El control interno en la contratación pública: el caso del Ala de Combate No 23

 

Internal control in government bidding: the case of Ala de Combate No 23

 

Controle interno nas contratações públicas: o caso da Ala de Combate nº 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: cruzamerica@hotmail.com  

 

 

 

Ciencias Económicas y Empresariales    

Artículo de Investigación  

                                                                     

*Recibido: 25 de febrero de 2022 *Aceptado: 28 de marzo de 2022 * Publicado: 13 abril de 2022

 

        I.            Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Universidad San Gregorio de Portoviejo, Portoviejo, Ecuador.

     II.            Doctor of Philosophy in Human Geography, Master of International Business Administration, Economista, Universidad San Gregorio de Portoviejo, Portoviejo, Ecuador.

 

Resumen

La presente investigación realiza un análisis del control interno en la administración de contratos del sector público, específicamente en el Ala de Combate No 23. Para cumplir con este objetivo, se aplicó una metodología de tipo cualitativa con alcance descriptivo. El estudio inició con una revisión bibliográfica sobre el control interno en entidades públicas; luego, con esta información, se procedió a determinar indicadores que permitan evaluar las problemáticas presentes en el sistema de gestión de la entidad estudiada en relación con: errores de documentación, cumplimiento de plazos de entrega y eficiencia en el proceso. Para la recolección de datos, se diseñó y aplicó un cuestionario dirigido al personal del Ala de Combate No 23, el cual reveló que, en la actualidad, los procesos de administración de contratos presentan inconvenientes referentes a errores de tipeo y presentación de información técnica. Del mismo modo, se encontró que la entidad tiene una alta rotación de personal que impide mantener una continuidad en su estructura de gestión y que podría interferir en el normal desarrollo de los contratos en esta institución.

Palabras claves: Control Interno; administración de contratos; entidad pública.

 

Abstract

This study analyzes the internal control in the administration of government sector contracts, specifically in the Ala de Combate No. 23. To meet this aim, the study uses a qualitative method with a descriptive scope. The study began with a literature review on internal control in governmental entities; then, with this information, a set of indicators was identified, which can help to address the problems often found in the organization used as case study in relation to: documentation errors, compliance with delivery deadlines and efficiency. For data collection, a questionnaire addressed to the personnel of the Ala de Combate No 23 was applied, which revealed that, at present, the contract administration processes present inconveniences because of typo errors and errors of technical information. Similarly, it was found that the organization studied has a high staff turnover that prevents maintaining continuity in its management structure and that could interfere with the normal development of contracts in this institution.

Keywords: Internal control; contract administration; government.

 

 

 

Resumo

A presente investigação realiza uma análise do controle interno na administração de contratos do setor público, especificamente na Ala de Combate nº 23. Para cumprir esse objetivo, foi aplicada uma metodologia qualitativa com escopo descritivo. O estudo iniciou-se com uma revisão da literatura sobre controle interno em entidades públicas; depois, com esta informação, procedeu-se à determinação de indicadores que permitam avaliar os problemas presentes no sistema de gestão da entidade estudada em relação a: erros de documentação, cumprimento de prazos de entrega e eficiência no processo. Para a coleta de dados, foi elaborado e aplicado um questionário ao pessoal da Ala de Combate nº 23, que revelou que, atualmente, os processos de administração de contratos apresentam inconvenientes relacionados a erros de digitação e apresentação de informações técnicas. Da mesma forma, apurou-se que a entidade apresenta uma elevada rotatividade de pessoal que impede a manutenção da continuidade na sua estrutura de gestão e que pode interferir no normal desenvolvimento dos contratos nesta instituição.

Palavras-chave: Controle Interno; Administração de contrato; entidade pública.

 

Introducción

Actualmente, la modernización, el crecimiento de la competencia y la internacionalización del mercado ha provocado que las organizaciones adopten nuevas medidas para hacer que sus procesos sean más efectivos y el uso de los recursos más eficiente, para así asegurar el cumplimiento de los objetivos administrativos (González et al., 2020).Uno de los mecanismos que puede contribuir a este propósito es la implementación de Sistemas de Control Interno (SCI), los que se pueden definir como el conjunto de actividades, normativas, metodologías y procedimientos enfocados en prevenir riesgos que pudiesen afectar el normal desenvolvimiento de las actividades empresariales en una organización (Sumaryati et al., 2020). Al respecto, Cruz & Delgado (2021) mencionan que la implementación de los SCI se ha convertido en las últimas décadas en un aspecto clave para el éxito de cualquier empresa que pretenda ser competitiva y quiera mantenerse relevante en el mundo interconectado de hoy.

