Gestión de activos fijos en Instituciones de Educación Superior. Estado actual Universidad Técnica de Manabí

 

Management of fixed actives in institutions of superior education. Current state technical University of Manabi

 

Gerenciamento de ativos fixos em instituições de ensino superior. Situação atual da Universidade Técnica de Manabí

 

 

 

Anaí Priscila Zambrano-Martillo ^I

zamapri23@yahoo.com

https://orcid.org/0000-0002-1917-9421

 

Mónica Katherine Murillo-Mora ^II

mmurillo@utm.edu.ec

https://orcid.org/0000-0001-5635-114X

 

 

Correspondencia: zamapri23@yahoo.com

 

Ciencias económicas y empresariales

Artículo de investigación

                                                                         

*Recibido: 25 de enero de 2020 *Aceptado: 28 de febrero de 2020 * Publicado: 25 de marzo de 2020

 

 

1. Estudiante de la Maestría en Administración de Empresas / Instituto de Posgrado / Universidad Técnica de Manabí, Ecuador, Contador Público Autorizado, Portoviejo, Ecuador.
2. Magíster en Contabilidad y Auditoría, Doctora en Ciencias Contables y Financieras, Licenciada en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado, Profesor de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas – Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador.      

 

Resumen

En este artículo se pretende describir la gestión de activos fijos en la Universidad Técnica de Manabí (UTM). Desde el punto de vista teórico se siguen los fundamentos de Rojas, (2016), de García, Narváez, y Erazo (2019), las directrices de la Contraloría General del Estado, (2016), el sustento según Robayo (2016), entre otros. Desde el punto de vista metodológico, es una investigación  no experimental, descriptiva, cuantitativa, se realizó la recolección de datos, a través de la aplicación de encuestas direccionadas al personal docente, administrativo y obrero de la UTM, que tuviesen a su cargo el manejo y custodia de activos fijos, también hace uso de técnicas de recolección de datos como encuestas a entes específicos para el estudio, la estadística descriptiva permitió la presentación de gráficos para interpretar resultados. Entre los resultados destaca: Los montos financieros denotan variaciones significativas como en el caso de los muebles que tienen un incremento del 176% en el año 2018 con relación al año 2017, así mismo los vehículos y parque automotor presentan un incremento del 30,82% lo que se genera por la demanda y necesidad de trasportación de los estudiantes y funcionarios en el Ecuador. Basadas en los resultados obtenidos de este diagnóstico se puede afirmar que se hace patente la necesidad imperante de aumentar la cantidad de activos fijos como estrategia para satisfacer la demanda académica que tienen las entidades públicas, ya que la oferta que se presenta no puede abastecer los requerimientos de la población en edad de formación superior.

Palabras claves: Activos fijos; gestión; desarrollo; normativas; administración; instituciones públicas. 

 

Abstract

This article aims to describe the management of fixed assets at the Technical University of Manabí (UTM). From the theoretical point of view, the foundations of Rojas, (2016), of García, Narváez, and Erazo (2019), the guidelines of the State Comptroller General, (2016), the support according to Robayo (2016), among others. From the methodological point of view, it is a non-experimental, descriptive, quantitative investigation, data collection was carried out, through the application of surveys directed at the UTM teaching, administrative and worker personnel, who were in charge of managing and custody of fixed assets, also makes use of data collection techniques such as surveys of specific entities for the study, descriptive statistics allowed the presentation of graphs to interpret results. Among the results, the following stand out: The financial amounts denote significant variations, as in the case of furniture, which had an increase of 176% in 2018 compared to 2017, and vehicles and vehicle fleet also show an increase of 30.82%. which is generated by the demand and need for transportation of students and officials in Ecuador. Based on the results obtained from this diagnosis, it can be stated that the prevailing need to increase the amount of fixed assets is evident as a strategy to satisfy the academic demand that public entities have, since the offer presented cannot meet the requirements of the population of higher education age.

Keywords: Fixed assets; management; development; regulations; administration; public institutions.

