Proceso contable y su influencia en la toma de decisiones de la Empresa Frenos Vasa, Portoviejo 2020

  

Accounting process and its influence on the decision making of the Company Frenos Vasa, Portoviejo 2020

 

Processo contábil e sua influência na tomada de decisão da Empresa Frenos Vasa, Portoviejo 2020

           

 

 

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: nvallejo0881@utm.edu.ec        

 

 

 

Ciencias Económicas y Empresariales          

Artículo de Investigación

                                                                          

*Recibido: 27 de febrero de 2022 *Aceptado: 24 de marzo de 2022 * Publicado: 01 abril de 2022

 

         I.            Estudiante de la Maestría con trayectoria profesional en Contabilidad y Auditoría, Instituto de Posgrado, Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador.

       II.            Profesora de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas de la Universidad Técnica de Manabí, Grupo de Investigación: Producción y Servicios, Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador.

Resumen

Las pequeñas y medianas empresas desempeñan un papel clave en la proliferación de empleos y la productividad económica. Sin embargo, estas se enfrentan a riesgos de competitividad debido a la evolución tecnológica y, sobre todo a la presentación de información contable ajustada a las normas nacionales e internacionales. La presente investigación se enfocó en la Empresa Frenos Vasa, ubicada en el Cantón Portoviejo; con respecto a los propietarios quienes percibieron la importancia de utilizar los procesos contables como influencia para la toma decisiones tanto administrativas como financieras. En este contexto, el objetivo que tuvo esta investigación se direccionó en analizar los procesos contables y su influencia en la toma de decisiones para la referida empresa. El estudio fue de carácter no experimental y transaccional, exploratorio, descriptivo. La población estuvo conformada por 6 personas que laboran en la organización, como lo son: 1 Gerente Propietario, 1 Gerente Administrativo, 1 Contador Externo y 3 Asistentes Contables, los cuales debido a su universo constituyen la muestra para el estudio. La técnica aplicada fue encuesta con opciones múltiples (carácter dicotómico y abierto), así mismo se aplicó la observación para el análisis de los procesos contables, permitiendo categorizar aquellos cuyos activos utilizados pertenecen a sus propietarios y no a la empresa como tal. Los resultados permitieron identificar efectos financieros, por lo que es necesario proponer una herramienta orientada a fortalecer el área financiera en la empresa.

Palabras claves: contabilidad; procesos; decisiones; control.

 

Abstract

Small and medium-sized enterprises play a key role in the proliferation of jobs and economic productivity. However, they face competitive risks due to technological evolution and, above all, to the presentation of accounting information in accordance with national and international standards. This research was focused on the Vasa Frenos Company, located in the Portoviejo Canton; with respect to the owners who perceived the importance of using accounting processes as an influence for making both administrative and financial decisions. In this context, the objective of this research was aimed at analyzing the accounting processes and their influence on decision-making for the aforementioned company. The study was non-experimental and transectional, exploratory, descriptive. The population was made up of 6 people who work in the organization, such as: 1 Owner Manager, 1 Administrative Manager, 1 External Accountant and 3 Accountant Assistants, which due to their universe constitute the sample for the study. The applied technique was a survey with multiple options (dichotomous and open character), likewise the observation was applied for the analysis of accounting processes, allowing to categorize those whose assets used belong to their owners and not to the company as such. The results allowed identifying financial effects, so it is necessary to propose a tool aimed at strengthening the financial area in the company.

Keywords: accounting; processes; decisions; control.

 

Resumo

As pequenas e médias empresas desempenham um papel fundamental na proliferação de empregos e na produtividade económica. No entanto, estes enfrentam riscos de competitividade devido à evolução tecnológica e, sobretudo, à apresentação da informação contabilística ajustada às normas nacionais e internacionais. A presente investigação se concentrou na Companhia Frenos Vasa, localizada no Cantão de Portoviejo; em relação aos proprietários que perceberam a importância do uso dos processos contábeis como influência para a tomada de decisões tanto administrativas quanto financeiras. Nesse contexto, o objetivo desta pesquisa foi analisar os processos contábeis e sua influência na tomada de decisão para a referida empresa. O estudo foi não experimental e transacional, exploratório, descritivo. A população foi composta por 6 pessoas que trabalham na organização, tais como: 1 Gerente Proprietário, 1 Gerente Administrativo, 1 Contador Externo e 3 Auxiliares de Contabilidade, que, pelo seu universo, constituem a amostra para o estudo. A técnica aplicada foi uma pesquisa com múltiplas opções (dicotômica e de caráter aberto), assim como a observação foi aplicada para a análise dos processos contábeis, permitindo categorizar aqueles cujos ativos utilizados pertencem aos seus proprietários e não à empresa como tal. Os resultados permitiram identificar efeitos financeiros, por isso é necessário propor uma ferramenta voltada para o fortalecimento da área financeira na empresa.

Palavras-chave: contabilidade; processos; decisões; ao controle.

 

Introducción

Santos (2018) indica que el surgimiento y desarrollo de la contabilidad ha dependido de la humanidad,  en cada hecho o circunstancia del progreso del hombre, en lo económico, social, político y cultural ha impactado, por una necesidad. La contabilidad  ha evolucionado y por consiguiente la estructuración de los sistemas contables, lo que sería el antecedente de la fundamentación contable a partir de los principios de contabilidad generalmente aceptados, que dan sustento, forma y difusión a esta ciencia. 

