����������������������������������������������������������������������������������

 

 

Incidencia del manual de procedimientos y pol�ticas contables en la vulcanizadora �don juan�

 

Incidence of the manual of procedures and accounting policies in the vulcanizadora "don juan"

 

Incid�ncia do manual de procedimentos e pol�ticas cont�beis no vulcanizador "don juan"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: ma.cruz@istvr.edu.ec �

 

 

Ciencias Econ�micas y Empresariales

Art�culo de Investigaci�n

 

* Recibido: 13 de noviembre de 2022 *Aceptado: 28 de diciembre de 2022 * Publicado: 24 de enero de 2023

 

        I.            Egresada Carrera de Contabilidad/Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte �ISTVR�, Guayaquil, Ecuador.

      II.            Docente de Comercio Exterior /Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte �ISTVR�, Guayaquil, Ecuador.

 

Resumen

El desarrollo del actual art�culo cient�fico tuvo el objetivo principal de determinar la incidencia del manual de procesos y pol�ticas contables (MPPC) en el �rea de cobranzas de la Vulcanizadora �Don Juan� para una �ptima recuperaci�n de cartera ante la identificaci�n de retraso en el pago de los clientes por desconocimiento de los lineamientos necesarios para una buena aplicabilidad del MPPC. Para este prop�sito se emple� un dise�o investigativo de car�cter descriptivo, de campo y documental con enfoque cualitativo tomando en cuenta a 8 profesionales como muestra poblacional, estos perfiles pertenecen a vulcanizadoras del suroeste de Guayaquil. En la parte pr�ctica, los resultados dieron a conocer que las empresas cuentan con los manuales, pero los colaboradores del �rea de cobranzas no siguen los lineamientos ni las pol�ticas de cobranzas, de hecho, se identifica la necesidad de innovar los sistemas de control contable y registros transaccionales para evitar que sigan existiendo falencias en la recuperaci�n de cartera. Por este motivo, se concluye presentando tres pol�ticas con perspectiva de declaraci�n general, control interno y cobranza de cuentas por cobrar para de esta manera optimizar los tiempos de contacto a los clientes con m�s de 60 d�as de mora bajo la supervisi�n de la gerencia contable.

Palabras claves: Manual de procedimientos; Pol�ticas contables; Vulcanizadora; Cuentas por cobrar; Provisi�n de cuentas incobrables.

 

Abstract

The development of the current scientific article had the main objective of determining the incidence of the manual of accounting processes and policies (MPPC) in the collection area of the Vulcanizadora "Don Juan" for an optimal portfolio recovery before the identification of late payment. of clients due to lack of knowledge of the necessary guidelines for a good applicability of the MPPC. For this purpose, a descriptive, field and documentary research design with a qualitative approach was used, taking into account 8 professionals as a population sample, these profiles belong to vulcanizers in the southwest of Guayaquil. In the practical part, the results revealed that the companies have the manuals, but the collaborators of the collection area do not follow the guidelines or the collection policies, in fact, the need to innovate the accounting control systems and transactional records to avoid the continued existence of failures in portfolio recovery. For this reason, it concludes by presenting three policies with a perspective of general declaration, internal control and collection of accounts receivable in order to optimize contact times for clients with more than 60 days in arrears under the supervision of accounting management.

Keywords: Procedures manual; Accounting policies; vulcanizer; Accounts receivable; Provision for uncollectible accounts.

 

Resumo

O desenvolvimento do presente artigo cient�fico teve como objetivo principal determinar a incid�ncia do manual de processos e pol�ticas cont�beis (MPPC) na �rea de cobran�a da Vulcanizadora �Don Juan� para uma �tima recupera��o da carteira antes da identifica��o do atraso no pagamento .de clientes por desconhecimento das diretrizes necess�rias para uma boa aplicabilidade do MPPC. Para tanto, foi utilizado um desenho de pesquisa descritiva, de campo e documental com enfoque qualitativo, tendo em conta 8 profissionais como amostra populacional, cujos perfis pertencem a vulcanizadores do sudoeste de Guayaquil. Na parte pr�tica, os resultados revelaram que as empresas possuem os manuais, mas os colaboradores da �rea de cobran�a n�o seguem as orienta��es ou as pol�ticas de cobran�a, de fato, a necessidade de inovar os sistemas de controle cont�bil e registros transacionais para evitar a continuidade exist�ncia de falhas na recupera��o da carteira. Por isso, conclui apresentando tr�s pol�ticas numa perspetiva de declara��o geral, controlo interno e cobran�a de contas a receber de forma a otimizar os tempos de contacto para clientes com mais de 60 dias de incumprimento sob supervis�o da gest�o contabil�stica.

Palavras-chave: Manual de procedimentos; Pol�ticas cont�beis; vulcanizador; Contas a cobrar; Provis�o para contas incobr�veis.

