Analysis of internal inventory control and its impact on finished products in the company Joyce Perez e hijos s.a., year 2022
Análise do controle interno de estoque e seu impacto nos produtos acabados na empresa Joyce Perez e hijos s.a., ano 2022
|
|
||
|
Correspondencia: mp.lafebre@istvr.edu.ec
Ciencias Económicas y Empresariales
Artículo de Investigación
* Recibido: 23 de junio de 2023 *Aceptado: 12 de julio de 2023 * Publicado: 02 de agosto de 2023
- Egresada, Instituto Superior Tecnológico Vicente Rocafuerte, “ISTVR”, Ecuador.
- Docente, Instituto Superior Tecnológico Vicente Rocafuerte “ISTVR”, Ecuador.
Resumen
El presente trabajo de investigación se realizó con el objetivo de Analizar el control interno de la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, para la gestión de los inventarios de los productos terminados, que permita el manejo correcto de los inventarios. El problema que se detectó es que no se realiza la gestión idónea del inventario que asegure la eficiencia de sus procedimientos, al tener exceso de existencias en sus bodegas sin poder realizar la distribución y comercialización esperada. La importancia de analizar el control interno de la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil será para que se pueda manejar de una manera correcta y adecuada específicamente los inventarios, con lo cual se pueda mejorar la eficiencia, eficacia y lograr optimizar procesos, siendo así que dé está manera se logrará realizar una excelente gestión de inventarios. Se concluyó que la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil, si aplica control interno del COSO I en un 63%; sin embargo, no cuentan con una clara percepción de la efectividad e idoneidad de sus controles y procedimientos internos que sirvan para orientar a sus colaboradores, esto sumando el hecho de que la empresa no realiza la evaluación de sus indicadores financieros que permitan conocer la situación real de la misma.
Palabras clave: Inventario; Control; Productos.
Abstract
The present research work was carried out with the objective of analyzing the internal control of the company JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, for the management of inventories of finished products, which allows the correct management of inventories. The problem that was detected is that the proper inventory management is not carried out to ensure the efficiency of its procedures, as it has excess stock in its warehouses without being able to carry out the expected distribution and marketing. The importance of analyzing the internal control of the company JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, of the city of Guayaquil will be so that inventories can be managed correctly and adequately, with which efficiency, effectiveness and optimization can be improved. processes, if this is the case, excellent inventory management will be achieved. It was concluded that the company JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, from the city of Guayaquil, does apply internal control of COSO I by 63%; however, they do not have a clear perception of the effectiveness and adequacy of their internal controls and procedures that serve to guide their collaborators, this adding to the fact that the company does not carry out the evaluation of its financial indicators that allow knowing the real situation Of the same.
Keywords: Inventory; Control; Products.
Resumo
O presente trabalho de pesquisa foi realizado com o objetivo de analisar o controle interno da empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, para a gestão de estoques de produtos acabados, que permite o correto gerenciamento dos estoques. O problema detectado é que não é realizada uma gestão de estoque adequada para garantir a eficiência de seus procedimentos, pois possui excesso de estoque em seus armazéns sem conseguir realizar a distribuição e comercialização esperada. A importância de analisar o controle interno da empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, da cidade de Guayaquil será para que os estoques possam ser administrados de forma correta e adequada, com o que se pode melhorar a eficiência, eficácia e otimização dos processos, se este for o caso caso, uma excelente gestão de estoque será alcançada. Concluiu-se que a empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, da cidade de Guayaquil, aplica o controle interno do COSO I em 63%; da mesma.
Palavras-chave: Inventário; Ao controle; Produtos.
Introducción
Cuando la administración del inventario es ineficiente, puede terminar con un exceso de existencias que mientras más tiempo permanezca sin vender, mayores serán las posibilidades de que nunca se vendan, lo que significa que se tendrán que dar de baja a aquellos repuestos automotrices que con el paso del tiempo caducan debido al tipo de material que han sido fabricados.
