���������������������������������������������������������������������������������

 

 

An�lisis de mejora continua para un sistema de control de inventarios en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil

 

Analysis of continuous improvement for an inventory control system in transport companies in the city of Guayaquil

 

An�lise de melhoria cont�nua para um sistema de controle de estoque em empresas de transporte na cidade de Guayaquil

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: ja.gonzalez@istvr.edu.ec

 

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

* Recibido: 23 de septiembre de 2022 *Aceptado: 18 de octubre de 2022 * Publicado: 15 de noviembre de 2022

 

 

        I.            Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte �ISTVR�, Guayaquil, Ecuador.

     II.            Gestor de Vinculaci�n y Docente / Instituto Superior Tecnol�gico Vicente Rocafuerte �ISTVR�, Guayaquil, Ecuador.

 

 

 

 

Resumen

El presente art�culo carece la necesidad de implementar un control de inventario en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil, en vista de la necesidad reducir sus p�rdidas de inventario a causa de mala gesti�n de sus almacenes que se presenta; pues como sabemos es de suma importancia establecer en toda organizaci�n el uso de controles a los procesos� de gesti�n en los inventarios, para no generar contingencias posteriores como son las p�rdidas de las inventario; para poder restablecer ello se busca mejorar los mecanismos de control. En carencia de un sistema de control de los inventarios para reducir las p�rdidas de inventarios, se propuso el mejoramiento de los mecanismos de control en donde se desarrollaron procesos, funciones para que permita las compa��as de transporte tenga un mejor control de los activos como tambi�n la realizaci�n de actividades del personal y se tome decisiones apropiadas en cuanto a los inventarios para el cumplimiento de los objetivos de la organizaci�n.

Palabras clave: Control; Sistema; Transporte.

 

Abstract

This article lacks the need to implement inventory control in transport companies in the city of Guayaquil, in view of the need to reduce their inventory losses due to mismanagement of their warehouses that is presented; Well, as we know, it is extremely important to establish in every organization the use of controls for inventory management processes, so as not to generate subsequent contingencies such as inventory losses; In order to restore this, the aim is to improve the control mechanisms. In the absence of an inventory control system to reduce inventory losses, it was proposed to improve control mechanisms where processes and functions were developed to allow transportation companies to have better control of assets as well as the carrying out activities of the personnel and making appropriate decisions regarding inventories for the fulfillment of the objectives of the organization.

Keywords: Control; System; Transportation.

 

 

 

Resumo

Este artigo carece da necessidade de implementar o controle de estoque em empresas de transporte na cidade de Guayaquil, tendo em vista a necessidade de reduzir suas perdas de estoque devido � m� gest�o de seus armaz�ns que se apresenta; Pois bem, como sabemos, � de extrema import�ncia estabelecer em toda organiza��o a utiliza��o de controles para os processos de gest�o de estoque, de forma a n�o gerar conting�ncias posteriores como perdas de estoque; Para restaurar isso, o objetivo � melhorar os mecanismos de controle. Na aus�ncia de um sistema de controle de estoque para reduzir as perdas de estoque, foi proposto melhorar os mecanismos de controle, onde foram desenvolvidos processos e fun��es para permitir que as empresas de transporte tenham um melhor controle dos ativos, bem como a realiza��o das atividades do pessoal e a tomada de decis�es adequadas em rela��o aos estoques para o cumprimento dos objetivos da organiza��o.

Palavras-chave: Controle; Sistema; Transporte.

 

Introducci�n

Uno de los mayores problemas que tiene las empresas de transporte es el sistema de control de inventarios en sus repuestos e inventarios, donde se observ� diferencias entre los recursos f�sicos que se encuentran en el almac�n y el registro que consta en el sistema, adem�s de analizar el tema de las funciones documentadas para esta actividad en la organizaci�n.

Los beneficiarios de la investigaci�n, son los clientes de las compa��as de transporte de la ciudad de Guayaquil, sus propietarios y el personal que labora en ella, ya que se evitar� el incumplimiento de las ventas y la falta de transparencia financiera del activo corriente, que impacta de manera negativa en la liquidez de la organizaci�n, por lo tanto, al contar con un modelo de mejora continua, se lograr� el fortalecimiento del sistema de control de inventarios de m�quinas soldadoras y repuestos en la empresa.

Este trabajo investigativo consiste en desarrollar una propuesta de mejora continua del sistema de control de inventarios en compa��as de transportes en la ciudad de Guayaquil. Al respecto, los objetivos espec�ficos siguientes: efectuar la conceptualizaci�n de las variables inherentes a la mejora continua y al sistema de control de inventarios, realizar el diagn�stico del sistema de control de inventarios y proponer el modelo de mejora continua, como base para el fortalecimiento del sistema de control de inventarios en compa��as de transportes.

Los inventarios tienen su origen en los egipcios y pueblos de la antig�edad, en donde se ten�a por costumbre almacenar cantidades grandes de alimentos que ser�an utilizados posteriormente en los tiempos de sequias o calamidades. De manera que, el origen de mantener un control de los inventarios surgi� debido al problema de los escases que se puede presentar en diferentes per�odos, por lo que, al mantener almacenado los productos pod�an mantenerse los negocios y continuar con el desarrollo de las actividades operativas. Es decir, el sistema de inventarios permiti� desde la antig�edad el almacenamiento de bienes y alimentos para poder sobrevivir (Dur�n, Y., 2018).

Uno de los problemas se circunscribe en el sistema de control de inventarios en las compa��as de transportes de la ciudad de Guayaquil, donde se observ� diferencias entre los recursos f�sicos que se encuentran en el almac�n y el registro que consta en el sistema, adem�s, que no hay funciones definidas para esta actividad en la organizaci�n.