Resumo

Este artigo tem como objetivo descrever a gestão de ativos fixos na Universidade Técnica de Manabí (UTM). Do ponto de vista teórico, os fundamentos de Rojas, (2016), de García, Narváez e Erazo (2019), as diretrizes da Controladoria Geral do Estado, (2016), o apoio de acordo com Robayo (2016), entre outros. Do ponto de vista metodológico, trata-se de uma investigação quantitativa, não experimental, descritiva e quantitativa; foi realizada a coleta de dados, mediante a aplicação de pesquisas direcionadas aos docentes, administradores e trabalhadores da UTM, encarregados de gerenciar e custódia de ativos fixos, também utiliza técnicas de coleta de dados, como pesquisas com entidades específicas para o estudo, estatísticas descritivas permitiram a apresentação de gráficos para interpretação dos resultados. Entre os resultados, destacam-se: Os valores financeiros denotam variações significativas, como no caso de móveis, que tiveram um aumento de 176% em 2018 em relação a 2017, e a frota de veículos e veículos também apresentou um aumento de 30,82%. que é gerado pela demanda e necessidade de transporte de estudantes e funcionários no Equador. Com base nos resultados obtidos com esse diagnóstico, pode-se afirmar que a necessidade predominante de aumentar a quantidade de ativos fixos é evidente como uma estratégia para atender à demanda acadêmica que os órgãos públicos possuem, uma vez que a oferta apresentada não pode atender aos requisitos da população em idade escolar superior.

Palavras-chave: Ativos fixos; gestão; desenvolvimento; regulamentos; administração; instituições públicas.

Introducción

Los activos fijos corresponden a una parte fundamental de las organizaciones que con la adecuada distribución pueden generar beneficios considerables para las diversas instituciones, centrando este estudio en los establecimientos de Educación Superior, tanto para el sector público como privado, si por consiguiente la gestión no es registrada de la forma en la que se debe, el presupuesto de los bienes tangibles que ha sido destinado llega a ser obsoleto, lo que a su vez genera falta de recursos para el desenvolvimiento de las funciones, es importante que se realicen controles internos para analizar desde diversos enfoques si las instalaciones disponen de los bienes muebles necesarios. Por lo general, los activos fijos de las instituciones constituyen una de las mayores inversiones que poseen, siendo necesario implementar controles de los mismos, ya que de esta manera se podría generar información relevante para la toma de decisiones en torno a estos, que tendrían como impacto menor costes, una rentabilidad favorable y otros beneficios que contribuyen al desarrollo organizacional.  

Por su parte, Rojas, (2016) indica a través de su trabajo que la gestión de los activos fijos es un pilar fundamental para que la realización de las tareas administrativas sea llevada a cabo con mayor eficiencia porque tiene un impacto financiero, contable, legal, económico y tributario, para la adquisición de bienes que serán representados en el patrimonio. De igual forma Torres, (2015) sugiere que es fundamental el control y la gestión de los activos fijos dentro de una empresa porque se evita cometer errores de dolo, fraude y esto a su vez genera responsabilidades sobre políticas, normas y funciones de la entidad.

Partiendo de los antecedentes de estudio antes mencionados, se estipula la importancia de llevar una gestión de los activos fijos en las empresas sin importar su actividad, debido a que, con ello el registro de las transacciones diarias aportan a la adecuada toma de decisiones de cada institución bien sea ésta pública o privada, puesto que se conoce la cantidad de recursos que se necesitan para su actividad, diseñando propuestas con estrategias para optimizar la gestión de los activos fijos.

El Reglamento de Administración y control de bienes del sector público de la Contraloría General del Estado (2018), expresa que cada institución tiene la libertad de crear un reglamento con normativas adecuadas para la recepción, registro, identificación, almacenamiento, custodia, distribución, egreso, baja de los bienes que proporciona el Estado y demás, así como si la disponibilidad presupuestaria es factible para la entidad en cuestión, esta podrá crear un equipo para la administración de los inventarios y bienes. Por su parte, la Contraloría General del Estado, (2016) argumenta a través de la Normativa de Control Interno que su aplicabilidad será ejecutada por la máxima autoridad y demás entes reguladores, lo cual permitirá que se cumplan con los objetivos institucionales para proteger los recursos públicos, mismos que evalúan los riesgos para en lo posterior hacer seguimientos.

