Proposal for an inventory control system for the company Luatec S.A. From the city of Guayaquil
Proposta de um sistema de controle de estoque para a empresa Luatec S.A. Da cidade de Guayaquil
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Correspondencia: aj.zamora@istvr.edu.ec
Ciencias Económicas y Empresariales
Artículo de Investigación
* Recibido: 23 de junio de 2023 *Aceptado: 12 de julio de 2023 * Publicado: 01 de agosto de 2023
- Egresada, Instituto Superior Tecnológico Vicente Rocafuerte, “ISTVR”, Ecuador.
- Subcoordinador de Carrera y Docente de Contabilidad, Instituto Superior Tecnológico Vicente Rocafuerte “ISTVR”, Ecuador.
Resumen
El presente trabajo e investigación se establece por otorgar a la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil una solución respecto a los problemas suscitados en sus procesos de control de inventarios, que han sido ocasionados regularmente por diversos factores, ocasionando retrasos en los procesos. Con el objetivo general de Proponer un sistema de control de inventario para la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil. El diseño de investigación del presente proyecto de investigación tiene un enfoque cualitativo, con investigación de tipo documental, descriptiva y analítica. Con ayuda de la aplicación de encuestas y de una investigación documental logra cumplirlos objetivos planteados. En la propuesta se propusieron actividades de ayuda para la sistematización del sistema de control de inventario, otorgándole un mejor desempeño al sistema de control de inventarios. En conclusión, mediante la aplicación de actividades para mejor manejo del control de inventarios y la correcta distribución de funciones dentro de la empresase puede evitar problemas con los inventarios y los retrasos y pérdidas de ventas que estos ocasionan.
Palabras clave: Control; Inventario; Sistema.
Abstract
The present work and investigation is established to grant the company LUATEC S.A., from the city of Guayaquil, a solution regarding the problems that arise in their inventory control processes, which have been regularly caused by various factors, causing delays in the processes. With the general objective of Proposing an inventory control system for the company LUATEC S.A. from the city of Guayaquil. The research design of this research project has a qualitative approach, with documentary, descriptive and analytical research. With the help of the application of surveys and documentary research, it manages to meet the objectives set. In the proposal, support activities were proposed for the systematization of the inventory control system, giving a better performance to the inventory control system. In conclusion, through the application of activities for better inventory control management and the correct distribution of functions within the company, problems with inventories and the delays and sales losses that these cause can be avoided.
Keywords: Control; Inventory; System.
Resumo
O presente trabalho e investigação se estabelece para outorgar à empresa LUATEC S.A., da cidade de Guayaquil, uma solução em relação aos problemas que surgem em seus processos de controle de estoques, que têm sido causados regularmente por diversos fatores, ocasionando atrasos nos processos. Com o objetivo geral de Propor um sistema de controle de estoque para a empresa LUATEC S.A. da cidade de Guayaquil. O delineamento da pesquisa deste projeto de pesquisa tem abordagem qualitativa, com pesquisa documental, descritiva e analítica. Com a ajuda da aplicação de inquéritos e pesquisa documental, consegue cumprir os objetivos traçados. Na proposta, foram propostas atividades de apoio à sistematização do sistema de controle de estoque, dando um melhor desempenho ao sistema de controle de estoque. Em conclusão, através da aplicação de atividades para uma melhor gestão do controle de estoque e a correta distribuição de funções dentro da empresa, podem ser evitados problemas com estoques e os atrasos e perdas de vendas que estes causam.
Palavras-chave: Controle; Inventário; Sistema.
Introducción
El tema referente a la sistematización del control de inventario para la entrada y salida de mercadería; es uno de los principales esquemas de gestión empresarial que se realizan en las organizaciones para mantener un control directo de todas aquellas acciones que se realizan con la mercadería. Las organizaciones buscan mantenerse en el mercado es cada vez es más competitivo; por lo tanto, deben enfrentarse a las necesidades internas que posee; entre las principales es el control y manejo del inventario para que se note calidad y precios bajos; la actividad ingreso y salida de mercadería está relacionada por la administración del inventario.
