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La Gesti�n de inventarios en las PYMES del sector de la construcci�n

Inventory management in Pymes in the construction sector

Gest�o de invent�rios nas PMEs do sector da constru��o

 

Silvana Estefan�a Romero-Agila I sromero3@utmachala.edu.ec https://orcid.org/0000-0001-9300-8586

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		Selena Solange S�enz-Encalada II ssaenz1@utmachala.edu.ec https://orcid.org/0000-0001-6013-2118
	Andr�s Marcelo Pacheco-Molina III apacheco@utmachala.edu.ec https://orcid.org/0000-0002-5022-9044

 

 

 

 

 

 

 

����������� Correspondencia: sromero3@utmachala.edu.ec

Ciencias econ�micas y empresariales

Art�culo de revisi�n

*Recibido: 25 de julio de 2021 *Aceptado: 30 de Agosto de 2021 * Publicado: 09 de septiembre de 2021

 

I.                    Estudiante de la Carrera de Administraci�n de Empresas de la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad T�cnica de Machala, Machala, Ecuador.

II.                  Estudiante de la Carrera de Administraci�n de Empresas de la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad T�cnica de Machala, Machala, Ecuador.

III.               Mag�ster en Administraci�n y Direcci�n de Empresas. Docente de la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad T�cnica de Machala, Machala, Ecuador.

Resumen

La gesti�n de inventario es una herramienta que ayuda a las empresas a administrar y controlar sus productos correctamente estableciendo de forma clara pol�ticas, m�todos y procedimientos. El objetivo de la investigaci�n fue determinar un modelo de gesti�n de inventarios para el manejo eficiente de los materiales de las Pymes orientadas al sector de la construcci�n, donde se emple� un enfoque cuantitativo y cualitativo, la poblaci�n objeto de estudio fueron las pymes relacionadas al sector de la construcci�n dentro de la provincia de El Oro; seleccionando mediante la aplicaci�n de un muestreo no probabil�stico intencional, 42 pymes. La informaci�n se proces� mediante el programa estad�stico IBM SPSS 21, teniendo como resultados que muchas empresas administran sus inventarios utilizando Excel e incluso lo realizan de forma manual; la implementaci�n de un software ayudar�a a automatizar y unir procesos e informaci�n, para ello deben adquirir m�s conocimientos y nuevas herramientas para un mejor control que permitir� una reducci�n en tiempos y costos que se puedan generar al llevar este proceso emp�ricamente. Se establece la propuesta de elaboraci�n de un diagrama de procesos, representando un modelo determin�stico que ayude a llevar un proceso de forma ordenada y detallada con pol�ticas establecidas que permitan efectuar una revisi�n peri�dica de inventarios para un mejoramiento constante.

Palabras clave: Inventarios; control; gesti�n.

 

Abstract

Inventory management is a tool that helps companies to manage and control their products correctly by establishing clear policies, methods and procedures. The objective of the research was to determine an inventory management model for the efficient management of materials of SMEs oriented to the construction sector, where a quantitative and qualitative approach was used, the study population were Pymes related to the construction sector within the province of El Oro; selecting through the application of a non-probabilistic purposive sampling, 42 Pymes. The information was processed using the statistical program IBM SPSS 21, having as results that many companies manage their inventories using Excel and even do it manually; the implementation of a software would help to automate and unite processes and information, for this they should acquire more knowledge and new tools for better control that will allow a reduction in time and costs that can be generated by carrying out this process empirically. The proposal for the elaboration of a process diagram is established, representing a deterministic model that helps to carry out a process in an orderly and detailed manner with established policies that allow a periodic review of inventories for constant improvement.

Keywords: Inventories; control; management.