Siguiendo a la Norma Internacional ISO 55001, (2014) Gestión de Activos, se argumenta que las entidades buscan gestionar la utilidad de los activos físicos para maximizar sus beneficios basados en los riesgos y su reducción, permitiendo que se obtenga un valor de cualquier tipo de activos donde se incluye instalaciones industriales, edificios, maquinaria, vehículos, entre otros bienes que conformen los activos fijos. De allí que se tomen los aportes de autores como García, Narváez, y Erazo (2019), quienes explican que los modelos de gestión de los activos fijos son herramientas que le han permitido a las empresas de hoy en día cumplir con sus objetivos estratégicos, porque el análisis que realizan les permite observar el comportamiento que incide en la reducción de los costos y la optimización de las inversiones.

En ese sentido, es complementario analizar cómo se puede valorar la gestión estandarizando un modelo que permita saber cuál es la realidad operativa, administrativa y financiera que está inmersa en las actividades institucionales, es por ello que los planes estratégicos están direccionados a los objetivos institucionales y la utilización de recursos, para con ello buscar aportes para la operatividad adecuada de los activos fijos.

En ese sentido, se han encontrado coincidencias con Pin (2014), quien, manifiesta que, con un correcto desempeño y manejo de los activos fijos, los errores en registros contables, la carencia de respaldos y documentación periódica disminuye, aplicando el uso de técnicas, estrategias y planes de acción para mejorar la gestión administrativa en las instituciones. Asimismo, en este marco, el Ministerio de Salud del Salvador (2015) expresa que mediante un sistema de control interno se busca cumplir con programas, planes y funciones que evitan demoras en el trabajo, se reducen costos en la gestión y los recursos no son desperdiciados logrando así un desenvolvimiento eficaz.

La aplicación de controles internos es fundamental para salvaguardar y custodiar los activos fijos que generalmente son relacionados con los organismos de control en el Ecuador, las instituciones públicas tienen que velar por que lo que ingresa en la institución como bien inmueble, de manera que  tenga su codificación y esté registrado en el sistema de inventarios, ya que de esta forma se cumplirá con la normativa y se seguirán los procesos de evaluación con acciones de control posterior en exámenes de auditoría.

Por otro lado, Velásquez (2015) menciona que, debido a las carencias de controles internos, el manejo de los activos fijos como la adquisición, custodia y utilización de los mismos en las instituciones de educación en las áreas departamentales de índole administrativo y financiero llega a ser de impedimento en el cumplimiento de las funciones y las metas de carácter institucional. A través de una gestión correcta de los activos fijos conforme a la realización de auditorías internas la propiedad, planta y equipo de cada institución podrá controlar y mitigar errores ligados a la compra, mantenimiento, uso y baja de bienes que influyan en la toma de decisiones tal como informan (Gallego el all, 2017).

La aplicación de acciones de control generalmente se sustentan en exámenes especiales que van direccionados a una cuenta específica, en el caso de los activos fijos existen circunstancias complejas relacionadas con la depreciaciones, asimismo con la cantidad de recursos que se necesitan para establecer cuál es la situación óptima que tiene la institución frente a los requerimientos de cada unidad académica y operativa, siendo necesario determinar la real capacidad de gestión y con ello, la demanda necesaria de infraestructura requerida. 

Consecuentemente con lo antes expuesto, Robayo (2016) señala que, con las normativas expuestas por las diversas instituciones públicas se puede llevar como lineamientos estandarizados la conservación y registros de bienes que permitan un control eficiente, sin perjudicar las funciones diarias de los establecimientos de Educación Superior, tal como lo hace notar Castro y Plúas (2013), al referir que: las nuevas reformas educativas para las instituciones de Educación Superior en el Ecuador han sido fundamentales para la adquisición de bienes muebles; y a su vez para el control, la custodia de los mismos, satisfaciendo la demanda de los estudiantes, ofreciendo un servicio de calidad, aunque en ocasiones se vea mermado por la depreciación de los activos fijos, e impida el desempeño normal de las funciones internas de cada departamento.