Otro de los problemas que existe es no han podido realizar un levantamiento de inventarios, durante el a�o 2020 y 2021, a lo que se a�ade las fallas en el sistema inform�tico en donde se mantienen los mismos, pero la causa principal es que la organizaci�n no cuenta con una persona que se encargue totalmente de la actividad de la gesti�n de inventarios.

Las consecuencias de esta problem�tica que afecta al sistema de control de inventarios en las compa��as de transporte se pueden observar en las diferencias entre el inventario f�sico y el del sistema, que generan a su vez, falta de transparencia financiera del activo corriente, impactando de manera negativa en la liquidez de la organizaci�n.

De tal modo si no se corrige las actuales fallas en el sistema de control de inventarios, se ver� afectado severamente la transparencia financiera de las compa��as de transporte, lo que a su vez ocasionar� problemas con las autoridades de control financiero, como es el caso de la Superintendencia de Compa��as y el Servicio de Rentas Internas.

La investigaci�n se justifica en teor�a, porque el sistema de control de inventarios permite establecer controles de los bienes y el stock que debe existir dentro de una empresa, permitiendo el registro de los movimientos y la posibilidad de efectuar un seguimiento de las compras y ventas de manera organizada, manteniendo una cadena de suministros que evite los contratiempos y retrasos en las actividades que debe cumplir la empresa.

Los inventarios de mercader�as generan una ventaja administrativa para todo tipo de empresa, por cuanto les permite contar con mercanc�as disponibles para la venta, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, mediante una r�pida capacidad de respuesta de los pedidos solicitados por los compradores potenciales (Anzulez, B., & Noboa, E., 2021). Recopilar informaci�n necesaria sobre el control interno de los inventarios es fundamental para proponer est�ndares que ayuden a optimizar las �reas de bodega de las empresas comercializadores de neum�ticos, con la idea de mejorar su rentabilidad y log�stica por el bien de la empresa y la satisfacci�n de los clientes.

Se justifica la investigaci�n, desde la metodolog�a, porque el sistema de control de inventarios garantizar� una mejor gesti�n de las existencias con que cuenta las compa��as de transporte, garantizando la operatividad de la misma, para lo cual se precisa llevar una investigaci�n de campo emple�ndose t�cnicas cuantitativas que permitan efectuar el diagn�stico del sistema de control de inventarios para mejorar los procesos actuales.

En la pr�ctica, porque tiene por finalidad mantener un equilibrio en los inventarios, es decir, mantener un nivel de inventarios adecuado que le permita a la empresa el desarrollo de sus actividades, evitando las diferencias entre los recursos f�sicos que se encuentran en el almac�n y el registro que consta en el sistema, ya que a trav�s de la gesti�n eficiente del stock se garantiza la operatividad y optimizaci�n de los procesos y por ende de la liquidez y rentabilidad.

Como objetivo general de la investigaci�n del tema planteado es Proponer un modelo de mejora continua para un sistema de control de inventarios en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil.

Adem�s, como objetivos espec�ficos tenemos: 1). Identificar la conceptualizaci�n de las variables inherentes a la mejora continua y al sistema de control de inventarios, 2). Evaluar un diagn�stico del sistema de control de inventarios en las compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil y 3). Desarrollar el modelo de mejora continua, como base para el fortalecimiento del sistema de control de inventarios de repuestos en la compa��a de transporte de carga.

 

Revisi�n literaria

La tesis presentada por Ram�rez (2021) tuvo el tema de �Propuesta de implementaci�n de un sistema de control de inventario para la ferreter�a Quezada del distrito de Chimbote; 2017�, con el prop�sito de implementar un sistema de control de inventario para automatizar el proceso de almac�n. La investigaci�n es de enfoque cuantitativo, de dise�o no experimental y descriptivo, con una muestra de 20 personas aplicando un instrumento, con dos dimensiones de 10 preguntas. Los resultados demuestran que la satisfacci�n del sistema actual, el 85% de los trabajadores no se sienten satisfecho con el sistema y para la necesidad de un sistema, el 80% de los trabajadores indic� afirmativamente que requieren de un sistema de control de inventario. Se concluy� que, la empresa se encuentra disconforme con el manejo del proceso de almac�n, por lo cual requieren la propuesta de implementaci�n de un sistema de control de inventario para la empresa Ferreter�a Quezada.

Otro estudio desarrollado por C�rdenas y Carvajal (2020) refleja el tema �Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para la empresa Movitronic SAS�, con el prop�sito de dise�ar dos modelos que sean posibles implementar en el �rea de almacenamiento y gesti�n de inventarios de la empresa Movitronic S.A.S. La metodolog�a aplicada fue descriptiva, cuantitativa, bibliogr�fica y no experimental, con uso de instrumento empleado a 50 trabajadores. Cuyos resultados mostraron que, el diagn�stico de los procesos no es efectivo en un 82%, identificaci�n de problemas en un 75%, falta de sistema de almacenamiento y control en un 100%, stock de productos 83%, y abastecimiento de otras mercader�a en un 74%. Se concluy� que, la aplicaci�n de un sistema de mejoramiento en los sistemas de inventarios y almacenamiento puede solucionar los problemas encontrados en la empresa, adem�s de mejorar la log�stica interna de Movitronic.