Resumo

A gest�o do invent�rio � uma ferramenta que ajuda as empresas a gerir e controlar correctamente os seus produtos, estabelecendo pol�ticas, m�todos e procedimentos claros. O objectivo da investiga��o era determinar um modelo de gest�o de invent�rio para a gest�o eficiente dos materiais das PMEs orientadas para o sector da constru��o, onde era utilizada uma abordagem quantitativa e qualitativa, a popula��o do estudo eram PMEs relacionadas com o sector da constru��o na prov�ncia de El Oro; seleccionando atrav�s da aplica��o de uma amostragem n�o-probabil�stica, 42 PMEs. A informa��o foi processada usando o programa estat�stico IBM SPSS 21, com os resultados que muitas empresas administram os seus invent�rios usando Excel e at� o fazem manualmente; a implementa��o de software ajudaria a automatizar e unir processos e informa��o, para o que devem adquirir mais conhecimentos e novas ferramentas para um melhor controlo que permita uma redu��o no tempo e custos que podem ser gerados pela execu��o emp�rica deste processo. � feita uma proposta para a elabora��o de um diagrama de processo, representando um modelo determin�stico que ajuda a realizar um processo de forma ordenada e detalhada com pol�ticas estabelecidas que permitem uma revis�o peri�dica dos invent�rios para uma melhoria constante.

Palavras-chave: Invent�rios; controlo; gest�o.

 

Introducci�n

Las empresas actualmente son consideradas como una fuente importante para el desarrollo de las econom�as a nivel mundial sin considerar su tama�o, el �xito depender� de factores como una buena gesti�n, su capital humano, las estrategias y t�cnicas que emplean para alcanzar el �xito y lograr cumplir con el objetivo por el cual surgi� dentro del mercado, as� lo expresan Iturralde-Pulla et al. (2020). Gestionar y mantener un orden al detalle de los productos que una empresa posea para la comercializar, puede ser considerado como algo negativo por la falta de conocimientos que suelen tener los propietarios, por ello Legarda et al. (2018) mencionan que, para las peque�as y medianas empresas lo relacionado con la cadena de suministros, espec�ficamente la gesti�n de sus inventarios es un tema desconocido, solo se direccionan hacia el ahorro de forma emp�rica, haciendo caso omiso a otras variables significativas.

Los autores S�nchez y Ram�rez (2018) expresan que, dentro de una empresa la administraci�n de su inventario es una actividad indispensable, de su manejo apropiado estar�n sujetos los resultados que se obtengan con las actividades posteriores a realizar. De acuerdo a �lvarez y Toledo� (2018) la gesti�n de inventarios es un desaf�o cada vez m�s complicado donde se abarca actividades fundamentales como gestionar recursos, capacidades, reducir gastos y cumplir de manera eficiente las necesidades variadas de los clientes. Seg�n Boffil et al. (2017) los sistemas de gesti�n de inventario son temas de estudios realizados de manera recurrente con la finalidad de que las empresas se interesen en perfeccionar los procesos de planificaci�n y administraci�n de recursos constantemente, ya que esto influye tanto en el nivel de servicio al cliente como en la optimizaci�n de los costos de las actividades.

El poder controlar los inventarios de manera correcta con las herramientas y los procesos adecuados, atrae beneficios de gran importancia los cuales se ven reflejados en el orden del almac�n, informaci�n veraz relacionada a las existencias y las salidas de productos o materiales, logrando una reducci�n en sus costos y poder efectuar procesos de mayor eficiencia, as� lo afirman Delgado-Soto et al (2019). Por lo tanto, la presente investigaci�n plantea como objetivo determinar un modelo de gesti�n de inventarios para el manejo eficiente de los recursos materiales de las Pymes orientadas al sector de la construcci�n, debido a que el desconocimiento existente crea una idea err�nea de que el control de inventario puede ser una p�rdida de tiempo y dinero.

 

Marco Te�rico

Peque�as y medianas empresas

Los autores Garc�a y Villafuerte (2015) plantean que las pymes se conforman por una estructura organizacional sencilla, lo que facilita la toma de decisiones y adaptarse a los cambios que genera el entorno, permitiendo un flujo de informaci�n y una comunicaci�n cada vez mejor. Alvarez-Pico y Zaldumbide-Peralvo (2020) mencionan que, desde su etapa inicial deben contar con estrategias que permitan una optimizaci�n de sus recursos financieros, lo que facilitar� una vista de forma panor�mica lo m�s cercana a la realidad de la empresa, con la finalidad de aportar a una toma de decisiones relacionada a la administraci�n de las deudas e inversiones en un determinado plazo.