La administración del inventario permite que todas las áreas de una organización puedan maximizar los servicios a los clientes, además de minimizar los costos por el mantenimiento, actualización, y ordenamiento o del inventario; debido a que se utilizan procesos de ahorro de recursos y a la vez del aprovechamiento de las funciones productivas en la organización al momento de mantener en orden la mercadería y evitando problemas de abastecimiento, reducción de ganancia o mercado.
El control del inventario se lo aplica con el fin de mantener el correcto mantenimiento y almacenamiento, además del registro de la mercadería y el conteo de los productos existentes. Por lo que el tema de control y manejo adecuado del inventario en la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil, requiere mejoras en la gestión de entrada y salida de inventario tomando en consideración la emisión de la factura, orden de pedido al proveedor, entrega del producto terminado, entre otros detalles a considerar dentro del flujo o manejo de mercadería.
Las actividades técnicas aplicada en la presente investigación busca establecer una adecuada administración y control de la mercadería con el fin de generar ahorros dentro de la organización, además de contar con información relevante que va a permitir agilizar el movimiento del inventario y considerar todas aquellas anomalías que se presente para agilizar los posibles daños o robo dentro de las instalaciones.
A nivel mundial, las pequeñas y medianas empresas prevalecen con problemas organizacionales y se ven obligadas a realizar cambios significativos en todas sus áreas, por lo que la existencia de controles internos efectivos es fundamental para mejorar los procesos contables. Administrar y operar con la seguridad de que la información financiera obtenida es verificable, comprensible y confiable, reduciendo el riesgo de que cualquier circunstancia adversa afecte la rentabilidad económica de la empresa.
De manera específica, la importancia del control de inventario como cuenta principal para cualquier tipo de empresa comercial es indiscutible, ya que la rotación de esas mercancías se convierte inmediatamente en efectivo una vez que se completa la venta de mercancías. Un sistema de inventario es una estructura utilizada para controlar el nivel de presencia y determinar la entrada y salida de mercancías (Asencio, 2017).
El sector comercial es de fundamental importancia para las economías de muchos países en vías de desarrollo y actualmente muchas empresas pertenecientes a este sector están desapareciendo del mercado debido a las persistentes pérdidas de rendimiento por una mala gestión de inventarios En el contexto de Ecuador, por una gestión de inventarios insuficiente , muchas empresas del sector comercial también tienen problemas de esta naturaleza, lo que hace que las economías de estas entidades estén desequilibradas y la mayoría de ellas no puedan permanecer en el mercado (Tenesaca & Maji, 2018).
Las empresas u organizaciones cumplen varios objetivos planteados, entre ellos, está el objetivo mayor, el que mantiene en pie a la empresa, que es el hecho de vender. Para poder tener ventas óptimas, uno de los factores es tener en stock los productos que el cliente necesita, además de la agilización del proceso de inventario de estos productos para que puedan ser ofertados.
La empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil presenta diversos problemas con respecto al control de inventarios. Entre los problemas que más resaltan, están: el jefe de tienda es el encargado es de manejar inventarios semanal, quincenal y mensual, problemas diarios, manejo de buffer (entrada y salida de facturas), despachar mercadería de esta y otras tiendas, tomar firmas de ventas a crédito y contado, arqueos de caja semanal. Al poseer otras responsabilidades con respecto a la función del cargo, se suelen descuidar las actividades de control de inventario, que pueden ocasionarse por un grave retraso en este sistema; que, si no se trata cuando es debido, puede traer consigo varios problemas.
Debido a problemas como la falta de bodeguero que agilice el proceso de ingreso y salida de inventario, o el ingreso de las guías cómo tal. Además de que la entrega de “regalos” y artículos promocionales no posea un límite en el que el cliente puede acercarse a retirarlos, causa retrasos en el control de inventarios de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil que es objeto de estudio.