En Ecuador, el desarrollo de la gestión de inventarios es de gran importancia para mejorar el pronóstico de la demanda, distribución y comercialización; es decir, el mismo tiene como objetivo principal proporcionar a las organizaciones los mecanismos necesarios para controlar las existencias y los costes de los bienes utilizados para ejercer la continuidad del negocio y de esta manera afrontar la demanda del mercado.
Las empresas, con el fin de mantener la competitividad en el panorama empresarial y obtener mayor rendimiento en sus operaciones, están obligadas a la adaptación de nuevos métodos o cambios innovadores que surjan con el paso del tiempo; por tal motivo existe la necesidad de que las mismas busquen mecanismos para mejorar económicamente.
En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos, y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. Una característica importante en la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil es la falta de formalidad y organización, carencia de manuales, de procedimientos, de políticas que sean conocidas y aplicadas por todos los miembros de la empresa.
El control interno es una parte importante que debe quedar clara en la empresa y que todos deben tener presente para una adecuada operación sin riesgos. Como se observa, el control interno es de vital importancia para la optimización de los recursos y el desempeño de la empresa, tanto en lo administrativo como en la operación; beneficiando así desde los dueños hasta el propio cliente, debido a que éste tendrá un grado de confianza sobre la empresa y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la empresa.
En la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil, el inventario de materiales o materia prima, tiene una especial importancia porque es el elemento de producción de primera necesidad pues los materiales, materia prima o insumos como también se les denomina, son los elementos que van a ser transformados por medio de la mano de obra para la obtención de productos con valor agregado, que será posteriormente comercializado por su fabricante para obtener una utilidad. Sin la materia prima no es posible iniciar el proceso de producción y por consiguiente tampoco se generará la esperada utilidad.
El Control Interno de los inventarios es de suma importancia en todas las empresas u organizaciones a nivel mundial, que conlleva a una buena gestión administrativa comprometida en todos sus niveles jerárquicos para el cumplimiento de los objetivos de la organización, son una de las principales unidades económicas del Ecuador, éstas varían en tamaño, sector al que se dedican, entre otros. Sin embargo, la mayoría ha presentado problemas en el control de inventarios, generando pérdidas económicas a largo plazo, por lo que es necesario mantener un adecuado y estricto control sobre los mismos, en el que se puede desarrollar el análisis financiero de la empresa, observando la parte de mercadeo y el funcionamiento global de la misma.
En el panorama internacional las organizaciones forman parte importante de la economía de un país, y su rendimiento depende de la efectividad de las operaciones y las proyecciones para el período siguiente, pero si existen fallas en la planificación o en el análisis de las compras de los inventarios, el excedente va a provocar que existan muchos costos adicionales por el almacenamiento.
Los modelos de control para mejorar la gestión del inventario pueden ser tomados desde diferentes perspectivas, la materia prima, la mano de obra, así como los inventarios de productos terminados, esto depende de la importancia que tiene la operación o giro del negocio, donde los costes juegan un papel fundamental en el momento de presentar los resultados financieros de una organización.
El nivel de inventario mantenido por la empresa varía según el periodo de tiempo que haya pasado en la misma. Sin embargo, se ha tenido un problema con el control interno respecto a la gestión del inventario. El método de valuación de inventarios obedece completamente a las políticas internas aceptadas y descentralizadas de la compañía.
Pero encontramos problemas relacionados con inventarios, como inventarios físicos que no coinciden con los reportes, inventarios dañados o caducados, o excesos de inventarios, ocurren en todo tipo de empresas, desde los restaurantes pequeños hasta los almacenes de clase mundial. Sin embargo, este tipo de problemas pueden llegar representar importantes pérdidas monetarias para las empresas y encienden la alarma de que algo está fallando.
En el caso de la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil, los controles internos presentan un desafío para estas empresas ya que son más propensas a que se produzcan robos al no haber un adecuado control los propios empleados pueden incidir en el robo, ocasionando aumento de costos. Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario. La falta de registros en su gran mayoría difícilmente encuentra tiempo para llevar acabó todas las funciones que en el recaen; Los empresarios dedican más su tiempo en cuestiones operativas que en labores de orden estratégicos.
La empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, de la ciudad de Guayaquil, no cuenta con políticas, procedimientos y planes estratégicos que sean idóneos para la administración de sus inventarios, se lo puede evidenciar al momento de realizar compras de mercaderías, éstas se las efectúa sin proceder a una verificación y evaluación previa de sus saldos en las bodegas lo que implica que exista un excedente de mercadería almacenada que con el pasar del tiempo llegue a estar obsoleta y sea difícil realizar su venta, lo que generaría más costos y adicional a esto que los informes y la toma de decisiones estén basados en información errónea por la falta de un análisis constante
Como objetivo de la investigación es Analizar el control interno de la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A, para la gestión de los inventarios de los productos terminados.
La base de toda empresa es el control de los productos que entran y salen; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica de la empresa. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger todos sus inventarios.
La presente investigación se enfocará en estudiar los modelos de control para mejorar la Gestión de Inventario de productos terminados, se seleccionará la más adecuada o la que se acerque a la modalidad que conlleve a la optimización del tema antes mencionado dentro de las instalaciones de la empresa JOYCE PEREZ E HIJOS S.A., con la finalidad de mejorar su proceso de compras, en factores como abastecimiento, precio y tiempo, identificando los parámetros para lograr una mejor utilidad en el ejercicio comercial.
El control de inventario es algo que debe tenerse en cuenta para cualquier persona en el negocio de distribución mayorista. En los términos más simples, el control de inventario implica tener una mayor supervisión de las existencias propias. Algunos lo llaman "control interno" o incluso como un sistema contable configurado para salvaguardar los activos.
Es muy trascendental la investigación en la empresa debido a que se debe contar con una adecuada gestión de inventarios para obtener información idónea, válida y real. Para lo cual se requiere de una meticulosa contabilización, control y medidas que ayuden al mejoramiento de la empresa. Por lo tanto, la investigación está dirigida a detectar de una forma más eficaz, los riesgos o dificultades, por tal motivo se considera necesario obtener un sistema que permita controlar el manejo de inventarios, mejorando los mecanismos de almacenamiento, control de las existencias físicas, anotaciones de entradas y salidas. La importancia del control interno y la gestión de inventarios de la empresa nos permitirá obtener información financiera confiable, mayores utilidades y lo que es más importante el eficiente servicio al cliente.
Control interno. El control interno se refiere al seguimiento de los procedimientos de una organización, está diseñado para fortalecer e impulsar el logro de objetivos, previniendo la pérdida de recursos, reduciendo riesgos, mejorando la ética e incrementando la confianza en los inversionistas para invertir, este sistema es aplicable a todo tipo de negocio que quiera llevar el control de sus actividades de una forma correcta y ordenada.
Chafla, L. (2019). El control interno es un sistema integrado por la estructura de la organización y el conjunto de acciones, métodos, normas, principios, procedimientos y mecanismos de confirmación y estimación practicados por una entidad con el fin vigilar que todas las actividades se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales.
El control interno es un conjunto de acciones, políticas y procedimientos que analizan el estado situacional de una empresa, con el fin de identificar cualquier tipo de falencia y al mismo tiempo las medidas correctivas para la toma de decisiones en beneficio de los objetivos institucionales planteados. Un eficiente sistema de control interno proporciona tranquilidad con relación a la responsabilidad que tiene los directivos de la organización y el manejo de los recursos públicos o privados de la organización.
Según Estupiñan (2020) los componentes de control se describen como: el ambiente de control que hace referencia al gobierno corporativo, la organización y administración, la evaluación de riesgos son las valuaciones de riesgo como parte natural del proceso de planeación, las actividades de control son las acciones realizadas en todos los niveles de la entidad en un ambiente tecnológico, el sistema de información y comunicación se refiere a la generación de información relevante sobre el funcionamiento del control interno y finalmente el monitoreo son las actividades implantadas en los procesos mediante auditoría interna o externa.