Para Rodr�guez-Mendoza y Avil�s-Sotomayor (2020) la importancia de las pymes radica en que permiten la creaci�n de valor para aportar a un sistema econ�mico mediante la generaci�n de utilidades a trav�s de las actividades que desempe�an. Dentro de la Legislaci�n Ecuatoriana, de acuerdo a la publicaci�n de Ch�vez et al.�(2018) las pymes se clasifican en: peque�as y medianas empresas; donde las peque�as empresas deben contar con un n�mero de trabajadores que va de 10 a 49 y sus ventas anuales son entre 100.001 a 1�000.000 de d�lares, adem�s, las medianas empresas deben contar con un n�mero de trabajadores de entre 50 a 199 y con ventas anuales entre $1�000.000 y 5�000.000.

Sector de la construcci�n

De acuerdo a Garcia-Regalado et al. (2015) el sector de la construcci�n demuestra que posee una capacidad de poder adaptarse a situaciones nuevas que se generen en la econom�a del pa�s, lo que se refleja en �ndices altos de activaci�n laboral, movimiento de capital, reactivaci�n productiva de sectores, importaci�n de insumos, etc. Para Cueva y Rojas (2019); Yagual et al. (2018) las actividades concernientes al sector de la construcci�n cuentan con una gran importancia en la econom�a ecuatoriana, debido a que son fuentes generadoras de empleo y aportan al desarrollo econ�mico del pa�s, la construcci�n es uno de los sectores que m�s se destaca, convirti�ndose en un eje transversal para el progreso debido a que promueve el consumo de diversos agentes econ�micos de actividades relacionadas.

Toma de decisiones

Seg�n Zapata et al. (2016) una toma de decisiones puede ser de manera particular o espec�fica, seg�n el puesto de trabajo en relaci�n a las actividades frecuentes que desempe�en en un plazo determinado y tendr�n como enfoque la materializaci�n de los objetivos de la empresa. De acuerdo a� Rodr�guez-Cruz y Pinto (2018)� las decisiones que se elijan, servir�n para relacionar los recursos y capacidades de la empresa para que se garantice la consecuci�n de metas, objetivos y estrategias organizacionales. Para Sandoval y Diaz�(2016) el proceso de la� toma de decisiones est� compuesto por etapas como la identificaci�n y el an�lisis del problema, la identificaci�n y� ponderaci�n de los criterios a decisi�n, la definici�n de prioridad de soluci�n, la evaluaci�n de las opciones generadas, la elecci�n y aplicaci�n de la mejor opci�n y finalmente se eval�an los resultados.

Diagrama de procesos

Para los autores Medina et al. (2019) los diagramas de procesos son m�todos donde se representan o dan a conocer de forma gr�fica cada uno de los procesos, con una peque�a descripci�n en cada etapa y, que con la ayuda de s�mbolos permite que todos los procesos se unan entre s�; llevando una secuencia o direccionamiento de todo el proceso. Es fundamental que se identifiquen los pasos que se dan en todo el proceso para que exista una relaci�n entre ellos y sean documentados para luego ir siendo mejorados, adem�s de que se pueda comprender de forma clara todo lo que se est� dando a conocer. A ello, los autores Jaramillo y L�pez (2017) concuerdan en que los diagramas de procesos muestran la secuencia de actividades que ocurren dentro de un procedimiento que muestran informaci�n necesaria, identific�ndolos en secuencia a trav�s de s�mbolos.

