La Gestión de inventarios en las PYMES del
sector de la construcción
Inventory management in Pymes
in the construction sector
Gestão de inventários nas
PMEs do sector da construção
Correspondencia: sromero3@utmachala.edu.ec
Ciencias económicas y empresariales
Artículo de revisión
*Recibido: 25 de julio de 2021 *Aceptado: 30 de Agosto de 2021 * Publicado: 09 de septiembre de 2021
I.
Estudiante de la Carrera de Administración de Empresas de la Facultad de
Ciencias Empresariales de la Universidad Técnica de Machala, Machala, Ecuador.
II.
Estudiante de la Carrera de Administración de Empresas de la Facultad de
Ciencias Empresariales de la Universidad Técnica de Machala, Machala, Ecuador.
III.
Magíster en Administración y Dirección de Empresas. Docente de la
Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Técnica de Machala,
Machala, Ecuador.
Resumen
La gestión de inventario es una herramienta que
ayuda a las empresas a administrar y controlar sus productos correctamente
estableciendo de forma clara políticas, métodos y procedimientos. El objetivo
de la investigación fue determinar un modelo de gestión de inventarios para el
manejo eficiente de los materiales de las Pymes orientadas al sector de la
construcción, donde se empleó un enfoque cuantitativo y cualitativo, la
población objeto de estudio fueron las pymes relacionadas al sector de la
construcción dentro de la provincia de El Oro; seleccionando mediante la
aplicación de un muestreo no probabilístico intencional, 42 pymes. La
información se procesó mediante el programa estadístico IBM SPSS 21, teniendo
como resultados que muchas empresas administran sus inventarios utilizando
Excel e incluso lo realizan de forma manual; la implementación de un software
ayudaría a automatizar y unir procesos e información, para ello deben adquirir
más conocimientos y nuevas herramientas para un mejor control que permitirá una
reducción en tiempos y costos que se puedan generar al llevar este proceso
empíricamente. Se establece la propuesta de elaboración de un diagrama de
procesos, representando un modelo determinístico que ayude a llevar un proceso
de forma ordenada y detallada con políticas establecidas que permitan efectuar
una revisión periódica de inventarios para un mejoramiento constante.
Palabras
clave: Inventarios; control; gestión.
Abstract
Inventory management is a
tool that helps companies to manage and control their products correctly by
establishing clear policies, methods and procedures. The objective of the
research was to determine an inventory management model for the efficient management
of materials of SMEs oriented to the construction sector, where a quantitative
and qualitative approach was used, the study population were Pymes related to the construction sector within the
province of El Oro; selecting through the application of a non-probabilistic
purposive sampling, 42 Pymes. The information was
processed using the statistical program IBM SPSS 21, having as results that
many companies manage their inventories using Excel and even do it manually;
the implementation of a software would help to automate and unite processes and
information, for this they should acquire more knowledge and new tools for
better control that will allow a reduction in time and costs that can be
generated by carrying out this process empirically. The proposal for the
elaboration of a process diagram is established, representing a deterministic
model that helps to carry out a process in an orderly and detailed manner with
established policies that allow a periodic review of inventories for constant
improvement.
Keywords: Inventories; control; management.
Resumo
A gestão do inventário
é uma ferramenta que ajuda as empresas a gerir e
controlar correctamente os seus produtos,
estabelecendo políticas, métodos e procedimentos claros. O objectivo
da investigação era determinar um
modelo de gestão de inventário
para a gestão eficiente dos materiais
das PMEs orientadas para o sector da construção, onde era utilizada uma abordagem quantitativa
e qualitativa, a população
do estudo eram PMEs relacionadas com o sector da
construção na província de El Oro; seleccionando através
da aplicação de uma amostragem não-probabilística, 42
PMEs. A informação foi processada usando o programa estatístico IBM SPSS 21, com os
resultados que muitas empresas administram
os seus inventários usando
Excel e até o fazem manualmente; a implementação de software ajudaria
a automatizar e unir processos e informação,
para o que devem adquirir mais
conhecimentos e novas ferramentas
para um melhor controlo que
permita uma redução no
tempo e custos que podem
ser gerados pela execução
empírica deste processo. É feita uma proposta
para a elaboração de um
diagrama de processo, representando um modelo determinístico que ajuda
a realizar um processo de
forma ordenada e detalhada com
políticas estabelecidas que permitem
uma revisão periódica dos inventários para uma melhoria constante.