A falta de personal de bodega, el jefe de tienda se encarga del ingreso manual del inventario o de las guías de remisión, pero, por sus diversas obligaciones como jefe, este proceso suele retrasarse un tiempo no determinado, haciendo que surjan percances como fallas de inventario. Al obtener este problema, no se recibe mercadería y es devuelta a la bodega central, hasta que el problema sea solucionado. Todo esto, resulta en un erróneo control de inventarios para la entrada y salida de mercadería de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil.
Entre los problemas que genera el retraso de control de inventario, están: la falta de stock en la tienda que ocasiona pérdida de la fidelidad de los clientes, fallas en el registro de inventario de productos, acumulación de guías de remisión. No obstante, existe otro percance que altera el control de inventario, este se suscita, cuando los clientes no van a retirar sus regalos u obsequios durante un largo periodo de tiempo, haciendo que este, tenga que ser ingresado en el inventario. Una correcta sistematización del control de inventario ayuda a que los procesos de control de inventario no se retrasen y no ocasionen reducción de las ventas en el almacén.
Por los motivos anteriormente expuestos, resulta necesario el diseño de un Sistema de Control de Inventarios en la entrada y salida de mercadería de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil, el mismo que le permita gestionar de una mejor manera la mercadería que se encuentra en stock y llevar un mayor control, el mismo que facilitará los procesos contables, administrativos y operacionales inmersos dentro de estos procesos.
Como objetivo de la investigación es Proponer un sistema de control de inventario para la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil
Desde la perspectiva teórica, el desarrollo de la presente investigación tiene como propósito el identificar a través de un estudio documental, cada uno de los constructos que servirán como base fundamental para la investigación y la Sistematización de Control de Inventarios en la entrada y salida de mercadería de la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil.
A partir del enfoque y metodología de investigación, el desarrollo sistemático de la misma permitirá se replicada en otras empresas, con la finalidad de observar la falta de una Sistematización del Control de Inventarios. De esta manera, debido a su similitud, se podrán contrastar los resultados obtenidos y evidencia, la importancia contar con la Sistematización del Control de Inventario para el área contable, administrativa y operacional de una determinada empresa.
El desarrollo de la investigación, desde el punto de vista práctico, permitirá a la empresa Luatec S.A. de la ciudad de Guayaquil el gestionar de una mejor manera los recursos y llevar un control en la salida y entrada de mercadería. Los resultados obtenidos pondrán en evidencia la importancia de la Sistematización del Control de Inventario y será utilizado en otras sucursales en donde no se haya implementado hasta la actualidad.
El diseño de un sistema de control de inventarios ayudará a otras empresas de la misma naturaleza a llevar una mejor sistematización del control de inventario, haciendo que el registro de inventario de las entradas y salidas sea asignado a una persona, por lo que esta persona será la responsable, del buen manejo en el almacenaje de la mercadería.
Control interno. El control interno se refiere al seguimiento de los procedimientos de una organización, está diseñado para fortalecer e impulsar el logro de objetivos, previniendo la pérdida de recursos, reduciendo riesgos, mejorando la ética e incrementando la confianza en los inversionistas para invertir, este sistema es aplicable a todo tipo de negocio que quiera llevar el control de sus actividades de una forma correcta y ordenada. Según Isaza (2019) el control interno es un sistema integrado por la estructura de la organización y el conjunto de acciones, métodos, normas, principios, procedimientos y mecanismos de confirmación y estimación practicados por una entidad con el fin vigilar que todas las actividades se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales
El control interno es un conjunto de acciones, políticas y procedimientos que analizan el estado situacional de una empresa, con el fin de identificar cualquier tipo de falencia y al mismo tiempo las medidas correctivas para la toma de decisiones en beneficio de los objetivos institucionales planteados. Un eficiente sistema de control interno proporciona tranquilidad con relación a la responsabilidad que tiene los directivos de la organización y el manejo de los recursos públicos o privados de la organización.