Inventario

El inventario seg�n Carre�o et al. (2019) es un recurso fundamental en las operaciones de la empresa debido a que efect�a un registro de los movimientos de tipo productivo y comercial. Para Contreras et al. (2018) los inventarios representan el aprovisionamiento de materias primas, elementos o productos en proceso como terminados que se encuentran en el canal de producci�n y tambi�n en la log�stica de una organizaci�n. Busca dinamizar las operaciones administrativas de tal forma que su implementaci�n se conviertan en una necesidad absoluta que permita el desarrollo y expansi�n en los procesos, detectar irregularidades en la oferta, la compra o producci�n en exceso, lo que permite a las empresas una administraci�n eficiente e integral, como lo mencionan Garrido y Cejas (2017).

Gesti�n de inventario�

Para Veloz-Navarrete y Parada-Guti�rrez�(2017) la gesti�n de inventarios� hace referencia a la disponibilidad en forma oportuna de suministros en condiciones apropiadas en cuanto a cantidades, calidad y plazos, logrando obtener en lo posible el menor costo. Pav�n et al. (2019) establecen que la gesti�n del inventario se enfoca en la planeaci�n y control, sirve como herramienta de soporte para que la empresa llegue a su prop�sito sin problemas; el control interno de inventarios puede ser implementado como recurso competitivo, su funci�n requiere de procedimientos para constatar mediante una orden de compra los productos solicitados, la recepci�n y almacenamiento de art�culos para el inventario, elaboraci�n del recibo de pago, contabilizaci�n y control.

De acuerdo a Lopez-Cajilima et al. (2020) el tratamiento de inventarios incurre en costos necesarios desde almacenar hasta la precauci�n de p�rdidas, abarca valores desde la adquisici�n, transformaci�n y a�adidos que se presenten para venderlos. P�rez y Wong (2018) mencionan su clasificaci�n de la siguiente manera: costos de almacenamiento, se generan por el stock existente; costos por pedidos, son los valores administrativos que se efect�an para abastecerse, entre ellos est�n las gestiones para selecci�n de proveedores, tr�mites, transporte, transacciones, entregas y los costos de ruptura de stock que surgen cuando existe carencia de un producto en el almac�n, lo que ocasiona una p�rdida en la venta o puede retrasar la orden de compra.

Seg�n Osorio (2013), como se cit� en Asencio et al. (2017) los inventarios requieren que se implemente una pol�tica de control confiable, mediante la cual se pueda responder a inc�gnitas de periodo de revisi�n, cantidades y tiempos para ordenar ya sean productos con demandas independientes o dependientes. Para Camacho y Machado (2017) los modelos dados para el control de inventarios hacen referencia� a que la demanda de un producto es dependiente o independiente del consumo de otro. Sin embargo, Cardona et al.�(2018) mencionan que la demanda puede ser variable y se usa sistemas de pron�sticos en donde se trata de imitar el comportamiento de dicho evento, para ello se trabaja con la simulaci�n de pron�sticos de demanda, que representan a los elementos principales para la definici�n de pol�ticas acerca del control de inventarios y se relacionan de forma primordial por el error de pron�stico.

Sistemas de gesti�n de inventarios���������������

De acuerdo a Cede�o et al. (2017) el implementar un sistema de gesti�n de inventarios ayuda a la empresa a tener una buena estructuraci�n en sus procesos, eficiencia� en la gesti�n, guardar y almacenar� la informaci�n. Agudelo y L�pez (2018) mencionan que el proceso que abarca la gesti�n de inventarios se basa en la necesidad de un modelo� capaz de responder a los requerimientos de los clientes, considerando factores y variables relacionadas a ventas, demanda, producci�n, tiempos, p�rdidas. Apunte-Garc�a y Rodr�guez-Pi�a (2016) manifiestan que, los sistemas ayudan en el control oportuno de los bienes, crean una eficiencia en la gesti�n administrativa, permiten recabar informaci�n para la toma de decisiones. Seg�n Morell et al. (2019) buscan mantener un equilibrio entre la inversi�n y la demanda real de los productos o servicios, logrando satisfacer las necesidades a nivel empresarial y las de sus clientes.

