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An�lisis de la aplicaci�n del control interno en la administraci�n p�blica

 

An�lise da aplica��o do controle interno na administra��o p�blica

 

Analysis of the application of internal control in public administration

 

 

�

 

 

 

 

Correspondencia: andrea.ramirez@espoch.edu.ec

 

Ciencias econ�micas y empresariales

Art�culo de revisi�n

 

 

*Recibido: 14 de abril de 2021 *Aceptado: 15 de mayo de 2021 * Publicado: 09 de junio de 2021

 

                               I.            Ingeniera en Contabilidad y Auditor�a CPA, Magister en Auditor�a Integral, Escuela Superior Polit�cnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador.

                            II.            Ingeniera en Administraci�n de Empresas, Magister en Auditor�a Integral, Escuela Superior Polit�cnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador.

                         III.            Ingeniero Industrial, Magister en Peque�as y Medianas Empresas Menci�n Finanzas, Escuela Superior Polit�cnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador.

                         IV.            Doctor en Contabilidad y Auditor�a, Magister en Auditor�a de Gesti�n de la Calidad, Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, Quito, Ecuador. �

Resumen

La presente investigaci�n se basa en determinar las generalidades del control interno y su aplicaci�n en la administraci�n p�blica, el estudio del control interno tiene por objeto identificar�� los planes de la direcci�n y el proceso en la ejecuci�n real de las operaciones cotidianas. La evaluaci�n del control interno es la estimaci�n del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a trav�s del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre, debido a que comprende el plan de organizaci�n el cual se forma� de manera coordinada con todos los integrantes de la� entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informaci�n financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operaci�n y provocar adherencia a las pol�ticas prescritas por la administraci�n. Tambi�n se determinar� la importancia del control interno a tiempo, y como esto hubiese prevenido grandes delitos dentro de la administraci�n p�blica ecuatoriana; se hace �nfasis a la necesidad de que quienes comanden la administraci�n p�blica sean personas de principios honorables, de modo que se promueva el control interno eficiente precautelando la seguridad de los activos del estado.�

Palabras claves: Control Interno; Corrupci�n; Riesgos.

 

Abstract

This research is based on determining the generalities of internal control and its application in public administration, the study of internal control aims to identify the management plans and the process in the actual execution of daily operations. The evaluation of internal control is the auditor's estimate, made on the data that he already knows through the study, and based on his professional knowledge, of the degree of effectiveness that internal control provides, since the organization plan includes the Which is formed in a coordinated manner with all the members of the entity to safeguard its assets, verify the reasonableness and reliability of its financial information and the complementary administrative and operational information, promote efficiency in the operation and provoke adherence to the policies prescribed by the administration. The importance of internal control will also be determined on time, and how this would have prevented major crimes within the Ecuadorian public administration; Emphasis is placed on the need for those who command the public administration to be people of honorable principles, so that efficient internal control is promoted, safeguarding the security of state assets.

�Keywords: Internal Control; Corruption; Risks.

 

Resumo

Esta pesquisa baseia-se na determina��o das generalidades do controle interno e sua aplica��o na administra��o p�blica, o estudo do controle interno visa identificar os planos de gest�o e o processo na execu��o efetiva das opera��es di�rias. A avalia��o do controle interno � a estimativa do auditor, feita a partir dos dados que ele j� conhece por meio do estudo, e com base em seu conhecimento profissional, do grau de efic�cia que o controle interno proporciona, uma vez que o plano de organiza��o inclui o que � formado em um forma coordenada com todos os membros da entidade para salvaguardar o seu patrim�nio, verificar a razoabilidade e fiabilidade das suas informa��es financeiras e complementares administrativas e operacionais, promover a efici�ncia na opera��o e provocar a ades�o �s pol�ticas prescritas pela administra��o. A import�ncia do controle interno tamb�m ser� determinada a tempo, e como isso teria evitado crimes graves na administra��o p�blica equatoriana; Ressalta-se a necessidade de que aqueles que comandam a administra��o p�blica sejam pessoas de princ�pios honrosos, para que se promova um controle interno eficiente, salvaguardando a seguran�a do patrim�nio do Estado.

�Palavras-chave: Controle Interno; Corrup��o; Riscos.

 

Introducci�n

El control interno comprende el plan de la organizaci�n y las� medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. (Escalante, 2014).� El cual es dise�ado por todo el personal de la administraci�n para mitigar los riesgos de negocio identificados como amenaza para el cumplimiento de objetivos y lograr la confiabilidad de la informaci�n financiera. (Robalino, et al, 2018)

Todas las empresas que tienen m�s de un due�o, pierden el control en sus procesos, es por eso necesario mejorar los mecanismos de control en cada una de sus actividades, por lo que� este sistema deber� ser sofisticado y complejo seg�n se requiera en funci�n de la complejidad de la organizaci�n. (Whittington & Pany, 2005)

Cuando una empresa es compleja, mayor ser� la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. (Guajardo, 2010) menciona que el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participaci�n frecuente.