 

Introducci�n

Un manual de pol�ticas y procedimientos es una herramienta empresarial clave para cualquier organizaci�n ya que es muy �til si se dise�a e implementa correctamente. De acuerdo con Vivanco (2017) hay muchas razones para tener un manual de pol�ticas y procedimientos, incluyendo: controles internos, cumplimiento normativo, capacitaci�n de empleados y consistencia, por nombrar algunos. Desafortunadamente, seg�n Gerber (2022) en el mundo de las nuevas empresas y las PYMES, los sistemas y procesos de contabilidad eficientes y adecuados a menudo se consideran agradables en lugar de imprescindibles.

En Latinoam�rica y puntualmente en el Ecuador, las organizaciones empresariales habitualmente no valoran la importancia de tener manuales de procedimientos contables; as� como tambi�n contar con sistemas de control interno; que les conduzca a la minimizaci�n de riesgos e insuficiencias contables, financieras y administrativas que se muestran en el desarrollo cotidiano de las actividades propias de la empresa�(Valdez, Narv�ez, Ormaza, & Erazo, 2019, p�g. 498).

Por su parte, Pi�as (2016) indica que los problemas contables y de cobranzas son problemas que resultan por errores materiales en los estados financieros, as� como fraudes no detectado debido a un control interno inadecuado, aplicaci�n incorrecta de los principios de contabilidad generalmente aceptados (est�ndares contables GAAP) para el �rea de recuperaci�n de cartera, incumplimiento normativo de las pol�ticas de cobranzas y riesgos de seguridad cibern�tica.

Siendo as� que, en la pr�ctica una empresa que no utiliza servicios o procedimientos de contabilidad confiables puede experimentar un dolor real, a menudo en forma de p�rdida de ingresos y p�rdidas innecesarias por no emplear de manera adecuada pol�ticas de cobranzas. Esto es justamente uno de los motivos por los cuales se abarca el presente proyecto de investigaci�n en una vulcanizadora de la ciudad de Guayaquil y que lleva reci�n 1.5 a�os de operacionalizaci�n comercial.

La entidad sujeta a estudio bajo el nombre comercial de Vulcanizadora �Don Juan� representada por el Sr. Juan Peralta lleva operando poco tiempo en el sector del suroeste de la ciudad de Guayaquil, con fecha de inicio de operaciones de febrero 2021 ante la necesidad de un taller que pueda contribuir a la alta demanda de dichos servicios entre los moradores del sector. La entidad cuenta con 5 trabajadores (2 mec�nicos principales, 2 ayudantes auxiliares y 1 recepcionista/asistente) y regularmente los procesos contables son ejecutados de manera externa al contratar los servicios de una Contadora P�blica Autorizada (CPA) allegada al propietario.

No obstante, la vulcanizadora no cuenta con un manual que proporcione las directrices necesarias para que los trabajadores ejecuten de manera adecuada, eficiente y efectiva sus tareas asignadas de recuperaci�n de cartera. Esto adem�s de encontrarse registrado e identificado problemas frecuentes en las labores del �rea administrativa como: duplicidad de facturaci�n, mal registro en los asientos de Excel (siendo el �nico sistema que manejan para los procesos contables), facturas con errores de registro y llenado, aumento de las cuentas por cobrar, d�bil sistema de cr�dito e incremento de las cuentas pendientes de pagos, entre otras.

Ante la problem�tica abordada, Barreto (2021) afirma que las pol�ticas contables pueden ayudar a mantener y presentar estados financieros, lo que puede ayudar a comparar una empresa con otras empresas. Con la identificaci�n de dichas falencias se origina la siguiente pregunta problema �De qu� manera incide un manual de procesos y pol�ticas contables sobre el �rea de cobranzas de la vulcanizadora �Don Juan� basado en la experiencia de otras entidades para un mejor desempe�o a nivel financiero?

Por tanto, la intenci�n del estudio al pretender resarcir los escenarios de conflicto en la entidad sujeta a estudio, se fija el objetivo general de Determinar la incidencia del manual de procesos y pol�ticas contables en el �rea de cobranzas de la Vulcanizadora �Don Juan� para una �ptima recuperaci�n de cartera. Para alcanzar �ste prop�sito se hace necesario crear una serie de fases a manera de objetivos espec�ficos para alcanzar el prop�sito central, ante ello se establece como primer punto el OE1: describir los principales aportes te�ricos en relaci�n a pol�ticas de cobranzas y las organizaciones. Luego de esto se busca en el OE2: analizar la manera en que se llevan a cabo los procedimientos de �rea de cobranzas en otras vulcanizadoras del Suroeste de Guayaquil y en el OE3: Analizar las diversas pol�ticas identificadas y proponerlas a manera de recomendaci�n al �rea de cobranza de la Vulcanizadora �Don Juan� para disminuir la morosidad en las cuentas por cobrar.

Con el cumplimiento de los objetivos propuestos y la resoluci�n de la problem�tica se busca proteger el flujo de caja de la vulcanizadora, armar a los empleados del �rea de cobranza con conocimientos, mejores pr�cticas y procedimientos predefinidos de cuentas por cobrar para que siempre sepan qu� hacer en determinadas situaciones, puedan reaccionar con rapidez y confianza para resolver cualquier problema o responder a cualquier pregunta.