Palavras-chave: Inventários;
controlo; gestão.
Introducción
Las
empresas actualmente son consideradas como una fuente importante para el
desarrollo de las economías a nivel mundial sin considerar su tamaño, el éxito
dependerá de factores como una buena gestión, su capital humano, las
estrategias y técnicas que emplean para alcanzar el éxito y lograr cumplir con
el objetivo por el cual surgió dentro del mercado, así lo expresan Iturralde-Pulla et al.
Los autores Sánchez y Ramírez
El poder controlar los inventarios de manera
correcta con las herramientas y los procesos adecuados, atrae beneficios de
gran importancia los cuales se ven reflejados en el orden del almacén,
información veraz relacionada a las existencias y las salidas de productos o
materiales, logrando una reducción en sus costos y poder efectuar procesos de
mayor eficiencia, así lo afirman Delgado-Soto et
al
Marco Teórico
Pequeñas
y medianas empresas
Los autores García y
Villafuerte
Para Rodríguez-Mendoza
y Avilés-Sotomayor
Sector de la
construcción
De acuerdo a Garcia-Regalado et al.
Toma de decisiones
Según Zapata et al.
Diagrama
de procesos
Para los autores Medina et al.
Inventario
El inventario según
Carreño et al.
Gestión de inventario
Para Veloz-Navarrete y
Parada-Gutiérrez
De acuerdo a Lopez-Cajilima et al.
Según Osorio (2013),
como se citó en Asencio et al.
Sistemas
de gestión de inventarios
De acuerdo a Cedeño et
al.
La
gestión abarca procesos ejecutados conjuntamente los cuales buscan establecer
un adecuado movimiento del inventario siendo de esta manera empleada en las
empresas para evitar pérdidas, abarcan la reposición, previsión, traslados,
niveles y demás factores que conllevan a un manejo efectivo del inventario.
Contar con un modelo de gestión sirve para la toma de decisiones ya que ayuda a
mantener niveles óptimos; es por ello, que los modelos de gestión que se
detallan a continuación están basados en el tipo de demanda con el que operan.
Modelo determinístico
Para Céspedes et al.
Modelo probabilístico
Según Gonzáles
Políticas de control de
inventarios
De acuerdo a Viera et
al.
La primera es la
política de revisión continua, que consiste en realizar una inspección del
inventario al efectuarse una transacción y posteriormente proceder a solicitar
una cantidad de pedido cuando se conoce que el inventario efectivo se sitúa por
debajo del punto de reorden. También se encuentra la
política de revisión periódica, donde el inventario es inspeccionado en ciertos
intervalos de tiempo y la cantidad a solicitar equivale a una diferencia entre
el inventario máximo y el efectivo.
Metodología
En
la investigación se empleó un enfoque cuantitativo, con un alcance de estudio
descriptivo, debido a que se pretendía caracterizar una situación, detallando
las propiedades y mostrando la realidad investigada; en donde, se determinó
algunos mecanismos que implementan dentro de un modelo de gestión de
inventarios para el manejo eficiente de los productos de las Pymes orientadas
al sector de la construcción. Para Manosalva et al.
La
información se recolectó mediante la aplicación de encuestas, instrumento de
investigación estructurado por 14 preguntas dicotómicas y de escala de Likert
que se aplicó de forma presencial al personal encargado de la manipulación de
los materiales o inventario en general. La recolección de datos se basó en
encontrar las causas que puedan estar impidiendo un adecuado control de los
inventarios, para de esta manera poder brindar una propuesta de solución; a
través del análisis e interpretación de los resultados obtenidos.
Se
empleó el tipo de muestreo no probabilístico intencional que según los autores Otzen y Manterola
Además,
la investigación tiene un enfoque cualitativo, empleando la técnica de la
observación en donde se elaboró una lista de comprobación detallando las
actividades a verificar dentro del proceso de venta de materiales, lo que
permitió identificar si existe algún tipo de deficiencia que impide el flujo
normal de dicho proceso, contrastando lo observado con las respuestas de la
encuesta.