En las IES del sector público cada vez son mayormente notorios los cambios que se han generado en ámbitos financieros y departamentales, de modo que los procesos que realizan dichos establecimientos se enfocan a gestionar los recursos con los que disponen para obtener la calidad total frente a ambientes y equipos que se deben mantener para cumplir con estándares adecuados. 

Una manera correcta de garantizar una adecuada toma de decisiones relacionadas con los activos de la institución, y más si su actividad depende en gran medida del uso y disposición constante de los activos fijos, es disponer de normas y reglamentos direccionadas a la aplicación de procedimientos que van más allá de las normas contables y que permiten ejercer control sobre las operaciones institucionales.

De igual manera, Galarza (2017), expresa que con la existencia del registro de activos fijos erróneos la probabilidad de pérdidas económicas y de sustracción de bienes en las universidades se hace evidente, a lo cual se suma la presentación de estados financieros carentes de sustento y con inadecuada elaboración. Con relación a lo que indican Apunte y Rodríguez, (2016) mediante un control de los activos fijos de las instituciones se logra un adecuado manejo de las existencias que radican en la eficiencia y efectividad de las distintas organizaciones.

Es por ello, que mediante este trabajo de investigación se pretende establecer la importancia de la gestión de activos fijos en el desarrollo de las Instituciones Públicas de Educación Superior, tomando como referencia los estudios presentados, se menciona que la existencia de errores materiales durante los registros diarios afecta a la redistribución de los bienes tangibles ocasionando que se cree un ambiente inadecuado para la gestión de activos fijos, motivando la realización del estudio a ejecutar, de allí que se empleó una metodología sustentada en el uso de documentación bibliográfica, técnicas de recolección de datos y revisión de normativas internacionales sobre las ciencias contables que permitieron un adecuado análisis de la información recabada.

 

Materiales y Métodos

Esta investigación es de tipo no experimental, descriptiva con la aplicación del método cuantitativo, ya que se recaudó información para llegar a una conclusión sobre la gestión de los activos que aportan al desarrollo de las actividades académicas administrativas, por lo que se realizó la recolección de datos, a través de la aplicación de encuestas direccionadas al personal docente, administrativo y obrero de la UTM, que tuviesen a su cargo el manejo y custodia de activos fijos, para así realizar un análisis de su manejo y cómo estos contribuyen al desarrollo de la gestión institucional. La información recopilada para el cálculo ha sido extraía desde la Unidad de Talento Humano de la U TM. Para este estudio, se contó con tres poblaciones diferentes, de los cuales se obtuvo una muestra de 183 funcionarios, 246 docentes y 127 miembros pertenecientes al código de trabajo, sumando un total de 556 personas; a quienes se aplicó la encuesta.

Por otra parte, para complementar el diagnóstico se obtuvo información relacionada a los activos fijos de la Universidad, donde se identifica sus montos financieros y variaciones significativas de un año a otro en los rubros de muebles, que se genera especialmente por los equipamientos de las nuevas edificaciones requeridas por la afluencia estudiantil. En el próximo apartado se arriba a las derivaciones expuestas en los párrafos siguientes, basados en los elementos antes descritos.

 

Análisis y discusión de los resultados

A continuación, se detalla información gráfica basada en los reportes e-SIGEF, que es la herramienta usada por el Ministerio de Economía y Finanzas, MEF (2015), que refleja los valores contables a los que ascienden los activos y la clasificación según la naturaleza de los bienes de la UTM, es decir: maquinarias, equipos de oficina, equipos de cómputo, muebles, enseres, suministros y materiales de oficina, entre otros.

 

Figura 1. Activos Fijos de la UTM (miles de dólares)

Fuente: Elaboración propia a partir de datos obtenidos en la herramienta e-SIGEF, emitidos por el ministerio de Economía y Finanzas.