Por tanto, con el desarrollo del proyecto se busca constatar si se cumplen las directrices de los otorgantes de cr�ditos y cobranzas tal como lo ejecutan otras entidades dedicadas a la misma l�nea comercial de servicios automotrices, si las finanzas son gestionadas con precisi�n, eficiencia y transparencia.

En esta primera instancia, se permite a detallar algunos apartados te�ricos en relaci�n a la variable de investigaci�n. Ante ello se destaca lo siguiente:

 

Control contable interno

La organizaci�n requiere que todos sus empleados cumplan con los est�ndares de comportamiento �tico en sus tratos con sus proveedores, consultores, sub-beneficiarios, subcontratistas y el gobierno�(Deloitte, 2019). Adem�s, los empleados de la organizaci�n no deben solicitar cualquier fondo, obsequio o favor de un posible proveedor, sub-beneficiario o cualquier otro socio de negocios�(Barrio, 2016).

En este sentido, Camacho et al. (2017) mencionan que el control contable interno consiste en el plan de organizaci�n, procedimientos y registros para asegurar la confiabilidad de los informes financieros, as� como para salvaguardar los activos de la organizaci�n. Por tanto, una estructura de control interno eficaz incluye una serie de pesos y contrapesos necesarios para el adecuado registro y autorizaci�n de las transacciones y garantizar que el acceso a los activos est� limitado al personal autorizado�(Gonz�lez, 2017).

Cada transacci�n debe ser dividido en tareas realizadas por diferentes miembros del personal con el fin de aumentar la probabilidad de detectar errores no intencionales y prevenir la apropiaci�n indebida de los activos de las organizaciones�(Vara, 2017). A modo de ejemplo, la persona que aprueba los comprobantes de pago no debe preparar o firmar cheques sino el jefe financiero.

 

Manual de procedimientos contables

De acuerdo con Aulestia (2019) las pol�ticas financieras son las reglas o principios de las pr�cticas contables y financieras de su empresa. Deben reflejar los valores y la cultura de su empresa y sus procedimientos son las instrucciones que describen lo que sus empleados deben hacer para cumplir con estas pol�ticas.

Dependiendo del tipo de negocio, es posible que tenga pol�ticas y procedimientos financieros sobre aspectos como el manejo de la caja chica, el cobro de deudas o los pagos de clientes y consumidores�(Torres, 2019). Adem�s, Carro y Gonz�lez (2015) afirman que los manuales de contabilidad son clave para cualquier organizaci�n, independientemente del tipo. Aunque la tarea de crear un manual de contabilidad puede parecer desalentadora, es un esfuerzo que vale la pena.

As� lo confirma, Ayala y Fino (2015) mencionando que un manual s�lido de pol�ticas y procedimientos contables es el modelo escrito de la organizaci�n que va a permitir definir el proceso y la responsabilidad de cada funci�n contable/financiera en la organizaci�n. A �ste se le suma, los cambios recientes en la profesi�n contable que afectan el gobierno de una organizaci�n sin fines de lucro y la presentaci�n de informes al Servicio de Impuestos Internos, por estos aspectos el manual de procedimientos contables se ha vuelto cada vez m�s relevante, pero tambi�n se necesita urgentemente que el personal responsable ejecute una revisi�n oportuna.

 

Importancia del manual de procedimientos contable en las Pymes

Las peque�as empresas siguen siendo una parte importante del entorno empresarial, subrayando la importancia estrat�gica de la contabilidad a las empresas y el uso de la informaci�n de contabilidad de gesti�n relacionado con el �xito o quiebra de una pyme. Por tanto, para sobrevivir, los due�os y administradores de las PYMES necesitan una contabilidad actualizada, precisa y oportuna�(Boame, Solace, & Issaka, 2014).

En consecuencia, los sistemas contables son los encargados de analizar y dar seguimiento a la situaci�n financiera de las empresas, preparando los documentos necesarios a efectos fiscales, suministrando informaci�n para apoyar las muchas otras funciones organizacionales tales como producci�n, marketing, recursos humanos, administraci�n y planeaci�n estrat�gica (Molinari et al., 2018). Sin un sistema de este tipo, ser� muy dif�cil para las PYME determinar desempe�o, identificar saldos de cuentas de clientes y proveedores y pronosticar el desempe�o futuro de la organizaci�n (Dini et al, 2021).

Seg�n Miranda y Leal (2016) el prop�sito principal de un sistema de informaci�n contable (SIA) es la recopilaci�n y el registro de datos e informaci�n sobre eventos que tienen un impacto econ�mico en las organizaciones y el mantenimiento, procesamiento y comunicaci�n de dicha informaci�n a las partes interesadas internas y externas.

Dada la importancia de las peque�as y medianas empresas dentro del tejido econ�mico a nivel mundial y la falta de armonizaci�n de la legislaci�n contable aplicable a estas sociedades que no est�n sujetos a la normativa internacional, la Comisi�n Europea menciona que (2015) es necesario identificar pr�cticas contables que minimicen el costo administrativo relacionado manteniendo la informaci�n necesaria para los usuarios y preparadores de estados financieros de estas entidades.