El
procesamiento de la información obtenida se realizó mediante el programa
estadístico IBM SPSS STATISTICS 21, donde se utilizó tablas cruzadas las cuales
permiten describir el comportamiento que tienen los datos entre dos o más
variables al ser combinadas o ser cruzadas las categorías de las filas y
columnas dentro de la tabla; además, se aplicó tablas de frecuencia para el
análisis de los datos obtenidos y también el cálculo de Phi y V de Cramer que al ser aplicada al coeficiente Ji cuadrado
indica la asociación que tienen las variables, entre más cerca a uno mayor será
la fuerza de asociación y mientras más se acerca o es igual a cero, indica que
su asociación es menor.
Finalmente,
utilizando el software libre de diagramación online Lucidchart,
se diseñó un diagrama de procesos como propuesta de mejora a raíz de las
deficiencias encontradas en la aplicación de las técnicas de investigación;
detallando las actividades con un flujo ordenado para un mejor control de las
entradas y salidas de todos los materiales que forman parte del inventario.
Resultados
La encuesta se realizó
de forma presencial, asistiendo a cada una de las pymes que integran la
población de estudio con las debidas medidas de seguridad a causa de la
pandemia COVID-19, para obtener información directa de los encargados del
manejo de los inventarios quienes accedieron de la mejor manera a contestar las
interrogantes planteadas y, también se pudo evidenciar los procesos que se
realizan en cada una de las empresas, que se detallarán en las siguientes
tablas de frecuencia y tablas cruzadas:
Tabla 1: ¿De
qué manera se lleva el control de la mercadería en la ferretería?
|
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje válido |
Porcentaje acumulado |
Manual |
7 |
16,7 |
16.7 |
16.7 |
Kardex |
0 |
0 |
0 |
0 |
Excel |
25 |
59,5 |
59,5 |
76,2 |
Software de inventario |
10 |
23,8 |
23,8 |
100 |
Total |
42 |
100 |
100 |
|
Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21.
Tabla 2:
¿Considera que cuenta con los conocimientos, materiales y herramientas para un
buen control de inventarios?
|
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje válido |
Porcentaje
acumulado |
No |
13 |
31,0 |
31,0 |
31,0 |
Si |
29 |
69,0 |
69,0 |
100,0 |
Total |
42 |
100,0 |
100,0 |
|
Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21
Tabla
3:
Si su respuesta es no, qué considera
necesario para mejorar su gestión en el manejo del inventario
|
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje válido |
Porcentaje
acumulado |
|
No |
Implementar un nuevo sistema |
7 |
16,7 |
53,8 |
53,8 |
Capacitación constante |
6 |
14,3 |
46,2 |
100,0 |
|
Total |
13 |
31,0 |
100,0 |
|
|
Si |
|
29 |
69,0 |
|
|
Total |
42 |
100,0 |
|
|
Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21
Tabla 4:
¿Cada qué tiempo se realiza la verificación de inventarios?
|
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje válido |
Porcentaje acumulado |
Semestral |
23 |
54,8 |
54,8 |
54,8 |
Trimestral |
2 |
4,8 |
4,8 |
|
Mensual |
12 |
28.6 |
28.6 |
59.5 |
Semanal |
5 |
11,9 |
11,9 |
88,1 |
Total |
42 |
100 |
100 |
100 |
Fuente: IBM
SPSS STATISTICS 21
Tabla 5:
Tabla de contingencia 10.- ¿La manera actual de abastecimiento de los
materiales, permite satisfacer los requerimientos de los clientes? * 13.- ¿La
administración actual del inventario permite controlar de manera eficiente las
existencias?
|
13.- ¿La administración
actual del inventario permite controlar de manera eficiente las existencias? |
Total |
||
No |
Si |
|||
10.- ¿La manera
actual de abastecimiento de los materiales, permite satisfacer los
requerimientos de los clientes? |
No |
0 |
3 |
3 |
Si |
2 |
37 |
39 |
|
Total |
2 |
40 |
42 |
Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21
Los resultados de la tabla 4, indican que administrar
correctamente el inventario permite a las empresas contar con el abastecimiento
necesario de los materiales para poder satisfacer los requerimientos de sus
clientes, por el contrario, una cantidad reducida no administran eficientemente
los materiales; teniendo como consecuencia no poder cumplir completamente las
demandas de los usuarios.