En función a ello, Rodríguez (2008) describió que los procesos contables tienen la posibilidad de organizarse conforme al desarrollo común de las operaciones y manifestarse en ciclos habituales aplicables a la contabilidad, estableciendo controles y funcionamientos de procesamiento de datos. En tal sentido, la información contable se torna muy importante en una empresa u organización porque proporciona información financiera para analizar y evaluar los procesos de la rentabilidad de la empresa u organización.

Estos procesos contables según lo manifiestan Navarro, López & Pérez (2017), están relacionados con el control interno y, la necesidad de tenerlo implementado en una empresa.

En el mismo orden de ideas, Montaño et al. (2018), detalla que la estructura de supervisión de operaciones contables debe estar bien definida y, permitir el registro de todas las operaciones, proporcionando información confiable y oportuna. Estos procesos contables cumplen con un rol muy importante dentro de una organización al garantizar la confiabilidad de la información y mejoría en la toma de decisiones.

Los controles contables deben ser aplicados en las empresas, pudiendo ser estas grandes, pequeñas o medianas, que realizan diferentes tipos de actividades económicas como el comercio al por mayor y al por menor, tales como: agricultura, silvicultura y pesca, industrias manufactureras, construcción, transporte, almacenamiento, y comunicaciones. Rubio, Parra & Cática (2018), manifiestan que las micro y pequeñas empresas contribuyen a satisfacer la necesidad y, al mismo tiempo a crear un territorio económicamente determinado.   Por lo que, según Baque et al. (2018) indica que una empresa mediana o grande tiene la capacidad de realizar cualquier tipo de actividad económica, su diferencia radicaría en el radio de acción y su capacidad instalada. Tal es así, que las pequeñas y medianas empresas (pymes), gozan de una exclusiva importancia en la economía del Ecuador, por lo que se puede apreciar cómo estas contribuyen a la producción, distribución de bienes y servicios, adaptación a cambios tecnológicos, generación de empleos, lo que permite dinamizar la economía nacional.

En tanto, Loor (2018) con respecto a la toma de decisiones indica que estas realizan un proceso en la obtención de datos, crean opciones, considerando que la contabilidad financiera sirve con datos precisos para este proceso.

En la actualidad, en América Latina la mayoría de los países cuentan con una economía de libre mercado; en ellas las decisiones de muchos compradores y vendedores influyen en la demanda y oferta de productos y servicios que ofrecen las empresas. Ríos (2006) menciona que la relación con la presentación de estados financieros y, la globalización, está generando la necesidad de principios y reglas, lo que ha conllevado a que desde el año 2005, en la Unión Europea se implementen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Así como en los Estados Unidos de América, se encuentran vigentes los Principios Contables Americanos.

Debido a la apertura de las fronteras comerciales, junto con el efecto de la globalización de la economía, en el Ecuador, las empresas deben ser más competitivas, tanto en eficiencia, eficacia y calidad, para lograr hacer frente a las condiciones del entorno empresarial.

Al respecto, Sánchez (2008) en su libro “Control Interno y Auditoría Informática”; manifiesta que las tendencias externas que influyen sobre las empresas son: la globalización, la eliminación de ramas de negocios no rentables o antiguas, la introducción de nuevos productos como respuesta a la competencia, las fusiones y la formación de alianzas estratégicas, además de la diversificación de actividades.

En concordancia, las relaciones que existen entre la información contable y la toma de decisiones, centrándose en los aportes de la contabilidad, se basan en la construcción de confianza en las organizaciones y los mercados, lo cual nos permite saber sobre la actual crisis financiera y la crisis de confianza, que evidencian problemas de generación y divulgación de información, así como cambios en las bases contables que se utilizan para tales fines.

Por ello, se puede deducir que la confianza es una variable de comportamiento que influye sobre el pensamiento y la acción, permitiendo construir expectativas e imaginarios que dan estabilidad y fomentan visiones institucionales de las organizaciones, los mercados y del mundo. Las bases conceptuales e instrumentales de la contabilidad contribuyen al fortalecimiento de la confianza, ya que permiten generar información objetiva y verificable que es útil para la toma de decisiones.

Con lo expuesto se estudiarán la relación de las variables aplicado a la Empresa Frenos Vasa, creada en la ciudad de Portoviejo, en el año 1971.  Sus actividades comerciales consisten en la venta de zapatas, galletas, bandas, tambores, entre otros; contando con un posicionamiento y reconocimiento en el ámbito comercial. Para una organización el departamento contable, es importante debido a que tiene que recopilar, analizar, registrar y documentar todas las transacciones con detalles para poder clasificarlas e incluirlas en los estados financieros que deben cumplir con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados, que caracterizan este tipo de información, demostrando pertinencia y solidez como elementos que contribuyen a la representación fiel de la situación financiera organizacional.

Con base en esto, la información contable, es la construcción de confianza por parte de los gerentes propietarios de la Empresa Frenos Vasa, tomando en cuenta que el proceso contable de la empresa presenta ciertas deficiencias en los registros contables, lo que causa inconvenientes para una oportuna toma de decisiones, debido a que algunos procedimientos se realizan de manera empírica, por lo que al no contar con data actualizada de registros contables, repercute en el desconocimiento de las actividades diarias de la empresa, y por ende, sus estados financieros están opuestos de la realidad.

En función a esto, en este artículo nos centraremos como objetivo general en analizar los procesos contables y su influencia en la toma de decisiones de la Empresa Frenos Vasa, Portoviejo 2020. Para lo cual, se trazan una serie de objetivos específicos que pretender ahondar en el conocimiento de los procesos contables y su aplicabilidad para la toma de decisiones en una organización, como lo son: evaluar la forma en que la información contable – financiera contribuye a la generación de confianza en los agentes tomadores de decisiones de la empresa objeto de estudio; identificar los elementos básicos que componen un manual de procedimientos contables para su familiarización; y, caracterizar los elementos básicos que constituyen el proceso de toma de decisiones de la organización objeto de estudio.