En Ecuador se present� la tesis de Chiquito y Le�n (2020), con el tema de �Propuesta de un sistema de control de inventarios en la empresa instituto ecuatoriano de enfermedades digestivas Gastroclinica S.A.�, donde el objetivo principal fue mejorar el control de inventarios por medio del an�lisis del proceso que lleva la mercader�a; se emple� la metodolog�a descriptiva, cuantitativa, de campo y bibliogr�fica con aplicaci�n de encuestas a 25 trabajadores. Los hallazgos demostraron las deficiencias como la inexistencia del personal id�neo para el control de los inventarios (85%), respectivo soporte de software (97%), proceso adecuado para la entrada y salida de la mercader�a (97%), se concluy� que, se debe definir funciones espec�ficas para el personal que maneja los procesos de almacenamiento con el fin de mejorar los problemas, adem�s de garantizar un �ptimo manejo de los inventarios.

En resumen, un el sistema de control de inventarios es necesario dentro de toda empresa dedicada a la comercializaci�n de bienes o servicios, m�s a�n de una compa��a de transporte de carga, ya que se requiere que los repuestos sean registrados dentro de un inventario f�sico y sistem�tico, con el fin de gestionar el activo corriente, por ello, el mejoramiento continuo del sistema tambi�n ser� oportuno ya que se evitar� la liquidez de la organizaci�n.

Mejora continua. Si bien es cierto, este t�rmino compuesto fue propuesto por un japon�s con el fin de mejorar las caracter�sticas de los bienes y servicios que ofrec�an los comerciantes a sus consumidores. Por ello, este modelo se encuentra compuesto por t�cnicas que permiten mejorar la calidad de los distintos procesos, en este caso, permitir� que el sistema de inventario sea renovado cada tiempo con el fin de evitar desactualizaciones que perjudiquen la gesti�n de los repuestos de la empresa.

�El origen de la mejora continua proviene despu�s de la cat�strofe provocada por la Segunda Guerra Mundial, misma que, perjudic� el desarrollo econ�mico de una naci�n, por lo que, se vieron obligados a implementar estrategias y herramientas que permitieran recuperar el sector econ�mico (Valle, 2019).

La historia es conocida a nivel mundial, debido a que, afect� a m�s de una naci�n, ya que, hubo p�rdidas humanas que fueron evidentes, as� como, el decline de los diferentes sectores y en especial la econom�a que sostiene a ambas naciones, por lo que, debieron actuar con mayor prontitud en proponer estrategias, herramientas, t�cnicas, entre otros instrumentos que contribuyan a la recuperaci�n del pa�s.

En cuanto a las conceptualizaciones de esta variable, se describir� en los siguientes p�rrafos con el fin de dar a entender m�s sobre esta herramienta, Por esta raz�n, se tomar� concepciones en base a la revisi�n literaria de los distintos autores que han aportado a la fundamentaci�n cient�fica de este hecho, de la misma manera, se establecer� conexi�n con la tem�tica propuesta por el autor del presente trabajo de titulaci�n, con el fin de dar importancia al mejoramiento del sistema de inventario de los repuestos del transporte de carga.

Para� Evaristo (2020), establece que la mejora continua �es el esfuerzo de mejorar los procesos constantemente de una organizaci�n� (p. 14). Id�neamente, se basa en �buscar los problemas y solucionarlos con peque�as mejoras que son establecidas de manera continua, con el fin de obtener resultados satisfactorios� (p. 23).

�En efecto, dentro de la mejora continua debe contener el trabajo en equipo y la orientaci�n de las acciones, con el fin de perfeccionar los procesos de la producci�n, esto quiere decir que, mientras se apliquen estos factores, los servicios o productos ser�n de mayor calidad, por lo que, se evitar� o reducir� los errores que representan a la empresa p�rdida de tiempo y gastos excesivos, por lo que tambi�n, es necesario la aplicaci�n de recursos tecnol�gicos que favorezcan a la perfecci�n del bien.

Dentro de las caracter�sticas de la mejora continua se hace �nfasis a los principios de Edward Deming, el cual fue ascendiente de la calidad y del mejoramiento de los procesos productivos. Bajo estos principios se busca incentivar a las organizaciones a mejorar la calidad de sus servicios y/o productos, adem�s de generar confianza a los usuarios, ya que la empresa se mantendr� dentro de la competitiva del mercado, que hoy en d�a han implementados una serie de mecanismos y estrategias para sobrevivir dentro de este sector productivo. Sobre las caracter�sticas de la mejora continua, se menciona las siguientes:

�         Todos los procesos o actividades se deben definir y registrar en un plan, con el fin de evitar errores por diferencia.

�         Las personas responsables de los procesos deben aplicar estrategias de acuerdo a la mejora continua.

�         Proporcionar un entorno laboral que favorezca a la empresa y colaboradores a mejorar la calidad del producto (Coaguila, 2017) .

Si bien es cierto, la mejora continua se dirige a los problemas identificados dentro de la organizaci�n, con el fin de, no desviar los objetivos y la misi�n propuesta por la empresa. De esta manera, las actividades establecidas deben ser antes planificadas, evaluadas y controladas para evitar errores o que estas puedan ser corregidas y prevenidas antes del desarrollo del producto final. A esto se suma que, el mejoramiento continuo influye en la satisfacci�n de los consumidores.

Modelo de mejora continua. Con relaci�n a los modelos de mejora continua, se puede decir que existen varias herramientas con aproximaci�n en sus cualidades, no obstante, el instrumento seleccionado debe apegarse a las necesidades de la organizaci�n, de manera que, cumplan con los problemas encontrados y lo requerido por la empresa. En este caso, trata de una compa��a de transporte de carga, el cual, necesita que la producci�n del servicio sea efectiva por su desempe�o y demanda que ha obtenido a lo largo de su trayectoria.

La creaci�n del modelo de Deming, fue con el prop�sito de evolucionar todos los sistemas productivos y de la calidad, por lo que, en la mayor�a de actividades se involucr� la palabra Kaizen, mismo que, permit�a asociar cuatro elemento esenciales como: la planificaci�n, ejecuci�n, verificaci�n y definici�n de las acciones correctivas o preventivas (Mendoza J. , Manual de procesos adinistrativos para panader�a y pasteler�a Faggioni, 2019).