Tabla 6: Tabla
de contingencia ¿Se encuentran establecidos los niveles máximos y mínimos de stock
de seguridad del inventario para evitar quedarse sin existencia? *¿Con que
frecuencia existe la falta de stock de materiales de construcción?
|
6.- ¿Con que frecuencia existe la falta de
stock de materiales de construcción? |
Total |
|||||
Nunca |
Casi nunca |
Ocasionalmente |
Frecuentemente |
Muy frecuentemente |
|||
7.- ¿Se encuentran establecidos los niveles
máximos y mínimos de stock de
seguridad del inventario para evitar quedarse sin existencia? |
No |
0 |
3 |
6 |
1 |
0 |
10 |
Si |
6 |
1 |
19 |
1 |
5 |
32 |
|
Total |
6 |
4 |
25 |
2 |
5 |
42 |
Fuente: IBM SPSS STATISTICS 21
Tabla 7 : Medidas
simétricas.
|
Valor |
Sig.
aproximada |
|
Nominal por nominal |
Phi |
,487 |
,041 |
V de Cramer |
,487 |
,041 |
|
N° de
casos válidos |
42 |
|
Fuente: IBM SPSS
STATISTICS 21
Se demuestra que la mayoría de las Pymes establecen
niveles máximos y mínimos en los inventarios, lo que les ayuda a evitar el
desabastecimiento; aunque, ocasionalmente las empresas se ven afectadas en la
falta de stock de materiales por factores externos no previsibles como la
pandemia del Covid-19, donde a una parte de los encuestados afectó en la
importación de materiales como el zinc. Además, hay un 0,487% de relación
moderada entre la existencia de faltantes de stock y el establecer niveles
mínimos y máximos de seguridad.
Propuesta: Diagrama de
procesos para el control de inventarios de las pymes del sector de la
construcción
Mediante los resultados
que se obtuvieron al aplicar los instrumentos de investigación, se propone la aplicación de un modelo determinístico
para la administración y el control de inventarios, debido a que su principal
característica es que la demanda y los tiempos para reabastecer el stock se
encuentran previamente establecidos, siendo este el modelo que más se adapta a las necesidades de las pymes del
sector de la construcción basando su toma de decisiones en datos históricos
para planificar un abastecimiento adecuado, mediante la implementación de una
política de revisión periódica que refuerce el control mediante la constatación
de los registros de entrada y salida de materiales y su almacenamiento en
bodega.
Entrada de materiales
El proceso de control
de inventarios inicia con la obtención de información que facilite una toma de
decisiones de forma eficiente y eficaz; se empieza por la constatación de
materiales en bodega, donde se verifica que coincida el inventario físico con
el digital e identifican los niveles de stock de los productos para su
reabastecimiento. El encargado de la verificación realiza un informe a la
gerencia donde establece los materiales que se necesitan para abastecer el
stock; si se autoriza la adquisición, la persona encargada del departamento de
compras procede a realizar la orden, detallando las cantidades de lo requerido.
Luego solicita a los proveedores las cotizaciones correspondientes, para que se
analice y seleccione aquella que resulte más favorable; se establecen las
condiciones de pago y entrega con el proveedor.
El proveedor transporta
los materiales a la empresa, se realiza en ingreso hacia el punto establecido
para inspeccionar que todo se encuentre bajo las condiciones establecidas en
relación a cantidad y calidad solicitadas dentro de la orden de compra. Al
momento de revisar los materiales, en el caso de existir alguna novedad, se
notifica al proveedor para devolver el material y dar solución al problema
presentado; de no encontrarse novedades se procede al registro de la entrada de
materiales y codificación dentro del sistema; ya registrados los materiales se
almacenan en cada uno de los lugares designados. El encargado de la
contabilidad verifica que coincida lo que aparece en la factura con lo
ingresado en el sistema y registra la compra.
Ilustración 1: Entrada de materiales
Fuente: Romero Silvana y Sáenz Selena.