Por ende, se plantea la investigación desde un enfoque cualitativo basado en una revisión documental de fuentes bibliográficas; siendo necesario recurrir a la recopilación de información de fuentes primarias documentales y de páginas web sobre los términos relacionados con el eje central de la investigación.

 

Fundamentación teórica

Origen y evolución de la contabilidad

Desde el origen de la humanidad siempre se ha necesitado conocer cuáles son los recursos materiales que uno posee. La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia humanidad, pues desde que el hombre existe y aún mucho antes de conocer la escritura, ha necesitado llevar cuentas, guardar memorias y dejar constancia de datos relativos a su vida económica y a su patrimonio, bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía; bienes que almacenaba, bienes que prestaba o enajenaba, bienes que daba en administración, entre otros.

Se la conoce también como una disciplina que ejecuta el hombre con la finalidad de poder conocer las pérdidas o ganancias que se tienen de una actividad económica, que puede ser la compra y venta de bienes y servicios, la manufactura o extracción.  Es parte de la administración y nació con la evolución del trueque al querer determinar el valor de los objetos o servicios de intercambio. El trueque, actividad llevada a cabo en la economía de las culturas primitivas, detuvo su operación a partir de la aparición de la moneda que fue el momento donde todas las transacciones mercantiles se comenzaron a pactar en dinero.

En el mismo orden de ideas, Mendive (2016) define a la contabilidad como la ciencia que nos enseña a anotar y presentar las operaciones mercantiles de un modo tal, que nos permita saber, en cualquier tiempo la situación económica de un negocio y el modo de determinar correctamente la ganancia exacta que ha sido realizada en un lapso de tiempo determinado, el cual es llamado período contable.

Al darse el auge del comercio en la época del Renacimiento, quiénes se dedicaban a esta actividad comienzan a registrar lo que compran, sus gastos, los precios y la venta, a través de un registro de sus ingresos y egresos, para así conocer la ganancia o pérdida de su negocio o actividad económica. Este tipo de control representaba la forma simple de una contabilidad, por lo que la evolución de la contabilidad en el tiempo, se ha llevado a cabo debido a la necesaria adaptación a los diversos modelos económicos y a las necesidades de registrar las actividades que realiza el hombre.

La economía actual funciona intercambiando bienes o servicios por dinero o viceversa, la moneda es el ítem necesario para concertar cualquier transacción, esto permite cuantificar o medir los incrementos o decrecimientos que afectan al patrimonio, haciendo posible la elaboración de la contabilidad.

Definición de contabilidad

Según Zapata, (2011), es la ciencia y técnica dedicada a registrar, controlar y analizar la información útil presentada en estados financieros para la toma de decisiones a tiempo. Es aplicada en las empresas o negocios dedicados a la compra y venta de mercaderías con el fin de obtener un lucro o ganancia.

La contabilidad es una ciencia y un arte al organizar de forma cronológica las actividades que desarrolla la entidad, puesto que al final del ejercicio fiscal se emiten reportes los cuales ayudan a tomar decisiones de manera oportuna y adecuada.

Controles Contables

El control contable es la medida adoptada por una empresa que conduce a una mayor eficiencia y cumplimiento en toda la organización y garantiza que los estados financieros sean precisos cuando se presentan a auditores, banqueros, inversores y otras partes interesadas.  Hay varios tipos de controles aplicados dentro de una empresa que son:

• Control interno preventivo.

Este tipo de control tiene el objetivo de prever riesgos de errores o fraudes; es decir, se utiliza para evitar que ocurra un evento que afecte los objetivos de la organización y ayude a prevenir la pérdida de activos, donde se debe establecer la visión y misión de la empresa, acompañada de un código de conducta y organigrama estructural.

• Control interno de detección

Este tipo de control ayuda a identificar errores que no fueron cubiertos por los controles preventivos y ayudan a detectar irregularidades en conciliaciones bancarias, recuentos de inventario físico, registro de activos y el cumplimiento en las obligaciones fiscales. La función de dicho control es detectar alguna variación significativa en los informes de las diversas áreas para que la administración pueda calcular los posibles costos y llevar a cabo una acción correctiva.

Los controles de detección pueden enfocarse en:

• Supervisión
• Revisión de registros
• Auditorías de sistemas
• Archivos comprobadores de integridad

• Control interno correctivo 

Son necesario los controles correctivos para solucionar los problemas que son detectados cuando el control preventivo falla. Cuando se identifica un error o irregularidad, las actividades de control correctivo deben ofrecer soluciones y establecer nuevas medidas para evitar errores.  Las acciones correctivas son el establecimiento de un monitoreo constante de las áreas que han resultados afectadas, con el objetivo de verificar que no se presente el mismo problema a futuro.

Cuenta contable

Según Zapata, (2011). Es el nombre o denominación objetiva usada en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del activo, el pasivo, el patrimonio, las rentas, los costos y los gastos.

Tipos de cuentas.

Según Zapata, (2011).

Cuentas reales o de balance.-Estas cuentas pertenece al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del periodo se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentra cuentas como: caja, bancos, vehículos, cuentas por pagar, etc.

Cuentas temporales, nominales o de resultados.- en este grupo se encuentran cuentas que representas rentas, gastos y costos, cuantas que, por su naturaleza al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como: ventas, ingreso por servicios prestados, gastos generales, etc.

