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Procesos administrativos contables de la asociaci�n de achioteros de Manab� del cant�n 24 de mayo

 

Accounting administrative processes of the association of achioteros of Manab� of the canton May 24

 

Processos administrativos cont�beis da associa��o de achioteros de Manab� do cant�o 24 de maio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: damonreso@gmail.com

 

 

 

Ciencias Econ�micas y Empresariales �

Art�culo de Investigaci�n

 

* Recibido: 23 de julio de 2022 *Aceptado: 12 de agosto de 2022 * Publicado: 01 de septiembre de 2022

 

 

         I.            Licenciado/a en Contabilidad y Auditoria, Universidad Estatal del Sur de Manab�, Ecuador.

       II.            Mag�ster en Contabilidad y Auditor�a, Universidad Estatal del Sur de Manab�, Ingeniera Comercial, Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab�, Ecuador.

 

 

 

 

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo analizar los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo, lo cual le permiti� al autor y a los administradores de esta asociaci�n de la econom�a popular y solidaria, conocer el estado de los procesos que se llevan a cabo y su cumplimiento con las normativas legales vigentes en el territorio nacional ecuatoriano. El m�todo empleado fue mixto debido a la combinaci�n de la investigaci�n bibliogr�fica y de campo, �til para obtener un enfoque real del comportamiento correcto que deben de llevar a cabo los procesos administrativos y contables de una instituci�n frente al estado real de los procesos que se llevan a cabo en la misma. Se constata que existe falta de herramientas tecnol�gicas sumado a la falta de preparaci�n acad�mica y de actualizaci�n de conocimientos, ocasionando que los procesos administrativos y contables sean deficientes, lo cual ha causado que la entidad caso de estudio tenga retrasos en la ejecuci�n de actividades, as� como de multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del �mbito tributario y contable.

Palabras Clave: Procesos Administrativos; Asociatividad; Econom�a Popular y Solidaria; herramientas tecnol�gicas; gesti�n del conocimiento.

 

Abstract

The objective of this work is to analyze the administrative and accounting processes that are carried out in the Association of Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de Mayo, which allowed the author and the administrators of this association of the popular and solidary economy, to know the status of the processes that are carried out and their compliance with the legal regulations in force in the Ecuadorian national territory. The method used was mixed due to the combination of bibliographical and field research, useful to obtain a real approach to the correct behavior that the administrative and accounting processes of an institution must carry out compared to the real state of the processes that are carried out. out in it. It is verified that there is a lack of technological tools added to the lack of academic preparation and updating of knowledge, causing the administrative and accounting processes to be deficient, which has caused the case study entity to have delays in the execution of activities, as well as as well as fines and sanctions by governing state entities in the tax and accounting field.

Keywords: Administrative Processes; Associativity; Popular and Solidarity Economy; Technological tools; knowledge management.

 

Resumo

O objetivo deste trabalho � analisar os processos administrativos e cont�beis que s�o realizados na Associa��o de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de Mayo, o que permitiu ao autor e aos administradores desta associa��o de economia popular e solid�ria conhecer o status dos processos que s�o realizados e sua conformidade com os regulamentos legais em vigor no territ�rio nacional equatoriano. O m�todo utilizado foi misto devido � combina��o de pesquisa bibliogr�fica e de campo, �til para obter uma abordagem real do comportamento correto que os processos administrativos e cont�beis de uma institui��o devem realizar em rela��o ao estado real dos processos que s�o realizados. fora nele. Verifica-se que h� car�ncia de ferramentas tecnol�gicas somada � falta de preparo acad�mico e atualiza��o de conhecimentos, fazendo com que os processos administrativos e cont�beis sejam deficientes, o que tem feito com que a entidade estudada tenha atrasos na execu��o das atividades, como bem como multas e san��es pelas entidades estatais governamentais na �rea fiscal e cont�bil.

Palavras-chave: Processos Administrativos; Associatividade; Economia Popular e Solid�ria; Ferramentas tecnol�gicas; Gest�o do conhecimento.