Según Estupiñan (2020) los componentes de control se describen como: el ambiente de control que hace referencia al gobierno corporativo, la organización y administración, la evaluación de riesgos son las valuaciones de riesgo como parte natural del proceso de planeación, las actividades de control son las acciones realizadas en todos los niveles de la entidad en un ambiente tecnológico, el sistema de información y comunicación se refiere a la generación de información relevante sobre el funcionamiento del control interno y finalmente el monitoreo son las actividades implantadas en los procesos mediante auditoría interna o externa.
Dicho de otra manera, el autor expresa que, los componentes del control interno establecen lineamientos para el logro de los objetivos de la organización, proporcionando seguridad al lograr la fiabilidad de la información financiera, la eficiencia y eficacia de las operaciones y al cumplimiento de normas y leyes aplicables.
Según Iturriaga et. all. (2019), hasta el año 2017 la estructura del control interno se basaba únicamente en las políticas y procedimientos establecidos que brinden seguridad para lograr los objetivos específicos de una organización.
Fuente: (Iturriaga, T., Nigenda, M., Prieto, S. & Rojas, E., 2019).
Adaptado por el autor
Figura 1: Estructura del control interno.
Como conclusión de los modelos de COSO I, II, y III todo estudian el control interno y los posibles riesgos y respuestas, sea este de una empresa u organización de gobiernos corporativos, en este trabajo de investigación se optará por el Modelo COSO I para el desarrollo del control interno de PYMEs en la ciudad de Guayaquil
Inventario. El inventario es un término que hace parte de la segunda variable considerada en el estudio, la cual guarda relación con el sistema de control que se debe aplicar dentro de las empresas para mantener la organización de las mercaderías que existen como parte del inventario para uso y para la comercialización, por lo tanto, se considera de relevancia exponer la conceptualización del inventario, como el principal registro utilizado en la práctica de las actividades comerciales, para lo cual, se ha considerado los criterios de diferentes eruditos concerniente a la variable en investigación.
Otra conceptualización es la expresada por Caldentey (2017) quien manifiesta que, los inventarios hacen parte de las cuentas del activo fijo donde se presenta el conjunto de mercaderías o mercancías que una empresa ha adquirido con la finalidad de ejercer su actividad comercial de manera favorable, las cuales se realizan de manera periódica para evitar faltantes que impidan cumplir con el funcionamiento de la misma.
De acuerdo a lo descrito, el inventario se presenta como un componente de gran contribución para la organización en general, más aún cuando la actividad de la misma, es la compra y venta de mercadería, en ese caso es el eje central de las actividades organizacionales, por lo cual se requiere mantener el volumen adecuado de existencias, para asegurar los ingresos que se han planificado alcanzar a través de la actividad comercial, cumpliendo con su control en cuanto al almacenamiento y respectivo mantenimiento en bodegas.
Por otra parte, Zapata (2018) define los inventarios como “aquellos bienes tangibles que existen dentro de una empresa, destinados para la comercialización o para llevar a cabo actividades de producción, sea cual sea el caso, es preciso contar con la cantidad suficiente evitando que su faltante cause paralización de la actividad productiva”.
De manera que, los inventarios constituyen un componente de gran relevancia para la empresa, cumpliendo con la finalidad de servir de base y soporte de las actividades que se ejecuten dentro de la empresa, tanto para la comercialización que implica la compra – venta de los inventarios, así como también para las actividades productivas, es decir, el inventario constituye el activo circulante que hace parte importante de los sistemas de contabilidad, por lo tanto, es preciso que su gestión se ejerza de manera correcta convirtiéndolo en una herramienta administrativa y contable de control eficiente en las operaciones de la empresa.