La gesti�n abarca procesos ejecutados conjuntamente los cuales buscan establecer un adecuado movimiento del inventario siendo de esta manera empleada en las empresas para evitar p�rdidas, abarcan la reposici�n, previsi�n, traslados, niveles y dem�s factores que conllevan a un manejo efectivo del inventario. Contar con un modelo de gesti�n sirve para la toma de decisiones ya que ayuda a mantener niveles �ptimos; es por ello, que los modelos de gesti�n que se detallan a continuaci�n est�n basados en el tipo de demanda con el que operan.

Modelo determin�stico

Para C�spedes et al.�(2017) en el modelo determin�stico la demanda se encuentra perfectamente establecida, es decir, se la conoce con certeza generalmente dentro de un periodo dado. Seg�n Juca et al. (2019) es uno de los modelos m�s aplicados denominado b�sico ya que las mismas entradas van a producir las mismas salidas; es decir, que la demanda es conocida al ser constante, al indicar de �nica forma como se da la evoluci�n del sistema y determinar cuando la mercader�a llega al punto en que debe abastecerse para proceder a realizar la requisici�n de productos, siendo aplicado m�s en empresas industriales.�

Modelo probabil�stico

Seg�n Gonz�les (2020) este modelo se basa en una demanda aleatoria, ya que se puede dar ocasiones en que sea poco probable que se conozca la demanda necesaria de forma exacta. Para Aguirre et al. (2015) se deben tomar decisiones con incertidumbre y desconocimiento, ya que pueden existir variaciones que afectan en la informaci�n con la que se cuenta; es por ello, que son de gran utilidad para aplicar estos tipos de modelos por las caracter�sticas y beneficios que brindan en su mayor�a a las empresas comerciales.

Pol�ticas de control de inventarios

De acuerdo a Viera et al. (2017) las pol�ticas de inventarios son aquellas estrategias que toma una organizaci�n para llevar de forma eficiente todo lo relacionado a los recursos materiales con los que cuentan con el fin de mejorar o aumentar la rentabilidad, calidad y mantener� as� niveles adecuados de sus materiales; dados desde la alta direcci�n. Seg�n los autores Paredes et al. (2019) una clasificaci�n general acerca de las pol�ticas para controlar un inventario se compone por sistemas de revisi�n contin�a y peri�dica. A continuaci�n se detallan las pol�ticas que se utilizan con m�s frecuencia��������������������������������������������������������������������������������������������� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������

La primera es la pol�tica de revisi�n continua, que consiste en realizar una inspecci�n del inventario al efectuarse una transacci�n y posteriormente proceder a solicitar una cantidad de pedido cuando se conoce que el inventario efectivo se sit�a por debajo del punto de reorden. Tambi�n se encuentra la pol�tica de revisi�n peri�dica, donde el inventario es inspeccionado en ciertos intervalos de tiempo y la cantidad a solicitar equivale a una diferencia entre el inventario m�ximo y el efectivo.

 

Metodolog�a

En la investigaci�n se emple� un enfoque cuantitativo, con un alcance de estudio descriptivo, debido a que se pretend�a caracterizar una situaci�n, detallando las propiedades y mostrando la realidad investigada; en donde, se determin� algunos mecanismos que implementan dentro de un modelo de gesti�n de inventarios para el manejo eficiente de los productos de las Pymes orientadas al sector de la construcci�n. Para Manosalva et al.�(2020) la investigaci�n descriptiva no manipula las variables pero determina e interpreta la frecuencia de los acontecimientos y clasifica la informaci�n obtenida para un posterior an�lisis.

La informaci�n se recolect� mediante la aplicaci�n de encuestas, instrumento de investigaci�n estructurado por 14 preguntas dicot�micas y de escala de Likert que se aplic� de forma presencial al personal encargado de la manipulaci�n de los materiales o inventario en general. La recolecci�n de datos se bas� en encontrar las causas que puedan estar impidiendo un adecuado control de los inventarios, para de esta manera poder brindar una propuesta de soluci�n; a trav�s del an�lisis e interpretaci�n de los resultados obtenidos.