Para Mahadeen et al., (2016), los SCI actúan como una herramienta administrativa que permite que los directivos de una organización conozcan detenidamente sus procesos, tanto comerciales, administrativos, de almacenaje o de aprovechamiento de recursos. De esta manera, los directivos pueden tomar decisiones más acertadas y propender a un mejor desempeño organizacional. Sin embargo, para que los SCI puedan ser implementados de manera correcta, es necesario que los gestores de una organización inviertan en desarrollo tecnológico, implementen estructuras organizativas claras y organicen un plan de procedimientos que defina claramente responsabilidades con los clientes, con la empresa y con los órganos rectores de cada país (Ruiz et al., 2021).

Por otra parte, Cruz et al. (2021) sostienen que los SCI no son recetas genéricas que pueden aplicarse a todo tipo de sociedad, ni son un manual de instrucciones unidireccional. Por el contrario, es responsabilidad de cada empresa adaptar los principios básicos del control interno a sus modelos procedimentales para proteger los recursos empresariales, optimizar la eficacia y eficiencia de las operaciones y facilitar la ejecución de funciones para que toda actividad empresarial esté dirigida al cumplimiento de metas de la organización.

Adicionalmente, Correa & Bardales (2020) han observado que, si bien los SCI han sido utilizados y adaptados para diversos tipos de empresas alrededor del mundo, una de sus mayores aplicaciones es para la regulación y control de las entidades públicas. Al respecto, como mencionan Fuentes & Farez (2019), los organismos estatales tienen estructuras organizacionales complejas que dependen de varias entidades, normativas disposiciones y rendiciones pero que, no obstante, buscan contribuir al cumplimiento de objetivos, lo que se constituye como un verdadero reto administrativo. En el caso de entidades solventadas, parcial o completamente, por recursos públicos, estas generalmente adquieren una mayor presión por parte del Estado por mantener la transparencia en sus actividades, utilizar los recursos disponibles con la mayor eficiencia posible y garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional (Mendoza-Zamora et al., 2018).

Para las entidades gubernamentales, uno de los mayores retos que tienen este tipo de organizaciones son las contrataciones públicas (CP), que se pueden definir como: “Una venta, compra, arrendamiento, alquiler u otra adquisición, por parte de una entidad pública de bienes y servicios, incluidos servicios personales, mejoras, obras públicas, modificaciones menores, reparaciones o mantenimiento ordinario necesarios para preservar una mejora pública” (Reyna & Benítez, 2019, p.290). Es decir, se refiere a cualquier procedimiento que requiera un convenio entre una entidad gubernamental y un prestador de servicios o productos particulares. En el contexto ecuatoriano, Rodríguez et al., (2018) y Correa et al., (2020) mencionan que, pese a que Ecuador es considerado en la actualidad como uno de los mejores sistemas de contratación pública a nivel de Latino América desde la implementación del SERCOP (Servicio Nacional de Contratación Pública) en el año 2007, la evidencia muestra que aún existen desafíos que este país debe superar para alcanzar la excelencia en los procesos de compras, especialmente en materia de sencillez, claridad y efectividad en la ejecución de las normativas gubernamentales.

En este estudio se analiza el caso del sistema de contratación del Ala de Combate No 23 perteneciente a la Fuerza Aérea Ecuatoriana (FAE), que es la entidad responsable de realizar misiones de reconocimiento, apoyo y al cumplimiento de las misiones del comando de operaciones aéreas y defensa en esta país (FAE, 2021). Esta organización, al igual que otras instituciones gubernamentales en Ecuador, lleva sus propios procedimientos de contratación pública que están regidos por las estándares nacionales y sistemas de CP. Sin embargo, durante el desarrollo de estas actividades se ha podido identificar varios problemas relacionados con errores en el cumplimiento de plazos en el acta de entrega y recepción, demora en la realización de los trámites, errores de tipeo en los trámites, falta de supervisión en la elaboración de los contratos y falta de documentación en los trámites.

