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Procesos de gestin documental que aplica el Gad Parroquial del Cantn Santa Ana a su archivo central
Document management processes applied by the Parish Gad of the Santa Ana Canton to its central file
Processos de gesto documental aplicados pela Junta de Freguesia do Canto de Santa Ana ao seu arquivo central
Lila Maria Saltos-Catagua I
http://orcid.org/0000-0001-9569-783X
Ana Mercedes Mendoza-Fernandez II
https://orcid.org/0000-0002-6949-987X1
Correspondencia: lila.saltos@utm.edu.ec
Ciencias Sociales y Polticas
Artculo de Investigacin
*Recibido: 10 de enero de 2021 *Aceptado: 15 de febrero de 2021 * Publicado: 05 de marzo de 2021
I. Master Universitario en Nuevas Perspectivas de Educacin Personalizada en la Sociedad Digital, Tecnlogo en Bibliotecologa, Licenciado en Bibliotecologa Documentalista, Docente de la Universidad Tcnica de Manab, Portoviejo, Ecuador.
II. Estudiante de la Universidad Tcnica de Manab, Portoviejo, Ecuador.
Resumen
El presente trabajo tiene como finalidad conocer los procesos de gestin documental que se aplican en el gobierno autnomo descentralizado del cantn Santa Ana en su archivo central, la metodologa aplicada es de carcter descriptivo de tipo documental y bibliogrfico donde se referencian las buenas prcticas en organizacin de archivo y gestin documental en el cabildo; los instrumentos aplicados, una ficha de observacin y encuesta, para auscultar la real situacin, enfocndose directamente en el rea de archivo central y los procesos de gestin documental, una vez analizada la informacin obtenida a travs de los instrumentos de investigacin, se puede concluir que es necesaria la implementacin de polticas y normativas enfocadas en la propia realidad del archivo, contar con equipos tecnolgicos, asesora de personal especializado, y el desarrollo de un conjunto de acciones que coadyuven en el manejo, uso y difusin de la informacin que se encuentra contenida en este archivo.
Palabras clave: Gestin Documental; archivo; Sistemas de gestin.
Abstract
The purpose of this work is to know the document management processes that are applied in the decentralized autonomous government of the Santa Ana canton in its central archive, the applied methodology is descriptive of a documentary and bibliographic type where good practices in organization of documents are referenced. archive and document management in the town hall; the instruments applied, an observation and survey, to auscultate the real situation, focusing directly on the central archive area and the document management processes, once the information obtained through the research instruments has been analyzed, it is possible to conclude that it is necessary to implement policies and regulations focused on the reality of the archive, to have technological equipment, advice from specialized personnel, and the development of a set of actions that contribute to the management, use and dissemination of the information that is It is contained in this file.
Keywords: Document Management; archive; Management systems.
Resumo
O objetivo deste trabalho conhecer os processos de gesto documental que se aplicam ao governo autnomo descentralizado do canto de Santa Ana no seu arquivo central, a metodologia aplicada descritiva de tipo documental e bibliogrfico onde so referenciadas boas prticas de organizao de documentos .Arquivo e gesto documental na Cmara Municipal; os instrumentos aplicados, um arquivo de observao e levantamento, para auscultar a situao real, incidindo directamente sobre a rea de arquivo central e os processos de gesto documental, uma vez analisadas as informaes obtidas atravs dos instrumentos de investigao, pode-se concluir que necessrio implementar polticas e regulamentaes voltadas para a realidade do prprio arquivo, dispor de equipamentos tecnolgicos, assessoria de pessoal especializado e o desenvolvimento de um conjunto de aes que contribuam para a gesto, uso e divulgao da informao contida neste arquivo.
Palavras-chave: Document Management; arquivo; Sistemas de gestao.
Introduccin
Los cabildos han sido a lo largo de la historia un ente gubernamental representativo, cada ciudad cuenta con esta institucin, que constituye parte esencial de la vida de los habitantes, debido a que conservan la memoria, historia, actividades culturales, sociales, econmicas, desarrollo de planes de toda ndole para mejorar las condiciones de vida de los ciudadanos.
Los archivos municipales resguardan y atesoran en sus documentos el desarrollo de la ciudad y de sus habitantes y por consiguiente deben aplicar una serie de procedimientos que permitan garantizar la preservacin y conservacin de sus fondos documentales considerando la riqueza de la informacin que contienen.