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha incrementado en los �ltimos a�os, esto debido a lo pr�ctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades b�sicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones conducir� a conocer la situaci�n real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificaci�n que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visi�n sobre su gesti�n.

Pero si as� fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. (Whittington & Pany, 2005), por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizaci�n en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as� como tambi�n llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesi�n a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la organizaci�n.

 

Metodolog�a

El presente trabajo registra una investigaci�n cualitativa, documental mediante la recopilaci�n de datos para enunciar teor�as que sustentaron el objeto de estudio, permitiendo aportar soluciones a la problem�tica desde el punto de vista social argumentando que se puede lograr en forma simult�nea avances te�ricos y cambios sociales como lo argumenta la investigaci�n- acci�n.

 

Desarrollo

Control Interno

El control tiene por cometido procurar el progreso de la organizaci�n hacia sus objetivos, a trav�s de los planes dise�ados para alcanzarlos, aunque el alcance del control var�a de unos niveles a otros, en todos ellos subsiste una responsabilidad sobre la ejecuci�n de los planes (Koontz; Weihrich, 1994, p. 578)

Seg�n Cano & Lugo (2008) establece que todas las organizaciones est�n inmersas a riesgos en cada una de sus actividades surge el COSO-ERM, el cual es un proceso realizado por el personal de toda la entidad para determinar seguridad razonable en los objetivos de la organizaci�n.

 

Tabla 1: Componentes del Coso ERM

Elaborado por: Los autores

 

Las organizaciones llegan a ser verdaderamente �ticas para los empleados cuando act�an con buenos principios �ticos (Brown, 2003). Consecuentemente, asistimos a un cambio en el concepto de control interno, ampliando su �mbito m�s all� de la informaci�n financiera, para transformarse en parte natural de la cultura empresarial, de la formaci�n del personal y a ser un aspecto de la organizaci�n del que se enorgullezcan sus miembros (Warren; Edelson; Parker, 1996, p. 85)

Se pretende analizar lo siguiente:

�              Proceso - que debe reunir una serie de acciones coordinadas e integradas que se extienden por todas las actividades de la empresa. Los controles, en palabras de Hierro, "deben ser incorporados y no a�adidos. No deben entorpecer, sino favorecer la consecuci�n de los objetivos de la entidad" (Hierro; Coopers & Lybrand, 1996, p. 13);

�              Seguridad razonable - trata de identificar acontecimientos potenciales que, de acontecer, afectar�an a la entidad y para gestionar los riesgos dentro de un nivel de riesgo aceptado.

Conviene aclarar que la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) fue promulgada en el a�o 2002 en EEUU, como respuesta a los esc�ndalos financieros y contables que repercutieron negativamente sobre la confianza depositada en la informaci�n contable. Tarantino (2005, p. 36) apunta que el mundo siente que la legislaci�n de Sarbanes Oxley (SOX) debe ser equilibrada, por el hecho innegable de que la econom�a americana ha crecido y su proyecci�n hist�rica es la de continuar creciendo m�s r�pidamente que la Uni�n Europea y la OCDE, y que los EEUU tienen la oportunidad de seguir mejorando con los controles internos, como los propuesto por la Ley SOX. Pese a que la Ley Sarbanes-Oxley est� lejos de ser perfecta, se�ala Taylor (2005, p. 13), el examen demuestra que, a pesar de sus costes y cargas, ha alcanzado por lo menos una de sus metas previstas, que es consolidar los controles internos y propone como un modelo a seguir el marco propuesto por COSO.

Perry y Warner (2005, p. 52) se�alan que el informe COSO es el �nico marco de control interno sobre la divulgaci�n y la certificaci�n de la informaci�n financiera. El objetivo final es lograr un comportamiento moral de cada individuo y de la organizaci�n en su conjunto, que pueda sustentar su responsabilidad social, tanto en la divulgaci�n de la informaci�n, como en su control interno y auditor�a externa.

Los beneficios del control interno, seg�n Cepeda (1997) establece que: todas las organizaciones deben tener una cultura de control interno para que permita el cumplimiento de la filosof�a institucional de la organizaci�n, los cuales son:

�         Involucra al personal de toda la organizaci�n

�         Ayudar al personal a medir su desempe�o y por ende, a mejorarlo

�         Contribuir a evitar el fraude

�         Facilitar a los directivos la informaci�n de c�mo se han aplicado los recursos y c�mo se han alcanzado los objetivos. Mediante el cual ayuda a evitar desperdicios; reduce costos, propicia orden y disciplina, simplifica tr�mites, puede generar ahorros; contribuye a evitar fraudes; genera buena imagen.