Al respecto, el modelo de la mejora continua tuvo origen despu�s del enfrentamiento ocurrido entre Jap�n y otras naciones en 1939, luego de esta tragedia, el pa�s en menci�n se vio obligado a recuperar su estatus econ�mico, ya que era, su �nica fuente para la sobrevivencia. Ocurriendo la creaci�n de este instrumento para evolucionar los sistemas productivos y de mayor calidad, por ello, se emple� la palabra Kaizen en todas sus actividades.

Tal como lo menciona el autor anterior, el modelo de la mejora continua se conforma por cuatro aspectos indispensables, donde el primero trata de la planificaci�n, el segundo de ejecutar las acciones, el tercero de controla el cumplimiento y el cuarto de finalizar con la toma de decisiones con el fin de mejorar o corregir las actividades (Aguirre, 2017).

En este caso, la aplicaci�n del m�todo busca incrementar la productividad de los servicios, por lo que, necesita que la empresa implemente elementos como tecnol�gico, materiales y humanos para lograr la perfecci�n del servicio. El ciclo de Deming no solo busca mejorar dichos procesos, sino que, ofrecer la calidad de sus servicios a sus usuarios. Sin embargo, dentro de este modelo, la empresa debe contar con recursos financieros para efectuar las distintas soluciones en forma de inversi�n. De esta manera, se logra la calidad y la satisfacci�n de las partes exigentes.

En efecto, las acciones que se encuentra dentro del modelo de Deming son c�clicas, por esta raz�n, las actividades que son aplicadas una vez encontrado el problema, debe ser controlado para evitar errores o bien ser corregidos antes de la finalizaci�n del proceso. Con relaci�n al tema de investigaci�n, el modelo se asocia a controlar constantemente el sistema de inventario con el fin de evitar la falta de repuesto que se requiere para el mantenimiento de los veh�culos.

Los componentes de la mejora continua se detallan a continuaci�n:

�         La Planificaci�n, consta de la elaboraci�n de un plan de las actividades necesarias para la empresa, o de los mismos problemas encontrados y que requieren de una soluci�n. Dentro de ella, se identifica los movimientos susceptibles para la compa��a y que requieren una soluci�n inmediata (Hoyos, 2017).

En esta primera etapa, se fijan los objetivos que se espera alcanzar, en base a la problem�tica encontrada. Por lo que, las acciones identificadas deben ser mejoradas, por medio de la participaci�n del equipo de trabajo, incluyendo las t�cnicas y herramientas que aporten al procedimiento.

�         Hacer, en esta segunda etapa, se determina las necesidades o problemas, para aplicar la marcha de las actividades. Por lo que, se ejecutan varios cambios necesarios para conseguir la mejora efectiva (Gonz�lez H. , 2018).

En esta fase, la organizaci�n debe aplicar una prueba extra, donde enlace todas las actividades, con la finalidad de determinar si los cambios establecidos funcionan correctamente.�

�         Verificar, en la tercera fase, se controla los avances con el fin de evitar errores y de volver a realizar el proceso. Una vez que las actividades se han puesto en marcha se procede a la segunda prueba, con el fin de controlar y comprobar que los procesos contin�an funcionando eficientemente sin presentar problemas que puede volver a un inicio (Puertas, 2017).

En este proceso, se realiza la verificaci�n de todos los procesos, con el fin de continuar sin ning�n problema, por lo que, debe seguir con las expectativas indicadas desde el inicio de su ejecuci�n sin modificaciones hasta lograr el objetivo, no obstante, se puede efectuar cambios de mejorar para evitar una p�rdida total del proceso.

�         Actuar o Ajustes, la �ltima etapa permite ajustar las acciones, aqu� se considera si es necesario empezar de nuevo o reacomodar el proceso con peque�os cambios (Andrango, 2017).

Una vez finalizado los procesos anteriores, se refleja el resultado y se comparan si el funcionamiento de las acciones es satisfactorio, para continuar con su implementaci�n de forma definitiva o descartar los cambios de mejora. En efecto, el ciclo de Deming incorpora elementos funcionales, con el fin de evitar p�rdidas a gran escala, otro de los beneficios es garantizar que los servicios obtengan la calidad satisfactoria para el cliente, de modo que, la aplicaci�n del modelo minimice los tiempos muertos por la ausencia del control de inventario, as� como tambi�n se generen incrementos de costos e improductividad del personal.

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Aguallongo (2016).

Figura 1: Ciclo de Deming PDCA

 

Adaptado por la autora

Los elementos del ciclo de Deming contribuyen a las funciones de grandes industrias y organizaciones que ofrecen servicios, debido a que, esta herramienta aporta a la identificaci�n de los problemas, en base a lo encontrado se planifica acciones correctivas, luego se ejecutan los procesos, para luego ser controlados y mejorados, en caso de que muestre alg�n desperfecto, y por �ltimo act�a con medidas reformatorias que proveen la repetici�n de todo el proceso.

Inventario. El inventario es un t�rmino que hace parte de la segunda variable considerada en el estudio, la cual guarda relaci�n con el sistema de control que se debe aplicar dentro de las empresas para mantener la organizaci�n de las mercader�as que existen como parte del inventario para uso y para la comercializaci�n, por lo tanto, se considera de relevancia exponer la conceptualizaci�n del inventario, como el principal registro utilizado en la pr�ctica de las actividades comerciales, para lo cual, se ha considerado los criterios de diferentes eruditos concerniente a la variable en investigaci�n.���

Otra conceptualizaci�n es la expresada por Caldentey (2017) quien manifiesta que, los inventarios hacen parte de las cuentas del activo fijo donde se presenta el conjunto de mercader�as o mercanc�as que una empresa ha adquirido con la finalidad de ejercer su actividad comercial de manera favorable, las cuales se realizan de manera peri�dica para evitar faltantes que impidan cumplir con el funcionamiento de la misma.