Cuentas mixtas.- son cuantas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial(real) será modificado por efecto de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.

Plan de cuentas

Según Sarmiento, (2010).  Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan de cuentas o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema computarizado para p der ingresar los datos.  No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para todas las empresas, su estructura dependerá del tamaño, de las necesidades de la empresa y de quien lo elabore.

Características de las cuentas

Según Sarmiento, (2010) para su elaboración, es necesario considerar anticipadamente con mayor número de cuentas posibles a ser utilizadas durante el tiempo de vida útil estimado de la empresa.  Es conveniente agrupar y clasificar las cuentas, de acuerdo a los niveles específicos anotados a continuación.

Se ordena dentro de 5 grupos; de la siguiente manera

 

 

 

                         

 

 

 

Figura 1. Estados de situación financiera y grupo de cuentas

 

 

Proceso contable

Para Monagas & Veliz (2017), la contabilidad es el arte de recoger; resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de la empresa.

Según Picazo (2016), es una herramienta que brinda una información importante sobre la conducción o manejo de un negocio, en lo que al aspecto financiero se refiere, un correcto tratamiento de esta información, permitirá una toma de decisiones oportuna.

Asimismo, el proceso contable es el conjunto de pasos que permiten el análisis y registro de las transacciones económicas de una empresa, a fin de presentar a la Gerencia los resultados obtenidos en un período determinado, para que se tomen las decisiones más adecuadas que permitan el crecimiento de la organización.

Flujo del proceso contable

 

Figura 2. Flujo del proceso contable

Etapas del proceso contable

Las etapas son todas aquellas sucesivas a seguir para la recolección y registro diario de las actividades, a fin de obtener con la información financiera de la empresa (8). Las etapas del proceso contable son:

 

Figura 3. Etapas del proceso contable

 

 

Registro de operaciones

 Según lo menciona Alvares (2017) los registros de operaciones son ejecuciones que se realizan en la empresa para consignar los movimientos en base a las medidas regulatorias establecidas por el organismo superior de finanzas, de esta manera cumple con su obligación y con el plan general empresarial. Cabe resaltar la relación entre registro contable y el registro de operaciones, pues este último permite tener el control de los movimientos realizados, de los resultados y de las decisiones que implican la implementación de una nueva estrategia.

Es común emplear manuales para el registro de operaciones que sirven de guía para la adecuada consigna de los datos, en la actualidad la tecnología ha facilitado este proceso y existen softwares contables que permiten agilizar el registro de las operaciones y la identificación de posibles fallas, exige además la capacitación constante del personal en los nuevos programas implementados

Calidad de información

La información recabada de acuerdo a Alvares (2017) debe estar estructurada y responder a un orden de clasificación. Además, esta debe ser comprobable y de fácil comprensión para los responsables del área contable. Estos informes presentan a gran amplitud los caracteres de la organización, permitiendo realizar una evaluación situacional general.
Todo registro debe contener los flujos de inversión, financiero y efectivo operativos de la organización, datos considerados al tomar decisiones gerenciales y la evaluación de riesgos.

Elaboración de informes contables

Dentro de los informes contables más comunes se encuentran los estados financieros, el cual detalla la situación financiera y económica de la empresa en un orden determinado, inicia con un balance de comprobación, luego el análisis hasta culminar en el cierre contable. Los documentos preparados para los estados financieros conforman un conglomerado de información procesada que es separada de acuerdo a sus características particulares y permiten contar con la información base para la toma de decisiones y la rentabilidad de la empresa.

Para satisfacer las necesidades comunes del usuario general, el sistema de información contable debe incluir todas las operaciones que afectaron económicamente a la entidad y expresarse en los estados financieros de forma clara y comprensible; adicionalmente, dentro de los límites de la importancia relativa, debe aplicarse un criterio de identificación y selección para destacar algunos conceptos al momento de ser informados en los estados financieros. (...) La suficiencia de la información debe determinarse en proporción directa a las necesidades comunes que el usuario general demanda. Sin embargo, no siempre es posible satisfacer los requisitos de cada quien en particular. Por tanto, la información financiera debe contener suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones del usuario general estén adecuadamente sustentadas. Romero, (2012)

Principios y normas contables

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, “son conceptos básicos que
establecen delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación
de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la
empresa a través de los Estados Financieros”. Bravo, (2014)

 

Figura 4. Principios de contabilidad generalmente aceptados

 

 

Equidad. En toda entidad se hallan diversos intereses que deben estar reflejados en
los estados contables; al darse éstos, deben ser equitativos con respecto a los
intereses de las distintas partes.

Ente. Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento
subjetivo o propietario es considerado como tercero.

Bienes económicos. Los estados financieros se refieren siempre a bienes
económicos -materiales e inmateriales- que son susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

Unidad de medida (moneda): para reflejar el patrimonio de una empresa mediante
los estados financieros, es necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.

Empresa en marcha. Se entiende que los estados financieros pertenecen a todo
organismo económico que tiene plena vigencia y proyección futura.

Valuación al costo. Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción, asimismo, las fluctuaciones de moneda, no deben incidir en alteraciones al principio expresado, sino que se harán los ajustes necesarios a la expresión numeraria de los respectivos costos, por ejemplo, ante un fenómeno inflacionario.

Periodo (ejercicio). Al tiempo que la empresa emplea para medir el resultado de su
gestión se le llama periodo, el cual comprende doce meses.

Devengado. Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico, son los que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo.

Objetividad. Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben conocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar dicha medida en términos monetarios.

Realización. Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación mercantil, no antes. El concepto realizado o percibido, está relacionado con el de devengado.