 

Introducci�n

El control administrativo y contable comprende un plan de organizaci�n que abarca pol�ticas y normas, as� como los m�todos y procedimientos adoptados en el proceso administrativo y operativo para alcanzar objetivos y metas de la organizaci�n logrando obtener un completo registro, proporcionando la informaci�n necesaria. Se puede indicar que este aporta favorablemente a las empresas ya que por medio de un debido control se puede apreciar las deficiencias o irregularidades existentes en las �reas examinadas apuntando a las posibles soluciones (Pillasagua, 2017).

La aplicaci�n de control a una unidad, proceso o sistema genera distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicaci�n indistintamente del proceso que se quiera �controlar� es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, determina y analiza r�pidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administraci�n.

La Ley Org�nica de Econom�a Popular y Solidaria fue promulgada en abril del 2011, con el objeto de fomentar la peque�a y mediana empresa, creando desde el Estado las condiciones objetivas y subjetivas que permitan su incorporaci�n con los dem�s sectores de la econom�a y con el mismo estado.

El marco jur�dico expresado, permite que un sin n�mero de emprendedores, j�venes, mujeres, agricultores, manufactureros, entre otros, empiecen a ejercer sus actividades econ�micas de manera asociativa y con el respaldo del estado, que mediante �Ferias Inclusivas� y la creaci�n del Fondo Nacional de Garant�as empezaron a inyectar financiamiento a este nuevo tipo de asociatividad. ��En ese contexto, se destaca que en la actualidad con el auge de las asociaciones de la econom�a popular y solidaria productoras de bienes y servicios, los administradores se han visto obligados a dise�ar procesos eficientes, debido al r�pido crecimiento de las capacidades productivas y el incremento de la demanda. No obstante, es necesario implementar modelos de gesti�n que permita un correcto manejo administrativo y contable de estas personer�as jur�dicas, que, como tales, desde su creaci�n adquieren no solo derechos, sino que tambi�n empiezan a adquirir obligaciones tributarias que deben de cumplir a su debido momento.

 

Desarrollo

 

Fundamentos te�ricos principales

Reviste significativa importancia en el Ecuador, las pol�ticas administrativas y contables dentro de una asociaci�n del r�gimen de la econom�a popular y solidaria. Dichas pol�ticas administrativas y contables, apoyadas por herramientas claras y concisas contribuyen a que los socios de cualquier organizaci�n no cometan errores.

El logro de pol�ticas administrativas y contables actualizadas y apoyadas por la avanzada de un mundo globalizado como el presente, constituye un esquema claro de la situaci�n administrativa y contable, lo cual es a su vez, una herramienta de apoyo a la toma de decisiones. Dichas herramientas requieren de un apoyo tecnol�gico, de una preparaci�n acad�mica y de actualizaci�n de conocimientos, para evitar retrasos con respecto a la ejecuci�n de actividades, la imposici�n de multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del �mbito tributario y contable en el Ecuador.

Conocer las funciones administrativas de las organizaciones es inherente en todo proceso administrativo. Al respecto, S�nchez (2020) refiere que, las funciones administrativas de una empresa son las tareas y obligaciones que una organizaci�n debe asumir para un funcionamiento coordinado y eficiente, derivando las responsabilidades asociadas a ellas hacia sus distintos �rganos. Por definici�n, las funciones administrativas suponen la ejecuci�n de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa.

El citado autor, refiere que la ejecuci�n de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa debe estar coordinada y debe perseguir, a su vez, la mayor eficiencia posible de los recursos empleados. Su asunci�n por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un sistema jer�rquico para determinar las distintas tareas a realizar y los departamentos o profesionales designados para las mismas, destac�ndose en ello las funciones administrativas empresariales.

La asunci�n por parte de empresas e instituciones de las funciones administrativas responde a la necesidad de tener una organizaci�n clara y estructurada. Esto es debido a que el principio b�sico de cada empresa suele ser lograr su crecimiento y maximizar su beneficio econ�mico, para lo cual se debe tener en cuenta los procesos administrativos que d�a a d�a se hacen evidentes en el modo de actuaci�n de las organizaciones.

Con respecto a los procesos administrativos, L�pez (2015) enfatiz� en que es un proceso que contiene un conjunto de actividades espec�ficas que realizan los administradores para lograr la productividad de la empresa, concretamente los procesos administrativos que com�nmente se conocen contempla los aspectos que se muestran en la Figura 1.