Por lo anterior, resulta de interés analizar ¿cuáles son los desafíos del control interno en la administración de contratos para el Ala de Combate No 23? De esta manera, se podrá evidenciar ante esta entidad, cuáles son las problemáticas identificadas en su gestión como una estrategia para mejorar y realizar las modificaciones necesarias en sus procesos de CP. Para cumplir con este objetivo, la presente investigación se propone realizar un estudio cualitativo, en la cual, se diseña y aplica un cuestionario al personal administrativo de esta entidad para recolectar datos inherentes al control interno en los procesos de contratos del sector público.

 

Metodología

Esta investigación utiliza una adaptación del modelo metodológico cualitativo con enfoque descriptivo de Jara et al., (2018), quienes proponen que, para realizar un análisis del control interno en la administración de contratos del sector público se deben seguir las fases a continuación:

 

 

 

 

Figura 1. Fases del proyecto

Elaboración propia

 

 

Indagación bibliográfica

Para esta fase de la investigación se realiza una búsqueda de documentos de rigor científico en las principales bases de datos como Scopus, Scielo, Web of Science, entre otros. Para la búsqueda, se aplicaron algunos criterios que se mencionan a continuación:

·      Investigaciones que incluyan en su resumen o título las palabras clave: “Control” + “Interno” + “contratos” + “públicos” o relacionados con estas palabras.

·      Manuscritos cuyos objetivos se alineen con los de esta investigación.

·      Estudios de no más de 10 años de antigüedad.

·      Se incluyen únicamente artículos científicos y se descartan tesis de pregrado o páginas web que no sean institucionales.

Levantamiento de información

Para el levantamiento de información, se diseñó y aplicó un cuestionario dirigido a los administradores del Ala de Combate No 23. Este cuestionario se subdividió en 3 indicadores que permitieron evaluar el cumplimiento de las normativas de control interno en cuanto a la administración de contratos del sector público. Los indicadores mencionados se muestran a continuación en la tabla 1.

 

 

 

Interpretación de información

Una vez recolectada la información, se procedió a analizarla de manera cualitativa, es decir, se extraen conclusiones y conocimiento a partir de la triangulación entre las respuestas al cuestionario y se expresaron de forma descriptiva para entender las razones de estos aconteceres.

 

Resultados

A continuación, se presenta el análisis de resultados obtenidos después de la aplicación de la encuesta al personal encargado de la administración de contratos del sector público en el Ala de Combate no 23:

Frecuencia de rotación

Según la información proporcionada por los administradores del Ala de Combate No 23, el personal encargado de realizar los contratos en el sector público se rota con una frecuencia anual, es decir, la entidad debe reclutar, capacitar y adaptar nuevo talento humano cada año. Asimismo, algunos administradores comentaron que la rotación de personal se realiza cada 2 años, por lo cual, existe una inconsistencia de criterios entre los miembros del mismo equipo. Esto es problemático porque la falta de continuidad del personal en los puestos de trabajo impide profundizar conocimientos y habilidades en el área.

Frecuencia de errores en la documentación

En cuanto a la frecuencia con la que ocurren o se identifican errores en la documentación de la contratación pública en el Ala de Combate No 23, los participantes entrevistados en el estudio coincidieron en que este tipo de observaciones ocurren con frecuencia, especialmente en documentación relacionada con actas, contratos y resoluciones. Además, se mencionó que estos errores causan retrasos en los procesos, disminuyendo la eficiencia de los trámites.

Tipo de errores más comunes en la documentación

Los entrevistados mencionaron que los errores más comunes que se encuentran en la documentación de contrataciones públicas están relacionados con equivocaciones de tipeo como: fechas, valores, nombres, RUC entre otros. También, el personal menciona que se han encontrado equivocaciones en las especificaciones técnicas como: garantías, plazos de cumplimiento, facturas caducadas, documentos caducados, entre otros. Este tipo de errores origina contratiempos y retrasos; adicionalmente, podría alterar hasta los términos de referencia y así conducir a la entrega alterada de un producto o servicio.

Nivel de capacitación del personal

En cuanto al nivel de capacitación del personal administrativo del Ala de Combate No 23, se pudo evidenciar que los miembros del equipo consideran que su nivel de preparación es el adecuado para ejercer las funciones de sus puestos. Además, mencionan que se mantienen en constante actualización en cuanto a las normativas gubernamentales y proceso de administración de contratos en el sector público. Asimismo, el personal comenta que se auto capacitan con contenido en línea como videos, revisión documentación y capacitaciones virtuales. 