Prudencia. Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor.

Uniformidad. Los principios generales y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y las normas particulares.

Materialidad. La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación. Romero L., (2012)

Reconocimiento de la operación contable

Según Zapata, (2011).  Implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas. Los documentitos fuente constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa.

La clasificación de los documentos fuente se realiza bajo los siguientes criterios:

Por su origen

• Documentos internos: aquellos que deben ser emitidos por la empresa y, por tanto, entregados como soporte de la transacción; por ejemplo, nota de venta.
• Documentos externos: aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución de una transacción con otras empresas; por ejemplo, factura de compra.

Por su importación

• Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se generan como soporte fundamental de la transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de venta, las notas de crédito, etc.
• Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas proforma, las actas de entrega y recepción, las notas de ingreso o afines, memorandos, etc.

Por su formato

• No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa.
• Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental.

Tipos de comprobantes de venta

Según Zapata, (2011) Se entiende por comprobante de venta todo documento que acredite la transferencia de bienes o la prestación de servicios, sea a título oneroso, gratuito y autoconsumo. Se reconocen los siguientes:

Facturas: Evidencian la compra y venta de bienes y servicios, generalmente entre productores y comerciantes, o entre estos y en general entre contribuyentes que pueden hacer uso del crédito tributario con el IVA pagando en compras.

Notas de venta o boletas: Evidencian la compra y venta de bienes y servicios entre contribuyentes del sistema simplificado (RISE) y los consumidores.

Tiquetes o vales emitidos por cajas registradoras: evidencian la compra y venta de bienes entre comerciantes y consumidores.

Liquidación de compras: Documentación que acreditan la venta de bienes y servicios por parte de personas naturales que realizan actividades económicas eventuales y miembros de cuerpos colegiados o que tienen negocios rústicos, o que siendo extranjeros no han adquirido la residencia.

Notas de débito o crédito comercial: evidencian la devolución de los bienes y servicios comprados o vendidos y los ajustes de precio.

Otros comprobantes de venta: guías y costos de porte aéreo, documentos bancarios, recibidos y facturas emitidas por empresas que brindan servicios públicos, conocimiento de embarque, guías de carga, boletos de transporte terrestre, tiquetes emitidos por entes sociales, fundaciones, clubes, licencias de manejo, guachitos de lotería, boletos de espectáculos masivos, etc.

Libro diario

Según Bravo, (2010).  “Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma cronológica todas las operaciones de la empresa. El registro se realiza mediante asientos, a lo que denomina también Jornalizacion.”

 Asiento

Según Bravo, (2010). “Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la partida doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.”

Libro mayor

Según (Bravo, 2010).  Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma clasificada y de cuenta todos los asientos jornalizados previamente en el diario. Los valores registrados en él debe del diario pasan al debe de una cuenta de mayor y los valores registrados en el haber pasan al haber de una cuenta de mayor, este paso se denomina Mayorización. El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de cuentas utilice la empresa de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan de Cuentas”.

Balance de comprobación

Según (Bravo, 2010).  Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el libro diario y en el libro diario y en el libro mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre él debe y el haber.

 

 

Estados financieros para la toma de decisiones

Estos permiten a sus propietarios tomar decisiones con argumentos y, que sirvan como señal para contratar personal o realizar negociaciones con proveedores. Dentro de este marco, al tener elementos financieros que logren sostener una mejor toma de decisiones, estos podrán aumentar el nivel de competitividad en el territorio. En este sentido, los procesos contables actuarán como fuente natural de información donde se reúnen actividades económicas de un periodo determinado.

Asimismo, Alarcón & Ulloa (2012) declaran a los estados financieros como el procesamiento de razones que permiten evaluar la actividad en pasado, presente y proyectada del negocio. Además, expresan que estos son informes que se deben realizar en periodos determinados, con la responsabilidad de los propietarios y cuyo propósito es suministrar información financiera que permita analizar al negocio para una favorable toma de decisiones.

Sobre el detalle en gastos, los propietarios necesitan criterios de relevancia para que puedan priorizar los que más impacten en el valor final o que, por su importancia, deben ser observados de cerca; no se recomienda tener una cuenta contable para cada gasto diario (Quiceno, 2018).

Usuarios de los estados financieros

Las personas interesadas en los estados financieros, así como la información fundamental que ellos presentan, son:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 4. Interesados de los Estados Financieros

 

 

Clases de estados financieros

Según (Zapata, 2011).  Existen dos grupos de estados financieros: los que miden la situación económica (Estado de resultados y estado de evolución del patrimonio), y los que miden la situación financiera (Balance general o Estado de situación financiera, y Estado de flujo del efectivo).

Estado de resultados

Según (Zapata, 2011).  El estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado.

El estado de resultado es dinámico, ya que en forma acumulativa las cifras de renta (ingresos), costos y gastos resultantes en un periodo determinado.

Partes y formas de presentación del estado de resultados

• Encabezamiento. Contendrá la razón social, el número de identificación tributaria (RUC), el nombre del estado y periodo al que corresponde y denominación de la moneda en que se presenta.
• Texto. Parte sustancial que presenta todas las cuentas de rentas, costos y debidamente clasificadas y ordenadas, a fin de ir estableciendo los tipos de utilidad o pedida.
• Firmas de legalización. En la parte inferior la firma y rubrica del regente o representante legar y del contador.

Balance general o estado de situación financiera

Según (Zapata, 2011).  Es un informe contable que presenta ordenada y sistemática las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un momento determinado.