 

Como se observa en la figura 1 los montos financieros denotan variaciones significativas como en el caso de los muebles que tienen un incremento del 176% en el año 2018 con relación al año 2017, así mismo los vehículos y parque automotor presentan un incremento del 30,82% lo que se genera por la demanda y necesidad de trasportación de los estudiantes y funcionarios en el Ecuador. Las exigencias que tiene el CES en cuanto a utilización de espacios que son direccionadas en la acreditación de necesidades físicas y operativas son exigencias que hacen que los establecimientos académicos tengan necesidades presupuestarias que, aunque no tiene la decisión de ampliarla, ya que están sujetas a los que aprueban el Ministerio de Economía y Finanzas. Seguidamente, se observa la información resultante de las encuestas planteadas al total de la muestra establecida para el presente estudio.

 

Figura 2. Satisfacción de demanda operativa & Activos fijos

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Elaboración propia a partir de las encuestas realizadas a Docentes, funcionarios y Cód. Trabajo de la Universidad Técnica de Manabí

 

Por otra parte, en los resultados presentados en el figura 2, se determina que la satisfacción de la demanda operativa en relación a los activos fijos se cumple de manera parcial, la mayor brecha existe en el personal de código de trabajo (obreros), en docentes y  funcionarios un porcentaje equilibrado con un rango del 70% y 69%, cabe destacar que esto se deriva con base en las necesidades de la institución, en el cual los activos son fundamentales para satisfacer la demanda que se genera por el número de estudiantes y el personal que labora en la Universidad. Otros en menor escala afirman que la satisfacción es total, porque existen actividades que no requieren el uso de activos fijos, más bien se utilizan instalaciones en las cuales su ambiente es adecuado para la demanda requerida, especialmente se busca mantener una eficiencia en los activos que se requieren para las obligaciones laborales tanto de empleados, como en los docentes y obreros.

 

Figura 3. Eficiencia de las actividades apoyadas por los activos fijos

Fuente: Elaboración propia a partir de las encuestas realizadas a Docentes, funcionarios y Cód. Trabajo de la Universidad Técnica de Manabí

 

Sobre la eficiencia de las actividades apoyadas por los activos fijos de acuerdo a los resultados que se presentan en el figura 3, los docentes en su mayoría con un 90 % afirman que es muy bueno y los funcionarios de la misma manera con un 84%, no obstante, los de código de trabajo indican que es muy bueno con el 56% demostrando su inconformidad en este aspecto, es necesario puntualizar que ninguno considera que es excelente, determinándose que existe desigualdad de opiniones por la utilidad de operación que generan los activos fijos.

 

Figura 4. Resultados favorables con satisfacción de activos fijos

Fuente: Elaboración propia a partir de las encuestas realizadas a Docentes, funcionarios y Cód. Trabajo de la Universidad Técnica de Manabí

Con relación a los datos expresados en el figura 4, La mayor parte considera que es relativamente favorable la satisfacción con activos fijos, por lo tanto, se puede puntualizar que los funcionarios en la parte administrativa no tiene tanta presión o los activos no son tan preponderantes en su gestión, en cambio los obreros y docentes necesitan en mayor porcentaje de estos para cumplir sus actividades operativas.

 

Figura 5. Activos fijos & satisfacción de demanda de estudiantes

Fuente: Elaboración propia a partir de las encuestas realizadas a Docentes, funcionarios y Cód. Trabajo de la Universidad Técnica de Manabí

 

Tal como se muestra en la figura 5, en relación a la percepción sobre la satisfacción de la demanda estudiantil, los docentes en un 90% indican que los activos fijos son bastante adecuados, debido a que las necesidades que tienen los estudiantes son cubiertas, aunque en algunas ocasiones se presentan situaciones adversas originadas principalmente por el aumento de estudiantes en cada semestre. Es importante señalar que la relación de estos activos fijos se interrelaciona con la oferta que tiene la institución de acuerdo con los cupos asignados.