Dicho de otra manera, el autor expresa que, los componentes del control interno establecen lineamientos para el logro de los objetivos de la organización, proporcionando seguridad al lograr la fiabilidad de la información financiera, la eficiencia y eficacia de las operaciones y al cumplimiento de normas y leyes aplicables.
Según Chunga, E. (2020)., hasta el año 2017 la estructura del control interno se basaba únicamente en las políticas y procedimientos establecidos que brinden seguridad para lograr los objetivos específicos de una organización.
Como conclusión de los modelos de COSO I, II, y III todo estudian el control interno y los posibles riesgos y respuestas, sea este de una empresa u organización de gobiernos corporativos, en este trabajo de investigación se optará por el Modelo COSO I para el desarrollo del control interno de PYMEs en la ciudad de Guayaquil
Inventarios. Se conoce al inventario como los recursos tangibles destinados a la existencia de una empresa o negocio, en el cual pueden usarse para su alquiler, transformacion, consumo o venta.
La cual permite conocer que el negocio tenga un balanceo de sus articulos para asi manejar una correcta toma de desiciones para alcanzar con la demanda de los clientes para una mejor produccion en ventas.
Muller (2019) menciona que los inventarios van a conformarse de cada materia prima o productos que esten terminados, aplicando este texto en el microemprendimiento de bisuteria serian de gran ayuda ya que agilizan a la productividad del mismo trayendo consigo el control de cada producto que sera utiizado para su venta sin tener fallos en su registros. Se definiria al inventario como es el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica.
La historia del inventario surgio en la epoca de la antigüedad,cuando debido a la escases que existio en la poblacion, ellos decidian guardar cantidades inmensas de alimentos, para tener un control agil de su reparto.Es aquí donde surge o se origina el problema de los inventarios, como una manera de hacer cara a las epocas de sequia.
Asegurando la permanencia de la vida y asi poder desarrollar sus actividades normalamente. Mediante esta forma de almacenaje de sus alimentos y bienes motivo a que tenga existencia hasta la actualidad los inventarios.
Como sabaemos toda base de una organización o negocio es la compra y venta de bienes y servicios, y el uso de inventarios es importante por parte de ellos.Un manajeo contable permiteiria a una empres mantener un control optimo de sus bienes.Los inventarios tienien el proposito de primordial de solventar a una organzacion de productos nescarios , para que mantenga un continuo y moderado desenvolvimiento.
Existen diferentes clasificaciones, a continuación se citan algunas de ellas.
1. Según su forma
· Inventario de Materias Primas
· Inventario de Productos en Proceso de Fabricación
· Inventario de Productos Terminados
2. Según el momento
· Inventario inicial
· Inventario final
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, que esta a su vez van variando ampliamente entre los distintos grupos de industrias tales como:
· Inventarios de materia prima
· Inventarios de producción en proceso
· Inventarios de productos terminados
· Inventarios de materiales y suministros
Según Norberto (2022) hace referencia que los inventarios tienen como propósito importante de dar a la compañía material necesarios, para que exista un constante y regular desenvolvimiento, ósea tiene un papel esencial para un manejo conforme y congruente dentro del proceso de producción y así encarar la demanda por parte de los clientes.
Esta cita da la razón de que los inventarios en una empresa son indispensables ya que emite un control, supervisión y control de los mismos, ayudando a repartir de una manera exacta el tangible que se posee para que estén destinados a la comercialización trayendo consigo beneficios al negocio solventándolo de liquidez.
Es muy importante que los pequeños negocios tengan su inventario correcto, actualizado, vigilado y ordenado, ya que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, a fin de tenerlos a disposición al público.
Materiales y Métodos
La metodología es el enlace de procesos y herramientas necesarias, por el cual, se desempeña el proyecto investigativo, considerando que el mismo contenga fundamento filosófico y científico. Por ende, el complemento de esta investigación consistió en la verificación de un método oportuno de investigación que se empleen llegar a una conclusión.