La importancia del manual de procedimientos contable para las pymes data seg�n Reinoso et al. (2019) en que informa sobre los requisitos legales m�s recurrentes en la normativa internacional y local respecto a la aplicabilidad en la naturaleza de la entidad con el fin de mantener un registro armonizado de las transacciones contables y las necesidades espec�ficas de las �reas contables.

 

Ventajas del manual de pol�ticas contables en el �rea de cobranzas

A pesar de la conveniencia y la penetraci�n en el mercado de los sistemas de contabilidad basados en computadora, la manual de pol�ticas contables a�n ofrece varias ventajas que la convierten en una alternativa viable. Los beneficios de tener un manual de contabilidad incluyen: Asegurar el cumplimiento a trav�s de la aplicaci�n consistente de pol�ticas y procedimientos y sirve como referencia para su personal interno y liderazgo, reforzando los requisitos y las mejores pr�cticas�(Ministerio de Econom�a y Finanzas, 2016).

Por otro lado, Placencia (2021) indica que el manual contable tambi�n permite alcanzar la reducci�n del riesgo de fraude donde los controles internos, las pol�ticas y los procedimientos descritos dicho manual est�n dise�ados para minimizar la posibilidad de malversaci�n financiera, as� como la responsabilidad potencial del Director Ejecutivo y la Junta Directiva.

Siendo as�, que la eficiencia en la formaci�n de los empleados es importante seg�n Berm�dez (2015) ya que los manuales de contabilidad pueden ser una herramienta clave para capacitar a los nuevos empleados, aclarar las muchas funciones y responsabilidades de la organizaci�n. En relaci�n a ello, familiarizarse con estos no solo ayudar� a los nuevos empleados, sino que tambi�n puede aclarar las dudas que puedan surgir.

Ante lo descrito, se permite a trav�s del manual el personal y la Junta trabajen de manera m�s eficiente, ya que, con un manual de contabilidad completo, las respuestas a muchas preguntas de contabilidad y finanzas est�n al alcance de su mano para que no pierda un tiempo valioso reinventando la rueda cada vez que surja un problema.

Los manuales de contabilidad son un componente clave para administrar de manera efectiva la funci�n de contabilidad y finanzas de una organizaci�n sin fines de lucro. Los manuales de contabilidad tambi�n brindan una direcci�n que es fundamental para los procesos de toma de decisiones, la comprensi�n de las funciones y pol�ticas de la organizaci�n y el funcionamiento constante de conformidad con las normas.

 

 

 

Materiales y m�todos

Dise�o

El dise�o de investigaci�n dentro del presente proyecto es descriptivo, de campo y documental. Desde una perspectiva descriptiva se entiende que es un tipo de dise�o de investigaci�n que tiene como objetivo obtener informaci�n para describir sistem�ticamente un fen�meno, situaci�n o poblaci�n. M�s espec�ficamente, ayuda a responder las preguntas de qu�, cu�ndo, d�nde y c�mo con respecto al problema de investigaci�n, en lugar del por qu� (Monje, 2011). En este sentido, el estudio descriptivo permite conocer la manera en que son ejecutadas las actividades de cobranzas dentro de la Vulcanizadora �Don Juan� y la manera en que puede aprovechar su potencial comercial en servicios considerando la perspectiva de otras empresas dedicada a la misma actividad econ�mica en el Suroeste de Guayaquil.

Por su parte, la investigaci�n de campo es un m�todo cualitativo de investigaci�n que se ocupa de comprender e interpretar las interacciones sociales de grupos de personas, comunidades y la sociedad mediante la observaci�n e interacci�n con las personas en su entorno natural (Rodr�guez, Gil, & Garc�a, 1996). Es por ello, que el estudio de campo se emplea sobre otras empresas de vulcanizado del suroeste de la ciudad de Guayaquil y de esta manera generar una visita a las instalaciones del �rea de cobranzas para intercambiar informaci�n con los profesionales a cargo. Con ello se busca familiarizar sus procesos con la finalidad del art�culo, organizar ideas e identificar medidas que puedan ser utilizadas ventajosamente para el futuro financiero de la entidad sujeta a estudio.

Por �ltimo, el dise�o de investigaci�n documental se abarca como una t�cnica que consiste en la selecci�n y recopilaci�n de informaci�n mediante la lectura y cr�tica de documentos y materiales bibliogr�ficos, bibliotecas, hemerotecas, centros de documentaci�n e informaci�n (Baena, 1980). En el actual proyecto, se recopil� informaci�n procedente de libros e investigaciones que destaquen la relevancia de la aplicaci�n e incidencia de las pol�ticas de cobranzas dentro de las empresas.

 

Poblaci�n

Ante lo descrito, el art�culo toma como universo a un conglomerado de empresas de vulcanizado ubicadas en el suroeste de la ciudad de Guayaquil.

De acuerdo con el portal Ubica Ecuador al largo de la Av. Portete ubicada en el suroeste de la ciudad de Guayaquil existen 28 vulcanizadoras. �De los empleados con los que cuentan estos negocios generalmente en el �rea de cobranzas est�n: Auxiliar contable y gestor de cr�ditos y cobranzas.