Partes y formas de presentación del estado de resultados

• Encabezamiento. Contendrá la razón social, el número de identificación tributaria (RUC), el nombre del estado, cierre del Balance y denominación de la moneda en que se presenta.
• Texto. Parte sustancial que presenta todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio distribuidas de tal manera que permita efectuar un análisis financiero objetivo.
• Firmas de legalización. En la parte inferior la firma y rúbrica del regente o representante legal y del contador.

Cierre de libros

Según (Bravo, 2010).  Los asientos de cierre de libros se elaboran al finalizar el ejercicio económico o periodo contable con el objeto de:

• Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso.
• Centralizan o agrupan las cuentas que generan renta o ingreso.
• Determinar el resultado final, el mismo que puede ser: ganancia, utilidad y pérdida o déficit.

La agrupación se realizará a través de la cuenta resumen de rentas y gastos o pérdidas y ganancias. Se debita la cuenta resumen de rentas y gastos y se acredita cada una de las cuentas de gastos; se debita las cuentas de ingresos o rentas y se acredita la cuenta resumen de rentas y gastos.

Definición de Toma de Decisiones Gerenciales

Amaya, (2010).  Señala que el concepto de gerencia refiere a aquel cargo ocupado por el gerente de una organización, aquel que asume varias funciones, como son la de optimizar los recursos, representar a la entidad y tener el control de los objetivos de la organización. Según Parra, (2016) describe que la toma de decisiones es el proceso mediante el cual se elige una alternativa entre las disponibles, con el propósito de resolver una dificultad actual o potencial

Modelos de toma de decisiones

Según Amaya, (2010).  La teoría de decisiones proporciona una manera útil de clasificar modelos para la toma de decisiones. Aquí se usará “toma de decisiones” como un sinónimo de “selección”. Se supondrá que se ha definido el problema, que se tienen todos los datos y que se han identificado los recursos de acción alternativos. La tarea es entonces seleccionar la mejor alternativa entre las cuatro categorías generales dependiendo de la habilidad para predecir las consecuencias de cada una.

 

Tabla No 1 Categorías de toma de decisiones

Fuente: Tomado libro Toma de decisiones gerenciales

 

 

 

Etapas del proceso de toma de decisiones gerenciales

1.      Estar consciente de la existencia de un problema

2.      Reconocimiento del problema

3.      Desarrollo y presentación de las posibles alternativas de solución

4.      Analizar las probables alternativas y sus consecuencias

5.      Elegir una solución

6.      Implementar la solución que nos dará resultados que se esperan

7.      Evaluación y eficacia de la decisión

8.      Generar una retroalimentación positiva

Ingredientes de la decisión

Solano, (2008) señala que tenemos cinco ingredientes básicos:

Información. – Sin duda una mayor información hará fácil la toma de decisiones. Sin embargo, se debe tener en cuenta el costo y beneficio de recabar información.  Si no contamos con la información, entonces la decisión deberá enfocarse en los datos que se tienen disponibles como información general, aun cuando con ello se incremente el grado de incertidumbre. Algunas veces, cuando urge la necesidad de actuar, incluso una decisión algo deficiente puede ser mejor.

Conocimientos. – En algunas ocasiones hay decisiones que requieren conocimientos específicos y estos tal vez no están al alcance de quienes las toman; frente a ello es necesario buscar consejos en quienes en cierta forma o que tuvieron experiencias similares en su entorno, y debido a esto tiene cierto conocimiento.

Experiencia. – Definitivamente al momento de tomar una decisión, un gerente experimentado tiene cierta ventaja sobre aquel inexperto, esto no quiere decir, que la experiencia sea un requisito indispensable para una buena decisión, sin duda la experiencia es relevante, sobre todo si se trata de decisiones rápidas. El gerente experimentado recuerda problemas y situaciones parecidas y utiliza estos recuerdos para dar solución al problema.

 Análisis. - El desarrollo de la capacidad analítica es un ingrediente más al  tomar decisiones, es cierto que existen diversos métodos para analizar  problemas trascendentes, sin embargo, muchas veces no se puede  solucionar el problema por medio de métodos analíticos, en ese sentido se  debería optar por la intuición.

Buen juicio. – Ingrediente final, es una combinación de los anteriores ingredientes, con la finalidad de escoger el curso de acción más acorde a las circunstancias. Entonces podemos decir que se trata del ingrediente integrador para tomar decisiones.

Tipos de Decisiones

Pedraza, (2015) señala tres tipos de decisiones:

Decisiones de Financiamiento: Se refiere a que se debe seleccionar las fuentes de financiamiento que mejor se adapten a los requerimientos de la entidad, en cuantía y plazo.

Decisiones de Inversión: Esta decisión es una de las más peligrosas que
debe optar una entidad. Son varios los casos que se podrían poner como ejemplo en donde negocios han entrado en crisis por decidir en inversiones para los que no encontraban preparadas o no ideales para su situación. Lo cierto es que la inversión trae consigo un elevado riesgo, ya que una vez tomada, es casi irreversible, con unos impactos financieros importantes.

Decisiones estratégicas o de planificación: Este tipo de decisiones se basan en las relaciones entre el negocio y su entorno. Son decisiones que clarifican los planes y objetivos que involucra a toda la organización. Un error en este tipo de decisión puede comprometer la operatividad de la entidad y hasta su existencia, entonces es necesario un elevado grado de reflexión y juicio. Ejemplo en donde negocios han entrado en crisis por decidir en inversiones
para los que no encontraban preparadas o no ideales para su situación. Lo cierto es que la inversión trae consigo un elevado riesgo, ya que una vez tomada, es casi irreversible, con unos impactos financieros importantes.