El inventario es de gran importancia, porque constituye una parte fundamental de las empresas para llevar a cabo la actividad comercial o productiva a la que se dedican, por lo tanto, precisa que su gestión se realice de manera oportuna para satisfacer de manera correcta las necesidad que se puedan generar para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, siendo preciso mantener un control de las existencias de manera sofisticada y conocer las existencias y faltantes en el tiempo oportuno, con lo que se puede incluso mejorar la rentabilidad de la organización.
El inventario constituye un activo de gran relevancia en las empresas, porque es el capital a manera de materiales con los que se cuenta para llevar a cabo las actividades que le permiten a la alta gerencia planificar el desarrollo de sus actividades para el cumplimiento de los objetivos establecidos, tanto en lo correspondiente a la comercialización como en las exigencias de la producción (Catacora, 2018).
De hecho, el inventario cumple con la misión de mejorar los procesos internos, permitiendo que la gestión de compra – venta se lleve a cabo de manera correcta, evitando las posibles demoras o faltantes que puedan perjudicar a la empresa, causando insatisfacción en los clientes y lo que puede repercutir en los procesos de rotación y por ende en la liquidez de la organización y en la rentabilidad, de modo que, el mantener un inventario de existencias debidamente controlado y organizado mejorará los procesos operativos y las ganancias obtenidas, las cuales se pueden conocer mediante la revisión periódica de los registros.
Control del inventario. El proceso que implica el control del inventario se encuentra ligado con la contabilización y los sistemas empleados para lograr mantener un tratamiento contable de las existencias de la empresa, para mantener un adecuado registro de las mismas no solo en la cuenta física sino también en la respectiva documentación empleada, de modo que, el control de inventarios permite conocer en tiempo real el estado de la cuenta de mercaderías dentro de una compañía, siendo clave que se ejerza dicha inspección y verificación para lograr mejorar los procesos internos, la optimización, la productividad y con esto la rentabilidad generada por la organización.
Como se ha mencionado, el control de los inventarios implica que una empresa cuenta con las existencias requeridas en todo momento, evitando faltantes que puedan demorar los procesos o causar insatisfacción en los clientes que demandan un determinado producto, por lo tanto, mediante el control de las mercaderías es posible que se mejoren los procesos internos y se cumpla de manera periódica con el abastecimiento de los inventarios que se encuentran en mayor demanda y se disponen para la producción, asegurando con esto la mayor rotación de los productos una mayor rentabilidad.
Las empresas a nivel general requieren realizar el control de inventarios, para lo cual se precisa contar con diferentes medios para conseguirlo, como es el uso de sistemas que se incorporen de manera eficiente para lograr una gestión de manera adecuada en las mercaderías, de manera que se logre reducir las pérdidas por daños, la reducción de los costos por concepto de almacenamiento, además puede optimizar el ciclo de comercialización de compra – venta de los productos, la planificación de los ingresos mediante el flujo de caja presupuestado y es una importante herramienta para la identificación de oportunidades de negocio.
De acuerdo a lo expresado, se puede identificar que el sistema de inventarios busca establecer un registro de las existencias de mercaderías que permita llevar un control de los bienes y el stock existente, manteniendo el registro de los movimientos para realizar el seguimiento de las compras, ventas, producción y demás actividades que involucren el uso o comercialización de las existencias, de manera que se mantenga el funcionamiento oportuno del sistema de control, por lo tanto, no basta con mantener un registro físico, se precisa de un control mediante un sistema especializado para mejorar los procesos.
Lo expresado tiene relación con lo manifestado por Caldentey (2017) quien indica que al implementar un sistema de control de inventarios es una opción de gran aporte para la organización y planificación de la empresa, ya que las ventajas que se obtendrán se orientan a la reducción de gastos innecesarios, el control eficiente de las existencia, la satisfacción de los clientes, evitar reclamos y quejas de los usuarios, entre otros problemas que se presentan cuando no existe una herramienta que mejore la gestión del inventario.