Salida de materiales
El proceso de ventas empieza por la toma de la
información de lo que requiere el cliente, se verifica que dentro del sistema
conste la existencia de los materiales solicitados para poder satisfacer su
requerimiento, en caso de que no se cuente con lo especificado se procede a
comunicar al cliente; si en el sistema se confirma que hay todo el material se
genera el comprobante de venta y por consiguiente, se registra automáticamente
la descarga del inventario en el sistema. Posterior a ello, el encargado de
bodega despacha lo solicitado, constatando que se entregue todo lo detallado en
el comprobante; si está todo completo se valida y entrega el pedido o si se
encuentra algún faltante se realiza una revisión nuevamente y se entrega al
cliente el material completo.
Ilustración 2: Salida de materiales
Fuente: Romero Silvana y Sáenz Selena
Discusión
Se
evidenció mediante la investigación realizada que el 59.5% de las pymes objeto
de estudio, utilizan la herramienta Excel para registrar los movimientos del
inventario y un 16.7% aun realizan sus registros de forma manual; sin embargo,
tratan de mantener el abastecimiento
necesario para la satisfacción de la demanda, no obstante la implementación de
un software, ayudaría a ahorrar tiempo en la realización de determinadas
actividades, al automatizar y unir procesos e información, las empresas están a
la disposición de adquirir más conocimientos e incluso nuevas herramientas para
un mejor control, lo que permitirá una reducción tanto en tiempos como en
costos que se puedan generar al tratar de llevar todo este proceso
empíricamente. Existen empresas que efectúan revisión de inventarios en
periodos de tiempos muy prolongados, lo cual podría ser una limitante cuando se
requiera de información actualizada para analizar y tomar decisiones.
Mediante
los resultados se identificaron factores importantes en la gestión de
inventarios de las pymes del sector de construcción, entre los cuales se
distinguen el control, almacén y la demanda, se verificó que su funcionamiento
se puede ver afectado si las empresas no emplean métodos y políticas acorde a
sus necesidades. Estos factores pueden generar beneficios como lo detallan los
autores Peña y Silva
El
análisis de los datos demuestra que establecer los niveles máximos y mínimos en
los inventarios, ayuda a evitar que las empresas puedan tener faltantes de
stock, ya que esto provocaría una disminución en el nivel de satisfacción del
cliente. Finalmente, al contrastar los resultados obtenidos en la encuesta con
la observación realizada se pudo constatar que la mayoría de las pymes si
logran cumplir con los requerimientos, pero existen algunas falencias dentro de
los factores analizados, reflejándose en los procesos que realizan ya que no
mantienen un orden establecido que les permita un mejor flujo de las
actividades de trabajo, para ello, lo más conveniente es implementar políticas que
determinen y regulen las acciones a realizar debido a que en gran parte de
ellas se ejecuta un control de manera empírica como se confirma con la
investigación de Arias-Unuzungo et al.
Conclusiones
Con la técnica de
observación realizada en las pymes se evidenció las actividades que se efectúan
dentro del proceso de ventas, verificando las herramientas que manejan para
constatar la existencia de materiales, las condiciones físicas, distribución,
control y el orden del área donde se conservan; estableciéndose, que se
necesita un orden específico de sus procesos y que a su vez la persona
encargada de la gestión de los inventarios realice un seguimiento de forma
constante.
Con el análisis de los
factores internos en el manejo de inventarios se pudo identificar deficiencias
en algunas de las pymes, como registros de datos manualmente, lo que puede
cambiar con la implementación de un software que automatice sus procesos y
asegure la permanencia de la información; el proceso de verificación de
inventarios es recomendable que los encargados lo realicen en periodos máximos
de un mes y el personal debe ser capacitado constantemente para obtener un
mejor desempeño.
Se propone como medida
de solución la elaboración de un diagrama de procesos, mediante un modelo
determinístico que ayude a llevar un proceso de forma ordenada y detallada, con
políticas establecidas que permitan llevar una revisión periódica de
inventarios; determinando así, cuándo abastecerse de materiales para satisfacer
los requerimientos de los clientes, para minimizar los costos que se puedan
generar por mantenimiento, pérdidas, daños u obsolescencia de los materiales,
evitar faltantes de stock y, así llevar un registro seguro de entradas y
salidas.
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