Por tanto, la muestra al ser perfectamente cuantificable se busca emplear la herramienta de investigaci�n mediante muestreo por conveniencia a 8 profesionales del �rea de cobranzas procedente de 4 vulcanizadoras (2 profesionales por entidad) del suroeste de la ciudad.

 

Intervenciones

Por tanto, para el efectivo levantamiento de la informaci�n se emplea como instrumento de evaluaci�n a la entrevista. La entrevista (Ver Anexo 1) se dirigi� a 8 profesionales del �rea de cobranzas de 4 vulcanizadoras del suroeste de la ciudad de Guayaquil. De esta manera se busca constatar la problem�tica desde la perspectiva interna de sus �reas de trabajo, corroborar c�mo se encuentran ejecutando los procesos de cobranzas e identificar sus necesidades que ser�n de gran ayuda para la generar recomendaciones dentro de la Vulcanizadora �Don Juan� y su personal encargado del �rea de cobros.

 

An�lisis estad�stico

El estudio al mantener un enfoque cualitativo, procesa la informaci�n recabada a trav�s de la entrevista y se presentan los resultados para contextualizar la realidad financiera, proponer las recomendaciones en pol�ticas de cobranzas; y, tomar decisiones a corto y largo plazo.

 

Resultados

Con el prop�sito de contextualizar la manera en que las vulcanizadoras del suroeste de la ciudad de Guayaquil consideran al manual de procedimientos y pol�ticas de cobranzas (MPPC), se presenta en consenso la opini�n de los profesionales del �rea de cobranzas en funci�n a cada una de las interrogantes presentadas en la entrevista. De acuerdo a las respuestas ejercidas se indica lo siguiente:

Partiendo de un an�lisis de la dimensi�n organizaci�n contable, se emple� la interrogante a los profesionales del �rea de cobranzas para conocer si existe o no un esquema a nivel organizativo del personal que conforma el �rea de cobranzas y �stos mencionaron que s� existe, adem�s de un organigrama que segmentan las dependencias �rea por �rea. En relaci�n a los lineamientos normativos del MPPC, lamentablemente supieron indicar que el departamento contable no posee estructuradamente sus pol�ticas y esto hace que exista ineficacia en sus procesos internos y baja rentabilidad.

Por lo tanto, es importante que la alta gerencia preste atenci�n a los lineamientos normativos de su manual interno del �rea de cobranzas para resarcir dichos escenarios negativos que se reflejan en la operatividad econ�mica de la entidad. En referencia a la dimensi�n de funciones y responsabilidades, se indago si est�n definidas correctamente las funciones, tareas y obligaciones del personal de cobranzas, pero fue interesante destacar que a pesar de s� existir el personal no la cumplen ya que prefieren continuar con su sentido de autosuficiencia sin necesidad de regulaciones.

De hecho, en esta dimensi�n se considera que es necesario el llevar a cabo una mejor socializaci�n del MPPC y emplear nuevas e innovadoras estrategias de cobros para que se pueda cumplir con las disposiciones organizacionales. En lo que respecta a la dimensi�n de sistemas de informaci�n, los profesionales mencionaron de forma similar que existen fallas t�cnicas dentro de los programas que emplean para cumplir sus gestiones de cobranzas y control de cuentas, por lo que indican deben adoptarse sistemas m�s actualizados. As� mismo, otros entrevistados indicaron que ni siquiera cuentan con un buen sistema inform�tico por lo que existe un manejo administrativo y de cobranzas bastante obsoleto.

En cumplimiento a las disposiciones tributarias y los objetivos organizaciones, se consult� cu�l es el requerimiento de car�cter urgente para generar una informaci�n fiable y sin errores, donde enf�ticamente se consigna la posici�n de que es necesario contar con un supervisor de cobranzas para que de esta manera se aumente la eficacia y la toma de decisiones en el puesto de trabajo. Brevemente en la dimensi�n de criterio de registro, se hizo la pregunta sobre si se cuenta con los principios contables y lineamientos necesarios para el registro de las operaciones de cobranza diaria e indicaron que s� se cumple a cabalidad.

Esto es importante para la dimensi�n de v�as de revisi�n, ya que supieron indicar que en el caso de clientes que solicitan l�neas de cr�dito pues si se estudia el bur� crediticio para constatar la capacidad de pago de los clientes, tambi�n se hace revisi�n a los saldos pendientes de cobros para identificar aquellos clientes que mantienen un estatus de morosidad elevada y se comunica con el abogado de cobros al cliente involucrado sobre su situaci�n.

Bajo esta misma l�nea, se cuestiona si se conocen o no los requisitos necesarios para aprobar un cr�dito que deber�a estar plasmado en el MPPS y se indic� que solo se conoce en un 80% los requerimientos por lo que evitar errores mantiene una fina l�nea de probabilidad de ocurrencia. Como �ltima dimensi�n se aborda la documentaci�n de s�ntesis, en esta secci�n se consult� si se generan informes mensuales para corroborar la validez y rendimiento del MPPC destacando que s� se tiene un asistente para dicho reporte. Por lo consiguiente, se considera como necesario mantener un respaldo documental para que el manual pueda contrastar los lineamientos y su aplicabilidad en la empresa para un buen desempe�o del �rea de cobranzas, siendo parte fundamental de la evidencia hist�rica de cobranza.