Los archivos de las instituciones pblicas y privadas representan la gestin de cada una de ellas, son la memoria viva de las actividades realizadas durante la administracin, dichos archivos constituyen testimonio jurdico y administrativos para el Estado y los ciudadanos, por lo tanto, se considera importante salvaguardar los documentos que forman parte del acervo documental que constituye la historia y patrimonio de una localidad y por ende del Estado (Gaviln, 2019).
En la actualidad las organizaciones se encuentran inmersas en grandes cantidades de informacin soportada en diferentes medios de almacenamiento, ya sea la tradicional que se traduce en la que est contenida en papel; la digital y en otros soportes como filmes, fotografas, cintas, planos, etc. pero de nada sirve contar con montaas de documentos si no se puede acceder a la informacin que estos contienen, oportunamente y que a su vez sta sea veraz, integra y fiable. (Gonzlez 2015).
Los Archivos deben ser conservados para su uso por las generaciones actuales y futuras, en este sentido las instituciones deben comprender el rol fundamental de mantener una adecuada organizacin de los documentos considerando que, el acceso une los archivos al pblico; facilita informacin a los usuarios sobre la institucin, los procesos que se desarrollan, los casos que atienden en definitiva las gestiones que la institucin o empresa realizan y que el archivo custodia.
El acceso tiene una repercusin sobre la confianza que el pblico puede depositar sobre quienes custodian los archivos y sobre los servicios que facilitan, es tambin un modelo de buena prctica democrtica y atencin al derecho de acceso a la informacin.
Los archiveros son los pilares de una cultura de la accesibilidad, pero han de cumplir las restricciones establecidas por las normas y por otras autoridades, por la tica y por los requisitos de quienes han donado fondos archivsticos. Cuando las restricciones son inevitables, stas deben ser claras y limitadas en su aplicacin y en el tiempo. (Consejo Internacional de Archivos 2012).
Gestin documental
Durante siglos la gestin documental fue dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, quienes cifraban su empeo en la pulcritud de su trabajo y sus herramientas eran manuales, as se apoyaban en libros de registro, carpetas, archivadores, cajas y estanteras en las que se guardaban los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin, mediante sistemas de codificacin.
La gestin documental es una actividad tan antigua como la escritura. Naci debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales (Vargas, 2016).
En relacin con su vnculo con la toma de decisiones, segn Wright (2013), la gestin documental se encarga de "proveer un control sistemtico sobre los documentos archivsticos para documentar los procesos de negocios, la toma de decisiones y las transacciones".
Soria y Diaz (2020) definen la gestin documental como el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. (p.158).
Archivos Municipales
Con referencia al concepto de archivo municipal Cruz (2016), menciona que el archivo municipal es un conjunto de documentos generados y recibidos por la institucin municipal a lo largo de su proceso natural de gestin o actividad, convenientemente organizado a fin de poder proporcionar la informacin necesaria de una forma rpida eficaz (p. 140).
Es importante sealar que los documentos que se generan dentro de cualquier institucin, en este caso una entidad municipal, deben ser conservados de manera organizada, puesto que constituyen evidencia fsica de las actividades realizadas durante el periodo de gestin de las autoridades municipales.
Por otro lado, Fernndez (2017), define el archivo municipal como el servicio general de la gestin municipal el cual tiene como fin la conservacin de documentos originados de un ente municipal, con el objetivo de suplir necesidades informativas a funcionarios, autoridades o al pblico sobre hechos en relacin con la administracin municipal; generando conocimiento de la misma. Los ayuntamientos municipales estn en el deber de conservar los documentos que reflejan hechos importantes, dichos soportes conforman los testimonios que conllevan a hacer historia (p.87).
Gobierno autnomo descentralizado de Santa Ana
El GAD del cantn Santa Ana tiene 135 aos de funcionamiento, desde el primer cabildo municipal el cual fue inaugurado un 2 de agosto de 1884, desde entonces han surgido un sin nmero de cambios en bienestar de la poblacin Santanense, en la actualidad el Municipio est ubicado frente a la plazoleta del cantn, es importante sealar que el Gad Municipal brinda varios servicios a la comunidad tales como: servicios de agua potable, alcantarillado, alumbrado pblico, pago de predios urbanos, registro de la propiedad entre otros, cuentan con oficinas destinas a cada necesidad. Adems, dispone de un archivo central que est al servicio de los habitantes del cantn.