Se podría mencionar que el sistema metodológico retoza un papel importante en sus interrelaciones que involucra el proceso de la investigación. En ese aspecto, el planteamiento del problema y los objetivos guían el trabajo, mientras que la teoría lo sostiene. La consistencia interna de una investigación subordina en la fundamentación teórica.
El tipo de investigación a considerar es transversal, recolecta la información de lo que se va investigar, mediante, una encuesta realizada a los empleados y dirigentes de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., año 2022, la investigación descriptiva busca el desarrollo de una imagen descriptiva del fenómeno estudiado a partir de sus particularidades. Además, miden variables y conceptos con la finalidad de identificar las características importantes. Por medio de esta investigación descriptiva, se analizará la situación de la institución, es decir, el origen del problema estudiado, sus diferentes características, de los empleados, sus actitudes y el desarrollo de sus actividades, entre otros.
La investigación tendrá un enfoque mixto, porque se trabajará tanto con teorías como con datos estadísticos que serán recolectados en el campo objeto de estudio. Es decir que será del tipo cualitativa – cuantitativa. Además, por ser un proceso de análisis de la realidad de la institución a la que se va a realizar el estudio que se inicia con el análisis directo de hechos particulares y observación de documentos.
El método de la investigación para este trabajo es basado en el método deductivo-inductivo, ya que se plantearon preguntas directrices, donde se hizo una observación de los hechos y se procedió a realizar un estudio más profundo de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., a través de los productos terminados y que por medio de éste método se explicarán los problemas encontrados al realizar esta investigación.
La población de investigación también se conoce como un conjunto de individuos u objetos, conocidos por tener determinadas características similares. En este análisis de caso, la población sujeta de estudio fue de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., que de acuerdo a datos proporcionados por la misma empresa, existen alrededor de 16 trabajadores que se encuentran distribuidos en diferentes departamentos. La muestra es el subconjunto de la población, para nuestro análisis de estudio, hemos considerado que se tomará como muestra 4 personas con cargos medios y altos, y son: los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Bodega, importaciones y la Gerencia General de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., quienes serán las personas que responderán las encuestas.
Para el cálculo de la muestra, se aplicará el método no probabilístico o no estadístico, se utilizó este método porque la elección de los elementos fue a criterio personal, en función de las características de la investigación. Para el desarrollo de nuestro análisis de caso los instrumentos de recolección de información que se utilizarán son: Encuestas: Se realizó un cuestionario de preguntas cerradas con elección múltiple que estarán dirigidas a los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Importaciones, Bodega y al Gerente General. Se optó por este método por la precisión de obtener información y Entrevista: Se realizó un cuestionario de preguntas abiertas que va dirigida al Gerente General. Se utilizó este método para poder acceder a información sin ninguna limitación.
Para el procesamiento de datos de este estudio de caso se utilizará el método de escalamiento de Likert, es el conjunto de afirmaciones que mide diferentes reacciones; este procedimiento ayuda a medir las variables por medio de escalas, las puntuaciones se las obtiene sumando cada uno de sus valores.
Resultados
Una vez realizado el respectivo análisis del control interno que se da actualmente en la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., se pudo comprobar que no existen normas que aseguren el buen funcionamiento de los procesos y actividades operativas.
Se pudo constatar que la empresa objeto de estudio no ha implementado un manual de políticas y procedimientos que les permita a los trabajadores saber con exactitud los procesos diseñados para el cumplimiento eficiente de las operaciones que cada trabajador debe ejercer en cada actividad que realiza, ante esta situación es mucho más común que se cumpla de forma ineficiente las actividades.
La empresa al no poner en práctica los principios del control interno, no se encuentra en la capacidad de poder prevenir los posibles riesgos que existen ante la falta de control en sus actividades, sin embargo, tampoco han realizado las respectivas evaluaciones ni se ha optado por establecer las políticas pertinentes y las estrategias para una mejor gestión del control interno.