En el manejo de los activos fijos cada empresa u organización debe tener una referencia de cuáles son las normas de control, su capacidad de gestión y la calidad de los mismos, ya que esto es fundamental para poder efectuar sus actividades de manera eficiente, con esta premisa se puede prever que cada actividad que se efectúa debe tener equipo inmobiliario con el cual se optimice la gestión del talento Humano. En lo referente a las actividades que efectúa el talento humano se debe incluir acciones que tengan como fuerza de apoyo los activos fijos, ya que con ello se podrán sustentar y establecer los lineamientos estratégicos y las funciones que se desempeñan con el aporte de los mismos, para ello la gestión que establece los medios de verificación serán relacionadas con el producto académico como fin y naturaleza operativa.

La eficiencia de los activos está basada en cómo estos ayudan o sirven para cumplir con los objetivos institucionales que generalmente están sustentados en las metas a cumplir por medio de planes estratégicos que están centrados en la visión en la Educación Superior, a esto se debe la necesidad de renovación y mantenimiento que generan egresos para las instituciones de Educación Superior en el Ecuador. En cada institución siempre existe la demanda para el mantenimiento de los activos fijos, por ende, se debe tener presente que la conservación, custodio o mantenimiento de los mismos solo se sean destinados para actividades netamente institucionales y con ello optimizar su vida útil.

A este respecto, Armijos (2017), sostiene que la eficiencia de los activos fijos está basada en el cumplimiento de las políticas y normas internas y externas que garantizan el control adecuado y salvaguarda de los mismos y, por lo tanto, generan información oportuna y confiable que pueden ser relevantes en la toma de decisiones y la optimización de los bienes de una institución. Por otra parte, Gallego y otros (2017) señalan que una manera adecuada de garantizar que las decisiones relacionadas con los bienes de una organización, y si las actividades cotidianas de ésta están ligadas al uso y disponibilidad de dichos bienes, es fundamental disponer de sustentos legales y reguladores que vayan más allá de las normas contables.

En lo referente a la inversión de Activos Fijos tiene mucho que ver la demanda y requerimientos que se generan por la cantidad de estudiantes que ingresan cada año a las instituciones de Educación Superior, es considerable que haya indicadores que proponen la cantidad de bienes que se debe tener, el espacio físico a utilizar y los equipos de apoyo, y casi nunca se puede satisfacer ese requerimiento normativo. Los espacios físicos en donde se desarrollan las actividades de las instituciones de Educación Superior y su infraestructura son las que generan los requerimientos de los activos fijos, esto en si es lo que hace que universidades con mayor capacidad de carreras y más facultades necesiten mayor presupuesto para cumplir con esta oferta.  

 

 

Conclusión

En las instituciones de Educación Superior del sector público, la demanda de activos fijos cada vez es constante, ya que son las herramientas que permiten satisfacer la demanda de personas como estudiantes, personal administrativo, obreros y docentes, en espacio físico determinado y con presiones generadas por los cambios dados en este sector. En las actividades docentes si existe una conformidad relativa, debido a que la institución cuenta con los activos fijos que utilizan en su mayoría para cumplir con las responsabilidades asignadas, en cambio, los obreros consideran que no cuentan con la suficiente capacidad de gestión por no mantener activos fijos acorde a la demanda de la institución por la extensión en infraestructura con que cuenta la misma.

En la gestión de los activos fijos tienen mucho que ver cómo se encuentran operativamente los mismos, ya que con cada año que transcurre se van depreciando, por lo tanto, es necesario que, así como pierden valor también se asigne presupuesto para la reposición de los mismos, situación compleja por la falta de disponibilidad suficiente por parte del Gobierno Central. Basadas en los resultados obtenidos de este diagnóstico se puede afirmar que se hace patente la necesidad imperante de aumentar la cantidad de activos fijos como estrategia para satisfacer la demanda académica que tienen las entidades públicas, ya que la oferta que se presenta no puede abastecer los requerimientos de la población en edad de formación superior. Por ende, se debe aplicar un plan de remedición basado en las necesidades del entorno y áreas geográficas donde está la institución.

 

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