Se emple� el tipo de muestreo no probabil�stico intencional que seg�n los autores Otzen y Manterola (2017) se basa en seleccionar como muestra a casos que comparten caracter�sticas similares dentro de una poblaci�n haci�ndola limitada de forma conveniente al ser �sta muy variante. Se obtuvo un universo de estudio finito debido a que el n�mero de la poblaci�n seg�n datos recolectados est� determinado y se conoce cu�ntas empresas la integran, teniendo una cantidad establecida, donde se han considerado exclusivamente las pymes relacionadas con la venta principalmente de materiales de construcci�n dentro de la provincia de El Oro, obteniendo un total de 42 pymes con dichas particularidades.

Adem�s, la investigaci�n tiene un enfoque cualitativo, empleando la t�cnica de la observaci�n en donde se elabor� una lista de comprobaci�n detallando las actividades a verificar dentro del proceso de venta de materiales, lo que permiti� identificar si existe alg�n tipo de deficiencia que impide el flujo normal de dicho proceso, contrastando lo observado con las respuestas de la encuesta.

El procesamiento de la informaci�n obtenida se realiz� mediante el programa estad�stico IBM SPSS STATISTICS 21, donde se utiliz� tablas cruzadas las cuales permiten describir el comportamiento que tienen los datos entre dos o m�s variables al ser combinadas o ser cruzadas las categor�as de las filas y columnas dentro de la tabla; adem�s, se aplic� tablas de frecuencia para el an�lisis de los datos obtenidos y tambi�n el c�lculo de Phi y V de Cramer que al ser aplicada al coeficiente Ji cuadrado indica la asociaci�n que tienen las variables, entre m�s cerca a uno mayor ser� la fuerza de asociaci�n y mientras m�s se acerca o es igual a cero, indica que su asociaci�n es menor.

Finalmente, utilizando el software libre de diagramaci�n online Lucidchart, se dise�� un diagrama de procesos como propuesta de mejora a ra�z de las deficiencias encontradas en la aplicaci�n de las t�cnicas de investigaci�n; detallando las actividades con un flujo ordenado para un mejor control de las entradas y salidas de todos los materiales que forman parte del inventario.

 

Resultados

La encuesta se realiz� de forma presencial, asistiendo a cada una de las pymes que integran la poblaci�n de estudio con las debidas medidas de seguridad a causa de la pandemia COVID-19, para obtener informaci�n directa de los encargados del manejo de los inventarios quienes accedieron de la mejor manera a contestar las interrogantes planteadas y, tambi�n se pudo evidenciar los procesos que se realizan en cada una de las empresas, que se detallar�n en las siguientes tablas de frecuencia y tablas cruzadas:

 

 

Tabla 1: �De qu� manera se lleva el control de la mercader�a en la ferreter�a?

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21.

Tabla 2: �Considera que cuenta con los conocimientos, materiales y herramientas para un buen control de inventarios?

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

Tabla 3: Si su respuesta es no, qu� considera necesario para mejorar su gesti�n en el manejo del inventario

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

 

 

 

 

Tabla 4: �Cada qu� tiempo se realiza la verificaci�n de inventarios?

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

Tabla 5: Tabla de contingencia 10.- �La manera actual de abastecimiento de los materiales, permite satisfacer los requerimientos de los clientes? * 13.- �La administraci�n actual del inventario permite controlar de manera eficiente las existencias?

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

Los resultados de la tabla 4, indican que administrar correctamente el inventario permite a las empresas contar con el abastecimiento necesario de los materiales para poder satisfacer los requerimientos de sus clientes, por el contrario, una cantidad reducida no administran eficientemente los materiales; teniendo como consecuencia no poder cumplir completamente las demandas de los usuarios.

 

 

 

Tabla 6: Tabla de contingencia �Se encuentran establecidos los niveles m�ximos y m�nimos de stock de seguridad del inventario para evitar quedarse sin existencia? *�Con que frecuencia existe la falta de stock de materiales de construcci�n?

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

 

Tabla 7 : Medidas sim�tricas.