El principal beneficio que se consigue mediante un sistema de control de inventarios dentro de la empresa es poder mantener el orden correcto y la administración eficiente de las existencias, lo cual incide de manera directa en el desempeño organizacional y la generación de ingresos y liquidez. Siendo vital el contar con un sistema de control de inventarios que se en enfoque en mantener un nivel óptimo de reducción de gastos incensarios y la eficiencia de los procesos para mantener una compañía rentable.
Materiales y Métodos
La metodología es el enlace de procesos y herramientas necesarias, por el cual, se desempeña el proyecto investigativo, considerando que el mismo contenga fundamento filosófico y científico. Por ende, el complemento de esta investigación consistió en la verificación de un método oportuno de investigación que se empleen llegar a una conclusión.
Se podría mencionar que el sistema metodológico retoza un papel importante en sus interrelaciones que involucra el proceso de la investigación. En ese aspecto, el planteamiento del problema y los objetivos guían el trabajo, mientras que la teoría lo sostiene. La consistencia interna de una investigación subordina en la fundamentación teórica.
El diseño considerado en la presente investigación fue no experimental, definido como aquel estudio que evita la manipulación deliberada de las variables (Escobar & Bilbao, 2020). En este caso, se ha considerado las variables del sistema de control e inventarios, por lo tanto, los hallazgos que se desprendieron del diagnóstico efectuado no se alteraron y fueron descritos, de la misma manera que se observaron.
El tipo de investigación es exploratorio, este tipo de investigación aportará de forma muy significativa al permitirnos realizar un examen amplio de la problemática a tratar, pues aquí podremos obtener datos muy relevantes que nos apruebe formular criterios de una forma consciente y fluida, y además brindarnos la oportunidad de desarrollar nuevos métodos a aplicar para la solución del problema a examinar.
El tipo de investigación a considerar es descriptivo, se analizará la situación de la institución, es decir, el origen del problema estudiado, sus diferentes características, de los empleados, sus actitudes y el desarrollo de sus actividades, entre otros.
Esta investigación es de carácter cualitativo, se obtendrá la información mediante entrevista al personal que labora en esta asociación. Con base en el marco teórico sobre el modelo COSO se ha llegado a la conclusión que será el modelo COSO I el que se va a emplear para el llevar a cabo control interno de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil.
El método de la investigación para este trabajo es basado en el método deductivo-inductivo, ya que se plantearon preguntas directrices, donde se hizo una observación de los hechos y se procedió a realizar un estudio más profundo de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil a través de los inventarios y que por medio de éste método se explicarán los problemas encontrados al realizar esta investigación.
La población de investigación también se conoce como un conjunto de individuos u objetos, conocidos por tener determinadas características similares. En este análisis de caso, la población sujeta de estudio fue de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil que, de acuerdo a datos proporcionados por la misma empresa, existen alrededor de 16 trabajadores que se encuentran distribuidos en diferentes departamentos. La muestra es el subconjunto de la población, para nuestro análisis de estudio, hemos considerado que se tomará como muestra 4 personas con cargos medios y altos, y son: los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Bodega, importaciones y la Gerencia General de la empresa LUATEC S.A. de la ciudad de Guayaquil, quienes serán las personas que responderán las encuestas.
Para el cálculo de la muestra, se aplicará el método no probabilístico o no estadístico, se utilizó este método porque la elección de los elementos fue a criterio personal, en función de las características de la investigación. Para el desarrollo de nuestro análisis de caso los instrumentos de recolección de información que se utilizarán son entrevistas.
Se realizó un cuestionario de preguntas cerradas con elección múltiple que estarán dirigidas a los Jefes de los departamentos de Contabilidad, Importaciones, Bodega y al Gerente General. Se optó por este método por la precisión de obtener información y Entrevista: Se realizó un cuestionario de preguntas abiertas que va dirigida al Gerente General. Se utilizó este método para poder acceder a información sin ninguna limitación.