 

 

 

 

 

 

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Fuente: Manual de Administraci�n de Empresas Agropecuarias (Guerra, 1992). Ajustado por: Autores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 1: Divisi�n de las funciones administrativas.

 

Los procesos presentados en la Figura 1, son de importancia para cualquier organizaci�n. Son m�s significativos los relacionados con la fase estructural y la operativa. La fase estructural se denomina mec�nica, consiste en la parte te�rica de la administraci�n, pues a partir de uno o m�s objetivos, permite determinar la manera adecuada de lograrlos; mientras que la fase operativa, conocida como din�mica, se refiere a la manera de operar la empresa (L�pez, 2015).

En la fase estructural mec�nica se encuentra la planeaci�n y la organizaci�n y en la fase operativa din�mica se encuentra la direcci�n y el control (Figura 2). Todos ellos en su conjunto son un instrumento que permite a la organizaci�n, identificar las prioridades del personal acorde a sus ingresos normados y tambi�n permite alcanzar los objetivos trazados y brindar servicios satisfactorios a las comunidades de su jurisdicci�n (Meneses, 2019).

 

 

 

 

 

 

Fuente: Autores.

Figura 2: Fases del proceso administrativo.

 

Los elementos del proceso administrativo, representado en la Figura 2, son un conjunto de fases o pasos a seguir que permiten dar soluci�n a los problemas administrativos. En dicho proceso administrativos existen asuntos organizacionales, de direcci�n y control, que para ser resueltos debe existir una buena planeaci�n, un estudio previo y tener objetivos claros para una mayor fluidez del proceso (Cruz & Jim�nez, 2016).

Relacionado a los procesos administrativos se encuentran el planeamiento tributario como herramienta para prevenir futuras contingencias de las organizaciones, en ese contexto Ben�tez (2015) refiere que; el planeamiento contable y tributario es una herramienta indispensable para futuras contingencias que pueden presentarse por el incumplimiento y omisiones en las obligaciones tributarias en periodos anteriores de la empresa, ocasionando� desembolsos por este concepto y a su vez produciendo inestabilidad en la presentaci�n de sus obligaciones. La utilizaci�n de planeamiento tributario es de utilidad porque define las estrategias y lineamientos que tiene que seguir los departamentos contables en la b�squeda de un ahorro tributario en beneficio al crecimiento de la entidad.

Configura, entonces, la planeaci�n tributaria, la herramienta esencial dentro de los procesos administrativos que debe cumplir una empresa, por poseer la ventaja de contribuir a disminuir el incumplimiento de las sanciones que en los procesos organizacionales y administrativos se dan con frecuencia por falta de conocimiento que ocasionan retrasos en la ejecuci�n de las actividades relacionadas con la imposici�n de� multas y sanciones por parte de entidades estatales rectoras del �mbito tributario y contable.

De acuerdo con lo referido, Basantes (2017) refieren que, un modelo de planificaci�n tributaria incide positivamente en la empresa, ya que dentro del proceso se encuentra la planificaci�n, que a su vez contribuye al cumplimiento de las obligaciones, lo cual incide de forma positiva en la estabilidad laboral de su personal, al poder contar con una adecuada rentabilidad y liquidez, para realizar los pagos tributarios establecidos, de forma satisfactoria.

 

Materiales y m�todos

Para analizar los procesos administrativos contables de la asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo en Jipijapa, se realiz� un diagn�stico de la situaci�n actual a una poblaci�n compuesta por 10 miembros. Los miembros de la asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo en Jipijapa, que participaron en el presente estudio se describen en la Tabla 1.

 

Figura 3: Poblaci�n y muestra.

Fuente: Autores

 

En el diagn�stico se interrog� sobre:

• Los procesos administrativos y contables en funci�n de los principios de eficiencia y eficacia.
• Los procesos administrativos contables relacionados con el planeamiento contable y tributario.
• Los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables.

 

 

M�todos

El m�todo empleado para analizar los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo fue mixto, al combinarse la investigaci�n bibliogr�fica donde, se realiz� un an�lisis documental del proceso administrativo y todos sus componentes en un periodo de 5 a�os (2016-2020) y se realiz� una indagaci�n a nivel de campo a trav�s de entrevistas y encuestas aplicada a la muestra seleccionada y representativa para el presente estudio.