Si bien el GAD de Santa Ana no cuenta con una normativa propia para el proceso de gestin documental y organizacin de archivos, se rige con los lineamientos establecidos en varios instrumentos elaborados por el gobierno del Ecuador como: la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo, elaborada por la SNAP (Secretaria Nacional de la Administracin Pblica), el instructivo de organizacin bsica de archivos administrativos emitido por el SNAE (Sistema Nacional de Archivos del Ecuador) y actualmente con la Regla Tcnica Nacional para la Organizacin y Mantenimiento de Archivos Pblicos, emitida por la Secretaria de la Presidencia de la Repblica, sta ltima actualizada en el 2019, normativas que son de cumplimento obligatorio, suplen la falta de un manual de procedimientos propio de la institucin y permiten elaborar los procesos archivsticos de forma normalizada, as en lo referente al acceso a la informacin por parte de los usuarios, se ha implementado el procedimiento detallado en los mencionados instrumentos, que consiste en llenar un formulario en el que se incluye los datos de la persona que solicita informacin, de igual manera para el prstamo interno tambin debe llenarse un formulario, en el cual se establece como tiempo mximo de prstamo de documento 48 horas, el encargado del archivo cuenta con un registro de usuarios que acuden a solicitar informacin.
Marco legal
(Consejo Internacional de Archivos 2012) en la Declaracin Universal de Archivos apunta: La necesidad bsica que tienen los archivos de apoyar la eficiencia administrativa, responsabilidad y transparencia, para proteger derechos ciudadanos, establecer la memoria individual y colectiva, para comprender el pasado y documentar el presente a fin de encaminar futuras acciones.
El acceso a la informacin pblica que reposa en los archivos de las instituciones gubernamentales es fundamental para el desarrollo de la llamada sociedad de la informacin y la buena administracin pblica, en Ecuador existen garantas legales que amparan al individuo en su proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin, el art. 10 de la LOTAIP (Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica), se establece que:
Es responsabilidad de las entidades pblicas, personas jurdicas de derecho pblico y dems entidades pblicas, crear y mantener registros pblicos de manera profesional, para que el derecho a la informacin se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningn caso se justificar la ausencia de normas tcnicas en el manejo y archivo de la informacin y documentacin para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informacin pblica, peor an su destruccin (Congreso Nacional 2004).
Todas las instituciones gubernamentales deben regirse segn Ley del sistema nacional de archivo que en su artculo uno define que: "Constituye Patrimonio del Estado la documentacin bsica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones del sector pblico, y privado, as como la de personas particulares, que sean calificadas como tal.
El gobierno del Ecuador de manera permanente se interesa por que las entidades pblicas cuenten con directrices para la gestin documental y organizacin de archivos, as mediante decreto ejecutivo del 24 de mayo del 2017 la Secretara de la Administracin Pblica expide la Regla Tcnica Nacional para la Organizacin y Mantenimiento de los Archivos Pblicos.
El objeto es normar la organizacin y mantenimiento de los archivos pblicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, que las instituciones que pertenecen al Estado y aquellas que manejan recursos pblicos apliquen la norma en todas las fases del archivo para que puedan cumplir con lo establecido en la LOTAIP, donde se determina que los documentos pertenecen a los usuarios y las instituciones pasan a ser meros custodios de los documentos, en este sentido al aplicar procedimientos estandarizados las instituciones estarn facultadas para realizar una gestin documental y organizacin de archivo eficiente y podrn atender de manera oportuna los requerimientos ciudadanos.
Lo que se quiere desde el gobierno central es asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo (Presidencia del Ecuador 2019).
El art 6 de esta Regla Tcnica establece la aplicacin de, Principios archivsticos los cuales son aquellos que fundamentan toda la organizacin documental, a partir de los cuales se otorga origen y procedencia a la informacin.
Mediante la aplicacin correcta del Principio de Procedencia es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y el Principio de Orden Natural que establece que los documentos deben conservarse de acuerdo trmite administrativo que dio origen a su creacin, se facilitar el fcil acceso a los documentos en caso de requerirlos. (Diccionario de trminos archivsticos, p.93).