		Valor	Sig. aproximada
Nominal por nominal	Phi	,487	,041
	V de Cramer	,487	,041
N� de casos v�lidos		42

 

 

 

 

Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21

Se demuestra que la mayor�a de las Pymes establecen niveles m�ximos y m�nimos en los inventarios, lo que les ayuda a evitar el desabastecimiento; aunque, ocasionalmente las empresas se ven afectadas en la falta de stock de materiales por factores externos no previsibles como la pandemia del Covid-19, donde a una parte de los encuestados afect� en la importaci�n de materiales como el zinc. Adem�s, hay un 0,487% de relaci�n moderada entre la existencia de faltantes de stock y el establecer niveles m�nimos y m�ximos de seguridad.

 

Propuesta: Diagrama de procesos para el control de inventarios de las pymes del sector de la construcci�n

Mediante los resultados que se obtuvieron al aplicar los instrumentos de investigaci�n, se propone� la aplicaci�n de un modelo determin�stico para la administraci�n y el control de inventarios, debido a que su principal caracter�stica es que la demanda y los tiempos para reabastecer el stock se encuentran previamente establecidos, siendo este el modelo que m�s se� adapta a las necesidades de las pymes del sector de la construcci�n basando su toma de decisiones en datos hist�ricos para planificar un abastecimiento adecuado, mediante la implementaci�n de una pol�tica de revisi�n peri�dica que refuerce el control mediante la constataci�n de los registros de entrada y salida de materiales y su almacenamiento en bodega.

Entrada de materiales

El proceso de control de inventarios inicia con la obtenci�n de informaci�n que facilite una toma de decisiones de forma eficiente y eficaz; se empieza por la constataci�n de materiales en bodega, donde se verifica que coincida el inventario f�sico con el digital e identifican los niveles de stock de los productos para su reabastecimiento. El encargado de la verificaci�n realiza un informe a la gerencia donde establece los materiales que se necesitan para abastecer el stock; si se autoriza la adquisici�n, la persona encargada del departamento de compras procede a realizar la orden, detallando las cantidades de lo requerido. Luego solicita a los proveedores las cotizaciones correspondientes, para que se analice y seleccione aquella que resulte m�s favorable; se establecen las condiciones de pago y entrega con el proveedor.

El proveedor transporta los materiales a la empresa, se realiza en ingreso hacia el punto establecido para inspeccionar que todo se encuentre bajo las condiciones establecidas en relaci�n a cantidad y calidad solicitadas dentro de la orden de compra. Al momento de revisar los materiales, en el caso de existir alguna novedad, se notifica al proveedor para devolver el material y dar soluci�n al problema presentado; de no encontrarse novedades se procede al registro de la entrada de materiales y codificaci�n dentro del sistema; ya registrados los materiales se almacenan en cada uno de los lugares designados. El encargado de la contabilidad verifica que coincida lo que aparece en la factura con lo ingresado en el sistema y registra la compra.

 

Ilustraci�n 1: Entrada de materiales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Romero Silvana y S�enz Selena.

Salida de materiales

El proceso de ventas empieza por la toma de la informaci�n de lo que requiere el cliente, se verifica que dentro del sistema conste la existencia de los materiales solicitados para poder satisfacer su requerimiento, en caso de que no se cuente con lo especificado se procede a comunicar al cliente; si en el sistema se confirma que hay todo el material se genera el comprobante de venta y por consiguiente, se registra autom�ticamente la descarga del inventario en el sistema. Posterior a ello, el encargado de bodega despacha lo solicitado, constatando que se entregue todo lo detallado en el comprobante; si est� todo completo se valida y entrega el pedido o si se encuentra alg�n faltante se realiza una revisi�n nuevamente y se entrega al cliente el material completo.