 

Resultados

Del an�lisis documental realizado se constat� que la asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo en Jipijapa (ASOCAM), fue creada bajo la normativa de la Econom�a Popular y Solidaria esta asociaci�n se encarga de la compra a los socios y dem�s productores del grano Achiote, el cual luego de un proceso de secado, selecci�n y mejoramiento se entrega como un producto semi-procesado a empresas como La Fabril S.A, por lo que su financiamiento proviene de la compra y venta de esta gram�nea. Dicho financiamiento beneficia directamente a sus 60 socios, brind�ndole oportunidades de vender su producci�n a un precio justo.

Por su parte, se confront� en el aspecto administrativo, contable y tributario que, todo el personal que labora en las actividades administrativas u operativas de ASOCAM, no cuenta con una relaci�n laboral fija, las razones de esta incongruencia est�n dadas por la naturaleza propia del sector agropecuario, sector al que responde la asociaci�n, el cual est� regido por las �pocas de cosecha. En cambio, no se especifican las causas de una relaci�n laboral fija en el �rea administrativa.

A trav�s de las encuestas y entrevista se comprob� que los procesos administrativos y contables en funci�n de los principios de eficiencia y eficacia, no son los mejores. Al respecto se evidenci� que; a pesar de que existe una percepci�n de orden entre los funcionarios, la falta de herramientas tecnol�gicas para la gesti�n de los procesos, ocasiona que los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del cant�n 24 de mayo se realicen de una manera deficiente y emp�rica, retrasando sustancialmente el fortalecimiento de esta entidad de la Econom�a Popular y Solidaria, en ese sentido se comprob� adem�s que el sistema contable de la asociaci�n no est� actualizado, a su vez, la� gran mayor�a de la poblaci�n encuestada (80%) no sabe siquiera si cuentan con sistema contable alguno. Figura 3.

 

Fuente: Autores.

Figura 4: Gr�fico de la existencia de un sistema contable actualizado en la ASOCAM.

 

Tambi�n se evidenci� sobre los procesos administrativos contables relacionados con el planeamiento contable y tributario. En ese contexto se confirm� que los procesos administrativos y contables no se desarrollan con los tiempos necesarios, ocasionando que generen multas por incumplimiento en el �mbito contable y tributario.

El resultado obtenido, est� en concordancia con Ben�tez Espinola (2015) cuando indic� que; el planeamiento contable y tributario es una herramienta indispensable para futuras contingencias que pueden presentarse por el incumplimiento y omisiones en las obligaciones tributarias en periodos anteriores de la empresa, ocasionando ello un desembolso por este concepto e incidiendo en la inestabilidad con respecto a la presentaci�n de sus obligaciones. Planteamiento que est� a tono con la situaci�n existente en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del cant�n 24 de mayo y el proceso procesos administrativo contable.

Con respecto a los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables, se comprob� que existen dos factores que han ocasionado las deficiencias encontradas, el primero es que el capital humano, que no tiene la formaci�n acad�mica para ejercer sus funciones. Al respecto se conoci� que la formaci�n acad�mica del administrador es de Licenciado en Ciencias de la Educaci�n con especialidad en F�sica y Matem�ticas, teniendo como experiencia la docencia, a lo cual se suma que fue rector de una unidad educativa. No obstante, no se cumple el art�culo 45 del Reglamento General de la Ley Org�nica de la Econom�a Popular y Solidaria, expedido en agosto del 2020 que, especifica que entre los requisitos para ser administrador se necesita demostrar experiencia en gesti�n administrativa y capacitaci�n, acorde con el tipo, nivel o segmento de la econom�a popular y solidaria en la que se desenvuelva la entidad. El segundo factor es la escasa capacitaci�n que recibe el personal (Tabla 2). En este indicador se denota que un 70% de los encuestados refieren que nunca se capacita el personal, indicador que denota el riesgo de que los funcionarios se desenvuelvan correctamente en sus actividades.

 

Figura 5: Comportamiento de la capacitaci�n que recibe el personal para la actualizaci�n de sus conocimientos.

Fuente: Autor.