El GAD Santa Ana dentro de la organizacin de sus documentos aplica lo establecido en el ciclo vital de los documentos, respecto de la categorizacin de los archivos.
Ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su produccin o recepcin en una entidad pblica, hasta la determinacin de su destino final, que puede ser baja documental o conservacin permanente.
Archivo de gestin, que se encarga de todos los trmites que se den dentro de la institucin ya que estos se encuentran en constante movimiento adems es conocido como archivos activos, el archivo central se caracteriza por conservar documentos poco solicitados y que sin importar el tiempo mantienen un valor importante y por ellos se da su utilidad, por ltimo el archivo histrico que es uno de los ms importantes debido a su valor patrimonial y sirve para realizar investigaciones de carcter cultural.
El Sistema Institucional de Gestin Documental y Archivo. - Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactan desde que se producen o generan los documentos hasta su destino final, cualquiera que sea su soporte o formato y poca de produccin o recepcin, mediante los mtodos y procedimientos definidos en la presente Regla Tcnica.
Cada entidad pblica contar con un sistema de archivo institucional que estar compuesto por: Los Archivos de Gestin, La Direccin de Gestin Documental y Archivo o quien haga sus veces, El Archivo Central, Las autoridades y el talento humano calificado y suficiente, Recursos tcnicos y estructura.
La Ley Orgnica de Servicios Pblicos (2016), sobre el manejo de documentos establece que, son deberes de las y los servidores pblicos; Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que, por razn de su empleo, cargo o comisin tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustraccin, ocultamiento o inutilizacin.
Metodologa
El presente trabajo de investigacin es de carcter descriptivo de tipo documental y bibliogrfico debido a que se centra en los procesos que se aplican en un lugar especfico en este caso es el GAD del Cantn Santa Ana, Torres, Paz y Salazar (2015), refieren que la recoleccin de datos se la debe llevar a cabo de forma planificada con un enfoque a los objetivos, con el apoyo de herramientas de recoleccin, los instrumentos utilizados fueron; ficha de observacin y encuesta. Se acudi a la institucin en la cual se centra esta investigacin, enfocndose directamente en el rea de archivo central y gestin documental, estos instrumentos fueron utilizados con la finalidad de obtener informacin que permita conocer los procesos de gestin de documentos que el GAD del Cantn Santa Ana aplica a su archivo central, teniendo en cuenta la importancia que tienen los archivos para una institucin pblica.
Resultados y Discusin
Es importante destacar que en el GAD del Cantn Santa Ana no existe ninguna resolucin o reglamento emitido por la propia entidad que detalle los procesos que se deben seguir para la correcta conservacin de los documentos generados por la institucin, cabe mencionar que en otros GADS de la provincia, particularmente en el cantn Portoviejo existe un Reglamento para la recepcin, conservacin, control y eliminacin de los archivos fsicos, que establece las funciones de la Coordinacin general de archivos, las funciones del personal a cargo del manejo de archivo, determina tambin la categorizacin de los archivos, los medios de conservacin de los archivos, la tabla de plazos de conservacin de los archivos, la trasferencia al archivo central, la responsabilidad y custodia y el acceso a la informacin, con esto se evidencia que si es posible el manejo y conservacin de los documentos de forma ordenada, (GAD Portoviejo, 2015).
As mismo, el GAD metropolitano de San Francisco de Quito, cuenta una direccin de archivos donde constan perfectamente definidos los procesos de gestin documental y archivos, que es un modelo que podra servir de base para los municipios del pas, ya que tienen planes, programas y proyectos para dinamizar el archivo, establecidos todos los lineamientos a seguir de acuerdo a toda la normativa del Ecuador referente al manejo de documentos, convenios de cooperacin interinstitucional para cumplir con las metas trazadas por la direccin de archivos, y tienen como lema modernizamos la gestin documental para la preservacin de nuestra historia.(Direccin Metropolitana de gestin documental,2020).