Para el procesamiento de datos de este estudio de caso se utilizará el método de escalamiento de Likert, es el conjunto de afirmaciones que mide diferentes reacciones; este procedimiento ayuda a medir las variables por medio de escalas, las puntuaciones se las obtiene sumando cada uno de sus valores.
Resultados
Por medio de la metodología cualitativa que se utilizó en este trabajo de investigación se pudieron evidenciar los siguientes resultados:
Entre los resultados obtenidos mediante la entrevista que se le hizo al representante legal respectivamente de la empresa LUATEC S.A., se puede identificar que no existe un control interno correcto dentro de la organización, tampoco existe un manual interno dentro de todas las áreas, lo que genera que no exista una supervisión adecuada de las actividades; se evidenció también que la problemática existente se da porque la contabilidad es llevada externamente, esto genera inconformidad entre los socios.
A pesar de que mediante las entrevistas indican que se existe una estructura organizacional definida los mismos socios también indican que no existe un control interno administrativo que sea adecuado para el logro de los objetivos. Por medio de las entrevistas también sé confirmó la inexistencia de manuales calidad, de inventarios, de procedimientos y un sistema automatizado contable.
Razón por la cual el 68.75% de los socios considera que la implementación de estos permitiría cumplir los objetivos planteados como organización.
Se debe mencionar que al concluir las entrevistas, el 31,25% de los socios mencionó que consideran que el logro de objetivos va mucho más allá de estas implementaciones, una de las sugerencias que ellos indicaron fue que se debe capacitar al personal constantemente y también en base a sus logros designarlos en sus puestos de trabajo; a pesar de que en esta pregunta solo el 25% de la población indicó que el personal no había sido designado de forma adecuada, luego de la entrevistados mediante el método de la observación se pudo evidenciar que éste también es un punto importante de falencia que consideran los socios.
Discusión
Un sistema de control de inventario debe poseer las características de poder permitir el ingreso de cada mercadería con sus respectivas descripciones. Los parámetros para que un Sistema de Control de Inventario sea aplicado son la inclusión de los lineamientos para el manejo del Kardex, que contengan base de datos en donde se realicen los registros de entradas y salidas como también se realice la conciliación de inventarios para detectar cualquier faltante.
Actualmente la contabilidad que se aplica en de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil se encuentra dentro de números favorables, esto quiere decir que los problemas de control de inventarios no han llegado a afectar a la contabilidad de la tienda.
Implementar actividades para la sistematización del Control de Inventarios utilizados para la entrada y salida de mercadería es de gran relevancia, para obtener una mejora en el proceso de los datos de inventario, tanto físicos como en el registro contable de inventario del almacén. Adicionalmente la limitación de tiempo en el que los regalos y artículos promocionales de clientes pueden ser retirados, agiliza y organiza el ingreso de estos productos al inventario. A través de un mejor manejo del control de inventarios y la correcta distribución de funciones dentro del almacén se puede evitar problemas con los inventarios y los retrasos y pérdidas económicas y financieras que estos ocasionan.
Se propone un sistema de control interno de inventarios donde se determina con claridad las políticas generales para cada área, procesos, flujogramas, indicadores de gestión, y normas generales para la toma física de inventario, ya que este sistema va permitir tener información clara y precisa para la toma de decisiones, aportando con la disminución de riesgo en el control de inventario.
Para efectos de que la gestión de inventarios cuente con las herramientas necesarias que sustente una adecuada y eficiente aplicación de los principios del control interno para el cumplimiento del COSO I, se requiere como mínimo de manuales de funciones, políticas y procedimientos, debidamente formalizados, y que contenga información apropiada, documentada y oportuna; sin embargo se pudo evidenciar que la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil no ha formalizado los manuales de funciones, políticas y procedimientos por parte de la Gerencia, que permita a los trabajadores saber con exactitud los procesos diseñados para el cumplimiento eficiente de las operaciones que cada trabajador debe ejercer en cada actividad que realiza, ante esta situación es mucho más probable que se cumpla de forma ineficiente los procesos y actividades operativas.