Ante los aspectos identificados y sus implicaciones sobre las entidades dedicadas al servicio de vulcanizaci�n vehicular, se presentan las siguientes recomendaciones normativas para que la Vulcanizadora �Don Juan� pueda abordar con la colaboraci�n del �rea de cobranzas y con ello disminuir la morosidad vigente en las cuentas por cobrar. Siendo as� necesaria la declaraci�n general (Pol�tica 1), las medidas de control interno (Pol�tica 2) y cobranza de cuentas por cobrar (Pol�tica 3).

 

Pol�tica 1: Declaraci�n General sobre Pol�ticas y Procedimientos Contables

1.      Vulcanizadora �Don Juan� llevar� sus registros contables de conformidad con principios contables generalmente aceptados.

2.      Las pol�ticas y procedimientos establecidos del manual ser�n seguidos por la Vulcanizadora �Don Juan� en la realizaci�n de sus operaciones diarias. Las variaciones ser�n permitidas s�lo cuando sea aprobado por el Director y si una fuente de financiamiento de una subvenci�n requiere m�s pol�ticas y procedimientos estrictos, las pol�ticas y procedimientos de las fuentes de financiamiento deber�n ser seguidas por el personal de cobranzas.

3.      Procedimientos:

4.      Los registros contables se llevar�n de acuerdo con el a�o fiscal de la Vulcanizadora �Don Juan�, es decir del 1 de enero al 31 de diciembre.

5.      El m�todo contable de partida doble y el m�todo contable de devengo debe ser usado.

6.      El sistema inform�tico de la Vulcanizadora �Don Juan� se utilizar� para mantener y crear el libro mayor, todos los diarios relacionados e informes financieros.

 

Pol�tica 2 - Control Interno

�Entre las caracter�sticas de un adecuado sistema de control interno se incluir�n las siguientes:

1.      Segregaci�n de funciones, cuando sea posible, dentro de la organizaci�n con base en responsabilidades funcionales.

2.      Un sistema de autorizaci�n y retenci�n de registros.

3.      Un grado de competencia del personal acorde con las responsabilidades.

4.      Para la consecuci�n de estos objetivos se establecer�n los siguientes controles:

5.      Ninguna persona tendr� control completo sobre todas las fases de cualquier transacci�n.

6.      Siempre que sea posible, el flujo de trabajo ser� de un empleado a otro para que el trabajo del segundo no duplique el del primero.

7.      El mantenimiento de registros estar� separado de las operaciones o el manejo y custodia de activos.

8.      Las responsabilidades en el departamento de contabilidad y cobranzas estar�n claramente establecidas y seguido lo m�s cerca posible.

 

Pol�tica 3: Cobranza de Cuentas por Cobrar

El gerente de contabilidad ser� responsable de monitorear el cobro oportuno de los saldos de las cuentas por cobrar.

Procedimientos:

1.      Los res�menes de pago se enviar�n por correo a todos los clientes para que sean recibidos para el 1 del mes.

2.      Se preparar� un Informe de cuentas por cobrar antiguas (tarifas de participaci�n) y ser� distribuido al Director antes del d�a 15 del mes.

3.      El Director y el Gerente de Contabilidad revisar�n el informe y determinar�n aquellos saldos por cobrar que deben ser cobrados durante el mes.

Se seguir�n los siguientes procedimientos para todos os clientes morosos con saldos de 60 d�as o m�s:

1.      El Gerente de Contabilidad enviar� cartas de recordatorio al afiliado moroso, seg�n lo discutido con el Director.

2.      Las respuestas de los cleintes a la notificaci�n de morosidad se llevar�n a la atenci�n del Director, incluyendo las razones de la morosidad y el compromiso de pago� los Fondos afiliados.

3.      Si las morosidades no pueden ser resueltas satisfactoriamente, la Junta ser� notificada de la situaci�n y cualquier problema experimentado.

4.      El Gerente de Contabilidad tomar� nota de la fecha y monto del compromiso del cliente. Si el Fondo afiliado no cumple con el compromiso de pago o si existen discrepancias importantes en el monto del pago, se llamar� por tel�fono al cliente como un intento de resolver el asunto. Todos los problemas experimentados ser�n inmediatamente informados al Director para su resoluci�n.

5.      El Director informar� cualquier problema importante con la cobranza de cuentas por cobrar a los Copresidentes, y luego, si es necesario, a la Junta Directiva.