 

Los resultados obtenidos sobre los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos contables, contradicen lo planteado por Orellana (2019) el que, indica que la gesti�n de procesos involucra procesos que, si bien, pueden ser liderados por personas, tambi�n son construidos por medio de la sistematizaci�n industrial. Ejemplo de ello es, medir el desempe�o de un software y decidir cambiarlo porque las caracter�sticas de la empresa demandan mayor eficiencia y envergadura. La reingenier�a tambi�n es parte de la gesti�n de procesos y significa deshacer todo para construir desde cero; procesos llevados por personas y por m�quinas.

 

Conclusiones

El an�lisis realizado sobre los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del Cant�n 24 de mayo, refiri� incidencias negativas que afectan la organizaci�n. Al respecto se concluye que:

• A pesar de que existe una percepci�n de orden entre los funcionarios, la falta de herramientas tecnol�gicas ha ocasionado que los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo en la Asociaci�n de Achioteros de Manab� del cant�n 24 de mayo se realicen de una manera deficiente y emp�rica, esto retrasa sustancialmente el fortalecimiento de esta entidad de la Econom�a Popular y Solidaria.
• Existen dos factores que han ocasionado estas falencias, el primero es que el capital humano no tiene la formaci�n acad�mica para ejercer sus funciones y el segundo es que, a pesar de conocerse esta debilidad, no se los capacita constantemente para que puedan contrarrestar esas falencias.
• Es imperativa la necesidad de que se tomen correctivos para brindar las herramientas necesarias tanto tecnol�gicas como de actualizaciones de conocimiento en todas las �reas de la instituci�n, estas garantizaran mejoras sustanciales en su funcionamiento y por ende en mejorar las condiciones socioecon�micas de sus funcionarios y socios.

 

Referencias

1. Basantes, K. (2017). Dise�o de un modelo de planificaci�n tributaria. Obtenido de: http://repositorio.puce.edu.ec/bitstream/handle/22000/14050/TESIS%20DISE%c3%91O%20DE%20UN%20MODELO%20DE%20PLANIFICACI%c3%93N%20TRIBUTARIA%20DE%20LA%20COMPA%c3%91IA%20NOVATECH%20SISTEMAS%20DE%20MEJORAM.pdf?sequence=1&isAllowed=y
2. Ben�tez, Z. B. (2015). Obtenido de Planeamiento tributario como herramienta para prevenir futuras contingencias en la empresa de servicios de consultor�a de obras RC E.I.R.L. � Trujillo 2016: https://repositorio.upn.edu.pe/handle/11537/13266
3. Cruz, J., & Jim�nez, V. (2016). Proceso administrativo: planeaci�n, organizaci�n, direcci�n y control. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-direccion-y-control/
4. Guerra, G. (1992). Manual de Administraci�n de Empresas Agropecuarias. Obtenido de http://orton.catie.ac.cr/repdoc/A7386E/A7386E.PDF
5. L�pez, D. (2015). An�lisis del proceso administrativo y su incidencia en la operatividad de la empresa MERCREDI S.A., ubicada en el Cant�n El Triunfo, provincia del Guayas. Obtenido de https://core.ac.uk/download/pdf/143426233.pdf
6. Meneses, F. (2019). Procesos administrativos contables. Obtenido de https://es.slideshare.net/faviomeneses/procesos-administrativos-contables#:~:text=3.,acorde%20a%20sus%20ingresos%20normados.&text=La%20determinaci%C3%B3n%20exacta%20de%20la,corriente%20y%20proyectos%20de%20inversi%C3%B3n.
7. Orellana, P. (2019). Economipedia. Obtenido de Gesti�n de Procesos: https://economipedia.com/definiciones/gestion-de-procesos.html
8. Pillasagua, G. (2017). Auditoria a la gesti�n administrativa y su incidencia en los procesos administrativos para el alcance de objetivos de la direcci�n distrital 13D03 Jipijapa � Puerto Lopez � Salud. Obtenido de Repositorio Digital Unesum: http://repositorio.unesum.edu.ec/bitstream/53000/1237/1/UNESUM-ECUADOR-AUDI-2018-08.pdf
9. Sanchez J. (2020). Economipedia. Obtenido de Funciones Administrativas: https://economipedia.com/definiciones/funciones-administrativas.html

 

 

 

 

 

� 2022 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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