Respecto a la situación actual en cuanto a la gestión de inventarios de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil l realizar el análisis de cada uno de los componentes del COSO I, se detectó que cumple con el control interno en un 63%; sin embargo no cuentan con una clara percepción de la efectividad e idoneidad de sus controles y procedimientos internos; por medio de la observación directa de los procedimientos que se realizan en la empresa se pudo constatar que la empresa no realiza la evaluación de sus indicadores financieros que permitan conocer la situación real de la misma y por ende lo que atañe con la gestión del inventario que ayude a identificar el por qué sus niveles de inventarios son muy altos. Sin embargo, cabe recalcar que, respecto al área de bodega, los encuestados mayormente han manifestado conformidad con el desempeño de la misma.
Los beneficios que obtendrá la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil al aplicar el control interno de forma eficiente, será mejorar el desarrollo de las actividades por parte de sus colaboradores al tener una asignación adecuada de sus responsabilidades. La empresa para complementar la eficiencia de su control interno y obtener mejores resultados deberá implementar la revisión periódica de los indicadores financieros que ayudarán a tener un adecuado control de sus procesos y de la gestión de su inventario, de esta forma podrá ampliar su visión y tendrá información real y oportuna de la situación de la organización. Al realizar el análisis de los indicadores financieros se puede prevenir el exceso de inventario que es desfavorable para la empresa porque esto ocasiona costos por almacenamiento que se verían reflejados en los estados financieros.
Anexos
Anexo 1. Formato de Entrevista para los empleados de la empresa LUATEC S.A., de la ciudad de Guayaquil
1. ¿Considera Ud. que el personal designado a las diferentes funciones es el adecuado para el puesto de trabajo?
Si
No
2. ¿Considera Ud. que LUATEC S.A., tiene una estructura organizacional bien definida?
Si
No
3. ¿Considera Ud. que LUATEC S.A., realiza supervisiones adecuadas de sus actividades?
Si
No
4. ¿Considera Ud. que LUATEC S.A., capacita correctamente al personal para el cumplimiento de sus actividades?
Si
No
5. ¿Considera Ud. que es adecuado el control interno administrativo en LUATEC S.A.,?
Si
No
6. ¿Considera Ud. que es adecuado el control financiero en LUATEC S.A.?
Si
No
7. ¿LUATEC S.A., tiene un manual de control interno en todas las áreas?
Si
No
8. ¿Considera Ud. que mediante la implementación del control interno adecuado, manuales y un sistema automatizado contable LUATEC S.A., permitiría cumplir los objetivos planteados como organización
Si
No
9. ¿Qué problemática o falencia considera que hay en la actualidad?
10. ¿Qué información utiliza para tomar decisiones generales en LUATEC S.A.?
11. ¿Considera Ud. que existe un control interno correcto en LUATEC S.A.?
12. ¿Considera Ud. que hay un manual interno dentro de todas las áreas?
13. ¿Cree Ud. que las funciones están correctamente delegadas a cada empleado de acuerdo a su capacidad?
14. ¿Estaría Ud. dispuesto a invertir en un nuevo modelo de control interno?
15. ¿Qué problemática o falencia considera que hay en la actualidad?
16. ¿Cómo considera Ud. la gestión financiera de LUATEC S.A.?
17. ¿Considera Ud. que existe un control interno correcto en LUATEC S.A.?
18. ¿Considera Ud. que hay un manual interno dentro de todas las áreas?
19. ¿Cómo se presentan los estados financieros, la contabilidad e inventarios en la actualidad?
20. ¿Considera Ud. que LUATEC S.A., está en condiciones para implementar un sistema automatizado contable?
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