Ilustraci�n 2: Salida de materiales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Romero Silvana y S�enz Selena

Discusi�n

Se evidenci� mediante la investigaci�n realizada que el 59.5% de las pymes objeto de estudio, utilizan la herramienta Excel para registrar los movimientos del inventario y un 16.7% aun realizan sus registros de forma manual; sin embargo, tratan de mantener el� abastecimiento necesario para la satisfacci�n de la demanda, no obstante la implementaci�n de un software, ayudar�a a ahorrar tiempo en la realizaci�n de determinadas actividades, al automatizar y unir procesos e informaci�n, las empresas est�n a la disposici�n de adquirir m�s conocimientos e incluso nuevas herramientas para un mejor control, lo que permitir� una reducci�n tanto en tiempos como en costos que se puedan generar al tratar de llevar todo este proceso emp�ricamente. Existen empresas que efect�an revisi�n de inventarios en periodos de tiempos muy prolongados, lo cual podr�a ser una limitante cuando se requiera de informaci�n actualizada para analizar y tomar decisiones.

Mediante los resultados se identificaron factores importantes en la gesti�n de inventarios de las pymes del sector de construcci�n, entre los cuales se distinguen el control, almac�n y la demanda, se verific� que su funcionamiento se puede ver afectado si las empresas no emplean m�todos y pol�ticas acorde a sus necesidades. Estos factores pueden generar beneficios como lo detallan los autores Pe�a y Silva (2016) en lo relacionado al control, el mismo que ayuda a registrar las actividades de entrada y salida de materiales, informaci�n que es utilizada para una toma de decisiones eficiente, en lo concerniente al almac�n. Al revisar continuamente los procesos que se realizan dentro de �l, como recepci�n, clasificaci�n y despacho, se garantiza la existencia de materiales cuando sean solicitados y en lo referente a la demanda, ayuda a determinar cantidades y periodos en los que se debe reabastecer el stock para contar con los niveles adecuados.

El an�lisis de los datos demuestra que establecer los niveles m�ximos y m�nimos en los inventarios, ayuda a evitar que las empresas puedan tener faltantes de stock, ya que esto provocar�a una disminuci�n en el nivel de satisfacci�n del cliente. Finalmente, al contrastar los resultados obtenidos en la encuesta con la observaci�n realizada se pudo constatar que la mayor�a de las pymes si logran cumplir con los requerimientos, pero existen algunas falencias dentro de los factores analizados, reflej�ndose en los procesos que realizan ya que no mantienen un orden establecido que les permita un mejor flujo de las actividades de trabajo, para ello, lo m�s conveniente es implementar pol�ticas que determinen y regulen las acciones a realizar debido a que en gran parte de ellas se ejecuta un control de manera emp�rica como se confirma con la investigaci�n de Arias-Unuzungo et al. (2021) que hacen referencia, a que actualmente se siguen efectuando procesos basados en la experiencia de los gerentes o encargados directamente del inventario.

 

 

 

 

Conclusiones

Con la t�cnica de observaci�n realizada en las pymes se evidenci� las actividades que se efect�an dentro del proceso de ventas, verificando las herramientas que manejan para constatar la existencia de materiales, las condiciones f�sicas, distribuci�n, control y el orden del �rea donde se conservan; estableci�ndose, que se necesita un orden espec�fico de sus procesos y que a su vez la persona encargada de la gesti�n de los inventarios realice un seguimiento de forma constante.

Con el an�lisis de los factores internos en el manejo de inventarios se pudo identificar deficiencias en algunas de las pymes, como registros de datos manualmente, lo que puede cambiar con la implementaci�n de un software que automatice sus procesos y asegure la permanencia de la informaci�n; el proceso de verificaci�n de inventarios es recomendable que los encargados lo realicen en periodos m�ximos de un mes y el personal debe ser capacitado constantemente para obtener un mejor desempe�o.

Se propone como medida de soluci�n la elaboraci�n de un diagrama de procesos, mediante un modelo determin�stico que ayude a llevar un proceso de forma ordenada y detallada, con pol�ticas establecidas que permitan llevar una revisi�n peri�dica de inventarios; determinando as�, cu�ndo abastecerse de materiales para satisfacer los requerimientos de los clientes, para minimizar los costos que se puedan generar por mantenimiento, p�rdidas, da�os u obsolescencia de los materiales, evitar faltantes de stock y, as� llevar un registro seguro de entradas y salidas. ���

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