�         Los directivos de las organizaciones son responsables de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario.

Dichos controles facilitan la rendici�n de cuentas mediante la evidencia de reportes anuales, para asegurar el cumplimiento de lo planeado y lo realizado.

 

Limitaciones de un sistema de control interno

Ning�n sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de los objetivos ampliamente. (Escalante, 2009), de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en funci�n de:

�              La mayor�a de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

�              El factor de error humano

�              Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Poluci�n de fraude por acuerdo entre dos o m�s personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. (Escalante, 2014)

 

Control interno administrativo y control interno contable

Dos tipos de controles internos (administrativos y contables)

El control interno administrativo no est� limitado a �l plan de la organizaci�n y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisi�n que lleva a la autorizaci�n de intercambios (Whittington & Pany, 2005)

Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

Para (Guajardo, 2010) el control interno contable comprende el plan de la organizaci�n y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:

�         Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o espec�ficas de la gerencia

�         Se salvaguardan los activos para acceder solo con autorizaci�n

�         Los activos registrados son comparados con las existencias.

 

Control interno en el riesgo de auditoria

El prop�sito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la informaci�n en los estados contables y est�n libres estos de errores sustanciales y aseveraciones err�neas. (Alvin, Randal, & Mark, 2007)

Al expresar una opini�n el auditor puede tener los siguientes riesgos :

�              Que los controles internos fallen y no se detecte error.

�              Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error

Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional, este �ltimo se expresa a trav�s de: Litigios, Sanciones impuestas por organizaciones de control. Afecci�n de la reputaci�n profesional. (Guajardo, 2010)

 

Tareas del auditor interno

La auditor�a interna debe efectuar el relevamiento y evaluaci�n del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos �mbitos. (Guajardo, 2010)

a.           Confiabilidad integridad y oportunidad de la informaci�n.

b.           Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

c.           Protecci�n de activos, revisando los mecanismos de control.

d.          Uso eficiente y econ�mico de los recursos.

e.           Logro de objetos y metas operacionales.

 

Clasificaci�n de los Controles Internos

Controles generales y espec�ficos

GENERALES: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la informaci�n Contable. (Santillana, 2004)

ESPEC�FICOS: Se relacionan con la informaci�n contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles est�n desde el origen de la informaci�n hasta los saldos finales. (Santillana, 2004)

 

Tipos de controles generales

Conciencia de control

La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organizaci�n. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz. (Escalante, 2014)

La Gerencia se podr�a motivar a violarlos por las siguientes causas:

�         Cuando el ente est� experimentando numerosos fracasos.

�         Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o cr�dito.

�         Cuando la remuneraci�n de los administradores esta ligada al resultado.

�         Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc.

�         Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados m�s bajos.

�         Cuando la gerencia se encuentra bajo presi�n en cumplir sus objetivos. (Santillana, 2004)

 

Estructura organizacional

Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y as� como la asignaci�n de responsabilidades y pol�ticas de delegaci�n de autoridad. (Escalante, 2009)

Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del m�ximo nivel de la empresa. (Escalante, 2014)

 

Personal

Calidad e integridad del personal que est� encargado de ejecutar los m�todos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos. (Escalante, 2009)

 

Protecci�n de los activos y registros

Pol�ticas adoptadas para prevenir la destrucci�n o acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos electr�nicos y a los datos generados. Adem�s incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundaci�n, etc.). (Escalante, 2014)

 

Separaci�n de funciones

Reduce el riesgo de que una persona est� en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusi�n de fraudes son: autorizaci�n, ejecuci�n, registro, custodia de los bienes, realizaci�n de conciliaciones. (Santillana, 2004)

 

Control en el procesamiento electr�nico de datos

El funcionamiento de los controles generales depende la eficacia del funcionamiento de los controles espec�ficos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado. (Whittington & Pany, 2005)

 

Controles Espec�ficos

Los ciclos de informaci�n contable

Un ciclo de informaci�n contable est� constituido por el flujo de informaci�n que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. (Whittington & Pany, 2005)

Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los datos de cantidad, precio, descripci�n, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del mayor. (Whittington & Pany, 2005)

Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que est�n documentados o tambi�n en un medio magn�tico hasta llegar a generar los saldos del mayor. (Whittington & Pany, 2005)

Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, direcci�n, art�culo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador. Aprobado el pedido se corre el programa de facturaci�n

Cuando el cliente. Recibe la mercader�a conforme y firma la factura, se produce un cambio en la informaci�n ya que esta se encontrara en Ventas del d�a.

Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a trav�s de los distintos soportes documentales, de aqu� en adelante seguir�n produci�ndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.

 

Discusi�n

El sector salud, a sido uno de los sectores del sector p�blico que ha sufrido m�s actos de corrupci�n de lo cual se va a detallar tr�fico de influencias en el IESS en el a�o 2020. Con el an�lisis de las pruebas presentadas por Fiscal�a, el Tribunal de Garant�as Penales dict� sentencia condenatoria en contra de Wilmer Pa�l V., Ra�l Bol�var B., y Carlos C., tras encontrarlos culpables del delito de tr�fico de influencias y recibieron una condena de 8 a�os de pena privativa de libertad. Adem�s, deber�n cumplir con el pago de USD 459.665,93 como reparaci�n integral. (Direcci�n de Comunicaci�n Social de la Fiscalia , 2020)

Los tres ciudadanos formaron parte del proceso de contrataci�n de la empresa Super Clean, en 2012, que deb�a encargarse de la limpieza integral de los nuevos Hospitales de Santo Domingo de los Ts�chilas y Babahoyo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), por el valor de USD 2,9 millones. (Direcci�n de Comunicaci�n Social de la Fiscalia , 2020)

El Tribunal integrado por Mabel Tapia, Daniel Tufi�o y Juan M�ndez, acept� la tesis fiscal que se�alaba que los ciudadanos sentenciados, quienes formaron parte de la comisi�n t�cnica, no cumplieron con el debido proceso para la contrataci�n de esa empresa ya que no se cumplieron con los fundamentos t�cnicos ni un estudio de mercado adecuado que cubra las necesidades del IESS. Posteriormente, tampoco cumpli� con las condiciones contractuales adquiridas. (Direcci�n de Comunicaci�n Social de la Fiscalia , 2020)

El proceso penal, cuya investigaci�n estuvo a cargo del Fiscal Jos� Eduardo Maldonado, parti� de un examen especial realizado por la Contralor�a General Estado que se�al� en sus conclusiones que �las propuestas preparadas Mar�a Sol L., coordinadora Nacional de Unidades M�dicas, para solicitar la aprobaci�n del gasto, previo a iniciar con el proceso de contrataci�n, no obedecieron a un proceso de planificaci�n que permita determinar las necesidades de los servicios de limpieza, bajo par�metros medibles y cuantificables�. Esto fue ratificado a trav�s de las pruebas testimoniales y documentales presentadas por el fiscal del caso durante la audiencia de juzgamiento. (Direcci�n de Comunicaci�n Social de la Fiscalia , 2020)

En este caso, previamente, la ex coordinadora del IESS, Mar�a Sol L. recibi� condena al acogerse a un procedimiento abreviado en donde acept� p�blicamente la comisi�n de la Infracci�n. Adem�s, el proceso se encuentra suspendido para el ex director del Instituto de Seguridad Social, Ramiro G. debido a que actualmente se encuentra pr�fugo de la justifica. (Direcci�n de Comunicaci�n Social de la Fiscalia , 2020)

El caso antes citado es un ejemplo claro de lo que el control interno a tiempo podr�a evitar, este caso de tr�fico de influencias fue descubierto en el 2017, 5 a�os despu�s de haberse generado, demostrando as� que no existe un control de parte de los administrativos o muestra otra realidad, la mayor�a de administrativos p�blicos est�n obviando sus verdaderas responsabilidades y haciendo prevalecer sus intereses a los de la colectividad, una auditor�a de gesti�n a trav�s del control interno a tiempo hubiera identificado estas falencias ya que se omiti� el debido proceso y se procedi� a una contrataci�n que solo buscaba cumplir los intereses de algunos.

El control interno despu�s de 5 a�os descubri� todos los delitos cometidos sin embargo la efectividad del control interno radica en la periodicidad con la que se practique las instituciones p�blicas tienen la obligaci�n de constatar todos los procesos internos que se den y cualquier hallazgo que se presente debe ser atendido inmediatamente.

 

Conclusiones

El control interno se define como el conjunto de pol�ticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos espec�ficos de la entidad.

Se deben efectuar un estudio y evaluaci�n adecuados del control interno existente en la empresa con el fin b�sico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditor�a.

El control interno en entidades p�blicas debe ser constante puesto que lo que se salvaguarda son los recursos destinados a la mejora de las condiciones de vida de los ecuatorianos por lo tanto el control interno riguroso permitir� evitar la corrupci�n y delitos que afecten la disponibilidad de recursos para obras educaci�n y salud.

La periodicidad en que este tipo de controles se realice determinar� la eficacia puesto que as� se detectaran y se condenar�n los delitos como el lavado de activos, sobornos, consunci�n entre otros.

 

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� 2020 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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