De acuerdo a lo descrito, el inventario se presenta como un componente de gran contribuci�n para la organizaci�n en general, m�s a�n cuando la actividad de la misma, es la compra y venta de mercader�a, en ese caso es el eje central de las actividades organizacionales, por lo cual se requiere mantener el volumen adecuado de existencias, para asegurar los ingresos que se han planificado alcanzar a trav�s de la actividad comercial, cumpliendo con su control en cuanto al almacenamiento y respectivo mantenimiento en bodegas.

Por otra parte, Zapata (2018) define los inventarios como �aquellos bienes tangibles que existen dentro de una empresa, destinados para la comercializaci�n o para llevar a cabo actividades de producci�n, sea cual sea el caso, es preciso contar con la cantidad suficiente evitando que su faltante cause paralizaci�n de la actividad productiva�.���

De manera que, los inventarios constituyen un componente de gran relevancia para la empresa, cumpliendo con la finalidad de servir de base y soporte de las actividades que se ejecuten dentro de la empresa, tanto para la comercializaci�n que implica la compra � venta de los inventarios, as� como tambi�n para las actividades productivas, es decir, el inventario constituye el activo circulante que hace parte importante de los sistemas de contabilidad, por lo tanto, es preciso que su gesti�n se ejerza de manera correcta convirti�ndolo en una herramienta administrativa y contable de control eficiente en las operaciones de la empresa.

El inventario es de gran importancia, porque constituye una parte fundamental de las empresas para llevar a cabo la actividad comercial o productiva a la que se dedican, por lo tanto, precisa que su gesti�n se realice de manera oportuna para satisfacer de manera correcta las necesidad que se puedan generar para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, siendo preciso mantener un control de las existencias de manera sofisticada y conocer las existencias y faltantes en el tiempo oportuno, con lo que se puede incluso mejorar la rentabilidad de la organizaci�n.�������

El inventario constituye un activo de gran relevancia en las empresas, porque es el capital a manera de materiales con los que se cuenta para llevar a cabo las actividades que le permiten a la alta gerencia planificar el desarrollo de sus actividades para el cumplimiento de los objetivos establecidos, tanto en lo correspondiente a la comercializaci�n como en las exigencias de la producci�n (Catacora, 2018).

De hecho, el inventario cumple con la misi�n de mejorar los procesos internos, permitiendo que la gesti�n de compra � venta se lleve a cabo de manera correcta, evitando las posibles demoras o faltantes que puedan perjudicar a la empresa, causando insatisfacci�n en los clientes y lo que puede repercutir en los procesos de rotaci�n y por ende en la liquidez de la organizaci�n y en la rentabilidad, de modo que, el mantener un inventario de existencias debidamente controlado y organizado mejorar� los procesos operativos y las ganancias obtenidas, las cuales se pueden conocer mediante la revisi�n� peri�dica de los registros.������

Control del inventario. El proceso que implica el control del inventario se encuentra ligado con la contabilizaci�n y los sistemas empleados para lograr mantener un tratamiento contable de las existencias de la empresa, para mantener un adecuado registro de las mismas no solo en la cuenta f�sica sino tambi�n en la respectiva documentaci�n empleada, de modo que, el control de inventarios permite conocer en tiempo real el estado de la cuenta de mercader�as dentro de una compa��a, siendo clave que se ejerza dicha inspecci�n y verificaci�n para lograr mejorar los procesos internos, la optimizaci�n, la productividad y con esto la rentabilidad generada por la organizaci�n.

De acuerdo a lo expresado por Vel�squez (2018), el control de inventarios consiste en tener conocimiento de las existencias de mercader�a de una empresa, donde se incluyen las materias primas, productos semielaborados y los productos terminados, que pueden ser utilizados y requeridos por la compa��a para llevar a cabo las actividades de comercializaci�n o de producci�n de acuerdo a las necesidades de la misma y de la labora que se cumpla como actividad principal.

Como se ha mencionado, el control de los inventarios implica que una empresa cuenta con las existencias requeridas en todo momento, evitando faltantes que puedan demorar los procesos o causar insatisfacci�n en los clientes que demandan un determinado producto, por lo tanto, mediante el control de las mercader�as es posible que se mejoren los procesos internos y se cumpla de manera peri�dica con el abastecimiento de los inventarios que se encuentran en mayor demanda y se disponen para la producci�n, asegurando con esto la mayor rotaci�n de los productos una mayor rentabilidad.

Las empresas a nivel general requieren realizar el control de inventarios, para lo cual se precisa contar con diferentes medios para conseguirlo, como es el uso de sistemas que se incorporen de manera eficiente para lograr una gesti�n de manera adecuada en las mercader�as, de manera que se logre reducir las p�rdidas por da�os, la reducci�n de los costos por concepto de almacenamiento, adem�s puede optimizar el ciclo de comercializaci�n de compra � venta de los productos, la planificaci�n de los ingresos mediante el flujo de caja presupuestado y es una importante herramienta para la identificaci�n de oportunidades de negocio.��������������

Con relaci�n al sistema de inventario este se define como el conjunto de m�todos, normas y procedimientos que se han planificado dentro de la empresa, para controlar los productos o materiales que se utilizan para el funcionamiento eficaz de los procesos, mediante dicho sistema es posible conocer la cantidad de art�culos que se estima reabastecer y conciliar de acuerdo a las existencias f�sicas que se han registrado en la documentaci�n correspondiente (Aizaga & Iza, 2018).