La evaluación del nivel de cumplimiento del control interno en la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., tiene como objetivo fundamental, encontrar cuáles han sido sus errores más frecuentes en sus procesos actuales, basados en el análisis de cada uno de los componentes, en los principios del COSO I y en cada uno de los indicadores de liquidez, rentabilidad, endeudamiento y eficiencia.
Se puede determinar que, si están siendo aplicados los componentes de control interno, a pesar de que la empresa no realiza revisiones, adecuaciones o reingenierías de los procesos de los diferentes departamentos que integran a la misma, no determinan el desempeño del personal mediante mediciones, ni tienen controles en las operaciones de las diferentes áreas. Se pudo evidenciar que no ha sido difundido el manual de funciones lo que implica que las actividades que realicen los colaboradores no sean la más idóneas por falta de conocimiento, adicional a esto se pudo constatar que dentro del manual de funciones que nos facilitó la empresa no se encuentra la descripción del cargo del Jefe de Bodega ni del Jefe de Operaciones, siendo este parte fundamental para el buen manejo de la gestión del inventario. Por medio de la observación directa que se realizó en los procedimientos de la empresa, se pudo verificar que no se realiza una evaluación de los indicadores financieros que afecten directamente al inventario.
Al no contar con una evaluación periódica de informes relacionados con la planificación y cumplimiento de objetivos en el proceso, el control interno no ha sido el idóneo en la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., situación que debe ser mejorada de forma inmediata y precisa, para lograr el cumplimiento de las expectativas de los directivos de la empresa.
Discusión
Luego de haber culminado con los análisis necesarios correspondientes a este estudio de caso, se concluye:
La metodología que se aplicó en el presente trabajo, así como diferentes métodos de recolección de información utilizadas con el respectivo análisis se determina que en la empresa Calzado Pony S.A. No están aplicando ningún sistema de control de inventario se analiza que requiere de la implementación de un sistema de control interno de inventarios, así como políticas, procedimientos, flujogramas, indicadores y normas generales de inventario
Se propone un sistema de control interno de inventarios donde se determina con claridad las políticas generales para cada área, procesos, flujogramas, indicadores de gestión, y normas generales para la toma física de inventario, ya que este sistema va permitir tener información clara y precisa para la toma de decisiones, aportando con la disminución de riesgo en el control de inventario.
Para efectos de que la gestión de inventarios cuente con las herramientas necesarias que sustente una adecuada y eficiente aplicación de los principios del control interno para el cumplimiento del COSO I, se requiere como mínimo de manuales de funciones, políticas y procedimientos, debidamente formalizados, y que contenga información apropiada, documentada y oportuna; sin embargo se pudo evidenciar que la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., no ha formalizado los manuales de funciones, políticas y procedimientos por parte de la Gerencia, que permita a los trabajadores saber con exactitud los procesos diseñados para el cumplimiento eficiente de las operaciones que cada trabajador debe ejercer en cada actividad que realiza, ante esta situación es mucho más probable que se cumpla de forma ineficiente los procesos y actividades operativas.
Respecto a la situación actual en cuanto a la gestión de inventarios de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., al realizar el análisis de cada uno de los componentes del COSO I, se detectó que cumple con el control interno en un 63%; sin embargo no cuentan con una clara percepción de la efectividad e idoneidad de sus controles y procedimientos internos; por medio de la observación directa de los procedimientos que se realizan en la empresa se pudo constatar que la empresa no realiza la evaluación de sus indicadores financieros que permitan conocer la situación real de la misma y por ende lo que atañe con la gestión del inventario que ayude a identificar el por qué sus niveles de inventarios son muy altos. Sin embargo, cabe recalcar que, respecto al área de bodega, los encuestados mayormente han manifestado conformidad con el desempeño de la misma.
