidad que solo equivale al 1,51% de los cr�ditos otorgados.

Con base a la informaci�n referencia se puede indicar que las Cuentas por Cobrar tienen gran incidencia en la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A., debido a que:

Es el activo liquido con mayor representaci�n en la empresa, superando el 60% en cada uno de los periodos referenciados.

La empresa SERIMTEC S.A. se sustenta principalmente de deudas de corto plazo, por lo que debe contar con flujo constante de efectivo para poder cancelar sus obligaciones, por ende, si hay atrasos por el cliente en los cr�ditos, no podr� cancelar a sus acreedores.

Conforme mejoraban los rubros de Cuentas por Cobrar, se observa mejores ingresos y utilidad en el Estado de Resultados de la empresa SERIMTEC S.A., adem�s, la principal fuente de ingreso proviene de cr�ditos, por lo tanto, la existencia de mora por los deudores impedir�a obtener utilidades a la empresa.

 

An�lisis Financieros (Ratios Financieros)

�ndice de liquidez general

���������� Liquidez general o corriente =

 

Figura 7: An�lisis de �ndice de liquidez de la empresa "SERIMTEC S.A."

Adaptado por el autor

 

El an�lisis del �ndice de liquidez realizado nos indica que, por cada D�lar de deuda contra�da en el 2020, la empresa �SERIMTEC S.A.�, tendr� 0.94ctvs para poder solventarla. Por el otro lado, en el caso del a�o 2021, nos refleja un valor de $1.20ctvs para poder solventar las deudas. lo cual nos muestra una mejor�a conforme pasar�an los a�os. La capacidad de asumir o contraer deudas por la empresa, al parecer es limitada, seg�n se menciona en el �ndice.

 

Rotaci�n de Cuentas por Cobrar

𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖�𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎 = �

 

Figura 8: An�lisis de rotaci�n de Cuentas por cobrar de la empresa "SERIMTEC S.A."

Adaptado por el autor

 

Para el an�lisis realizado se tomaron en cuenta los datos del a�o 2022, los mismos que nos indican que la empresa realiza el cobro a sus clientes 1.24 veces en el a�o.

 

Periodo promedio de cobro

𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑜 =

 

Figura 9: Periodo promedio de cobro

Adaptado por el autor

 

Este an�lisis nos permiti� verificar el promedio de cobro de la empresa. Es decir que con 1.24 veces en el a�o, la empresa �SERIMTEC S.A." cobra cada 291.37 d�as en el a�o. En todo caso, gracias a las pocas veces de cobro en el a�o (Informaci�n del anterior Ratio), los d�as de recuperaci�n de la cartera terminaron en 291.37.

 

Discusi�n

La incidencia que tienen las Cuentas por Cobrar en la empresa SERIMTEC S.A. es elevada y constante, para el 2021 se visualiz� que esta cuenta representaba el 73,45% de los valores de activos, siendo el activo liquido con mayor impacto en la estructura financiera del negocio, para el 2022 dicha cuenta disminuyo su representaci�n, en mencionado periodo los ingresos de la entidad tambi�n se redujeron.

En la parte te�rica se hizo una revisi�n de diferentes perspectivas relacionadas a la gesti�n de cr�ditos y cuentas por cobrar, dentro de este marco se visualiza la relevancia que tienen elementos como pol�ticas internas para generar una gesti�n apropiada de dichos recursos, adem�s de los an�lisis de riesgos crediticios que les facultaran a los directivos tener una correcta visi�n de la realidad de su cartera de clientes.

Para determinar la gesti�n y caracter�sticas de los procesos crediticios y contables de la empresa SERIMTEC S.A. se establecieron dos instrumentos como la entrevista y la ficha de observaci�n, en base a estas t�cnicas se pudo recolectar informaci�n pertinente sobre la estructura organizacional de estos departamentos. Se puede concluir que la entidad tiene una d�bil conformaci�n de estos procesos al notar falta de controles y evaluaci�n mediante indicadores financieros, as� como una notable insuficiencia en establecimiento en procedimiento de recuperaci�n de cartera en mora que podr�an ocasionar riesgos de incobrabilidad.

Con respecto a la examinaci�n de las cuentas por cobrar, se denota que del 2021 al 2022 este rubro sigue siendo el activo liquido de mayor representaci�n en la estructuraci�n econ�mica de la entidad, para el 2021 representaba el 73,45% del total de activos y para el 2022 un valor de 66,90%, es decir que se ha sostenido como el principal activo del negocio en esos cuatro periodos, denotando que la entidad depende sustancialmente del cr�dito, por lo que, una afectaci�n en su cobro generar�a que la rentabilidad de la empresa SERIMTEC S.A. se vea mermada al final del a�o.

 

Anexos

Anexo 1. Cuestionario de entrevista

La presente entrevista tiene como finalidad tener una descripci�n de la gesti�n de las cuentas por cobrar contablemente y de forma crediticia para tener una mejor visi�n de la administraci�n de cobro de la empresa SERIMTEC S.A., los datos obtenidos de esta entrevista ser�n utilizados con fines acad�micos. Las respuestas brindadas pueden desarrollarse conforme al conocimiento y experiencia del participante, por su colaboraci�n, gracias de antemano.

1.      �C�mo estructura organizacionalmente los procesos contables, cr�dito y cobro de la empresa?

2.      �Qu� lineamientos plantea al momento de dar cr�ditos a clientes?

3.      �C�mo estructura la fase de cobro de la empresa?

4.      �Qu� medidas implementa en caso de cuentas incobrable o morosidad de clientes?

5.      �C�mo se ejecuta el registro de las cuentas por cobrar de la entidad?

6.      �C�mo miden el riesgo de incobrabilidad?

7.      �C�mo se conforma los procesos y pol�ticas para cuentas por cobrar?

8.      �Qu� medidas de control existen para estos procesos (contable y de cr�ditos)?

9.      �Qu� grado de afectaci�n genera en la rentabilidad el retraso de pago de clientes?

10.  �Aplica indicadores financieros para tener una visi�n del rendimiento de las cuentas por cobrar? Justifique su respuesta.

 

Anexo 2. Ficha de Observaci�n

 

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