Decisiones estratégicas o de planificación: Este tipo de decisiones se basan en las relaciones entre el negocio y su entorno. Son decisiones que clarifican los planes y objetivos que involucra a toda la organización. Un error en este tipo de decisión puede comprometer la operatividad de la entidad y hasta su existencia, entonces es necesario un elevado grado de reflexión y juicio.

 

Materiales y métodos

Las pequeñas y medianas empresas desempeñan un papel clave en la creación de empleo y productividad económica. Sin embargo, estos enfrentan riesgos de competitividad, debido a la evolución tecnológica y sobre todo la presentación de información contable ajustada a normas nacionales y procedimientos. En este contexto, el objetivo de esta investigación se enfoca en analizar los procesos contables y su influencia en la toma de decisiones de la Empresa Frenos Vasa, Portoviejo 2020. El estudio es de carácter no experimental y transeccional, exploratorio y correlacional.

Los métodos utilizados fueron inductivo, deductivo, analítico y sintético, lo que permite determinar el origen del proceso y, de este modo la situación financiera de la empresa. La población estuvo conformada por 6 personas trabajadoras de planta, constituidos en: 01 Gerente Propietario, 01 Gerente Administrativo, 01 Contador Externo y, 03 Asistentes Contables. Motivado a la población 6 personas de la Empresa Frenos Vasa, no se realiza el cálculo de la muestra.

La técnica aplicada, se conformó en una encuesta con 13 indicadores de opciones múltiples; aplicándose la observación directa para el análisis de los procesos contables. En el estudio se analizan cualitativamente referencias bibliográficas que sustentan el basamento documental de la investigación, por medio de un proceso de búsqueda en bases de datos digitalizadas, con información actualizadas, como lo son las plataformas: Google Scholar, Redalyc, Dialnet, entre otras bases de datos académicas, de las cuales se seleccionaron 8 estudios que guardan relación con esta investigación. A continuación, se presenta la relación de esas investigaciones:

 

Tabla No 2 Estudios relacionados con los objetivos propuestos

Fuente: Estudios relacionados con los objetivos propuestos

 

Resultados y discusión

De acuerdo a la caracterización, identificación y evaluación de los procesos contables aplicados en la Empresa Frenos Vasa, se trazaron indicadores (dicotómicos y abiertos) en función a la información recopilada de fuente primaria (trabajadores) para el establecimiento posterior de criterios para la toma de decisiones estratégicas en la empresa.

 

1. ¿En la organización se cuenta con objetivos claramente definidos?

 

Indicador 1 Objetivos claramente definidos

 

Alternativas No. Personas % SI 4 67 NO 2 33 TOTAL 6 100

Nota: se plasma a nivel porcentual la cantidad de personal que tiene claramente definidos los objetivos de la empresa.

 

 

2. ¿Conoce el personal sobre los canales de comunicación de la empresa?

 

Indicador 2 Conocimiento de canales de comunicación

Nota: se visualiza la cantidad de personal que tiene conocimiento de la existencia de canales de comunicación en la empresa.

3. ¿Se cuenta con documentación que respalden las relaciones de ingresos y egresos efectuados durante los ejercicios económicos?

 

Indicador 3 Conocimiento de resguardo de relaciones de ingresos y egresos

Nota: se tiene conocimiento del resguardo de documentación correspondiente ejercicio económico anterior y actual, en el ámbito de las relaciones de ingresos y egresos.

 

 

4. ¿Hay evidencia de la revisión y aprobación de los estados financieros por parte de un funcionario facultado para ello?

 

Indicador 4 Revisión y aprobación de los Estados Financieros

Nota: Se plasma el indicador en donde se detalla si existe un funcionario que revise y apruebe los estados financieros de la entidad, esta actividad lo realiza el contador externo que tiene la entidad.

 

 

 

 

5. ¿En la empresa se analiza con el área pertinente la presentación de informes?

 

Indicador 5 Presentación de informes

Nota: se detalla si en la organización se analizan desde la gerencia con el área pertinente la presentación de informes necesarios para la toma de decisiones.

 

 

6. ¿Existe una persona encargada de realizar los informes financieros y económicos de manera oportuna para consignar ante las autoridades?

 

Indicador 6 Personal encargado de informes financieros y económicos

Nota: se señala si en la organización se cuenta con personal encargado de rendir informes financieros y económicos de la gestión.

 

 

 

 

 

7. ¿El area de contabilidad cuenta con manual o plan de cuenta que sustenten el proceso contable?

 

Indicador 7 Conocimiento sobre existencia de manual o plan de cuenta

Nota: se detalla si en la organización se tiene conocimiento de la existencia de manuales o plan de cuenta para el seguimiento de los procesos contables.

 

 

8. ¿El personal que se encuentra en el área contable conoce sobre los principios de contabilidad?

 

Indicador 8 Conocimiento sobre los principios generalmente aceptados

Alternativas	No. Personas	%
SI	1	17
NO	3	50
DESCONOZCO	2	33
TOTAL	6	100

 

Nota: Se detalla que el personal que labora en el área contable no tiene conocimiento sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados, para la elaboración de los estados financieros de la empresa.

 

 

 

 

 

9. ¿Existe un orden al momento de clasificar la documentación de los datos necesarios para la elaboración de estados financieros de la empresa?

 

Indicador 9 Orden de documentación

Nota: se plasma si se maneja algún orden para la clasificación interna de los documentos necesarios para la elaboración de estados financieros de la organización.

 

 

10. ¿Los documentos emitidos dentro de la organización se encuentran pre – enumerados y se archivan en forma cronológica?