 

Discusi�n

A manera de contraste investigativo con relaci�n a los resultados obtenidos en el actual estudio, se puede constatar el proyecto dirigido por Badulescu et al. (2021) cuyo estudio tuvo como objetivo descubrir los determinantes para la formulaci�n de pr�cticas contables y su impacto en el desempe�o de las empresas a trav�s de la lente de la teor�a institucional. Los hallazgos emp�ricos muestran que fuerzas como la globalizaci�n y la presi�n internacional tambi�n han afectado el desarrollo de las pr�cticas contables, lo que finalmente ha llevado a la adopci�n de pr�cticas contables informales. Justamente esta situaci�n se ve reflejada en la opini�n de los profesionales entrevistados ya que supieron indicar que el personal de cobranzas cuenta con un MPPC pero que no acatan al pie de la letra sus disposiciones, esto se refleja negativamente ante la presencia de ineficacia y bajo rendimiento financiero.

Ante esta comparativa de comportamiento contable internacional y local, se destaca que la investigaci�n entre pa�ses en un pa�s en desarrollo es necesario para comparar los resultados de los factores que afectan el desarrollo de pr�cticas de contabilidad. Es as� que Torres (2019) en su estudio sobre el control interno para las cuentas por cobrar, identifica que los trabajadores en una empresa mercantil mantiene bajo control de las cuentas por cobrar y el sistema vigente es mecanizado, poco profesional y est� lejos de cumplir las normativas contables. Por tanto, con el desarrollo de un nuevo manual se busc� mejorar dicha situaci�n, siendo importante para este estudio debido a que se generan recomendaciones en base a los resultados obtenidos. Adem�s, en esta investigaci�n, la teor�a institucional se utiliz� como lente para estudiar los factores en el desarrollo de las pr�cticas contables; por lo tanto, los futuros investigadores pueden utilizar otros marcos te�ricos, por ejemplo, la teor�a de la legitimidad para obtener conocimientos m�s profundos sobre los factores que juegan un papel en el desarrollo de las pr�cticas contables, el control de cuentas, la provisi�n de cuentas incobrables y la innovaci�n de los sistemas de gesti�n administrativa.

 

Conclusiones

De acuerdo a la revisi�n te�rica y la pr�ctica dentro del presente art�culo cient�fico, un MPPC para profesionales establece una base sobre c�mo las empresas deben medir los activos y pasivos. Asimismo, opera y organiza los estados financieros de las empresas. Por tanto, las organizaciones como la Vulcanizadora �Don Juan� deciden establecer un manual de pol�ticas y procedimientos contables con base en las reglas de su empresa, pero bas�ndose en las premisas identificadas en las entrevistas a profesionales de otras organizaciones para que sirvan de base para remediar las falencias y potenciar la gesti�n contable dentro del �rea de cobranzas.

Ante los resultados obtenidos, los/las profesionales del �rea de cobranzas de las empresas de vulcanizado en el suburbio de Guayaquil pudieron contribuir indicando que las pol�ticas en sus puestos de trabajo existen, pero no son acatadas, que se generan pol�ticas de seguimiento y control contable de las cuentas por cobrar, pero se demoran muchos d�as para contactar al cliente o no se constata su bur� de cr�dito antes de aprobar una facilidad de pago.

Por tanto, las pautas contables desarrollan la confianza en la organizaci�n y es por ello que se asume una postura investigativa para emplear recomendaciones para que se optimicen las funciones del personal de cobranza, se empleen los mecanismos de seguimiento y cobranza adecuada cumpliendo con cada uno de los filtros del caso y proveer de lineamientos contables para una buena recuperaci�n de cartera. De esta manera se espera en el corto plazo, aumentar la confianza de los clientes y accionistas en la Vulcanizadora �Don Juan�.

Finalmente, se puede concluir indicando que tener pol�ticas y procedimientos claros y bien documentados es esencial para dirigir una organizaci�n exitosa como lo es la vulcanizadora sujeta a estudio. Con lo investigado se puede ayudar al desarrollo de procedimientos bajo una minuciosa revisi�n del perfil del cliente o crear plantillas para nuevas pol�ticas para resarcir fallas que ya hayan suscitado a lo largo de la operatividad comercial de la empresa.

 

Anexos

Anexo 1: Modelo de entrevista a profesionales del �rea de cobranzas para verificar el rendimiento de un manual de procedimientos y pol�ticas de cobranzas (MPPC).

 

Referencias

1.      Aulestia, P. (2019). Gesti�n financiera en las empresas ecuatorianas del sector de servicios de transporte pesado de carga por carretera del cant�n Quito.� Universidad Andina Sim�n Bol�var : https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/6646/1/T2870-MBA-Aulestia-Gestion.pdf

2.      Ayala, S., & Fino, G. (2015). Contabilidad b�sica general, un enfoque administrativo y de control interno. Bogot�, Colombia: Corporacion Universitaria Republicana.