�De acuerdo a lo expresado, se puede identificar que el sistema de inventarios busca establecer un registro de las existencias de mercader�as que permita llevar un control de los bienes y el stock existente, manteniendo el registro de los movimientos para realizar el seguimiento de las compras, ventas, producci�n y dem�s actividades que involucren el uso o comercializaci�n de las existencias, de manera que se mantenga el funcionamiento oportuno del sistema de control, por lo tanto, no basta con mantener un registro f�sico, se precisa de un control mediante un sistema especializado para mejorar los procesos.

El principal beneficio que se consigue mediante un sistema de control de inventarios dentro de la empresa es poder mantener el orden correcto y la administraci�n eficiente de las existencias, lo cual incide de manera directa en el desempe�o organizacional y la generaci�n de ingresos y liquidez. Siendo vital el contar con un sistema de control de inventarios que se en enfoque en mantener un nivel �ptimo de reducci�n de gastos incensarios y la eficiencia de los procesos para mantener una compa��a rentable.

Lo expresado tiene relaci�n con lo manifestado por Caldentey (2017) quien indica que al implementar un sistema de control de inventarios es una opci�n de gran aporte para la organizaci�n y planificaci�n de la empresa, ya que las ventajas que se obtendr�n se orientan a la reducci�n de gastos innecesarios, el control eficiente de las existencia, la satisfacci�n de los clientes, evitar reclamos y quejas de los usuarios, entre otros problemas que se presentan cuando no existe una herramienta que mejore la gesti�n del inventario.��

 

 

Materiales y m�todos

El dise�o considerado en la presente investigaci�n fue no experimental, definido como aquel estudio que evita la manipulaci�n deliberada de las variables (Escobar & Bilbao, 2020). En este caso, se ha considerado las variables del sistema de control de inventarios y la mejora continua, por lo tanto, los hallazgos que se desprendieron del diagn�stico efectuado no se alteraron y fueron descritos, de la misma manera que se observaron.����

En este estudio se consider� la investigaci�n descriptiva, definida por Guevara et al, (2020) como aquella que �hizo posible describir las caracter�sticas espec�ficas de un fen�meno en estudio, estableciendo las causas y efectos de su ocurrencia, basadas en la realidad del hecho�. Se aplic� la investigaci�n descriptiva, porque permiti� reconocer aspectos de inter�s con relaci�n al sistema de control de inventarios de repuestos en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil permitiendo la descripci�n de la problem�tica identificada y su posible soluci�n.

Por otra parte, se ha considerado la investigaci�n de campo, descrita por Leyva y Guerra (2020) como aquella que hace posible la indagaci�n de las fuentes primarias para la recolecci�n de informaci�n a trav�s de la realidad del fen�meno considerado. En este caso se aplic� la investigaci�n de campo, con la finalidad de extraer la informaci�n que permita revelar la situaci�n que atraviesa en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil, con relaci�n al sistema de inventarios de repuestos.

Con relaci�n al enfoque se consider� el cuantitativo, permitiendo la recolecci�n de la informaci�n de las fuentes primarias, cuyos hallazgos son num�ricos y porcentuales inherentes al fen�meno que se estudie (Rasinger, 2020). De acuerdo con lo expresado, el enfoque de la investigaci�n fue cuantitativo, puesto que los hallazgos obtenidos fueron medibles y cuantificables, permitiendo determinar el sistema de control de inventarios de repuestos en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil, para realizar el an�lisis de los resultados y establecer una propuesta de soluci�n.

La investigaci�n se asoci� al m�todo inductivo, el cual seg�n Rodr�guez y P�rez (2017)), �consiste en desmembrar la informaci�n de lo general a lo espec�fico, mediante el razonamiento para deducir conclusiones sobre un hecho concreto�. De manera que, la inducci�n permiti� abordar las condiciones generales del estudio, que abordaron la problem�tica correspondiente a las diferencias entre los repuestos f�sicos que se encuentran en el almac�n y el registro que consta en el sistema, para mediante el an�lisis de los hallazgos obtener conclusiones particulares sobre el tema.

La poblaci�n se considera como es conjunto de elementos que hacen parte de un estudio, mientras que la muestra se describe como una parte representativa de la poblaci�n total Mucha et al, (2020). Para efectos del estudio, la poblaci�n abordada fueron 50 colaboradores en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil, mientras que, para la selecci�n de la muestra se aplic� el muestreo no probabil�stico por conveniencia, seleccionando a 20 colaboradores que son aquellos que tienen conocimientos con relaci�n al tema en an�lisis referente al sistema de control de inventarios de repuestos, ya que laboran en dicha �rea espec�fica.���

La t�cnica considerada para la recolecci�n de la informaci�n fue la encuesta, definida por Mu�oz y Peir� (2018) como �una herramienta para obtener datos informativos de tipo num�rico y porcentual, para identificar aspectos de relevancia sobre un hecho�. En este caso, se aplic� la encuesta a los colaboradores en compa��as de transporte en la ciudad de Guayaquil, que tuvieron acceso al inventario, para conocer su opini�n con relaci�n al control que se realiza en la actualidad y diagnosticar la situaci�n actual. El instrumento seleccionado fue el cuestionario de preguntas cerradas.