Ejecución eficiente de procesos

Referente a la ejecución eficiente de procesos realizados por la administración del Ala de Combate No 23, el personal menciona que, pese a los errores de tipeo encontrados de manera frecuente, la mayoría de los procesos se ejecutan en los tiempos esperados para los trámites correspondientes. Por otro lado, algunos de los entrevistados mencionaron que hay ocasiones que los trámites se retrasan pero que regularmente si cumplen con los tiempos de entrega.

Cumplimiento de objetivos

Según la información proporcionada por los administradores del Ala de Combate No 23, todos los objetivos anuales trazados por la entidad se cumplen en su totalidad, por lo tanto, pese a los errores de tipeo y la rotación del personal frecuente, la organización da cumplimiento a todos sus metas de gestión en la contratación pública.

Satisfacción del cliente interno y políticas de comunicación

En cuanto a la instauración y la aplicación de políticas de comunicación interna como estrategia para satisfacer de manera eficiente al cliente interno de la organización, el personal administrativo del Ala de Combate No 23 menciona que sus políticas aseguran la complacencia de las solicitudes realizadas por las áreas requirentes.

Políticas de control de calidad

En cuanto a la disponibilidad de la entidad de una política de control de calidad interno que guíe la implementación del sistema y las acciones de mejora continua en los procesos de contratación y compras públicas, los entrevistados coincidieron en que el Ala de Combate No 23 si cuenta con una política interna de control de calidad que guíen los procesos de contratación. Por otra parte, en cuanto a la calidad del sistema de gestión administrativa, la totalidad del personal mencionó que tiene un proceso claro y definido para la toma de decisiones.

 

Proceso documental

En cuanto al desarrollo eficiente de los procesos documentales de la contratación pública en el Ala de Combate No 23, el personal menciona que siempre se cumplen de manera eficiente todo el proceso documental. Sin embargo, algunos miembros mencionan que esto solo se cumple de manera regular. Esto evidencia divergencia de criterios, por lo que será necesario profundizar en estudios futuros.

Identificación de factores que afectan el logro de objetivos

Según la entrevista realizada a miembros del personal administrativo, los entrevistados coinciden en que siempre se identifican estos riesgos. En contraposición, una parte de la población encuestada menciona que esta identificación se realiza únicamente cuando hay nuevas resoluciones.

 

Conclusiones

Se caracterizó los procesos de gestión de contratos del sector público realizado en el Ala de Combate No 23 y se evidenció que esta entidad tiene 2 problemas principales que corresponden al indicador de errores de documentación que son: la frecuencia de rotación del personal administrativo y los errores cometidos por el personal al momento de redactar las actas con información específica. Referente a la primera problemática, se pudo comprobar que el Ala de Combate tiene una taza de rotación elevada, puesto que se rota al talento humano con frecuencia anual, lo que impide mantener una continuidad en su estructura de gestión. A su vez, esta rotación causa una pérdida de competencia en los procesos ya que los nuevos empleados deben pasar un periodo de aprendizaje y adaptación al nuevo puesto.

En referencia a la segunda problemática identificada, se pudo comprobar que los errores relacionados con actas, contratos y resoluciones tienen problemas frecuentes en cuanto a equivocaciones de tipeo de fechas, RUC, nombres, entre otros. Asimismo, existen errores comunes de colocación de información técnica que causan contratiempos en los procesos de contratos del sector público. Este tipo de errores en informes del Ala de Combate, pueden deberse a la alta rotación del personal que tiene la entidad.

Sin embargo, pese a que existen los dos problemas mencionados en el indicador de errores de documentación, la evidencia proporcionada por el personal administrativo de la entidad, reporta que el Ala de Combate si cumple con todos con los indicadores de cumplimiento de plazos de entrega y eficiencia en el proceso ya que el personal si cumple con sus objetivos anuales, se cumplen los proceso de forma oportuna, se cumplen con los requerimientos del cliente interno de la institución y sus empleados se mantienen en constante capacitación.

 

Referencias

1.      Correa, S. R., & Bardales, D. J. M. D. (2020a). El control interno en el proceso de contrataciones en las instituciones públicas. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 4(2), 1333-1350. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v4i2.159

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7.      Jara, A. A. L., Roig, M. C., & Díaz, M. P. M. (2018). La auditoría interna como herramienta de gestión para el control en los gobiernos autónomos descentralizados de la provincia de Morona Santiago. Cuadernos de Contabilidad, 19(47), 80-93. https://doi.org/10.11144/Javeriana.cc19-47.aihg

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