Para el desarrollo de esta investigacin se aplic una ficha de observacin y encuesta al personal que labora en el archivo del Gobierno Autnomo Descentralizado del cantn Santa Ana, luego de la aplicacin de estos instrumentos se pudo concluir lo siguiente:
De acuerdo a la ficha de observacin realizada en el archivo central, se puede manifestar que existen varios aspectos importantes como son las funciones que tiene el archivo, as salvaguardan el patrimonio cultural del municipio lo consideran muy importante; sin embrago no se realizan los procedimientos necesarios para la conservacin de los mismos, no obstante, consideran importan poner los fondos a disposicin de la comunidad para garantizar as el acceso a la informacin. En lo que respecta a las actividades que cumple el archivo consideran importante recibir y controlar el flujo de documentos de ingreso, el procesamiento tcnico de los documentos trasladados al archivo central, pero le dan poca importancia a la conservacin, esto debido a que las condiciones fsicas del archivo no son las ms adecuadas, segn los lineamientos establecidos en normativas locales e internacionales, se puede destacar como de mucha importancia el contar con equipos tecnolgicos para apoyar los procesos de procesamiento de la informacin, vale recalcar que dentro de los canales de difusin y comunicacin el archivo cuenta con su respectivo buzn de quejas, portal web, correo electrnico, peridico, para mantener a los usuarios informados de todos los acontecimientos que sucedan, estiman de mucha importancia conocer y aplicar las leyes que regulan el funcionamiento de los archivos, por ltimo se pudo apreciar que el personal con el que cuenta el archivo no tiene formacin profesional en el rea, lo cual es una desventaja ya que la persona que trabaja en el GAD debe por iniciativa propia y mediante cursos de capacitacin obtener conocimiento de organizacin de archivos y gestin documental.
Con respecto a la encuesta, se la realiz a la persona encargada del archivo desde el ao 2013 hasta la fecha, quien indic que el GAD del cantn Santa Ana no cuenta con un manual de procedimientos emitido por la entidad para la gestin de su archivo, pero ella ha elaborado una gua para desarrollar el proceso de organizacin, donde identifica los documentos de acuerdo a la unidad productora adems mencion que el archivo se encuentra dividido en archivo activo, archivo central y archivo intermedio, se apoya tambin en las normativas emitidas por el gobierno ecuatoriano, que no existe una poltica de preservacin para la adecuada conservacin, que el espacio fsico no responde a ninguna de las condiciones de climatizacin, control de humedad, detectores de humo, no cuentan con todos los implementos que les permita la correcta conservacin de los documentos que reposan en el archivo, en cuanto a los expedientes del archivo se encuentran en archivadores y estantes aunque algunos de los expedientes presentan deterioro fsico, no aplican ningn procedimiento para detener su deterioro, dentro de las funciones archivsticas que realiza el personal encargado del archivo est; la descripcin documental, digitalizacin y clasificacin documental, la encargada del archivo central es Profesional en Secretariado Ejecutivo, afirma conocer algunos procesos y que mediante un evento de capacitacin ha conocido la Regla Tcnica Nacional para la organizacin y mantenimiento de los archivos, con la cual trabaja actualmente para realizar la clasificacin de los documentos, los expedientes del archivo son organizados cronolgicamente, adems existe un registro de los usuarios, en cuanto al software para la gestin de informacin que utiliza el GAD del cantn Santa Ana est el SGA que es utilizado por el personal que trabaja en el municipio.
Conclusin
El objeto de la presente investigacin era conocer los procesos de gestin documental que aplica el Gobierno Autnomo Descentralizado del cantn Santa Ana, una vez analizada la informacin obtenida a travs de los instrumentos de investigacin se puede concluir que en la actualidad no se cuenta con una normativa o manual de procedimientos propio de la institucin, que es necesaria la implementacin de instrumentos que basados en las normativas del Ecuador regulen los procesos archivsticos de la institucin, mismos que deben ser elaborados acorde a su realidad. Que considerando el volumen de documentos que se generan y son trasladados al archivo central, se precisa contar con suficiente personal, de preferencia con formacin en el rea especifica y manejo de equipos tecnolgicos para procesar la informacin y facilitar su uso y acceso, as mismo se pudo determinar que el espacio fsico donde actualmente est ubicado el archivo central debe ser mejorado para reunir las condiciones mnimas de preservacin y conservacin, que urge un proceso de intervencin para detener el deterioro de los documentos de la entidad, pues en ellos reposa la historia de este ilustre cantn que gurda mucha historia y tradicin y es uno de los ms representativos de la provincia en cuanto a la tradicin oral y la cultura, aspectos importantes para el patrimonio documental del pas.
Referencias
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2020 por los autores. Este artculo es de acceso abierto y distribuido segn los trminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)
(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/)
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