3.      Badulescu, D., Nouman, M., Ahmad, M., & Abbas, M. (2021). Accounting policies, institutional factors, and firm performance: qualitative insights in a developing country. Risk and financial management, 14(473), 1-20. doi:https://doi.org/10.3390/jrfm14100473

4.      Barreto, J. (2021). �Por qu� son importantes las pol�ticas contables?� Contabilidad y finanzas: https://desafios.pwc.pe/por-que-son-importantes-las-politicas-contables/

5.      Barrio, E. (2016). La gesti�n de la responsabilidad social corporativa. El caso Unilever Espa�a.� Universidad Aut�noma de Barcelona: https://www.tdx.cat/bitstream/handle/10803/384844/ebf1de1.pdf?sequence

6.      Berm�dez, L. (2015). Capacitaci�n: Una herramienta de fortalecimiento de las Pymes. InterSedes: Revista de las Sedes Regionales, 16(33), 1-25.� http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=66638602001

7.      Boame, I., Solace, K., & Issaka, S. (2014). Adoption of accounting practices and its effects on SMEs: Financial perspective of sachet water producers in Northern region of Ghana. Research Journal of Finance and Accounting, 5(17), 1-15.� https://core.ac.uk/download/pdf/234630138.pdf

8.      Camacho, W., Gil, D., & Paredes, J. (2017). Sistema de control interno: Importancia de su funcionamiento en las empresas. Revista Observatorio de la Econom�a Latinoamericana, 1(17), 1-12.� http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/control.html

9.      Carro, R., & Gonz�lez, D. (2015). Administraci�n de las operaciones - Actividades parra el aprendizaje. Mar del Plata: Universidad Nacional de Mar de Plata.

10.  Comisi�n Europea. (2015). SME Accounting in Europe: insights provided by a desk.� European Comission.

11.  Deloitte. (2019). C�digo de conducta para proveedores.� Principios globales de conducta de negocios de Deloitte: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/legal/etica/cl-deloitte-c%C3%B3digo-de-conducta-para-proveedores.pdf

12.  Dini, M., Gligo, N., & Pati�o, A. (2021). Transformaci�n digital de las mipymes: elementos para el dise�o de pol�tica. Santiago: Comisi�n Econ�mica para Am�rica Latina y el Caribe.

13.  Gerber, B. (2022). 5 Biggest Problems for SMBs that Lack Accounting Processes.� Small Business Advice and Tips: https://programascontabilidad.com/gestion-de-empresas/contabilidad-empresas-2/

14.  Gonz�lez, D. (2017). El Principio de los �Pesos y Contrapesos� en el Constitucionalismo Ecuatoriano Contempor�neo. Revista de la Facultad de Jurisprudencia, 2(1), 1-31. doi:https://doi.org/10.26807/rfj.v1i2.55

15.  Ministerio de Econom�a y Finanzas. (2016). Sistemas de gesti�n antisoborno - Requisitos con orientaci�n para su uso. Quito: Ministerio de Econom�a y Finanzas.� https://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2019/08/ISO_37001_2016.pdf

16.  Miranda, M., & Leal, L. (2016). Importancia de los sistemas de informaci�n contable en empresas colombianas: implementaci�n y cambios organizacionales - caso de estudio.� Universidad La Salle: https://ciencia.lasalle.edu.co/cgi/viewcontent.cgi?article=1065&context=contaduria_publica

17.  Molinari, G., Alfonso, A., & Scaramellini, N. (2018). Las �reas Funcionales en las organizaciones. Argentina: Editorial de la Universidad de La Plata.

18.  Pi�a, C. (2016). Convergencia de los US GAAP con las NIIF del IASB.� Universitat de les Illes Balears. Departament d'Economia de l'Empresa: https://www.tesisenred.net/handle/10803/458882#page=1

19.  Placencia, K. (2021). Manual de prevenci�n de riesgos de fraude. Caso aplicaci�n: Empresa servicios y transportes P.V. S.A.� Pontificia Universidad Cat�lica del Ecuador: http://repositorio.puce.edu.ec/bitstream/handle/22000/19228/9.%20Karol%20Placencia%20TESIS%20terminada.pdf?sequence=1

20.  Reyes, J., Reyes, N., & C�rdenas, J. (2019). Contabilidad gubernamental y normas internacionales de contabilidad para el sector p�blico ecuatoriano. Revista Venezolana de Gerencia, 24(88), 1179-1198.� https://www.redalyc.org/journal/290/29062051012/html/

21.  Torres, J. (2019). Desarrollo de un manual de control interno para el manejo de cuentas por cobrar en la empresa Merkantil Torres.� Pontificia Universidad Cat�lica del Ecuador: https://repositorio.pucesa.edu.ec/bitstream/123456789/2677/1/76875.pdf

22.  Valdez, W., Narv�ez, C., Ormaza, J., & Erazo, J. (2019). Procedimientos contables y su incidencia en la sistematizaci�n de la informaci�n de la Cooperativa de Ahorro y Cr�dito Atl�ntida de la ciudad de Ca�ar. Visi�n Digital, 3(21), 497-526. doi:https://doi.org/10.33262/visionariodigital.v3i2.1.586

23.  Vara, R. (2017). Auditoria del Sector P�blico.� Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas: https://rogervara.wordpress.com/2017/06/03/normas-de-auditoria-generalmente-aceptadas-3/

24.  Vivanco, M. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de una organizaci�n. Universidad y Sociedad, 9(2), 247-252.� http://rus.ucf.edu.cu/index.php/rus

 

 

 

 

 

 

� 2022 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).x