 

Indicador 10 Pre – enumeración y archivo de documentación

Nota: se señala si en la organización se maneja un control interno en numeración y archivado de los documentos emitidos internamente.

 

 

 

 

11. ¿Es suficiente la información contable y financiera difundida para la toma de decisiones y el buen funcionamiento de la organización?

 

Indicador 11 Información contable y financiera

Nota: se refleja si la información contable y financiera con la que cuenta la empresa, es suficiente para la operatividad de la organización y efectiva para la toma de decisiones.

 

 

12. ¿Existe información financiera periódica y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos del área contable?

 

Indicador 12 Periodicidad y confiabilidad de objetivos en el área contable

Nota: se detalla si existe información financiera confiable para la medición de las metas y objetivos del área de contabilidad de la empresa.

 

 

 

 

 

 

13. ¿La empresa ofrece retroalimentación y/o capacitación por el desempeño en el cumplimiento de las funciones correspondientes?

 

Indicador 13 Retroalimentación y/o capacitación al personal

Nota: se visualiza si la empresa aporta retroalimentación y capacitación al personal por la eficiencia en el desempeño de sus funciones y proactividad.

 

 

Resultados

Los resultados demuestran que el proceso contable influye de manera directa en el análisis económico y financiero de una empresa, abordando fundamentalmente la toma de decisiones gerenciales, en donde entran en juego la confiabilidad de los indicadores que miden la capacidad de una gestión. En función a ello, se detalla que solo el 66% del personal de la Empresa Frenos Vasa, tiene definidos de manera clara los objetivos de la organización. Asimismo, se señala que el mismo porcentaje de trabajadores tienen conocimiento o manejan los canales de comunicación de la empresa.

De igual manera, el 83% del personal sustenta la existencia de documentación que respalda los ingresos y egresos de la gestión, aunque el 50% de dicho personal expresa no tener conocimiento si se cumplen o no los criterios de los Principios de Contabilidad. Además, el 67% del personal señala que las decisiones se toman en función a informes presentados en donde se incluyen los estados financieros y, que el área contable carece de manuales o plan de cuenta para el seguimiento, lo que representa una debilidad organizacional, así como también, el hecho de no contar con un archivo organizado y clasificado de la documentación necesario para la adecuada elaboración de dichos estados financieros.

Esto repercute en la confiabilidad de los datos que soportan a la empresa y si las decisiones que se toman se generan de una manera efectiva. Al mismo tiempo, que más de la mitad del personal no es capacitado de manera óptima para el desarrollo y desempeño en sus funciones.

 

Discusión

Sin un proceso contable adecuado la gerencia no puede controlar las operaciones de la empresa, debido a que el proceso contable brinda información precisa, clara y oportuna para la toma de decisiones, y una ventaja importante que con esa información reducirá el nivel perjuicio.

La toma de decisiones es una de las mayores responsabilidades del gerente, y sabemos que de ello depende en gran parte el funcionamiento y rentabilidad de la empresa, porque una apropiada elección de alternativas depende el éxito de la organización.

Pero, cómo sabe el gerente propietario ¿cuál es la mejor manera de tener un proceso contable adecuado?, esta decisión se tomará con el asesoramiento del contador, quien cumplirá con las funciones contables de la empresa, la cual organizará los registros y/o archivos para preparar los estados financieros.

Es importante seguir una evaluación adecuada de los resultados obtenidos en los procesos contables para determinar su eficacia, por lo que es necesario verificar el cumplimiento de los procedimientos contables y, que a su vez se revise el desempeño y/o funciones del personal que se encuentra en el área de contabilidad, con esto se lograra determinar si existe un cambio o diferencia en los procesos contables, y en caso de existir alguna variación el gerente propietario deberá tomar las medidas correctivas correspondientes.

 

Conclusiones

La empresa Frenos Vasa, desde un inicio ha venido creciendo paulatinamente, en forma constante, con el mismo gerente propietario, donde se han implementado estrategias de ventas como convenios con instituciones gubernamentales.

La falta de un adecuado proceso contable, ocasiona dificultades en la designación de responsabilidades dentro de la estructura organizacional de la empresa.

Al no contar con un proceso contable presenta carencia en la información, debido a que los procesos contables son de manera automática, sin tener los criterios contables suficientes, así mismo el personal que labora en el área contable, carece de conocimientos contables actualizado.

La responsabilidad del manejo de la contabilidad de la empresa se realiza con una asesoría por un profesional contable, el mismo que con su experiencia profesional, viene desempeñando sin un control contable, tan solo supliendo ciertos parámetros, como estados financieros sin respaldos documentales.

No disponen con una clasificación interna de los documentos necesarios para la elaboración de estados financieros de la organización, la cual debe estar conforme a los Principios Contables Generalmente Aceptados.

Por la confianza dada del gerente propietario al contador general, sea limitado que el sea el responsable del manejo económico de la empresa.

 La incorporación de procesos contables como herramienta financiera fortalecerá la situación económica de la empresa y contribuirá en una mejor toma de decisiones, además involucran una perspectiva sobre el sistema contable eficiente deseado que incluya procedimientos que no están siendo atendidos en ese momento. Los estados financieros evidenciarán la verdadera situación financiera de la empresa, por lo cual el gerente propietario tomará una adecuada decisión respecto al manejo y funcionamiento de su organización, obteniendo la necesidad de gestionar los procesos contables como herramientas financieras para la toma de decisiones, debe estar direccionado al aprovechamiento de las condiciones y capacidades para generar el cumplimiento de objetivos de la empresa y de retroalimentar y capacitar continuamente al personal.

 

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