 

Resultados

Los resultados obtenidos evidenciaron que la alta direcci�n de la empresa no ha difundido la pol�tica del sistema de control de inventario de repuestos, a todo el personal que forma parte de esta organizaci�n, tampoco se pudo evidenciar la existencia de un plan de gesti�n del inventario de repuestos, reconoci�ndose mediante el levantamiento del stock, la existencia de faltantes y caducidad de repuestos, que pone en evidencia la protecci�n inadecuada de la bodega de la empresa, exponi�ndola a p�rdidas econ�micas que impactan en las finanzas de la entidad econ�mica.

Adem�s, el sistema actual no alerta sobre el nivel m�nimo de inventarios de repuestos, para informar sobre una nueva compra de partes y piezas, existiendo limitaciones en su identificaci�n y codificaci�n respectiva. Tampoco est�n definidas adecuadamente las funciones del personal que realiza el manejo, control y contabilizaci�n de los inventarios de repuestos, porque no hay manuales de funciones ni de procedimientos contables en la empresa.

Se estima que la empresa debe mantener documentaci�n sobre el sistema de control de inventarios de repuestos, acordes a lo expresado en la norma NIC 2 y las normas NIIF correspondientes. Por consiguiente, es necesario elaborar un plan de mejora continua del sistema de control de inventarios de repuestos, el cual, seg�n la recomendaci�n del propio Gerente, deber�a encontrarse bajo c�digo de barras, para que funciones de manera autom�tica y minimice el error humano.

 

Discusi�n

La propuesta de mejorar los mecanismos de control en los inventarios surge a consecuencia de la incoherencia de los registros f�sicos con la de los registros contables, es por ello que se pretende poner filtros de seguridad en los inventarios, custodiarlos y monitorearlos es un deber de esta �rea, salvaguardar los activos de la empresa, cumpliendo con los objetivos de la misma.

La aplicaci�n de indicadores de gesti�n permite determinar los tiempos improductivos y medir de forma cuantitativa el movimiento de los inventarios, esto servir� para plantear estrategias de mejora en las actividades que se realizan dentro de esta �rea, as� como la toma de decisiones oportunas.

La clasificaci�n del inventario a trav�s de un sistema de control de inventario facilitar� la reducci�n del stock, de tal manera que estos tengan un mejor flujo conociendo los art�culos con mayor rotaci�n y el mayor costo econ�mico, para de esta manera tomar las decisiones m�s �tiles en cuanto al manejo y control del inventario, proporcionando ventajas competitivas que ayuden con el rendimiento de la empresa.

La ejecuci�n de mejoras en los procesos de control de inventarios en las comercializadores de neum�ticos es de suma importancia en toda empresa comercial, pues se trabaja con la informaci�n real y confiable, en base a ello se concluye que la empresa de estudio no cuenta y las definiciones de actividades y funciones por cargo en el �rea.

Se concluye que el personal no tiene la experiencia necesaria para el manejo de los almacenes, la constante rotaci�n del personal ha hecho que no exista un liderazgo de trabajo en equipo, y la acumulaci�n de tareas pendientes que casi siempre el error humano resulta.�

 

 

 

Referencias

1.      Aguallongo, F. (2016). Manual de procedimiento para los supermecados. Ambato: UNIANDES.

2.      Aguirre, K. (2017). Plan de negocios para la creacion de la panader�a Nutripan. Guayaquil: Universidad de Guayaquil.

3.      Aizaga, E., & Iza, N. (2018). Propuesta de control de inventario para aumentar la rentabilidad en la Empresa Lepulunchexpress. Guayaquil: Universidad de Guayaquil. Facultad de Ciencias Administrativas.

4.      Andrango, A. (2017). Propuesta de un modelo de gesti�n por procesos en la atenci�n . Quito: Escuela Polit�cnica Nacional.

5.      Andrango, A. (2017). Propuesta de un modelo de gesti�n por procesos en la atenci�n. Quito: Escuela Polit�cnica Nacional.

6.      Anzulez, B., & Noboa, E. (2021). Sistema de control de inventarios en la empresa FIXITEC S. A. Guayaquil: Universidad de Guayaquil.

7.      Baraibar, E. (2018). Contextualizaci�n de la transparencia en la integraci�n de los elementos de la comunicaci�n empresarial y aplicaciones emp�ricas de la transparencia social. Espa�a: Universidad de Cantabria.

8.      Caldentey, E. &. (2017). Administraci�n de Inventarios. Santiago de Chile:: http://www.azc.uam.mx/alumnos/tradeoff/docu/adm.pdf.

9.      C�rdenas, W., & Carvajal, J. (2020). Propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para la empresa Movitronic SAS. Pereira: Universidad Cat�lica de Pereira: https://repositorio.ucp.edu.co/handle/10785/6374.

10.  Catacora, F. (2018). Sistemas y Procedimientos. Caracas, Venezuela: Mac Graw Hill.

11.  Chiquito, V., & Le�n, A. (2020). Propuesta de un sistema de control de inventarios en la empresa instituto ecuatoriano de enfermedades digestivas Gastroclinica S.A. Guayaquil, Ecuador: Universidad de Guayaquil, Facultad de Ciencias Adminiatrativas: http://repositorio.ug.edu.ec/handle/redug/55101.

12.  Coaguila, A. (2017). �Propuesta de implementaci�n de un modelo de Gesti�n por Procesos y Calidad en la Empresa O&C Metals S.A.C. Arequipa: Universidad Cat�lica San Pablo: https://repositorio.ucsp.edu.pe/bitstream/UCSP/15240/1/COAGUILA_GONZALES_ANT_MET.pdf.

13.  Dur�n, Y. (2018). Administraci�n del inventario: elemento clave para la optimizaci�n de las utilidades en las empresas. . Visi�n Gerencial, pp. 55-78.