Los beneficios que obtendrá la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A., al aplicar el control interno de forma eficiente, será mejorar el desarrollo de las actividades por parte de sus colaboradores al tener una asignación adecuada de sus responsabilidades. La empresa para complementar la eficiencia de su control interno y obtener mejores resultados deberá implementar la revisión periódica de los indicadores financieros que ayudarán a tener un adecuado control de sus procesos y de la gestión de su inventario, de esta forma podrá ampliar su visión y tendrá información real y oportuna de la situación de la organización. Al realizar el análisis de los indicadores financieros se puede prevenir el exceso de inventario que es desfavorable para la empresa porque esto ocasiona costos por almacenamiento que se verían reflejados en los estados financieros.
Anexos
Anexo 1: Encuestas estructuradas: abierta y cerrada
Encuesta para validación de datos de estudio de caso: empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A.
COSO I: Componente ambiente de control
1. ¿Existe, se entrega y se da a conocer, en forma verbal y/o escrita un código de conducta de la empresa, al momento de la contratación de personal?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
2. ¿La dirección responde ante las violaciones de normas de comportamiento o comportamientos que atentan contra la ética?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
3. ¿Al contratar personal, se evalúa el perfil con los conocimientos y las habilidades requeridas para cada cargo, dando a conocer a posterior las descripciones formales o informales del puesto y las funciones que comprenden el mismo?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
4. ¿Existe consejo de administración, comité de auditoría u otro que indique que hay un elemento de control en la empresa?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
5. ¿Se protegen los activos (incluyendo los bienes intelectuales y la información) del acceso o uso no autorizado, reduciendo las influencias y minimizando otros juicios?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
6. ¿La estructura organizacional resulta adecuada para el tamaño, actividades operacionales y ubicación de la compañía, donde los jefes departamentales tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
7. ¿Cómo califica la gestión realizada en el departamento de bodega de la empresa en los últimos años?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
8. ¿Existe información apropiada y documentada para la asignación de autoridad y responsabilidad a cada empleado de una forma sistemática en la empresa?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
9. ¿Se formulan, aplican y comunican normas y procedimientos para la selección, la contratación, adiestramiento, motivación, evaluación, promoción, remuneración, traslados y terminación de personal que sean aplicables a todas las áreas funcionales (p.ej., contabilidad, mercadeo, sistemas de información)?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
COSO I: Componente evaluación de riesgo
10. ¿La empresa cuenta con objetivos de negocios (crecimiento en venta y rentabilidad, participación etc.) y objetivos específicos relevantes?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
11. ¿La empresa ha diseñado planes estratégicos para el cumplimiento de objetivos?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
12. ¿Son bien controladas las adquisiciones, ventas, y disposiciones de negocios significativas para la empresa y los activos?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
13. ¿Se establece y emplea un mecanismo adecuado que identifique riesgos de negocios, incluyendo aquellos que resulten de: ofrecimiento de nuevos productos; ¿y cambios en el negocio, la economía y el entorno regulador?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
COSO I: Componente actividades de control
14. ¿Se siguen las prácticas contables y de cierre consistentemente en fechas interinas (p. ej., trimestral, mensualmente) durante el año, involucrándose la gerencia en la revisión de ésta documentación?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
15. ¿El departamento de contabilidad efectúa oportunamente los ajustes necesarios luego de la realización de la toma física de inventarios?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
16. ¿Establece la gerencia procedimientos para conciliar periódicamente activos físicos (p. ej., efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, activo fijo) con los registros contables relacionados?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
COSO I: Componente información y comunicación
17. ¿La información electrónica crítica es respaldada diariamente y guardada en otros medios electrónicos?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
18. ¿Reciben los socios y la gerencia a satisfacción suficiente información oportuna y confiable que les permita cumplir con sus responsabilidades (¿la empresa prepara informes financieros, exactos y oportunos, incluyendo informes de utilización interna?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
19. ¿Existe un plan actual de recuperación (backed up) de información tecnológica para las funciones, los sistemas, procesos e información del negocio?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
COSO I: Componente supervisión y seguimiento
20. ¿Tienen los empleados la información adecuada y oportuna para cumplir con las responsabilidades de su trabajo?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
21. ¿La empresa a través de su departamento de bodega realiza la revisión frecuente de los inventarios, previo a una compra?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
22. ¿Se emiten documentos de registro en donde conste la realización de la toma física de inventarios?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
23. ¿Se sucede un proceso adecuado y confidencial para que los empleados comuniquen situaciones impropias, para luego ser revisadas, investigadas y resueltas oportunamente?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
24. ¿La gerencia revisa periódicamente los procesos de control para asegurarse que los controles están siendo aplicados, omitidos y si la omisión fue apropiada?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
25. ¿Existe auditoría interna que la gerencia utilice para asistir sus actividades de monitoreo?