14.  Escobar, P., & Bilbao, J. (2020). Investigaci�n y educaci�n superior. Estados Unidos: MSC en Salud P�blica. Obtenido de https://books.google.es/books?hl=es&lr=&id=W67WDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA37&dq=investigaci%C3%B3n+no+experimental&ots=hQ4aFYl1KB&sig=JjjW0OUHCeWwPwIgrl6mBwL8GW4#v=onepage&q=investigaci%C3%B3n%20no%20experimental&f=true

15.  Evaristo, M. (2020). Mejora de la gesti�n de almacenes para la reducci�n de las diferencias de inventario del almac�n de suministros y repuestos de la empresa AGP Per�. Per�: Universidad Privada del Norte: https://repositorio.upn.edu.pe/handle/11537/24401.

16.  Gonz�lez, H. (11 de julio de 2018). Herramientas para la mejora continua. Obtenido de https://calidadgestion.wordpress.com/2012/07/11/herramientas-para-la-mejora-continua/#:~:text=Algunos%20de%20los%20elementos%20m%C3%A1s,la%20eficiencia%20en%20las%20organizaciones

17.  Gonz�lez, H. (11 de julio de 2018). Herramientas para la mejora continua. Recuperado el 2 de febrero de 2021, de https://calidadgestion.wordpress.com/2012/07/11/herramientas-para-la-mejora-continua/#:~:text=Algunos%20de%20los%20elementos%20m%C3%A1s,la%20eficiencia%20en%20las%20organizaciones.

18.  Gracia, R., Garc�a, M., Mart�nez, I., & Galv�n, F. (2017). Posicionamientos de sociedades cient�ficas y revisiones de grupos de trabajo: declaraci�n sobre conflictos de inter�s y necesidades de transparencia. Espa�a: Sociedad Espa�ola de Medicina de Familia.

19.  Guevara, G., Verdesoto, A., & Castro, N. (2020). Metodolog�as de investigaci�n educativa (descriptivas, experimentales, participativas, y de investigaci�n-acci�n). Recimundo. Vol. 4 Num 3., https://www.recimundo.com/index.php/es/article/view/860.

20.  Guevara, G., Verdesoto, A., & Castro, N. (2020). Metodolog�as de investigaci�n educativa (descriptivas, experimentales, participativas, y de investigaci�n-acci�n). Recimundo. Vol. 4 Num 3., https://www.recimundo.com/index.php/es/article/view/860.

21.  Hoyos, L. (2017). Los componentes del ejoramiento continuo. Espa�a: All rights reserved.

22.  Leyva , J., & Guerra, Y. (2020). Objeto de investigaci�n y campo de acci�n: componentes del dise�o de una investigaci�n cient�fica. EDUMECENTRO vol.12 no.3 Santa Clara jul.-set. 2020 Epub 22-Jun, http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2077-28742020000300241.

23.  Mendoza, J. (2019). Manual de procesos adinistrativos para panader�a y pasteler�a Faggioni. Guayaquil: Universidad Laica Vicente Rocafuerte.

24.  Mucha, L., Chamorro, R., Oseda, M., & Alania, R. (2020). Evaluaci�n de procedimientos empleados para determinar la poblaci�n y muestra en trabajos de investigaci�n de posgrado. Revista Cientifica de Ciencias Sociales y Humanidades, http://revistas.udh.edu.pe/index.php/udh/article/view/253e/23.

25.  Mu�oz, M., & Peir�, A. (2018). Material y m�todos en un art�culo cient�fico. Enfermer�a en Cardiolog�a , 37.

26.  Portilla, S. . (2018). Auditoria del control interno y externo. M�xico: Ecoe. Ediciones.

27.  Puertas, D. (2017). Propuesta de un modelo de gesti�n por procesos y mejora aplicado al �rea contable y de inteligencia. Quito: Pontificia Universidad Catolica del Ecuador.

28.  Ram�rez, R. (2021). Propuesta de implementaci�n de un sistema de control de inventario para la ferreter�a Quezada del distrito de Chimbote; 2017. Chimbote, Per�: Universidad Cat�lica los �ngeles de Chimbote: http://repositorio.uladech.edu.pe/handle/123456789/19770.

29.  Rasinger, S. (2020). La investigaci�n cuantitativa en Lingu�stica. Argentina: AKAL. Obtenido de https://books.google.es/books?hl=es&lr=&id=0h4EEAAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA8&dq=investigaci%C3%B3n+cuantitativa&ots=8L0hZKz_Sa&sig=4Kr1Az-hMXvuEWlqGMgjebghVkY#v=onepage&q=investigaci%C3%B3n%20cuantitativa&f=true

30.  Rodr�guez, A., & P�rez, A. (2017). M�todos cient�ficos de indagaci�n y de construcci�n del conocimiento. Revista Escuela de Administraci�n de Negocios, n�m. 82, https://www.redalyc.org/pdf/206/20652069006.pdf.

31.  Santiesteban, Z. & Godwall, L. (2020). An�lisis de la Rentabilidad Econ�mica. Tecnolog�a propuesta para incrementar la eficiencia empresarial. Cuba: Editorial Universitaria.

32.  Toscana Borja, M., & Salas Jijon, S. (2018). Dise�o de un Manual de Procesos Contables y de Control Interno Aplicado para la Empresa Electrical Sigth Cia. Ltda. Quito, Ecuador: Universidad Tecnologica Equinoccial.

33.  Valle, F. (2019). Plan de mejora continua. M�xico: Direcci�n General de CONALEP en el Estado de M�xico.

34.  Vel�squez, G. (2018). Direcci�n de los sistemas de producci�n. M�xico: Limusa.

35.  Zapata, J. (2018). Fundamentos de la gesti�n de inventarios. Colombia: ESUMER.

 

 

 

 

 

 

� 2022 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).x