· Totalmente De acuerdo
· De acuerdo
· En desacuerdo
· Totalmente en desacuerdo
Entrevista abierta dirigida al gerente general de la empresa JOYCE PEREZEHIJOSS.A.
1. ¿Cómo calificaría la gestión de inventarios que en la actualidad la empresa ejecuta?
2. ¿Qué aspectos considera relevante para el control interno del inventario de la empresa?
3. ¿Qué herramientas considera indispensable para que el control interno del inventario mejore en el aspecto contable?
4. ¿Qué políticas de control cree que la empresa deba implementar para tener una mejor gestión del inventario?
5. ¿La empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos para el control interno de Inventario?
6. ¿Conoce usted la rotación de los inventarios en general y por cada ítem?
7. ¿Cree usted que el sistema que controla el inventario es el ideal para la empresa?
Referencias
1. Amparo, L., Benítez, T., & Bastidas Guzmán, V. E. (2021). Metodología para el control y la gestión de inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos Methodology for the control and inventory management in a company appliance retailer. Scientia Et Technica, 49, 85–91.
2. Arango Marin, J. A., Giraldo Garcia, J. A., & Castrillón Gómez, O. D. (2018). Gestión de compras e inventarios a partir de pronósticos Holt-Winters y diferenciación de nivel de servicio por clasificación ABC Inventory and buy management from Holt Winters forecasting and service level discrimination by ABC classification. Scientia et Technica Año XVIII, 18(4), 743–747
3. Arredondo, M. (2019). Contabilidad y Análisis de Costos. México: Grupo Editorial Patria.
4. Bertani, E; Polesello, M; Sánchez, M y Troila, J (2014) Coso I y Coso II. Una Propuesta Integrada. Tesis no publicada. Universidad Nacional de Cuyo. Mendoza, Argentina.
5. Cárdenas, R. (2022). Costo I. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos. 320 p. ISBN 9786078331796
6. COSO. (2020). Internal Control — Integrated Framework. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.
7. Estupiñán Gaitán, R. (2019). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y II. (Tercera). Bogotá: Xpress Estudio Gráfico y Digital S.A
8. Gutiérrez, V., & Rodríguez, L. F. (2018). Diagnóstico regional de gestión de inventarios en la industria de producción y distribución de bienes. Revista Facultad de Ingenieria, (45), 157–171.
9. Luna González, A. (2021). Proceso Administrativo (Primera). México: Grupo Editorial Patria S.A.
10. Pérez Vergara, I., Cifuentes Laguna, A. M., Vásquez García, C., & Ocampo, D. M. (2021). Un Modelo De Gestión De Inventarios Para Una Empresa De Productos Alimenticios. Ingeniería Industrial, XXXIV (2), 227–236.
11. Quistanchala, J. (2018). Sistema de control de inventarios aplicado a la empresa Importadora DISBEN ubicado en la ciudad de Quito, dedicado a la importación de partes componentes, herramientas y accesorios para vehículos automotores y motocicletas (Tesis de pregrado). Universidad Central, Ecuador.
12. Solórzano, M. (2018). Gestión de pedidos y stock (1era, ed.). Madrid: IC Editorial.
© 2023 por los autores. Este artículo es de acceso abierto y distribuido según los términos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)
(https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/).